Dans l’hôtellerie, le planning impacte tout : réservations, chambres, restauration, housekeeping et accueil. Sans logiciel adapté, la gestion se morcelle, le temps se perd et l’expérience des client(e)s se dégrade.
La bonne solution réunit un calendrier centralisé, une interface intuitive, l’intégration au PMS (Property Management System) et au channel manager, la facturation et les paiements, ainsi que la planification des équipes avec suivi du temps et des tâches. Parmi la multitude de solutions existantes, laquelle est vraiment adaptée à votre établissement ? Pas évident de s’y retrouver ! Pour vous y aider, voici une sélection des 5 meilleurs logiciels de planning dans l’hôtellerie.
La planification : un enjeu majeur dans l’hôtellerie
Une activité rythmée par les réservations
L’occupation des chambres varie selon la saison, les événements locaux ou les séjours de groupe. Chaque changement impacte la charge de travail des équipes et l’organisation des services. Un logiciel de planning hôtelier permet d’ajuster rapidement les ressources disponibles et d’éviter les surcharges imprévues.
Une meilleure coordination entre les équipes
Réception, housekeeping, restauration, maintenance : tous les services dépendent les uns des autres. Avec un outil centralisé, chaque service a accès aux mêmes informations en temps réel. Cela limite les erreurs, améliore la communication interne et garantit une expérience fluide pour les client(e)s.
Un impact direct sur les coûts et la rentabilité
Le planning n’est pas qu’un tableau horaires : il influence directement la maîtrise des dépenses. En anticipant les besoins en personnel, les hôtels réduisent les heures supplémentaires et optimisent leur masse salariale. On obtient ainsi des coûts mieux contrôlés et un service de meilleure qualité.
Les avantages d’un bon logiciel de planning hôtelier
Un hôtel fonctionne en continu, avec des besoins qui évoluent chaque jour. Un logiciel de planning apporte une réponse structurée : il centralise les informations, réduit les tâches répétitives et améliore l’expérience des clients comme celle des équipes.
Une gestion centralisée et simple
Au lieu de jongler entre fichiers Excel, tableaux imprimés et multiples outils, le logiciel regroupe tout dans une seule interface : réservations, affectation des chambres, plannings du personnel et suivi des tâches. Les managers disposent ainsi d’une vision complète de l’activité.
Un gain de temps pour les équipes
La création et la modification des plannings se font en quelques clics. Les alertes automatiques préviennent des absences, des heures supplémentaires ou des remplacements nécessaires. Cette automatisation réduit la charge administrative et libère du temps pour se concentrer sur le service client.
Une meilleure expérience client
Un planning bien géré garantit que chaque chambre est prête à temps, que le restaurant dispose du personnel nécessaire aux heures de pointe et que les services annexes (spa, conciergerie, séminaires) sont couverts. On obtient ainsi moins d’attente, un service plus fluide et des client(e) plus satisfait(e)s.
Les 5 meilleurs logiciels de planning dans l’hôtellerie en 2025
Entre les solutions tout-en-un ,les PMS traditionnels et les outils RH spécialisés, choisir un système qui s’adapte à la taille de l’établissement et à son organisation n’est pas à prendre à la légère. Voici un tour d’horizon des options les plus pertinentes.
#1 – Factorial : le choix complet pour gérer vos équipes
Conçu comme un logiciel de gestion d’entreprise global, Factorial intègre un module de planification qui simplifie la vie des hôtels. En seulement quelques clics, vous pouvez :
- créer des plannings précis par service ;
- suivre les temps de travail ;
- exporter directement vers la paie.
Les managers bénéficient aussi de tableaux de bord qui donnent une vue claire sur les coûts et la productivité.
Qu’est-ce qui fait la différence ? Une interface pensée pour être utilisée aussi bien par la direction que par les équipes terrain, accessible en ligne ou via mobile. Pour les hôtels qui veulent centraliser la gestion du planning du personnel et disposer de données fiables en temps réel, Factorial est la solution idéale !
#2 – E2Time : la référence sur le suivi du temps de travail
Avec E2Time, l’accent est mis sur la rigueur dans la gestion des temps et des présences. Le logiciel prend en compte les spécificités de la convention collective HCR et permet de gérer facilement les absences, les heures supplémentaires et les exports paie.
C’est un outil particulièrement apprécié dans les hôtels-restaurants, où l’organisation des effectifs doit coller de près aux pics d’activité.
#3 – Esperoo : l’allié des managers de terrain
Esperoo mise sur la simplicité et la réactivité. Sa force réside dans le fait de permettre aux responsables de modifier un planning à la volée, avec une mise à jour instantanée pour toutes les équipes via notifications mobiles.
Au quotidien, cela se traduit par moins de confusion et plus de fluidité dans l’organisation.
#4 – RoomRaccoon : un PMS complet pour les petits hôtels
RoomRaccoon combine la gestion des réservations, la facturation et la planification du personnel dans une seule plateforme cloud. Le logiciel inclut un channel manager qui synchronise automatiquement les disponibilités avec Booking, Expedia ou encore le site de l’hôtel.
Il s’adresse surtout aux établissements de taille modeste qui veulent un outil unique pour gérer à la fois l’opérationnel et l’administratif.
#5 – Opera (Oracle Hospitality) : la solution des grandes chaînes
Opera reste la référence pour les grands hôtels et les groupes internationaux. Ce PMS robuste couvre toutes les opérations : réservations, gestion des chambres, facturation, intégration avec les systèmes financiers et suivi détaillé des performances.
C’est une solution puissante, qui demande un certain investissement, mais qui apporte une stabilité et une richesse fonctionnelle inégalées. Cependant, la gestion du volet RH devra être complétée par un autre logiciel.
Que faut-il vérifier avant de choisir un logiciel de planning hôtelier ?
Avant de signer un contrat ou de valider un abonnement, prenez le temps d’évaluer le logiciel de planning choisi. Certains critères font la différence entre un outil qui simplifie la gestion et un autre qui complique le quotidien.
1️⃣ La compatibilité avec vos outils existants
Un bon logiciel ne doit pas fonctionner en vase clos. Vérifiez son intégration avec :
- votre PMS (Property Management System) ;
- votre channel manager ;
- vos solutions de facturation et de paie.
Sans cette compatibilité, vous risquez de multiplier les saisies et de perdre du temps.
2️⃣ La facilité d’utilisation pour vos équipes
Un planning n’a de valeur que s’il est utilisé. Assurez-vous que l’interface est intuitive, accessible sur mobile et compréhensible aussi bien pour les managers que pour les équipes de terrain (réception, housekeeping, restauration).
3️⃣ La réactivité en cas d’imprévu
Un(e) salarié(e) absent(e), un pic de réservations, une chambre hors service : testez la rapidité du logiciel à adapter le planning en quelques clics. La possibilité d’envoyer des notifications automatiques aux équipes est un vrai plus.
4️⃣ Le reporting et le suivi des coûts
Au-delà des plannings, le logiciel doit fournir des données fiables sur les heures travaillées, la masse salariale et la rentabilité. Ce suivi permet d’anticiper vos besoins et de maîtriser vos dépenses.
5️⃣ Le support et l’accompagnement
Enfin, renseignez-vous sur la qualité du service client. Un logiciel peut être performant, mais si l’assistance n’est pas disponible ou réactive, vous risquez de rester bloqué en cas de problème.
Conclusion
Un logiciel de planning hôtelier ne se résume pas à un tableau d’horaires : c’est le meilleur moyen pour fluidifier les opérations, optimiser la gestion du personnel et garantir une meilleure expérience client. Le choix dépendra de la taille de votre établissement, de vos outils déjà en place et du niveau de pilotage que vous recherchez.
👉 Pour une approche tout-en-un qui centralise plannings, suivi du temps, absences et exports paie, Factorial est la solution la plus complète et la plus simple à déployer. Réservez votre démo, on vous explique tout !
