En France, chaque année, environ 3 millions de personnes vont quitter leurs postes actuels. En moyenne dans une entreprise de 100 employés, près de 20 salariés finissent par mettre fin à leur contrat à la fin de l’année.
Cela représente 20 %, et ce pourcentage est appelé le taux de rotation. Ce ratio s’avère être plus important dans les entreprises avec un effectif réduit, en général pour une entreprise avec 100 salariés, le taux de rotation peut s’élever jusqu’à 25-30%.
Pour éviter cela, un bon process d’offboarding est une solution. L’offboarding se réfère à l’ensemble des processus et des actions mis en place par une entreprise pour gérer le départ d’un employé de manière efficace, professionnelle et respectueuse.
Mise en lumière sur cette pratique essentielle ! Continuez à lire et/ou revoyez notre webinar en replay.
Table des matières
Les enjeux financiers et juridiques
D’après une étude de Jobexit, pour les entreprises de moins de 1000 salariés, une rupture de contrat va coûter environ 30 000 euros à l’employeur (évidemment, ce chiffre est variable).
Ce qui est complexe, c’est de prévoir et d’envisager cette dépense pour les petites entreprises.
Anticiper les coûts
Pour la rupture de contrat, il est important de comprendre d’où viennent ces 30 000 euros.
Premièrement, cette somme s’explique par l’indemnité de licenciement, mais cela peut aussi s’expliquer par l’indemnité des congés payés, ce qui correspond à la somme que va toucher le salarié à son départ soit la valeur de ses congés qu’il n’a pas pris.
Cela peut également être une indemnité supplémentaire négociée, c’est ce que l’employeur va parfois ajouter à l’indemnité conventionnelle.
Eviter les risques
On sait qu’aujourd’hui, 20-25 % des licenciements sont contestés aux prud’hommes ( important de noter qu’aujourd’hui, la rupture conventionnelle à pour but d’éviter cela).
Dans les 2/3 des cas, de ces 20 à 25 %, le salarié obtient gain de cause.
Outre le risque financier, ces procédures peuvent parfois durer dans le temps, et donc créer un contentieux qui peut durer et être un réel problème pour l’entreprise.
Pourquoi le process de l’offboarding est un enjeu ?
Votre réputation est en jeu
Il est important de savoir que lorsqu’un salarié quitte une entreprise, il va forcément par la suite émettre et propager une opinion de l’entreprise.
Que ça soit par le bouche à oreille, avec son réseau, ou sur des plateformes comme Glassdoor qui prennent de plus en plus d’importance.
L’idée est donc pour l’entreprise d’assurer le bon départ du salarié afin de ne pas en être pénalisé, car un retour négatif aura toujours plus d’impact qu’un retour positif.
L’opportunité d’en apprendre sur vous
Pour travailler votre marque employeur, il est important d’obtenir un retour des salariés.
Si un salarié décide de quitter une entreprise pour une autre concurrente, il est important pour vous de comprendre les choix qui l’ont motivé.
Ce travail de remise en question, est bénéfique pour éviter de réitérer ses erreurs.
Un impact non négligeable pour les employés qui restent
Le départ d’un salarié va affecter ses collègues.
En-effet, si le reste de l’équipe voit que le départ de l’employé en question se déroule sans encombres, de manière fluide et sans conflits, ils garderont confiance envers leur employeur.
Ils savent qu’ils ne resteront surement pas l’entièreté de leur carrière dans cette même entreprise, s’est pour ca qu’ils ont besoin de savoir que ca va bien se passer pour eux.
Bonnes pratiques et conseils sur le process de l’offboarding
1. Misez sur la communication à double sens
Le premier objectif est d’assurer une bonne communication interne.
Cela se traduit donc en premier lieu, par une compréhension des raisons qui ont poussé ce départ.
Par la suite, une discussion plus précise s’effectuera sur les indemnisations et les avantages sociaux que pourra percevoir l’employé.
Un entretien de départ est la meilleure chose à réaliser, pour que tous les partis comprennent les raisons de cette décision.
Cette récolte d’information de la part de l’entreprise leur permettra de comprendre certains de leurs problèmes, pour qu’il puisse ensuite les résoudre.
Un salarié quittant une entreprise aura plus de facilités à dire les problèmes de l’entreprise plutôt que l’employé qui occupe toujours son poste.
Avec le logiciel Factorial, vous aurez la possibilité de réaliser des feedbacks sous forme d’évaluation pour chacun de vos départs, et assurer un bon offboarding.
Une entreprise qui désire améliorer sa marque employeur et sa culture d’entreprise doit s’interroger et se remettre en question pour avancer. Il faut donc porter un point d’honneur à l’écoute des salariés exprimant leurs problèmes.
2. Maintenez votre entreprise performante
Si l’employé a occupé un poste clé dans l’entreprise, il est important de ne pas perdre en efficacité et d’assurer la transition. Si le départ est bien planifié, les activités pourront se poursuivre sans problèmes.
Le plan de transition bien établi, couvrira les responsabilités du salarié et assurera la passation des responsabilités au sein de l’équipe. Le deuxième objectif pour maintenir son entreprise performante est d’identifier les compétences critiques.
Avec un logiciel SIRH, comme Factorial, vous pouvez répertorier les compétences d’un collaborateur, et les retrouver sur son profil. Avec ce logiciel, vous pourrez donc observer les compétences du salarié sur le départ et regarder si ses compétences manquantes ne vont pas poser un problème au reste de l’équipe.
Cette étape permet d’identifier les compétences qu’il faudra pallier en priorité.
Une fois cette étape effectuée, l’employeur est chargé d’anticiper le recrutement d’un remplaçant, en s’assurant que son profil et ses compétences soient en corrélation avec le poste.
L’employeur peut également former les autres membres de l’équipe aux compétences du poste vacant, ( si un remplaçant n’est pas trouvé rapidement le reste de l’équipe doit pouvoir assurer les responsabilités de ce poste).
3. Faites le bon choix en terme de fin de contrat
D’un point de vue légal et financier, une pratique importante est la manière choisie pour la rupture de contrat.
En France, une des particularités, c’est qu’il existe plusieurs façons de quitter son emploi. Licenciement, démission, rupture conventionnelle, départ à la retraite, mise à la retraite, etc …
Sur ces modes de sortie, les conséquences financières et légales et juridiques sont différentes. Il faut donc que l’employeur compare chacun de ces modes de sortie, afin de pouvoir comparer les indemnités, ses futurs coûts afin d’économiser du temps et de l’argent.
Il est également chargé de s’occuper des risques en cas de contentieux, si l’employé conteste le licenciement, et de comparer les délais de sortie.
4. Fluidifiez vos processus administratifs
Le système d’informations RH, va permettre une gestion administrative irréprochable. Avec ce système, vous pouvez informer les autres départements concernés de votre entreprise, de la date de départ de ce salarié.
L’outil Factorial, vous permet de réaliser votre procédure de départ, afin de préparer aux mieux les formalités, comme remettre les documents de fin de contrat ( certificat de travail, attestation pôle emploi,…) en temps et en heure.
Avec ce processus, l’entreprise n’a rien à se reprocher, et avec un outil offboarding, elle sera en mesure de suivre le cadrage et le suivi de toutes ces actions en interne.
L’outil permet de séquencer les tâches que vous pouvez paramétrer à votre guise.
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Vous choisissez votre chemin d’offboarding, vous attribuez par défauts des collaborateurs et des équipes qui vont recevoir une séquence de tâche liées à l’offboarding, et les délais à respecter.
La confidentialité est un point d’honneur lors d’un processus d’offboarding. Il faut s’assurer que les informations sensibles de l’entreprise et du salarié soient traitées avec sécurité et confidentialité.
C’est un enjeu important sur la partie chiffrage et mode de sortie. On constate chez beaucoup de services RH, que les simulations de rupture de contrat vont être effectuées par le service paie, et qu’il existe un risque de fuite d’informations sur le départ d’un collaborateur à cette étape.
Avoir un outil dédié à ça peut permettre une meilleure confidentialité lors des discussions de modalités de sortie, entre employeur et employé.
5. Maintenez une bonne relation
Le départ d’un collaborateur est généralement un moment difficile pour les employés qui restent, celui qui part et l’organisation en elle-même.
L’idée est de maintenir une bonne relation avec le salarié qui quitte son poste. Il pourra rester en contact avec les membres de l’entreprise mais également des anciens clients et fournisseurs.
Pour assurer ces bonnes relations, il est important de préparer en interne, une communication complète à destination des équipes sur ce départ. Mais également de les informer du nouveau rôle de chacun pour pallier ce changement.
Encouragez la cohésion et la convivialité, afin de créer une relation pleinement positive pour cet employé, afin qu’elle le soit aussi pour vous. Si le départ est dû à la volonté de l’employé, il est important pour l’entreprise de ne pas lui fermer définitivement la porte.
Environ 15 % des salariés sont amenés à retourner dans une entreprise qu’ils ont quittée. Il s’agit d’un recrutement intéressant pour l’entreprise car le salarié à déjà été formé, ce qui permet d’économiser des coûts et du temps à sa formation.
Sur Factorial, vous avez la possibilité de communiquer sur des événements et des publications liés à un départ, ce qui va permettre une meilleure convivialité entre les équipes.
