Digitalisation : quelles sont les bonnes pratiques ?

Perfony est une entreprise du SaaS qui offre aux entreprises des solutions simples pour gérer leurs projets. Cette startup accompagne les entreprises lors de la planification des meetings et la mise en place du plan d’action, puis l’exécution des tâches ainsi que le partage documentaire. Perfony soigne les entreprises de la réunionite et surtout elle les rend plus agiles et performantes.

Pour cette interview, Lionel Pasco, CEO de Perfony et expert du conseil en management et en organisation, partage avec nous ses connaissances et son expérience sur le sujet de la digitalisation des entreprises : comment l’appliquer correctement ? Quelles sont les bonnes pratiques ? Les erreurs à éviter ? Avec un focus sur la situation actuelle et les prochains défis à relever après la crise sanitaire.

Pour finir il nous donnera un “insider’s look” sur comment une entreprise comme Perfony traverse l’épreuve du confinement ! 

En quelques mots, comment expliquez-vous la mission de Perfony ? 

La raison d’être de Perfony est de fluidifier le suivi des innombrables plans d’action et des réunions qui jalonnent la vie de toute entreprise. La réalité opérationnelle dans les organisations est que nous travaillons aujourd’hui avec 2 fois plus de collaborateurs qu’il y a 5 ans. Le travail collaboratif est une réalité et malheureusement l’engorgement des boites emails, le manque de suivi des actions et les réunions peu efficaces aussi.

Quelles sont pour vous les étapes les plus importantes afin de digitaliser une entreprise ?

Il y a 3 étapes très importantes : D’abord celle de la réflexion et de la concertation en interne en amont : Avant de se lancer dans la mise en place d’un outil, il est fondamental de s’aligner ensemble sur le processus ou la partie de processus qu’on souhaite digitaliser.

Ensuite, passées les étapes de rédaction des besoins, constitution de l’équipe projet et choix de la solution, il convient de donner toutes les chances de succès au test de la solution que vous voulez mettre en place. En effet, si l’adoption d’une solution peut être rapide à l’échelle d’un individu pour un usage privé, il n’en est pas de même au sein d’une organisation ou les points d’interface peuvent être des points de friction et où l’appétence des utilisateurs pour le digital n’est pas homogène. Il faut donc se doter d’un chef de projet, d’un sponsor et d’un périmètre de test qui soit représentatif.

Enfin, une fois le test validé, outre les étapes de vérification de la sécurité de l’application faites, il faut inscrire l’usage dans les règles de l’organisation. Cela permettra de tangibiliser pourquoi on met en place telle solution, mais aussi de pérenniser l’usage au fur et à mesure de l’arrivée de nouveaux collaborateurs.

Quels seraient vos conseils aux managers afin d’adapter la gestion de leurs équipes au télétravail ?

Plus que jamais le manager est un élément clé pour réussir ce changement subit du mode de travail. Evidemment lui-même est amené à revoir ses habitudes mais il doit prendre en compte que ce n’est facile pour personne et que tous ne sont pas à la même enseigne en ce qui concerne la capacité d’adaptation.

La première chose que doit faire le manager est de rassurer ses équipes. Il faut bien se dire que la situation peut faire peur à certains et que peut-être, sans le savoir, ils ont des proches qui sont touchés, et/ou ne sont pas en situation de télétravail confortable (manque de place et de moyen). Le stress est un formidable inhibiteur dont on a absolument pas besoin en ce moment. Il faut pouvoir garder la tête froide, réfléchir, et trouver les axes sur lesquels on va pouvoir surfer pour sortir de la crise.

Il faut rassurer et être bienveillant, plus que d’habitude. Il faut être souple aussi : les règles d’avant ne sont plus d’actualité, les choses viennent de changer brutalement. Aussi les rituels et processus doivent être immédiatement adaptés en se concentrant sur ce qui est vital et en laissant de côté pour le moment ce qui est secondaire.

Il est très important d’instaurer des routines légères qui connectent tout le monde. Si nous pouvons nous distancier physiquement, socialement c’est plus compliqué et pas souhaitable. Les routines permettent aussi de donner un rythme et un cadre.

A l’intérieur de ce cadre, le manager doit lâcher prise. Si on a pu s’assurer que chacun avait les conditions a minima pour travailler de chez soi, le manager ne peut pas savoir ce qui se passe concrètement et on ne peut pas étancher complètement la vie de famille avec le travail (l’enfant qui débarque à un moment pour une urgence, un téléphone qui sonne, …).

Donc le manager doit se positionner comme un leader, rassurant et éclairant, se souciant de l’intérêt général tout en prenant soin de chacun. Il doit lâcher prise sur les détails, quitte à y revenir plus tard. Surtout : ne pas créer de tension puisqu’on ne peut pas régler autour de la machine à café.

Un piège à éviter lorsqu’on veut digitaliser son entreprise ?

Il y en a deux assez énormes : le premier c’est de prendre les choses à la légère et de négliger les moyens intellectuels et humains à mettre en œuvre (même pour un test) pour bien évaluer la partie du processus que vous digitalisez et le faire sur un périmètre représentatif. Le deuxième est de sous-estimer le besoin d’accompagnement à la modification des usages. C’est vraiment pas un signe très encourageant que de dire aux équipes : « on met cet outil en place, c’est super ça va nous changez la vie, débrouillez-vous pour l’installer et l’utiliser » l’accompagnement est une clé fondamentale à l’atteinte du ROI et au bien-être des collaborateurs.

On ne digitalise pas à la légère ! beaucoup d’organisations se sont retrouvées avec trop d’applications inutiles et dans le même temps en ont loupé d’autres qui auraient vraiment pu apporter un changement si seulement elles s’en étaient donné les moyens. Sans parler du manque de sérieux concernant la sécurité des données et l’impact au niveau de l’image d’un département IT dont le rôle est pourtant clé.

Chez Perfony c’est assez simple : quitte à perdre une vente, on prend le temps en amont de s’assurer que les conditions sont réunies pour le succès d’un POC ou d’un déploiement. Nous veillons particulièrement à la présence d’un sponsor, de l’implication de l’IT, d’un chef de projet opérationnel et d’un périmètre qui fasse sens. A partir de là on sait qu’on va pouvoir faire la démonstration ensemble de la puissance de Perfony dans l’amélioration du suivi des plans d’action et des réunions.

Notre solution étant collaborative, par définition elle ne touche pas qu’un seul individu au sein d’une organisation mais un groupe de personnes voire l’ensemble des collaborateurs. Chacun trouve dans toute solution ses propres bénéfices à l’usage, et le résultat d’ensemble est collectif. Il faut donc assurer une présence individuelle ou par petit groupe pour la prise en main. C’est ce que nous faisons chez Perfony, notre service « Customer Success Management » assure des formations à plusieurs niveaux. Dans nos missions de déploiement, nous allons jusqu’à la rédaction avec le client des règles et fonctionnement et d’usage liés aux actions et réunions. De sorte que, organiquement, la digitalisation des processus « suivi des actions », « gestion de projet » et « réunion » est une réalité inscrite dans le système opérationnel de la société. C’est ça la digitalisation réussie 😉.

Pour vous, quels sont les principaux défis et prochaines étapes pour les startups  françaises face à la situation ?

Le 1er défi est de survivre. Nous rentrons dans une période ou « cash is king » et les donneurs d’ordre et clients vont immanquablement freiner les tests, achats, déploiement et autres. Si la start-up propose un service ou une solution qui répond au besoin de nouvelle organisation (mais quelle nouvelle organisation ?) il va lui falloir toucher un maximum de contact possible. Et là aussi, ça demande du temps et des moyens.

Il faut coûte que coûte chérir la trésorerie comme un trésor. Évidemment pour ceux qui peuvent il faut utiliser les aides du dispositif gouvernemental.

La période actuelle est propice à réfléchir à notre proposition de valeur et à notre organisation. L’avantage d’une start-up par rapport à la structure plus établie est son agilité, encore faut-il savoir dans quelle direction aller.

Et il faut se méfier de son instincts et des ses intuitions. Attention aux biais cognitifs qui pourraient nous faire prendre une décision jugée bonne comme un faux mouvement. Il convient de se baser sur des faits, d’en parler ensemble et si possible dans un calme relatif.

Pour ceux qui ont la chance d’avoir des clients solides, reposez-vous sur eux, avec un message de transparence et de franchise : les temps sont durs pour eux aussi, mais vous avoir à leurs côtés est important, c’est le moment de leur dire qu’on est là pour les aider. Un nouveau périmètre est peut-être alors accessible à court terme, et plus rapidement que prévu.

Et sinon, chez Perfony le télétravail comment ça se passe ?

En vrai très bien. La seule partie qui n’était pas complètement digitalisée chez Perfony était le déploiement et la formation chez les clients. Parce qu’on aime bien le présenciel. Mais depuis le début du confinement, nous déployons notre solution dans 2 entreprises par semaine. Vu que ce mode de distanciation est devenu obligatoire, tout le monde joue le jeu plus facilement et les utilisateurs font l’effort d’être plus attentifs à distance lors des formations. Surtout, notre solution est une vraie aide en ces moments de travail à distance avec la nécessité d’élaborer des plans d’action voire de faire et formaliser des comptes rendus de réunions.

De plus chez Perfony, le télétravail fait partie des standards puisqu’on peut choisir d’être jusqu’à deux jours par semaine chez soi. Donc nous étions déjà habitués et équipés (ordinateurs portables, 100% cloud).

Le fait de ne plus pouvoir se retrouver au bureau une fois par semaine nous manque. Nous avons adapté notre système de gestion avec une visio pour l’équipe de Direction tous les matins à 9h00 et une visio tous ensemble le vendredi en fin de semaine.

On utilise trois solutions : WhatsApp avec laquelle on a créé un groupe Comité de Direction et un groupe pour toute l’équipe, Teams pour les échanges, réunion, visio et Perfony pour le suivi de nos actions.

Mais on a hâte quand même de se retrouver. Nous nous interrogeons sur l’après, sans doute que le télétravail ira jusqu’à 3 ou 4 jours par semaine en fonction des envies et de possibilités de chacun. Je veillerai à ce que cela soit équitable et faisable pour tous. Et on réservera 1 journée ou 1 journée ½ au bureau tous ensemble (au lieu de 3 avant le confinement). Le besoin d’immobilier de bureau se pose, pour l’instant nous n’avons pas encore tranché.

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