Au sein du service RH, la paie constitue une tâche importante et peut demander beaucoup de temps. Les fiches de paie doivent être distribués aux salariés tous les mois. Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises peuvent recourir au bulletin de paie dématérialisé.
Cette mesure offre de nombreux avantages et séduit de plus en plus d’employeurs. La dématérialisation des fiches de paie fait partie d’un processus global de numérisation des documents administratifs.
Offrant de nombreux avantages, que ce soit en termes d’accès et de gain de place, cette dématérialisation est encadrée strictement par un cadre juridique précis. Découvrons ensemble comment comment tout cela fonctionne, pour que vous puissiez mettre en place ce système dans votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un bulletin de paie dématérialisé ?
Le bulletin de paie dématérialisé, aussi appelé fiche de paie, bulletin de salaire ou encore feuille de paie, est un document juridique produit par l’employeur qui récapitule tout un nombre d’éléments et qui se présente sous forme numérique. Il comprend :
- Salaire brut
- Cotisations et contributions sociales (dont santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage)
- Salaire net
- Salaire imposable
- Impôt sur le revenu prélevé à la source
- Le montant des accessoires, et notamment la prise en charge des frais de transport domicile travail
- Heures supplémentaires
💡Depuis le 1er juillet 2023, l’employeur doit faire figurer sur le bulletin de paie le montant net social. Ce chiffre correspond au montant du revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires.
Parmi les mentions obligatoires, le bulletin de salaire dématérialisé doit comporter un matricule RH (ou code RH) qui permet d’identifier le salarié dans l’entreprise.
La fiche de paie dématérialisée remplace la version papier par un fichier numérique.
Elle est conservée sur un support informatique pour simplifier les processus RH.
La mise en place du bulletin de paie dématérialisé est possible sans autorisation préalable de leurs salariés.
Cependant, l’employeur doit informer ses salariés au moins un mois avant la remise de la fiche de paie numérique selon l’article D. 3243-7 du Code du travail.
Les salariés, quant à eux, ont le droit de s’y opposer s’ils veulent conserver la version papier. En ce qui concerne la durée de conservation des fiches de paie électroniques, le Code du Travail propose deux cas.
L’entreprise qui a opté pour cette méthode doit préserver la disponibilité des bulletins de paie durant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Les salariés, de leur côté, doivent pouvoir disposer de leurs fiches de paie au travers d’un CPA ou Compte Personnel d’Activité.
Comme avec les bulletins de paie version papier, les employeurs doivent assurer la confidentialité et l’intégralité de toutes les données.
NB : La fiche de paie dématérialisée dispose de la même valeur que celle en papier.
Pourquoi utiliser le bulletin de paie dématérialisé ?
La fiche de paie dématérialisée rend les missions du service RH moins fastidieuses. Dans une logique de transformation numérique de l’entreprise, ce processus de dématérialisation offre de nombreux avantages.
Pour l’entreprise
C’est un gain de temps considérable. Elle réalise aussi des économies immédiates étant donné que l’impression des documents n’est plus nécessaire. Les fiches de paie sont conservées de manière électronique, il y a donc une réduction sur les coûts de l’archivage.
Pour le salarié
Le bulletin de paie dématérialisé présente également différents avantages du côté du salarié. Il bénéficie d’un accès rapide. En plus, une conservation facilitée et sécurisée du document permet d’éviter la perte de dossiers.
Comment dématérialiser les bulletins de paie ?
Grâce au bulletin de paie dématérialisé, le service RH n’a plus à gérer les étapes chronophages liées à la version papier : impression, mise sous pli, distribution ou archivage.
Aujourd’hui, les outils de paie électronique simplifient ces démarches tout en garantissant la conformité avec le décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016.
Ce texte autorise l’employeur à transmettre des fiches de paie dématérialisées, sauf si le salarié exprime son refus.
La fiche de paie électronique : la même valeur juridique que le papier
La fiche de paie électronique contient exactement les mêmes informations que la version papier.
Les technologies de signature et de scellement numérique (horodatage, hachage, signature électronique) assurent l’intégrité des documents et empêchent toute falsification.
L’employeur doit aussi garantir la conservation des bulletins de salaire électroniques pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.
Le stockage sécurisé : le coffre-fort numérique
Une fois créés, les bulletins de paie dématérialisés sont automatiquement envoyés dans le coffre-fort numérique du collaborateur.
Ce système garantit un stockage sécurisé et un accès permanent aux documents.
Pour cela, les entreprises font appel à des prestataires certifiés (AFNOR, FNTC, etc.) ou reconnus par le ministère du Travail. Les bulletins peuvent ensuite être consultés via le Compte Personnel d’Activité (CPA), même en cas de changement d’employeur.
Le coffre-fort électronique permet de sécuriser les fiches de paie et de garantir la protection des données personnelles des employés.
Une gestion simplifiée grâce au SIRH
L’utilisation d’un logiciel SIRH permet de centraliser l’ensemble des documents RH et d’automatiser l’envoi des fiches de paie électroniques.
Le salarié reçoit une notification dès qu’un nouveau bulletin est disponible et peut le télécharger depuis son espace personnel en ligne.
Où trouver son bulletin de paie dématérialisé ?
Les bulletins de salaire sont des documents importants. Ils permettent de justifier les revenus dans différentes situations.
Vous et vos collaborateurs pouvez en avoir besoin pour une demande de prêt immobilier ou un projet de location, par exemple.
Ils sont aussi utiles pour le calcul de la retraite afin que le salarié puisse prouver qu’il a bien travaillé pendant une période donnée.
Les bulletins de paie dématérialisés sont téléchargeables depuis décembre 2018 sur un espace numérique sécurisé et individuel.
Tous les salariés peuvent ainsi bénéficier d’un accès direct à leurs bulletins de paie chaque mois.
Les agents publics, par exemple, peuvent accéder à tous les documents relatifs à leur rémunération sur le portail ensap.gouv.fr :
- Bulletins de paie,
- soldes,
- et attestations fiscales.
Les fiches de paie doivent être accessibles dans la journée ou 48 h après le versement du salaire sur le compte bancaire de l’employé.
En ce qui concerne la conservation des documents, l’article 3 du décret n°2016-2017 indique qu’ils doivent être enregistrés et conservés dans l’espace numérique tout au long de la carrière de la personne concernée et jusqu’à la 5e année qui suit celle de la liquidation de ses droits à pension.
Où trouver le taux horaire sur la fiche de paie dématérialisée ?
Dans le cas où le salarié est mensualisé, le taux horaire sera sur la première ligne de la fiche de paie dématérialisée. Il y aura le nombre d’heures effectuées durant le mois et le salaire de base qui correspond.
Depuis le 1er mai 2023, le taux horaire du Smic brut est de 11,52 euros. Cette nouvelle hausse est une revalorisation automatique de la formule légale concernant la revalorisation du salaire minimum en France.
La hausse a été revue selon deux critères, la moitié de l’évolution annuelle du gain de pouvoir d’achat du salaire horaire (moyen) des employés et des ouvriers et l’inflation, qui est mesurée pour les 20 % des ménages qui ont les revenus les plus faibles.
Gérez vos fiches de paie numériques avec Factorial
Factorial est un logiciel SIRH qui vous permet de dématérialiser tous les documents dans votre entreprise. Vous pourrez facilement envoyer à tous vos collaborateurs leurs bulletins de paie à travers le logiciel :
- Téléchargez un seul document avec toutes les fiches de paie bulletins de paie dématérialisés de vos collaborateurs
- Le logiciel s’occupe de diviser le document en différentes fiches de paie selon le code d’identification des collaborateurs
- Factorial s’occupe aussi d’envoyer le document vers le compte de l’employé et de l’informer automatiquement grâce à un email
Les avantages d’un tel système de dématérialisation des fiches de paie
Les avantages de mettre en place la dématérialisation des fiches de paie sont nombreux. Tout d’abord, en tant que RH, vous allez utiliser un logiciel de gestion prêt à l’emploi.
Vous pourrez mettre en forme une fiche de paie, la diffuser aux salariés et garantir la sécurité de leurs données personnelles.
Ainsi, vous gagnerez beaucoup de temps et vous concentrerez sur d’autres tâches beaucoup plus importantes.
Outre le gain de temps, l’utilisation du bulletin de paie dématérialisé cela donne une bonne image de votre entreprise :
- Modernité,
- rapidité,
- et liberté pour les salariés de consulter et d’accéder à leur données en toute transparence.
N’oubliez pas cependant de les former sur le sujet. Pour éviter tout problème, utiliser un outil simple de prise en main est sans doute la meilleure solution.
Votre entreprise pourra également réaliser de substantielles économies financières. Jusqu’à 80% sur l’édition de vos fiches de paie.
Plus besoin de cabinet de comptable, d’envoi postaux, de temps pour traiter et trier toutes les données !
Enfin, avec la digitalisation des fiches de paie, vous allez faire un geste pour la planète. En effet, des fiches de paies paie dans un serveur sont moins polluantes que des feuilles volantes imprimées par centaines !
En conclusion
Les avantages à opter pour le bulletin de paie dématérialisé est bien réel, tant pour vous que pour vos salariés. Pour éviter tout problème de conformité avec la loi, il est important d’utiliser le bon outil de gestion RH.
Un logiciel performant et compréhensible rapidement, comme Factorial, facilite la prise en main et l’utilisation par les salariés.
Enfin, avec la dématérialisation des fiches de paie paies, vous allez gagner du temps et de l’argent.
FAQ – Bulletin de paie dématérialisé
Comment récupérer les bulletins de paie dématérialisés en cas de cessation d’activité du prestataire ?
En cas de cessation d’activité du prestataire, l’entreprise doit garantir la récupération et la continuité d’accès aux bulletins de paie.
Le salarié conserve ses fiches via son coffre-fort électronique personnel ou depuis le Compte Personnel d’Activité (CPA), où les documents restent disponibles même après changement d’employeur ou d’opérateur.
Un collaborateur peut-il refuser la transmission d’un bulletin de paie dématérialisé ?
Oui. Le décret n°2016-1762 prévoit que le salarié peut s’opposer à la dématérialisation de sa fiche de paie. Dans ce cas, l’employeur doit continuer à lui remettre un bulletin papier.
Cette opposition doit simplement être exprimée clairement, sans formalisme particulier.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique ?
Le coffre-fort électronique est un espace numérique personnel et sécurisé permettant de stocker et consulter les bulletins de paie dématérialisés.
Il garantit la conservation, l’intégrité et la confidentialité des documents, conformément aux normes légales (AFNOR, FNTC) et au RGPD.
Quelle est la valeur juridique d’une fiche de paie numérique ?
La fiche de paie électronique possède la même valeur légale qu’un bulletin papier. Grâce à la signature et au scellement numérique, chaque document est infalsifiable et certifié conforme.
L’employeur doit en assurer la conservation pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.
Quels sont les avantages du bulletin de paie dématérialisé pour l’entreprise ?
La dématérialisation réduit les coûts d’impression et d’envoi, simplifie la gestion RH et renforce la sécurité des données.
Elle améliore également l’expérience collaborateur, qui peut accéder à ses bulletins à tout moment depuis un espace en ligne sécurisé.
