La gestion de la paie peut parfois s’avérer fastidieuse mais ne doit toutefois pas être traitée à la légère.
En effet, outre l’obligation de délivrer une paie correcte, des erreurs de traitement de paie peuvent avoir des conséquences préjudiciables tant sur le plan juridique que comptable ou financier.
Pour que la paie soit réalisée de façon efficace et simple, opter pour une solution RH en mode Saas constitue souvent un gage de réussite.
Ce mode de gestion de la paie présente des gains évidents en matière de gain de productivité, de conformité réglementaire ou bien encore d’amélioration des processus RH.
Si vous aussi, vous envisagez de réaliser vos paies en mode Saas, voici nos 5 meilleurs conseils pour réussir facilement et sans encombre.
Table des matières
Qu’est-ce qu’un logiciel RH en mode Saas ?
Le mode Saas, qu’est-ce que c’est ?
Une solution proposée en mode Saas (Soft as a service) correspond à un logiciel applicatif hébergé dans un cloud tiers.
C’est le fournisseur de service qui exploite ce cloud et le met à disposition d’une entreprise cliente qui pourra s’y connecter à l’aide d’identifiants sécurisés et via une connexion internet.
En règle générale, l’entreprise cliente s’acquitte d’un abonnement soit mensuel, soit annuel dont le montant évolue généralement en fonction du nombre d’utilisateurs de la solution.
Fonctionnement d’un logiciel de paie en mode Saas
À la différence d’un logiciel RH hébergé sur les serveurs internes de l’entreprise, le gestionnaire de paie accède au logiciel de paie dans un espace sécurisé hébergé sur les serveurs de l’éditeur de logiciel.
Le gestionnaire de paie a un rôle central puisqu’il reste chargé de la saisie des éléments variables de paie. Il est aussi possible d’opter pour l’externalisation de la paie, ce qui rend encore plus pertinente l’utilisation d’un logiciel de paie Saas.
Les services fournis par l’éditeur de logiciel
En fonction du niveau de service choisi, l’éditeur du logiciel de paie pourra parfois prendre en charge le volet déclaratif de la paie mais aussi l’édition et l’envoi des bulletins de paie.
Il reste néanmoins indispensable de conserver un accès simple et permanent à l’historique des données paie ainsi qu’aux divers indicateurs RH.
En outre, le logiciel de paie Saas doit vous permettre d’extraire les diverses données afin d’établir les reportings dont vous avez besoin.
5 conseils pour réussir facilement sa paie en mode Saas
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Bien choisir son logiciel de paie Saas
Le logiciel de paie Saas doit vous permettre de gagner du temps et de l’espace mental pour vous concentrer sur des tâches stratégiques et donc à plus forte valeur ajoutée. Pour cela, nous recommandons de veiller aux éléments suivants :
- Le traitement et gestion des variables de paie doit se faire avec un accès simple à l’ensemble du dossier salarié, les diverses exceptions paie et bien sur l’import et l’extraction de données en vue d’anticiper l’évolution des différents indicateurs RH ;
- L’édition des journaux de paie mensuels et la préparation de la DSN ;
- La paie de sortie des salariés quittant l’entreprise ;
- Enfin, les automatisations possibles avec le logiciel de gestion comptable et financière de l’entreprise.
En outre, il faudra veiller à la qualité du service client et notamment son accessibilité pour que les gestionnaires paie puissent contacter un interlocuteur rapidement en cas de difficulté.
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Cerner ses véritables besoins en gestion de la paie
Pour faciliter la réalisation de votre paie en mode Saas, il est nécessaire de :
- Bien comprendre quels sont les besoins de votre organisation ;
- Faire le point sur les spécificités et exigences de votre secteur d’activité.
Par la suite, il est souvent pertinent d’élaborer un cahier des charges. Ce dernier vous permettra de mieux comprendre le périmètre que devra couvrir le logiciel de paie retenu et vos diverses exigences.
En élaborant un cahier des charges, vous serez plus au clair sur les fonctionnalités dont vous avez vraiment besoin. Par ailleurs, gardez en tête qu’un logiciel de paie doit vous faire gagner du temps.
C’est pourquoi pour réussir votre paie en mode Saas, nous vous recommandons de vous intéresser à des logiciels RH complets.
Ce type de logiciel vous seront d’une aide précieuse pour gérer les congés et les absences, les temps de travail, les plannings, les recrutements, etc.
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Fiabiliser la gestion des données de paie
Pour réussir sa paie en mode Saas, un traitement efficace des données est indispensable. En d’autres termes, cela signifie être en mesure de les collecter sans difficulté afin de les intégrer dans la solution de paie en ligne.
Les données nécessaires à l’élaboration de la paie concernent à la fois les éléments variables de paie (nombre d’heures travaillées, absences diverses, primes, etc. ), les taux de cotisations sociales salariales et patronales qui permettent de calculer le montant des déclarations sociales à verser.
Toutes ces données doivent être fiables et sécurisées pour produire une paie correcte et conforme aux exigences légales et conventionnelles.
Pour y parvenir, il est nécessaire de mettre en place un véritable processus détaillé de vérification et de validation des données pour s’assurer que les éléments mis à disposition du logiciel de paie sont exempts d’erreurs.
👍 Factorial est un logiciel RH à 360° qui vous permet de gérer vos ressources humaines du recrutement à la paie de façon simple, fluide et efficace depuis une plateforme unique.
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Veiller à la conformité de la fiche de paie
Vis à vis de son salarié, l’employeur demeure responsable de la production d’une paie correcte. Même s’il s’appuie sur un logiciel de paie en ligne, le gestionnaire de paie devra s’assurer de la conformité des éléments suivants :
- L’ensemble des mentions obligatoires figurent bien sur le bulletin de paie telles que celles permettant l’identification de l’employeur et du salarié puis celles relatives à la rémunération du salarié. Il devra en outre ajouter les mentions relatives au salaire net à payer ainsi que celles relatives aux cotisations et contributions sociales.
- Les montants des variables de paie. Un logiciel complet comme Factorial sera votre meilleur atout et vous permettra d’éviter de nombreuses erreurs de saisie !
- Le respect de la loi et des dispositions conventionnelles : Toute entreprise est tenue d’effectuer une veille active des évolutions législatives et de sa convention collective afin d’en tenir compte lors de l’élaboration de la fiche de paie.
La législation sociale évoluant régulièrement, il peut être nécessaire de s’appuyer sur l’expertise de professionnels du droit comme des juristes en droit social ou bien de professionnels du chiffre comme des experts comptables.
👍 Grâce à notre équipe de professionnels du droit de la paie, Factorial est mis à jour en permanence pour réaliser vos paies en toute sérénité.
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Valider les diverses automatisations possibles
De nombreux processus RH peuvent être automatisés. Pour cela, il vous faudra centraliser un maximum de tâches. Vous pourrez ainsi automatiser un grand nombre de micro-tâches et faciliter votre gestion RH.
Dans le cadre de la réalisation d’une fiche de paie avec un logiciel Saas, certaines tâches peuvent se révéler très chronophages mais sont pourtant indispensables.
C’est le cas par exemple du suivi des temps, congés et autres absences, de l’intégration d’une nouvelle recrue, de l’administration du personnel.
A l’heure de la digitalisation de la plupart de ces tâches, les fonctionnalités d’automatisation qu’offre un logiciel de paie Saas vont vraiment vous simplifier le processus de paie.
C’est par exemple pour récupérer automatiquement les heures travaillées de vos salariés en télétravail ou bien pour transmettre automatiquement vos OD de paie à la comptabilité.
Pour conclure
Malgré la volonté de la simplifier, la paie reste relativement technique et nécessite des connaissances pointues.
Pour vous accompagner au mieux, Factorial a développé un logiciel RH complet en mode Saas qui vous permettra de gérer l’intégralité de vos ressources humaines.
Factorial a pensé à tout ! De la gestion des éléments variables de paie aux divers rapports mensuels, votre paie n’aura jamais été aussi fluide.
En outre, Factorial génère automatiquement vos bulletins de paie et vous permet de les conserver en toute sécurité dans un coffre électronique.
Prenez une longueur d’avance et découvrez dès aujourd’hui comment faire vos paies en mode Saas de façon simple et efficace ! 🎯
