Alors que des informations de toutes sortes ne cessent de circuler, il est parfois compliqué pour une entreprise de stocker de façon optimale les données qu’elle doit manipuler.
Avec la gestion électronique des documents (GED), elles ont à disposition une solution qui leur permet d’optimiser leur organisation.
Face aux enjeux auxquels elles doivent faire face comme notamment la protection des données, un logiciel de GED est un moyen efficace pour être en conformité avec les règles du RGPD.
Pourquoi ? On vous dit tout.
Table des matières
La GED : définition
La gestion électronique des documents, plus communément appelée GED, désigne l’organisation et la gestion électroniques d’informations au sein d’une entreprise.
Réalisée à l’aide d’un logiciel ou tout autre système informatique, elle s’inscrit dans un processus de transformation digitale.
Le logiciel GED peut donc être utilisé sur ordinateur mais également sur smartphone et tablette sous forme d’application. Facile à déployer, il permet de stocker tous les documents rattachés à l’entreprise et salariés au sein d’une seule et même solution.
À l’heure où la dématérialisation des documents est un enjeu pour de nombreuses structures, la GED est un véritable outil de performance et de productivité.
La GED : à quoi ça sert ?
La GED, c’est une solution utile pour une société car elle permet la numérisation de documents mais offre aussi la possibilité de les gérer de façon optimale.
Création de documents, stockage, classement, gestion de la sécurité des données, recherche et consultation d’informations, archivage électronique.. Un logiciel de GED propose de multiples fonctionnalités.
Mais c’est surtout un procédé aux multiples avantages comme :
- Le passage à la dématérialisation ;
- Une sécurité accrue des données manipulées ;
- Un gain de temps considérable dans le traitement des informations ;
- Une meilleure organisation des services et une meilleure productivité ;
- Des économies substantielles grâce à la réduction d’usage de papier et du matériel pour imprimer ;
- La facilité de partager tout type de documents avec les collaborateurs ;
- La mise en place d’une solution éco-responsable afin d’améliorer le développement durable de l’entreprise ;
- Une collaboration renforcée entre les différentes services ;
- Etc.
Surtout, une solution de Ged vous permet d’être en conformité et de respecter les obligations liées au RGPD. Et c’est probablement l’un des avantages les plus significatifs de ce type de logiciel.
RGPD et conformité ?
Depuis plusieurs années déjà, le RGPD a envahi le monde digital. Cet acronyme pour Règlement Général de la Protection des Données a été instauré en 2016 et a mis à mal plusieurs entreprises.
Son objectif ? Protéger les données personnelles et sensibles des individus tout en leur permettant un accès direct et le droit d’en disposer comme bon leur semble.
Ainsi, toutes les sociétés au sein de l’Union Européenne doivent être en accord avec le RGPD et donc être en conformité. Pour ce faire, elles doivent respecter certains principes :
- Transparence : Les données récoltées doivent être conformes au RGPD. Les entreprises doivent être transparentes dans l’usage qu’elles feront de ces informations tout en ayant pris soin d’obtenir le consentement des individus concernés ;
- Limitation des finalités : Les structures doivent traiter les données recueillies comme indiqué aux internautes. Le périmètre d’usage et l’exploitation de ces informations doit être clairement défini et respecter ;
- Minimisation : Les entreprises doivent s’engager à collecter uniquement les données nécessaires à l’objectif final. Conformément au RGPD, elles doivent être “ adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées “ ;
- Exactitude : Les informations collectées doivent être exactes et tenues à jour si cela s’avère nécessaire. Les données obsolètes ou erronées devront être effacées et dans le meilleur des cas rectifiées ;
- Limitation de la durée de conservation : Les sociétés ne peuvent pas conserver ad vitam eternam les informations des internautes si ces derniers n’en ont pas donné l’autorisation et doivent même les supprimer lorsque la durée de conservation entendue est outrepassée ;
- Intégrité et confidentialité : La protection et la confidentialité des données doivent être une obligation pour les entreprises. Elles doivent donc prendre des mesures de sécurité pour garantir la bonne utilisation des informations en leur possession en accord avec la RGPD ;
- Responsabilité : L’entreprise qui possède des données personnelles en est responsable. Elle doit donc en assurer la sécurité en la stockant et en la traitant selon les règles du RGPD.
Si les normes instaurées par le RGPD ne sont pas respectées par une structure, cette dernière s’expose à des sanctions allant du simple rappel à l’ordre et à la correction et jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires mondial d’une entreprise.
Une solution GED pour être en conformité
En optant pour la gestion électronique des documents, vous faites un pas certain vers la conformité avec le RGPD. Les nombreuses solutions de GED présentes sur le marché vous aideront dans cet accomplissement.
En effet, la GED est un outil stratégique qui vous permet dans un premier temps de stocker, de gérer et d’utiliser les données des salariés et internautes au sein d’un seul logiciel.
L’utilisation d’une plateforme unique vous aide considérablement dans la protection des données personnelles et sensibles.
Grâce aux dates d’ajouts, de consultations et de modifications d’un document, un logiciel de GED vous offre également la possibilité de tracer les documents en votre possession.
Vous pouvez aussi paramétrer la solution utilisée pour limiter le traitement des données, un autre levier pour respecter le RGPD.
D’ailleurs, cette faculté de traçage des informations vous permet par exemple de tenir un registre unique du personnel. Ce document qui fait partie des registres du personnel obligatoires liste l’ensemble de vos employés ainsi que leurs données.
Qui plus est, une solution de GED est avantageuse pour lister et classer toutes les données personnelles à votre disposition, qu’elles concernent vos clients, vos prospects et vos collaborateurs.
Cet inventaire vous assure un contrôle de ces données et donc une meilleure conformité avec le RGPD.
Autre point fort d’un logiciel de gestion électronique des documents, c’est qu’il supprime les informations quand leur date d’usage arrive à échéance.
Comme nous vous l’expliquions plus haut, certaines données peuvent être conservées jusqu’à une certaine date et avec le consentement des individus.
Une fois cette date expirée, ces éléments personnels doivent être effacés afin d’être conforme au RGPD.
Aussi, la RGPD est très attentive à la protection des données. Un logiciel GED permet de protéger les informations stockées. Centralisation de l’information, traçabilité, signature électronique, contrôle des accès, espaces de travail sécurisés, système de cryptage…
La GED est l’amie du RGPD.
Enfin, une solution de GED peut faire office de preuve pour la mise en conformité au RGPD. Elle est une alliée pour démontrer que le traitement des données est respecté grâce à une traçabilité et à la notion de consentement.
GED : La solution Factorial
Vous l’aurez compris, équiper votre société d’une solution de GED est le meilleur moyen d’assurer votre conformité avec le RGPD. C’est pour cela que le logiciel de gestion électronique des documents proposé par Factorial se pose comme une évidence.
Il vous permet de centraliser la gestion électronique de vos documents au sein d’un même outil et vous pourrez y stocker, y organiser toutes les informations sensibles et personnelles concernant vos collaborateurs et clients.
Vous pourrez aussi contrôler les accès aux différents documents, signer numériquement certains fichiers et modifier les données de votre choix en quelques clics et quand bon vous semble.
Surtout, la solution de GED éditée par Factorial est un formidable outil pour protéger les documents et données en votre possession. Tout comme le coffre-fort numérique, la GED est une arme redoutable pour éviter la fuite des informations et le hacking.
En choisissant un logiciel de GED adapté, vous faites un pas de plus vers le respect du RGPD. La conformité, c’est pas si compliqué !
