Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, les entreprises ont dû s’adapter pour respecter les droits des salarié(e)s. Avec la clause de confidentialité des données personnelles, l’employeur a la possibilité de protéger les informations sensibles des employé(e)s.
L’insertion de cette clause dans un contrat de travail permet d’informer les salariés sur le traitement de leurs données privées.
Mais qu’est ce que la clause de confidentialité des données personnelles ? Que doit-elle contenir ? Comment la rédiger ? Explications.
Sommaire :
- Qu’est ce qu’une clause de confidentialité des données personnelles ?
- Que doit contenir la clause de confidentialité des données personnelles ?
- Comment rédiger une clause de confidentialité des données personnelles ?
- Logiciel d’intégration des collaborateurs ✅
Qu’est ce qu’une clause de confidentialité des données personnelles ?
La clause de confidentialité des données personnelles ou clause de données personnelles ou encore clause RGPD est une disposition au contrat de travail qui définit les conditions selon lesquelles les données personnelles d’un(e) salarié(e) vont être traitées et utilisées.
Si l’employeur a pour obligation d’assurer la sécurité des données des employé(e)s, la clause de confidentialité des données personnelles n’est pourtant pas obligatoire.
Cependant, il est conseillé de l’inclure dans le contrat de travail, surtout si l’entreprise peut être amenée à traiter des données personnelles.
D’ailleurs, ces informations privées concernent l’identification du (de la) salarié(e) (nom, coordonnées, date et lieu de naissance…), le suivi de carrière et la formation de l’employé(e) (diplômes, entretiens d’évaluation, formation suivies), les fiches de paie ou encore les accidents de travail et les congés maladie.
La clause de de confidentialité des données personnelles est donc une disposition efficace pour protéger l’employeur comme l’employé(e).
Que doit contenir la clause de confidentialité des données personnelles ?
Pour qu’elle soit conforme, cette clause du contrat de travail doit faire état de plusieurs mentions.
Finalité de la collecte et traitement des données
Avant toute chose, il est essentiel de préciser la nature des données qui vont être collectées et dans quel but. Il est important de mentionner clairement pourquoi ces informations sont recueillies et comment elles vont être traitées.
L’utilisation de ces données doit se faire dans le cadre professionnel et donc dans l’exécution du contrat.
Le partage des informations ne peut pas se faire avec des tierces parties sauf si ce sont des organismes habilités comme l’URSSAF ou la Sécurité sociale.
Droits des salariés
La clause de confidentialité des données personnelles doit également indiquer les droits des salariés concernant leurs informations sensibles.
Les employé(e)s disposent donc d’un :
- Droit d’accès ;
- Droit de rectification ;
- Droit de portabilité, puisqu’ils peuvent recevoir les données qu’ils ont fournies ;
- Droit d’opposition, notamment si un usage à des fins commerciales est prévue ;
- Droit d’effacement ;
- Droit à la limitation du traitement, si les données sont inexactes.
Aussi, pensez à préciser comment les employé(e)s peuvent exercer leurs droits, en indiquant par exemple la procédure à respecter et la personne ou le service à contacter.
Durée de conservation des données
La clause de confidentialité des données personnelles dans le contrat de travail doit également stipuler la durée de conservation des informations personnelles. En effet, ces données ne peuvent pas être conservées indéfiniment.
Dans la plupart des cas, cette durée de conservation est liée à la durée du contrat.
Sécurisation des données
Dans la clause RGPD, il est primordial de définir comment les données seront sécurisées et qui pourra y avoir accès.
En effet, l’employeur doit indiquer où les données sont conservées (serveur local, logiciel…) et surtout, qu’elles sont en sécurité et confidentielles.
Si des organismes légitimes ont aussi accès à ces données, il faudra le préciser. L’objectif est d’être transparent.
Confidentialité
Certain(e)s salarié(e)s de votre entreprise peuvent être amené(e)s à manipuler les données privées des autres employé(e)s dans le cadre de leur activité professionnelle.
Ainsi, il est conseillé d’ajouter une mention dans la clause de confidentialité des données personnelles visant à garantir la confidentialité des informations à traiter. Cet engagement pourra même continuer à être valable à la fin du contrat de travail du (de la) salarié(e).
Le consentement du salarié
Autre élément important à faire figurer dans la clause de confidentialité des données personnelles est le consentement de l’employé(e).
L’ajout d’une mention indiquant que la signature du contrat autorise la société à traiter ses données est judicieuse. Cela évite les quiproquos et permet à l’entreprise de disposer des droits légaux pour utiliser les données personnelles des salarié(e)s dans le cadre professionnel.
Comment rédiger une clause de confidentialité des données personnelles ?
Pour rédiger une clause de confidentialité des données personnelles en bonne et due forme, il est donc nécessaire d’ajouter les mentions stipulées plus haut.
Cette clause RGPD devra mentionner :
- L’objectif et la nature du document ;
- La finalité de la collecte et du traitement des données ;
- La définition précise des données qui seront collectées ;
- Les obligations de l’employeur ;
- Les droits des salariés ;
- Les parties qui auront accès aux informations personnelles ;
- La durée de conservation et de confidentialité ;
- La sécurisation des données ;
- Le consentement du salarié ;
- Les sanctions en cas de non-respect de la clause des données personnelles.
La forme et les termes utilisés dans la clause de confidentialité des données personnelles sont à votre discrétion. Le plus important sera de ne pas oublier certaines mentions essentielles afin d’assurer une protection maximum des informations sensibles.
