Les outils de suivi du temps de travail pour la gestion de projets sont de plus en plus populaires dans les organisations. En fait, le marché mondial des logiciels de gestion de projet devrait atteindre 9,81 milliards de dollars d’ici 2026.
Mais pourquoi le suivi du temps de travail est-il si important et comment Factorial peut-il vous aider ?
Dans notre article d’aujourd’hui, nous allons discuter des raisons pour lesquelles un suivi précis du temps de travail est essentiel et comment l’utilisation des bons outils de suivi du temps de travail peut avoir un impact considérable sur la rentabilité de vos projets.
Nous allons également nous plonger dans les nouvelles fonctionnalités spécifiques à la gestion de projet de Factorial pour vous montrer comment ces fonctionnalités peuvent vous aider à mieux gérer vos projets et à stimuler la croissance de votre entreprise.
Que vous soyez déjà un utilisateur du SIRH complet de Factorial ou que vous soyez encore en train de chercher l’outil idéal, cet article vous aidera à comprendre ce que vous devriez rechercher lorsque vous investissez dans une technologie de suivi du temps pour la gestion de projets.
Table des matières
Qu’est-ce que le suivi du temps d’un projet ?
Les chefs de projet doivent suivre un grand nombre d’informations.
Ils doivent s’assurer que les processus de l’entreprise se déroulent sans heurts, que les activités sont synchronisées, que les délais sont respectés et que les membres de l’équipe répondent aux attentes en matière de performance et sont correctement rémunérés.
Tout cela demande beaucoup de compétences, notamment en termes d’attention aux détails et de capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois. Et cela peut s’avérer incroyablement difficile sans les bons outils.
Qu’est-ce que le suivi du temps d’un projet et quel est son rapport avec tout cela ?
Le suivi du temps en gestion de projet est la pratique qui consiste à contrôler le temps passé sur un projet.
Il s’agit essentiellement de savoir combien de temps les membres de l’équipe de projet mettent à accomplir les tâches qui leur sont confiées.
Vous pouvez ainsi vous assurer que le temps est utilisé de manière productive, que les budgets de dépenses ne sont pas dépassés, que les employés sont payés au bon montant et que votre projet génère les niveaux de rentabilité escomptés.
Le suivi du temps de travail vous permet également d’allouer les ressources de manière efficace et d’éviter les dérives, qui peuvent être coûteuses et avoir un impact négatif sur la réputation de votre entreprise.
En fin de compte, le suivi du temps passé sur un projet vous aide à maîtriser vos finances et à mieux comprendre la manière dont vous utilisez vos ressources les plus importantes : votre personnel.
C’est essentiel pour vos projets en cours. C’est également essentiel pour la réussite de tout projet que vous pourriez lancer à l’avenir.
Pourquoi utiliser des outils de suivi du temps pour la gestion de projet ?
La gestion de projet est un élément important de la gestion d’une entreprise.
À tel point que 89 % des organisations disposent aujourd’hui d’au moins un bureau de gestion de projet.
Toutefois, une gestion de projet efficace peut s’avérer délicate. D’une part, vous devez posséder de bonnes compétences en matière de suivi du temps consacré à la gestion de projet.
Vous devez également être en mesure d’évaluer les performances et de procéder aux ajustements nécessaires. De plus, vous devez avoir une expérience financière afin de pouvoir gérer efficacement les dépenses et calculer la rentabilité. La moindre erreur peut avoir un impact important sur la réussite de vos projets.
La plupart des entreprises estiment que le meilleur moyen de garantir le bon déroulement de leurs projets est d’investir dans des outils de suivi du temps de travail pour la gestion de projets.
La bonne solution peut vous aider à maîtriser le suivi du temps consacré à un projet et à améliorer vos process. Vous pourrez ainsi maximiser votre productivité, votre rentabilité et votre croissance.
Examinons plus en détail certains des avantages liés à l’utilisation d’outils de suivi du temps de travail dans le cadre de la gestion de projets.
Rémunérer correctement les employés horaires
Le suivi du temps de travail des employés facilite grandement le suivi du nombre d’heures que chaque employé consacre à chaque projet dans lequel il est impliqué.
Vous pouvez créer des feuilles de temps détaillées pour chaque employé et contrôler le nombre d’heures qu’il a travaillées au cours d’une période donnée.
Tout cela facilite grandement le traitement de la paie et permet de s’assurer que tous les employés sont rémunérés comme il se doit.
En outre, l’utilisation d’outils de suivi du temps pour la gestion de projets est beaucoup plus rapide et plus précise que la tenue de feuilles de temps manuelles qui présentent un risque d’erreur humaine.
Cela permet à vos responsables de gagner du temps et de réduire considérablement vos coûts salariaux. Vous bénéficiez également d’une meilleure visibilité sur la manière dont vos ressources sont allouées.
Calculer la rentabilité par projet
Le suivi du temps dans la gestion de projet vous permet de calculer plus facilement la rentabilité de tous vos projets.
Vous pouvez générer des rapports détaillant le nombre d’heures que les employés ont consacrées à différentes activités afin de comparer le temps et les coûts avec les revenus facturés.
Vous pouvez alors déterminer quels projets vous rapportent le plus d’argent et lesquels ne sont peut-être pas aussi rentables.
En fin de compte, le suivi du temps pour la gestion de projet vous aide à prendre de meilleures décisions commerciales, à la fois pour votre entreprise et pour vos employés.
Vous pouvez savoir si vous facturez suffisamment vos clients et si vos marges bénéficiaires sont suffisantes par rapport aux coûts de votre entreprise.
Par exemple, en multipliant vos données de suivi du temps par vos dépenses horaires, vous pouvez calculer combien chaque projet vous coûte. Vous pouvez également déterminer le temps que votre personnel consacre à chaque projet et utiliser ces données pour ajuster les estimations des projets futurs.
Mieux gérer les dépenses
La sous-estimation du temps nécessaire à la réalisation d’un projet vous fait manquer les échéances du client. Mais cela a aussi un impact sur les dépenses liées au projet.
D’une part, vous devez payer les employés pour le temps supplémentaire par rapport à votre budget initial. D’autre part, vous risquez d’encourir des frais d’annulation de la part de vos clients si vous ne respectez pas les délais.
Sans parler de l’impact négatif qu’une livraison tardive peut avoir sur la réputation de votre entreprise.
C’est pourquoi le suivi du temps et des dépenses est si important.
Pour calculer des délais réalistes, vous devez avoir accès à des données précises sur le suivi du temps consacré au projet. Vous devez savoir combien de temps prend chaque activité afin de pouvoir fournir à vos clients des délais que vous pourrez respecter.
Après tout, vous tenez compte de vos dépenses lorsque vous définissez vos prix. Par conséquent, si vous dépassez régulièrement votre budget, vos revenus s’en ressentiront.
Évaluer les performances avec précision
Enfin, les outils de suivi du temps de travail pour la gestion de projets peuvent vous aider à évaluer les performances individuelles et collectives pour chaque projet entrepris par votre entreprise.
Pourquoi est-ce si important ?
D’une part, l’accès aux données de suivi du temps de travail peut vous aider à identifier les personnes les plus performantes. Vous pouvez voir qui va plus loin et dépasse les attentes en matière de performances. Il s’agit là d’informations précieuses que vous pouvez utiliser dans le cadre des évaluations des performances, des révisions salariales et de la planification de la relève.
Deuxièmement, et c’est sans doute le plus important, les données que vous collectez à partir de vos outils de suivi du temps de gestion de projet peuvent vous aider à découvrir des schémas et des informations précieuses concernant vos projets et vos équipes.
Il s’agit notamment des éléments suivants :
- Le temps que les équipes consacrent à des activités spécifiques du projet.
- Des schémas qui vous aident à identifier les forces et les faiblesses afin d’aider les moins performants à travailler plus efficacement.
- Des informations en temps réel sur les emplois du temps des équipes pour vous aider à mieux planifier les flux de travail de vos projets.
- Tendances comportementales, y compris le temps nécessaire à certains employés pour accomplir des tâches, et s’il y a un problème de procrastination.
Fonctionnement des outils de suivi du temps de travail de Factorial
Bien que Factorial offre déjà des outils de gestion de projet et de suivi du temps dans le cadre de son SIRH, il y a eu des mises à jour récentes et de nouvelles caractéristiques.
Les nouvelles fonctionnalités de notre logiciel de gestion de projets et de suivi du temps, disponibles dans tous les nouveaux plans Enterprise, vous aideront à :
- Gérer vos projets de manière plus efficace et plus précise.
- Améliorer l’expérience de gestion de projet en ajoutant plus de flexibilité au processus de création.
- Affecter des employés spécifiques à des projets spécifiques.
- Créer des rapports sur le nombre total d’heures consacrées à un projet.
- Créer de nouvelles autorisations pour différents groupes d’utilisateurs.
Examinons ces nouvelles fonctionnalités plus en détail. Vous verrez ainsi comment elles peuvent vous aider à mieux gérer vos projets.
Processus de gestion de projet rationalisé
Grâce à nos nouvelles fonctionnalités, le suivi du temps pour la gestion de projets n’a jamais été aussi facile.
Vous pouvez désormais créer, modifier et changer l’état des projets directement à partir de la page principale Projets. De plus, vous pouvez facilement accéder à une liste de tous les projets créés au sein de l’entreprise et la filtrer à partir de cette page.
Vous pouvez voir les noms des projets, les employés affectés à chaque projet, les heures saisies (par employé et par projet) et les statuts des projets (actif ou fermé).
Et si vous devez apporter des modifications, vous pouvez également éditer et supprimer des projets en cliquant sur un bouton.
Tout cela facilite grandement l’intégration de l’ensemble du processus de gestion de projet.
Outils d’affectation des employés
Vous pouvez désormais affecter des employés à des projets spécifiques. Il vous suffit de cliquer sur « Affecter des employés » lorsque vous créez un nouveau projet, et vous pouvez facilement ajouter qui vous voulez à partir de la liste déroulante qui s’affiche.
De plus, les employés ne peuvent suivre que les projets que vous ou vos responsables leur avez attribués, ce qui évite tout risque de confusion.
Suivi du temps horaire
Chaque projet créé grâce aux fonctionnalités de Factorial pour le suivi du temps de travail est clairement listé sur la page Projets.
Vous pouvez également voir combien d’heures les employés ont consacré aux projets qui leur ont été assignés. Vous pouvez facilement suivre le nombre d’heures saisies par chaque employé et voir clairement qui atteint (ou non) ses objectifs de performance.
De plus, les employés peuvent suivre leurs propres heures via le portail des employés, ce qui les aide à rester dans les temps.
Ils peuvent enregistrer les heures qu’ils travaillent chaque jour, et la plateforme génère ensuite des feuilles de temps précises qu’elle envoie à leurs responsables pour approbation.
Tout cela facilite grandement le traitement des données de paie et le calcul des dépenses et de la rentabilité du projet.
Rapports exportés
Les outils de gestion de projet et de suivi du temps de Factorial comprennent désormais une fonction d’exportation de rapports détaillés pour tous vos projets.
Il suffit d’exporter le projet et de sélectionner le format de fichier et la plage de données souhaités. Vous recevrez un courriel lorsque le rapport sera prêt.
Les rapports comprennent les noms des projets, les statuts et les heures saisies pour chaque employé travaillant sur un projet.
Permissions de gestion de projet
Enfin, nos nouvelles fonctionnalités de suivi du temps de gestion de projet vous permettent d’attribuer des autorisations de gestion de projet.
Les responsables peuvent modifier et créer leurs propres projets, configurer des autorisations distinctes pour chaque projet et créer de nouvelles autorisations pour différents groupes d’utilisateurs.
Ils peuvent également ajouter des projets à des équipes sans avoir besoin d’autorisations de modification d’équipe. Il suffit d’activer les autorisations pour le groupe d’utilisateurs souhaité.
La gestion du temps et du personnel en toute simplicité
En fin de compte, un projet réussi atteint ses objectifs dans le respect du calendrier et du budget établis. Plus vous serez en mesure de respecter les échéances du projet et les prévisions de dépenses, plus vos clients seront satisfaits et plus vous générerez de bénéfices pour votre entreprise.
La clé de tout cela est de garder le contrôle de votre temps et de vos dépenses.
Avec les bons outils de suivi du temps de gestion de projet, tels que les nouvelles fonctionnalités améliorées que nous avons lancées aujourd’hui, vous pouvez créer des flux de travail de gestion de projet rationalisés et efficaces qui aident votre entreprise à croître et à se développer.
