Au 1er trimestre 2025, 6,4 millions de contrats ont été signés dans le secteur privé (Source : Dares). Dans le même temps, plus d’un million de CDI ont pris fin, dont un sur quatre dès la période d’essai.
Ces chiffres rappellent une réalité : l’arrivée et le départ d’un(e) collaborateur(rice) sont deux moments clés à structurer. L’onboarding conditionne l’engagement et la productivité des nouvelles recrues. Quant à l’offboarding qui scelle la fin du contrat de travail, il sécurise la transmission, protège les données et entretient l’image employeur. Pourtant, malgré leur importance, ces deux moments de la vie du(de la) collaborateur(rice) en entreprise sont souvent improvisés, voire complètement négligés. Pour éviter cela, rien ne vaut un logiciel pour bien gérer l’onboarding et l’offboarding.
Alors, quel est le meilleur logiciel d’onboarding et d’offboarding en 2025 ? Voici un comparatif des solutions les plus utilisées et les critères pour bien choisir celle qui vous convient.
Onboarding, offboarding : de quoi parle-t-on ?
L’onboarding : accueillir et intégrer les nouvelles recrues
L’onboarding correspond aux étapes mises en place pour faciliter l’arrivée d’un(e) salarié(e). Cela comprend la signature électronique du contrat, la collecte des documents, la mise à disposition du matériel et l’accès aux outils internes.
Une fois en poste, le(la) collaborateur(rice) découvre son équipe, suit ses premières formations et dispose d’un parcours d’intégration structuré. Ce cadre lui permet d’être rapidement opérationnel(le) et de se sentir attendu(e).
L’offboarding : accompagner la fin de contrat
L’offboarding intervient lorsque le(la) collaborateur(rice) quitte l’entreprise, que ce soit après une période d’essai, une démission ou un départ à la retraite.
Des actions clés sont alors incontournables :
- la restitution du matériel,
- la désactivation des accès,
- la passation des dossiers
- et l’entretien de sortie.
Ce processus assure une transition fluide et préserve une relation positive entre l’employeur et l’ancien(ne) salarié(e).
Deux étapes liées du parcours collaborateur
L’onboarding et l’offboarding s’inscrivent dans une même logique : sécuriser les transitions.
- L’onboarding améliore l’engagement des nouvelles recrues.
- L’offboarding protège l’organisation et valorise l’image employeur.
En les structurant, l’entreprise gagne en efficacité et renforce son attractivité.
Un logiciel d’onboarding et d’offboarding : quels avantages ?
Gérer l’arrivée et le départ d’un collaborateur demande une organisation millimétrée. Sans outil adapté, les équipes RH jonglent entre mails, fichiers Excel et relances multiples. Un logiciel dédié change la donne.
#1 — Du temps gagné pour les RH et les managers
Les démarches administratives sont automatisées : contrat envoyé pour signature électronique, justificatifs collectés en ligne, rappels programmés pour les managers. Chaque étape est suivie, sans charge mentale supplémentaire.
#2 — Des parcours plus fluides pour les salariés
Dès leur premier jour, les nouveaux arrivants ont accès à leurs outils, leurs documents et leur planning. Iels savent à qui s’adresser et où trouver l’information.
Lors d’un départ, le même niveau de clarté s’applique : restitution du matériel, transfert des dossiers, entretien de sortie. Rien n’est laissé de côté.
#3 — Une expérience cohérente tout au long du parcours collaborateur
Un collaborateur(rice) qui se sent attendu(e) dès son arrivée, et respecté(e) au moment de son départ, garde une meilleure image de l’entreprise. Il ne faut pas oublier qu’un(e) salarié(e) qui part dans de bonnes conditions est aussi susceptible de revenir, à terme, dans l’entreprise.
Sécurité et conformité renforcées
En centralisant les données, le logiciel trace chaque action :
- désactivation des accès,
- archivage des documents,
- ou encore validation des diverses étapes.
L’entreprise protège aussi ses informations sensibles et respecte ses obligations légales.
Comment choisir le meilleur logiciel pour votre entreprise ?
Toutes les solutions ne répondent pas aux mêmes besoins. Avant de s’équiper, il faut analyser la réalité de votre organisation et la manière dont vous gérez déjà l’intégration et le départ des salariés.
☑️ Action n° 1 : Identifier vos besoins internes
Nombre de recrutements par an, fréquence des départs, complexité administrative, rôle des managers : ces éléments permettent de définir vos priorités. Une PME qui embauche dix personnes par an n’aura pas les mêmes attentes qu’un groupe qui gère des centaines d’entrées et sorties.
☑️ Action n° 2 : Tester l’ergonomie et l’accompagnement utilisateur
Un logiciel doit être simple à prendre en main. RH, managers et collaborateurs doivent pouvoir l’utiliser sans formation lourde. Vérifier aussi la qualité du support en termes de disponibilité, de réactivité et de clarté de la documentation accessible.
☑️ Action n° 3 : Privilégier une solution évolutive et intégrée
Un outil isolé peut vite montrer ses limites. Centraliser ces processus facilite la vie des équipes et réduit le nombre d’outils à gérer.
Un SIRH complet comme Factorial regroupe l’onboarding, l’offboarding, la paie et la gestion administrative.
Le top 5 des meilleurs logiciels d’onboarding et offboarding
1️⃣ Factorial : centraliser l’intégration et le départ des collaborateurs
Factorial réunit l’ensemble des processus RH dans une seule plateforme. Les parcours d’onboarding sont personnalisables :
- signature électronique des contrats,
- collecte des justificatifs,
- accès aux outils internes
- ou encore suivi des formations.
Côté offboarding, les étapes sont simples à suivre :
- restitution du matériel,
- désactivation des accès,
- archivage des documents, etc.
L’intérêt pour les entreprises est clair : toutes ces actions sont intégrées avec la paie, le suivi du temps de travail et la gestion administrative. Plus question de jongler avec une multitude d’outils qui augmente le risque d’erreurs !
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2️⃣ HeyTeam : l’expérience collaborateur sur mesure
HeyTeam mise sur la personnalisation. Chaque parcours peut inclure des messages de bienvenue, des modules de formation et des rappels adaptés à chaque poste. L’outil permet aussi de gérer les départs en créant des check-lists spécifiques pour accompagner le(la) collaborateur(rice) jusqu’à sa dernière journée.
3️⃣ Workelo : un suivi digital fluide
Workelo propose une interface simple qui guide les nouvelles recrues pas à pas et informe les managers de l’avancement en temps réel. Les workflows couvrent aussi l’offboarding, avec des processus de sortie qui garantissent la transmission des informations et la sécurité des données.
4️⃣ Skello : accompagner les équipes multisites
Skello est connu pour la gestion des plannings et du temps de travail, mais la plateforme propose aussi des fonctionnalités d’onboarding et d’offboarding adaptées aux environnements multisites. Un atout pour les secteurs comme la restauration, le retail ou la santé, où les effectifs se renouvellent souvent.
5️⃣ Wobee : automatiser le cycle de vie collaborateur
Wobee propose des workflows prêts à l’emploi pour gérer les entrées comme les sorties. L’outil attribue automatiquement les tâches aux bonnes personnes, envoie des rappels et conserve l’historique des actions. Les RH disposent ainsi d’un suivi clair, sans dépendre de fichiers manuels.
Conclusion
L’onboarding et l’offboarding ne sont pas de simples formalités. Ce sont des étapes structurantes qui influencent l’engagement des salariés, la continuité des équipes et l’image employeur.
Un logiciel adapté permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d’offrir une expérience cohérente du premier jour jusqu’au départ.
FAQ – Onboarding et offboarding
Quel est le meilleur logiciel RH ?
Il n’existe pas une seule réponse valable pour toutes les entreprises. Le meilleur logiciel RH est celui qui s’adapte à vos besoins : gestion administrative, suivi des talents, paie, recrutement.
Factorial fait partie des solutions RH les plus complètes, car il centralise l’onboarding, l’offboarding et l’ensemble des processus RH dans une seule plateforme.
Quels sont les 4 C du onboarding ?
Les 4 C désignent les piliers d’un parcours d’intégration réussi :
- Conformité : respecter les obligations légales et administratives.
- Clarification : donner de la visibilité sur le poste, les missions et les objectifs.
- Culture : transmettre les valeurs et les pratiques de l’entreprise.
- Connexion : créer du lien avec l’équipe et les différents interlocuteurs.
Qu’est-ce que l’offboarding et l’onboarding ?
L’onboarding correspond à toutes les étapes qui accompagnent l’arrivée d’un(e) salarié(e), de la signature du contrat à sa prise de poste, y compris durant la période d’essai.
L’offboarding désigne le processus mis en place lors d’un départ : restitution du matériel, désactivation des accès, passation des dossiers, entretien de sortie. Ces deux moments structurent le cycle de vie du(de la) collaborateur(rice).
Comment mettre en place un onboarding ?
Un onboarding efficace repose sur un parcours clair et anticipé. Il faut préparer les documents avant l’arrivée, donner les accès aux outils, organiser un temps de rencontre avec l’équipe et prévoir des modules de formation. Un logiciel d’onboarding permet d’automatiser ces étapes et de garantir une expérience homogène pour toutes les nouvelles recrues.
