Pour une entreprise, il y a des coûts inévitables comme la TVA. Dans certains cas, il est possible d’en récupérer tout ou une partie avec la TVA récupérable.
Cela permet aux sociétés de réaliser des économies substantielles, à condition d’imposer une gestion drastique des différentes opérations financières.
Factorial vous explique ce qu’est exactement la TVA récupérable, comment la calculer et comment faire pour obtenir son remboursement.
Table des matières
La TVA : de quoi parle-t-on ?
La TVA ou taxe sur la valeur ajoutée est un impôt indirect à l’attention des particuliers lors de l’achat d’un bien ou d’un service. Récupérée par l’Etat, cette taxe est collectée par les entreprises qui doivent la reverser à l’administration fiscale.
Si la TVA est considérée comme un impôt indirect, c’est parce qu’elle est prélevée aux particuliers via les entreprises. Elle est déjà inclue dans le prix d’achat.
Lorsqu’une entreprise vend un bien ou un service, le prix demandé au client tient compte du montant de la TVA. La société ne conserve pas ce montant et doit le reverser aux impôts. Elle n’empochera que le montant H.T. (hors taxe).
En revanche, la TVA payée par les entreprises sur des achats professionnels peut être remboursée par l’Etat : c’est la TVA récupérable !
TVA collectée et TVA déductible
Pour connaître le montant de la TVA à reverser à l’Etat, il faut faire la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible.
La TVA collectée
Elle correspond à un montant à collecter auprès des clients qui achètent vos biens et vos services.
Elle est comprise dans le prix d’achat mais apparaît sur la facture détaillée. C’est ce qu’on appelle le prix TTC (toutes taxes comprises).
Cette somme que vous récoltez doit donc être redonnée à l’administration fiscale.
Exemple : Vous vendez un produit pour 1000 € avec une TVA à 20 %. L’acheteur devra donc payer 1 200 € TTC et vous reverserez ces 200 € de TVA à l’Etat.
La TVA déductible
De son côté, la TVA déductible ne vient pas s’ajouter à vos charges. En effet, lorsque votre structure réalise certains achats de biens ou de services, vous payez également un pourcentage de TVA que vous pourrez soustraire à la TVA collectée.
Exemple : Vous effectuez un achat de 1000 € HT auprès de votre fournisseur avec une TVA à 20%. Vous pourrez déduire 200 € de votre TVA collectée.
Quels taux de TVA déductible ?
La TVA est une taxe parfois complexe dont les taux varient selon plusieurs paramètres. En effet, tous les biens et services ne sont pas imposés de la même manière. Et certaines opérations peuvent même être exonérées.
En France, on recense trois catégories de taux de TVA déductible :
- Le taux normal à 20 % : Il est le plus répandu et s’applique à tous les biens et services qui n’ont aucune spécificité particulière. La TVA déductible à 20 % s’applique donc par défaut à toutes les opérations économiques ;
- Taux à 10 % : Il concerne les produits agricoles non transformés mais également d’autres catégories de produits et services comme la restauration, les salons et les foires, les droits d’entrée des musées, les transports de voyageurs ou encore les travaux d’amélioration du logement ;
- Taux spécifique à 2,1 % : Ce taux particulier s’applique aux médicaments remboursés par la sécurité sociale mais aussi à la redevance télé ou encore à certains spectacles et aux publications de presse.
C’est quoi la TVA récupérable ?
La TVA récupérable correspond à un montant qu’une société assujettie peut récupérer sur l’achat de certains types de biens ou produits. Cette part de la TVA déductible se déduit de la TVA collectée.
Pour la calculer, il suffit de faire la différence entre la TVA déductible et la TVA collectée. On obtient donc : TVA récupérable = TVA collectée – TVA déductible.
Il existe trois cas de figure pour l’entreprise concernant la TVA récupérable :
- La TVA collectée est égale à la TVA déductible : Rien à déclarer, rien à payer, les choses sont bien faites.
- La TVA collectée est supérieure à la TVA déductible : Votre entreprise doit donc reverser la différence à l’Etat
- Ou la TVA collectée est inférieure à la TVA déductible : C’est l’Etat qui vous doit de l’argent ! Vous disposerez d’un crédit de TVA que vous pourrez reporter sur vos comptes de l’année suivante ou demander un remboursement.
À NOTER : La TVA récupérable ne concerne pas toutes les dépenses professionnelles.
Sur quelles dépenses la TVA récupérable s’applique ?
La TVA est récupérable sur de nombreuses dépenses (mais pas toutes) comme pour l’achat de matériel ou le recours à certains types de services.
Mais les frais professionnels engagés par les salariés dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions peuvent également générer de la TVA déductible même si elle n’est pas systématique.
Les frais d’hôtel ou de logement
La TVA récupérable n’est pas en vigueur concernant les nuits d’hôtel, contrairement à ce que l’on pourrait penser. Et ce, même si vous ou l’un de vos collaborateurs est en déplacement professionnel.
En revanche, il existe une exception : si vous invitez l’un de vos clients ou fournisseurs, la TVA est récupérable sur la ou les nuitées réalisées.
La TVA est également déductible de l’hébergement du personnel de gardiennage, de sécurité ou de surveillance sur les chantiers ou dans les locaux de la société.
Les frais de restauration
Vous pouvez bénéficier de la TVA récupérable sur les frais de repas et restauration. Lors d’un repas d’affaire ou au cours d’un déplacement de l’un de vos collaborateurs, la TVA est à régler. Ce montant sera déductible de la TVA collectée.
Il faut bien noter que la récupération de la TVA s’applique à l’ensemble du repas, boissons comprises.
Pour une dépense inférieure à 150 euros, un ticket de caisse suffit alors qu’une facture sera nécessaire pour un montant supérieur.
Les frais de transport
Les voyages d’affaires ou tout autre déplacement professionnel s’accompagnent de frais de déplacement. Cependant, si l’on peut déduire la TVA sur les repas ou sur l’achat d’un véhicule utilitaire, il n’est pas possible de le faire sur les frais de transport.
Billets de trains, billets d’avion, note de taxi et tickets de transport ne donnent pas droit à une déduction de TVA.
Vous ne récupérez pas non plus la TVA sur les indemnités kilométriques ou l’achat d’une voiture de fonction.
Les frais de parking et de péage
Malheureusement, les frais de parking ne sont pas concernés par la TVA récupérable et ce, même lors d’un voyage d’affaires ou d’un rendez-vous client.
Cependant, si ces frais de stationnement concernent un parking situé à proximité du lieu de travail, il est possible de bénéficier de la TVA déductible.
Concernant les péages, la TVA est récupérable, quel que soit le véhicule utilisé et tant que le déplacement est à caractère professionnel.
Les frais de carburant
Sujet souvent sensible et encore plus aujourd’hui avec la hausse des prix, les frais de carburant octroient une récupération de la TVA.
Alors qu’il y avait une différence de taux entre les véhicules à diesel et ceux à essence, depuis le 1er janvier 2022, il est identique.
Ainsi, la TVA est récupérable à 100 % pour les véhicules utilitaires et à 80 % pour les véhicules de tourisme, quel que soit le type de carburant utilisé.
Les frais de location de véhicule
La location d’un véhicule peut donner droit à la TVA récupérable selon certaines conditions.
Il doit être utilisé à des fins professionnels et répondre à quelques critères (utilitaire ou camionnette, transport de marchandises, véhicule auto-école…). Elle est aussi déductible sur les frais d’entretiens.
La TVA sur les véhicules de location dédiés au transport de personnes, comme pour le déplacement d’un collaborateur pour rendre visite à un client, ne donne pas droit à la TVA récupérable.
Comment récupérer la TVA ?
Pour bénéficier de la TVA récupérable, il est primordial de conserver toutes les notes de frais. Vous devrez notamment fournir à l’administration fiscale :
- La preuve d’achat (tickets de caisse, factures…) avec mention du montant de la TVA et coordonnées de l’entreprise (nom, numéro SIRET, statut…) ;
- Déclaration de TVA ;
- Coordonnées Bancaires (RIB ou IBAN).
Sur le site du gouvernement, il vous suffira de réaliser votre déclaration en ligne en indiquant les dépenses et les montants de TVA collectée et TVA déductible.
Pour ne pas être dans l’illégalité, n’indiquez que les dépenses liées à votre activité professionnelle. Si vous avez payé plus de TVA que prévu, vous pourrez effectuer une demande de remboursement de crédit de TVA et demander que ce ce crédit soit imputé sur un prochain solde de TVA à reverser.
Dans certains cas, vous pouvez exiger que cette TVA récupérable vous soit versée sur le compte bancaire de votre société.
Comment se passe le remboursement de la TVA récupérable ?
Le remboursement se fait en fonction de votre mode de déclaration de la TVA.
En effet, si elle est annuelle, vous devez faire votre demande de remboursement (il doit être égal à 150 € minimum) dans les 4 mois qui suivent la clôture fixée au 31/12.
Dans le cas d’une déclaration mensuelle ou trimestrielle, vous ferez votre demande le mois suivant la période concernée. Le montant du remboursement doit être de 760€ minimum.
Points importants à retenir sur la TVA Récupérable
- Vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur les frais de transports et les frais de logement (sauf exception)
- Vous pouvez demander un crédit de TVA en cas de trop-payé
- Assurez-vous de pouvoir justifier toutes vos dépenses professionnelles (facture, tickets de caisse, etc.)
- Définissez une politique de dépenses professionnelles précises pour que vos salariés aient les idées claires sur les démarches à entreprendre
- Demandez à vos collaborateurs de toujours fournir un justificatif avec leur note de frais
Il est essentiel de bien connaître les règles qui s’appliquent à la TVA récupérable. Cela peut permettre à votre entreprise de réaliser des économies et de gérer au mieux ses finances.
Pour vous permettre de simplifier la gestion de vos dépenses, vous avez la Carte Factorial. Elle permet à vos salariés de payer leurs frais sans contraintes. Vous fixez une limite de dépenses, vous contrôlez et approuvez en quelques clics sur l’application de Factorial.
En centralisant vos dépenses, vous économisez du temps, du papier et vous évitez de perdre les justificatifs.
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