Les Services des Ressources Humaines ont longtemps été considérés comme un seul centre de coûts. Ils représentent l’un des principaux postes de dépenses des entreprises, notamment via les salaires et les charges sociales liées aux effectifs salariés.
Depuis l’avènement du concept de HR Business Partner, les responsables de ressources humaines sont de plus en plus impliqués dans la stratégie de l’entreprise. Signe que l’investissement dans les compétences et les talents est désormais reconnu comme créateur de valeur.
Pourtant, le contexte économique de 2025 impose une gestion budgétaire plus rigoureuse. Après des années d’inflation forte, les entreprises françaises reviennent à une approche prudente : la médiane des budgets d’augmentation salariale s’établit désormais à 2,1%, retrouvant les niveaux d’avant la crise Covid. Dans le même temps, 40% des professionnels RH citent le manque de budget comme deuxième frein principal à leurs actions – un chiffre en hausse de 6 points sur trois ans.
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Les RH ont-elles enfin un budget à la hauteur des enjeux ?
Des augmentations salariales en net recul
En 2025, les hausses de salaires enregistrées s’établissent en moyenne à 1,1%, contre 4,3% en 2024 et 7,1% en 2023. Ce ralentissement reflète une prudence accrue des directions financières, confrontées à des résultats en baisse et à une nécessité de maîtrise des coûts.
Pour autant, la moitié des entreprises prévoient tout de même d’augmenter leur budget RH global dans les mois à venir, conscientes que l’investissement dans le capital humain reste un levier de productivité et de fidélisation des talents.
Un contexte budgétaire sous contrainte
Les entreprises doivent également composer avec des évolutions réglementaires significatives. La baisse des aides à l’apprentissage pèse sur les budgets recrutement : l’aide passe à 5 000€ pour les PME (contre 6 000€ en 2024) et à seulement 2 000€ pour les entreprises de plus de 250 salariés. Au total, ce sont 1,2 milliard d’euros d’économies qui impactent directement les politiques d’embauche.
Par ailleurs, les discussions autour du PLFSS 2025 laissent entrevoir d’autres ajustements potentiels : révision des exonérations patronales de cotisations sociales, possible abaissement du plafond de calcul des IJSS de 1,8 à 1,4 SMIC… Autant d’éléments à anticiper dans la construction budgétaire.
Un investissement accru dans l’acquisition et la rétention des talents
Les entreprises prévoient aussi dans leur budget prévisionnel l’augmentation des coûts d’acquisition des talents. Ces derniers flambent dans un contexte de compétition accrue sur les recrutements. Selon le cabinet Robert Half, près de sept entreprises sur dix sont prêtes à verser un salaire plus élevé aux nouveaux employés qu’aux collaborateurs occupant des postes similaires.
Pour maîtriser les coûts dans ce contexte, les services des ressources humaines misent de plus en plus sur l’adoption de solutions logicielles RH en Saas. Elles permettent de faire baisser les coûts de gestion RH en automatisant un maximum de tâches.
Ce qui permet à la fonction RH :
- de se concentrer sur la stratégie de développement et de fidélisation des talents,
- de minimiser les coûts liés à l’administration du personnel,
- de maximiser le ROI des frais de recrutement et de formation, via un pilotage rapproché.
Les solutions RH avec abonnement mensuel permettent de lisser les coûts d’acquisition d’un logiciel sans investissement de départ, avec la perspective de diminuer rapidement les frais de fonctionnement des services Ressources Humaines.
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Comment établir un budget RH réaliste et ambitieux ?
Maintenant que vous connaissez les enjeux, voyons comment établir et piloter un budget RH réaliste et ambitieux pour accompagner au mieux le changement.
Les différents postes de dépenses en Ressources humaines
Plusieurs postes de dépenses sont à anticiper par le service RH :
- Les frais de personnel ;
- Les frais de recrutement ;
- Le budget formation ;
- Le budget de transformation ;
- Les frais annexes et la gestion du personnel.
Les frais de personnel
La masse salariale est le principal poste budgétaire d’un budget RH. Il intègre les salaires des collaborateurs, les charges sociales et patronales, les taxes versées sur les rémunérations, les variables de paie, ainsi que les participations, intéressements et primes.
Pensez aussi à inclure les avantages en nature dans ce calcul budgétaire, tels que les frais d’entretien des voitures de fonction, les frais de déplacement, les tickets restaurants ou encore les coûts de logement des salariés en déplacement.
Les coûts d’acquisition des talents
Les frais de recrutement incluent les coûts de publication des annonces, les frais liés à la présélection, ou encore les salaires des managers mobilisés pour les entretiens d’embauche.
Au total, un recrutement peut coûter entre 5000 et 8000 euros. Pour savoir comment le décomposer, lisez aussi notre article sur le vrai coût des recrutements.
À noter : avec la réduction des aides à l’apprentissage en 2025, le coût net d’intégration des alternants augmente sensiblement pour les entreprises, particulièrement celles de plus de 250 salariés.
Le budget formation
Le plan de formation fait l’objet d’une ligne budgétaire spécifique. Le budget formation peut être optimisé avec les aides des OPCO en profitant des actions collectives subventionnées par les branches professionnelles.
Intégrez les frais liés à l’onboarding des nouveaux entrants, le recyclage des formations obligatoires et l’investissement dans le développement des compétences des collaborateurs. Vous pouvez le décomposer en coûts pédagogiques et en frais annexes (logement, restauration, déplacement, etc.)
L’investissement dans la transformation RH
Pour accompagner les transformations, les équipes ont aussi besoin d’investir dans des solutions digitales et innovantes qui correspondent aux nouveaux usages. Le déploiement de logiciels RH dans les petites entreprises est désormais possible grâce aux solutions en Saas qui permettent de baisser les coûts d’acquisition d’un SIRH. Les entreprises peuvent ainsi annualiser les frais de digitalisation des RH, avec des outils accessibles à partir d’une dizaine d’euros par mois et par collaborateur !
Les frais annexes et le frais de gestion et d’administration du personnel
Parmi les coûts indirects des RH, on comptera aussi :
- les pertes liées au turn-over (frais de recrutement);
- les coûts liés à l’absentéisme (frais de remplacement);
- les frais liés à la mobilité interne (amortissement du changement de poste) ;
- le coût du désengagement (pertes de productivité).
Les frais de gestion et d’administration du personnel peuvent exploser lorsque le nombre de tâches administratives (gestion des absences, gestion des remplacements, etc.) augmente.
Aussi, il faut non seulement automatiser certaines tâches pour optimiser son budget administration du personnel, mais surtout, affecter le temps gagné par les équipes RH, sur le développement et la rétention des talents !
Comment construire son budget RH pour gérer la transformation ?
Votre calcul de la masse salariale doit intégrer plusieurs aspects :
- le nombre total estimé de salariés et leurs données salariales ;
- l’écart entre les salaires des entrées et les salaires des sorties ;
- les augmentations de salaire liées à la mobilité ou la politique salariale ;
- le taux d’absentéisme ;
- le budget embauche ;
- etc.
Mais de plus en plus, il est indispensable de tenir compte de certaines variables liées au contexte de l’entreprise et aux tendances actuelles du marché du travail.
Un prévisionnel budgétaire basé sur les tendances RH
Avec les transformations RH actuelles, il est aussi indispensable de rajouter certaines variables, telles que :
- le coût du télétravail ;
- le budget digitalisation RH ;
- les achats de prestations intellectuelles externes ;
- l’investissement dans la formation des nouvelles recrues.
Au vu des difficultés de recrutement et de la dynamique du marché du travail, prévoyez d’investir davantage dans l’onboarding des nouveaux entrants et la formation.
D’abord, pour éviter de perdre de l’argent, car le coût du remplacement d’un employé peut atteindre 50 % du salaire annuel. Mais aussi, car avec l’évolution des technologies, les compétences techniques sont plus rapidement obsolètes. Il faut donc adopter d’urgence une politique de formation continue ambitieuse.
Miser sur les bons leviers d’optimisation
Face aux contraintes budgétaires, plusieurs leviers permettent d’optimiser les coûts sans sacrifier l’attractivité employeur :
- Les avantages sociaux défiscalisés : titres-restaurant, forfait mobilité durable, indemnités de télétravail offrent du pouvoir d’achat aux salariés sans alourdir la masse salariale.
- Les dispositifs de partage de la valeur : intéressement, participation et prime de partage de la valeur (PPV) permettent de lier rémunération et performance, avec un régime social avantageux.
- La réduction de l’absentéisme et du turnover : le coût de remplacement d’un salarié peut atteindre 50% de son salaire annuel. Investir dans la marque employeur et la qualité de vie au travail génère des économies substantielles.
Organisez le pilotage rapproché de vos données internes
Les entreprises ont aussi besoin d’un pilotage plus rapproché des données RH. Les compétences étant de plus en plus évolutives et les organisations de plus en plus agiles, le calcul du budget RH doit être le plus fin possible.
Par exemple, pour intégrer les éléments variables de paie, les coûts liés à la mobilité (externe et interne), ou encore les dépenses générées pour s’adapter rapidement aux mutations des marchés et des techniques. Difficile de ne pas s’embourber dans ces différentes variables très mouvantes !
Mettre en place un suivi budgétaire régulier
Un budget RH efficace nécessite un pilotage dans la durée. Quelques bonnes pratiques :
- Révision trimestrielle des prévisions pour ajuster les écarts
- Tableaux de bord avec indicateurs clés : masse salariale, coût par recrutement, taux d’absentéisme
- Communication transparente avec la direction et les partenaires sociaux sur les arbitrages
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Conclusion
Élaborer un budget RH efficace en 2026 représente bien plus qu’un simple exercice comptable : c’est un outil stratégique qui soutient la prise de décision et donne une vision claire de votre situation financière. Dans un environnement économique complexe, la maîtrise des coûts salariaux et le suivi des dépenses en temps réel deviennent essentiels pour assurer l’équilibre budgétaire.
Les étapes clés ? Analyser vos composants budget RH, identifier les leviers de réduction des coûts, et mettre en place un tableau de suivi adapté à votre secteur d’activité. Oubliez les fichiers Excel dispersés : à l’ère du numérique, un logiciel de gestion centralise l’information, fiabilise vos données et facilite le dialogue avec la direction.
Car au-delà des chiffres, construire un budget RH performant, c’est aussi mesurer l’impact de vos efforts sur la gestion des talents, le taux de turnover ou la progression des compétences. Un outil de pilotage efficace vous permet d’ajuster votre stratégie budgétaire et d’améliorer vos processus tout au long de la période budgétaire.
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