Toute entreprise doit faire face à différentes dépenses, notamment celles engagées par ses salariés. La comptabilisation de notes de frais est ainsi un enjeu de taille en matière de comptabilité.
Les frais engendrés par vos employés sont à prendre en compte dans les exercices comptables de votre société. Découvrez comment comptabiliser une note de frais.
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Table des matières
La note de frais, c’est quoi ?
Une note de frais est un document rempli par le salarié ou un dirigeant correspondant aux frais engagés dans le cadre de l’activité professionnelle. Concrètement, elles concernent les dépenses d’un employé lors d’un déplacement professionnel ou lors d’un rendez-vous client.
Elles doivent s’accompagner d’un justificatif afin que l’employeur puisse procéder au remboursement. Si ces frais sont justifiés, l’entreprise est dans l’obligation de procéder au remboursement.
Les notes de frais ne sont soumises ni à l’impôt sur le revenu ni à cotisations sociales.
Les frais concernés
Dans le cadre de son activité professionnelle, un collaborateur peut être amené à avancer certaines dépenses. Les frais concernés sont notamment :
- Frais de déplacement : hôtel, restaurant, taxi… ;
- Train, avion ou location de voiture ;
- Invitations de clients au restaurant ;
- Cadeaux offerts à des clients, fournisseurs ou autres prospect.. ;
- Achat de documentation et de fournitures.
En résumé, la note de frais concerne l’ensemble des dépenses effectuées dans l’exercice d’une activité professionnelle.
Comment comptabiliser une note de frais ?
La comptabilisation d’une note de frais est une opération comptable qui peut s’avérer fastidieuse.
Comment enregistrer une note de frais ?
Pour comptabiliser une note de frais, il existe un schéma à suivre et à répéter à savoir :
- Saisir la note de frais dans le journal des achats ;
- Débiter les comptes de charges ;
- Débiter le compte de TVA déductible, si besoin ;
- Créditer le compte de dettes du salarié.
Quelle méthode de comptabilisation des notes de frais ?
Il existe deux méthodes de comptabilisation d’une note de frais pour rembourser vos salariés : le remboursement au réel ou le remboursement au forfait.
Le remboursement au réel
En optant pour ce type de remboursement, l’employeur choisit de rembourser les frais réellement engagés par le salarié. Ainsi, la comptabilisation de la note de frais sera liée aux pièces justificatives fournies.
Par exemple, si la dépense concerne un repas, une facture sera exigée. Pour un déplacement, le titre de transport ou la facture d’un billet (avion, train…) devra être fourni. Idem pour les frais d’hébergement qui devront s’accompagner d’un justificatif.
À noter : sans justificatif de paiement, la comptabilisation des notes de frais n’est pas possible et l’employé ne peut bénéficier d’un défraiement.
Le remboursement au forfait
Dans ce cas de figure, l’entreprise attribue à chaque type de frais un montant fixe. Ce forfait alloué par l’employeur est mobilisé pour couvrir les dépenses professionnelles du salarié. Si elles dépassent le montant de l’allocation forfaitaire, seul le montant fixé lui sera remboursé, la différence sera à sa charge.
Pour comptabiliser les notes de frais dans le cadre d’un remboursement au forfait, il est nécessaire de fournir également des justificatifs.
À NOTER : La comptabilisation de la note de frais d’un gérant minoritaire de SARL ou d’un dirigeant non-salarié ne peut pas se faire forfaitairement.
Où comptabiliser les notes de frais ?
Il est nécessaire de procéder à plusieurs écritures comptables pour comptabiliser une note de frais. Il faut savoir qu’elle s’enregistre comme une facture fournisseur en utilisant les différents comptes de charge de l’entreprise (comptes de la classe 6).
Les comptes de charge concernés sont généralement les suivants :
- Le compte 6251 “ Voyages et déplacements » : Frais de billets de trains et d’avions ainsi que les frais de stationnement ponctuels ;
- Le compte 6256 » Missions » : Autres frais de déplacement comme les restaurants et les hôtels ;
- Le compte 6257 » Réceptions » : Les invitations au restaurant de partenaires ou de clients dans le cadre de l’activité professionnelle ;
- Le compte 6135 » Locations mobilières » : La location de véhicule pour déplacement professionnel ainsi que les frais de stationnement sur un espace régulièrement loué par l’entreprise ;
- Le compte 6234 » Cadeaux » : Les cadeaux faits aux clients toujours dans le cadre de l’activité professionnelle ;
- Le compte 6181 » Documentation générale » : Les achats de documentation, de magazines, de livres… ;
- Le compte 6183 » Documentation technique » : Les revues professionnelles,
- Le compte 6063 » Produits d’entretien et de petit équipement » : Le remboursement du petit matériel ;
- Le compte 6064 » Fournitures administratives » : Les achats de petites fournitures ;
- Le compte 626 » Frais postaux et de télécommunication » : Le remboursement des notes de téléphones, des frais d’envoi…
Tous ces comptes sont précisés dans le Plan Comptable Général, mais il est possible de créer autant de subdivisions que désirées afin de simplifier vos opérations de comptabilisation de notes de frais.
À NOTER : La comptabilisation des notes de frais est obligatoire.
Les pièges à éviter
Comptabiliser les notes de frais peut s’avérer un exercice périlleux et il est primordial d’éviter certaines erreurs.
L’absence de justificatifs
Comme nous l’avons déjà précisé, la comptabilisation des notes de frais ne peut se faire sans de véritables justificatifs. La loi est formelle à ce sujet : aucun remboursement ne peut intervenir sans preuve concrète de dépense professionnelle.
Ne pas respecter cette obligation peut avoir de graves conséquences commes des amendes et même un redressement fiscal de la part de l’URSSAF.
S’il vous manque certains justificatifs, essayez d’obtenir des duplicatas, d’opter pour le remboursement forfaitaire ou demander une attestation sur l’honneur de perte de justificatifs au salarié.
À noter : Les justificatifs de dépenses doivent être conservés pendant une durée de 10 ans sous leur forme papier ou numérique.
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L’application erronée de l’allocation forfaitaire
Nous l’évoquions plus haut également mais l’allocation forfaitaire ne s’applique qu’aux salariés de l’entreprise, sauf accord de branche ou convention collective.
Ainsi, vous ne pouvez pas opter pour le remboursement forfaitaire pour les dirigeants non salariés rattachés au régime des travailleurs non salariés (TNS), aux dirigeants de SAS, aux gérants minoritaires de SARL ou encore aux présidents et directeurs généraux de SA.
Une nouvelle fois, cette erreur peut générer des sanctions et être apparentée à de la fraude.
Les notes de frais excessives
La note de frais est bien souvent la petite préférée des salariés. Parfois, elle favorise les excès et les dépenses professionnelles représentent d’ailleurs une source majeure de fraude.
Il est important de veiller aux montants remboursés et aux dépenses réalisées, surtout lors de la comptabilisation des notes de frais. On note ici l’importance des justificatifs qui permettent de réaliser un suivi plus précis.
Pour réduire les risques de notes de frais excessives, l’entreprise peut dématérialiser ses justificatifs de note de frais. Grâce à une bonne gestion des frais professionnels, elle pourra instaurer une politique financière adaptée en régulant les dépenses ou en allouant une carte corporate plafonnée.
Peut-on déduire la TVA sur les notes de frais ?
Lors de la comptabilisation de notes de frais, la TVA peut être déduite de certains frais remboursés. Pour ce faire, il faut respecter certaines conditions :
- La facture de la dépense doit être annexée à la note de frais en format original ;
- Elle doit être au nom de la société avec toutes les mentions obligatoires dont celle déductible de la TVA ;
- La dépense doit rentrer dans le champ d’application de la TVA déductible.
Si toutes ces conditions sont réunies, vous pourrez comptabiliser la note de frais.
Pour gérer au mieux votre comptabilité, il est essentiel de faire appel à une solution comptable comme le
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