L’élaboration de la paie est essentielle à toute entreprise. Le rôle des gestionnaires de paie est donc déterminant pour produire une fiche de paie conforme à la loi et aux dispositions conventionnelles.
Par ailleurs, la paie a de multiples implications en matière de gestion comptable et financière de l’entreprise. Pour les gestionnaires de paie, ce sont autant de multiples challenges à relever pour eux.
Décortiquons ensemble les 9 challenges principaux que rencontrent les gestionnaires de paie et les meilleurs moyens de les relever avec brio.
Table des matières
La gestion de la paie : qu’est-ce que c’est ?
Le rôle central de la paie
La gestion de la paie consiste à établir une fiche de paie conforme à la loi et comportant un certain nombre de mentions obligatoires précisées à l’article R3243-1 du Code du travail.
En parallèle de l’élaboration du bulletin de paie et de l’administration du personnel qui en découle, l’employeur est tenu de réaliser diverses formalités déclaratives en vue du paiement des charges sociales.
Les enjeux de la gestion de la paie
La paie est un domaine dans lequel le législateur intervient fréquemment. De même, la question de la paie est largement abordée par de nombreuses conventions collectives à travers les grilles de salaires notamment.
Pour l’entreprise, cela implique donc de se tenir régulièrement informée et de mettre à jour ses outils RH. Le cas échéant, les répercussions peuvent être très dommageables pour elle au niveau financier, pénal ou encore prud’homal.
Pour remédier à cela, toute entreprise devra se doter à la fois d’un logiciel RH performant mais aussi d’un personnel compétent et efficace.
Les 9 challenges que doivent relever les gestionnaires de paie et comment y remédier
Défi n° 1 : Gérer le volet déclaratif de la paie
Malgré le choc de simplification lancé par le gouvernement en 2017, la gestion déclarative occupe un aspect important du travail du gestionnaire de paie.
En effet, le gestionnaire de paie doit veiller à l’exactitude des montants déclarés aux organismes sociaux et à l’administration fiscale. En outre, les déclarations doivent être réalisées dans les délais impartis.
👍 Comment relever le défi ?
En plus d’une formation constante aux évolutions de la législation fiscale et sociale, le travail d’un gestionnaire de paie peut être facilité grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion de la paie adapté.
Chez Factorial, notre équipe d’expert veille à ce que vos équipes paie disposent d’informations fiables et actualisées en permanence.
Défi n° 2 : Comprendre une législation à la fois complexe et technique
Le domaine de la paie évolue en permanence. Qu’il s’agisse de la DSN, du bulletin de paie simplifié ou encore du prélèvement à la source, les risques d’erreurs se sont multipliés ces dernières années.
Le gestionnaire paie doit à la fois s’imposer comme un expert de son métier avec une bonne connaissance des problématiques RH mais aussi des outils à sa disposition.
👍 Comment relever le défi ?
Les gestionnaires de paie doivent privilégier des formations techniques spécialement orientées paie et non pas uniquement RH généralistes. Cette spécialisation est indispensable pour vraiment cerner les indispensables d’une bonne paye.
Défi n° 3 : Respecter les délais
La paie implique le respect d’un certain nombre d’échéances comme la date de versement des salaires, les déclarations sociales ou fiscales. Le non-respect de ces échéances peut donner lieu à des sanctions financières parfois très lourdes pour l’entreprise.
👍 Comment relever le défi ?
Le gestionnaire de paie peut se doter de divers outils pour s’assurer du respect des échéances déclaratives.
Cependant, la meilleure solution réside dans la mise en place et l’utilisation d’un SIRH qui permet de paramétrer la gestion de la paie avec les bonnes échéances et les rappels adéquats.
Défi n° 4 : Gérer les cas particuliers
Dans toute entreprise, il existe différentes typologies de salariés comme les salariés à temps partiel, ceux travaillant de nuit, ceux en congé maladie ou bien encore en congé maternité.
👍 Comment relever le défi ?
Ces différents cas impliquent une gestion rigoureuse et une bonne connaissance de la législation et des dispositions conventionnelles applicables.
Il est parfois nécessaire de s’adjoindre les services d’un avocat spécialisé en droit du travail afin de sécuriser le traitement de dossiers parfois complexes.
Défi n° 5 : La communication avec les salariés
Pour nombre de salariés, la paie paraît floue et souvent difficile à déchiffrer. En toute logique, ces derniers peuvent avoir besoin de se tourner vers ceux qui produisent la paie, c’est-à-dire les gestionnaires de paie.
On attend d’eux qu’ils expliquent avec des mots simples les éléments de salaire, les diverses déductions fiscales et sociales et tout autre élément pouvant impacter la rémunération.
👍 Comment relever le défi ?
Depuis la dématérialisation du bulletin de paie, les salariés ont accès très simplement à leur fiche de paie mais aussi à un panel d’informations les concernant.
Grâce à cela, les RH se dégagent un temps précieux pour communiquer de façon claire avec les salariés et éventuellement leur apporter des réponses personnalisées. En outre, c’est un moyen efficace d’apaiser le climat social en entreprise.
Défi n° 6 : Gérer la relation avec les divers organismes sociaux
La mise en place d’un portail unique sur Net Entreprises afin de réaliser les déclarations sociales a permis de limiter le nombre d’interlocuteurs pour les entreprises. En outre, cela a permis aux gestionnaires une meilleure visibilité quant aux dates et déclarations à réaliser.
👍 Comment relever le défi ?
En tant que gestionnaire de paie, il vous faudra veiller à disposer d’une bonne connaissance du rôle des divers organismes auprès desquels les cotisations sont versées.
C’est indispensable pour limiter les corrections rétroactives qui à terme, sont source de perte de temps et d’erreurs à traiter en comptabilité.
Défi n° 7 : Être à jour en cas de contrôle fiscal ou social
Les contrôles URSSAF ou bien fiscaux sont une véritable source de stress pour l’entreprise. En effet, les gestionnaires paie doivent veiller à ce que les informations soient correctement transmises mais aussi à ce qu’elles soient correctement archivées et donc à disposition facilement lors du contrôle.
👍 Comment relever le défi ?
Pour gagner en agilité, la fonction paie a tout intérêt à dématérialiser ses documents. En centralisant les données liées à la paie et à l’administration du personnel, il sera plus simple d’améliorer leur traçabilité et les divers processus RH tout en agissant de façon conforme à la loi.
Défi n° 8 : S’adapter aux divers changements affectant l’entreprise
La vie d’une entreprise est rarement linéaire. Qu’il s’agisse de rachat, de transfert d’entreprise ou bien d’une croissance forte, divers événements peuvent affecter l’entreprise et donc la gestion des effectifs.
Du côté du gestionnaire de paie, malgré ces événements parfois stressants, il reste tenu de produire une paie conforme. En parallèle, le service paie devra veiller à communiquer clairement auprès des salariés sur les différents changements pouvant les affecter.
👍 Comment relever le défi ?
Le gestionnaire paie doit à la fois faire preuve d’organisation et aussi mobiliser ses compétences techniques. Par ailleurs, sa capacité d’anticipation et à évaluer les difficultés à venir sont souvent ses meilleurs atouts pour s’adapter aux changements.
Défi n° 9 : Veiller à la sécurité des données personnelles
Depuis la loi sur la protection des données personnelles édictée par la CNIL, la question de la sécurité des informations personnelles s’est imposée comme une préoccupation majeure.
En matière de paie, il convient donc de veiller à l’utilisation d’un logiciel RH respectant les règles en matière de sécurité des données. C’est également important pour se protéger de toute forme de piratage informatique dont l’entreprise pourrait être victime.
👍 Comment relever le défi ?
Factorial propose la dématérialisation, le stockage puis l’archivage des bulletins de paie. Depuis un espace entièrement sécurisé, le gestionnaire de paie ainsi que le salarié peuvent accéder à la fiche de paie.
Ce qu’il faut retenir
La paie demeure centrale dans la gestion des ressources humaines. En effet, sa bonne réalisation a de multiples implications tant au niveau comptable que financières. En outre, elle influence en partie la qualité du climat social.
C’est pourquoi les missions du gestionnaire paie sont déterminantes, et ce encore plus dans le contexte d’une généralisation croissante du travail à distance.
Le choix d’un logiciel RH performant et complet qui centralise toutes vos tâches sur une plateforme simple et intuitive conditionnera sans doute la bonne réalisation de ces missions.
Si vous vous reconnaissez dans ces lignes et voulez relever avec brio les défis qui se posent au gestionnaire paie, il ne vous reste plus qu’à réserver votre démo offert avec l’un des experts Factorial.
