De nos jours, de nombreuses entreprises utilisent un logiciel pour gérer l’ensemble des tâches liées aux ressources humaines. Mais il arrive parfois que certaines décident de changer de SIRH pour trouver une solution plus adaptée à leurs besoins.
Ce type de logiciel est devenu essentiel pour améliorer l’efficacité des processus RH, renforcer la conformité légale ou offrir une meilleure expérience utilisateur.
Ainsi, il est important de disposer de la meilleure solution et changer de SIRH est parfois inévitable.
Pourquoi changer de SIRH ?
Plusieurs raisons peuvent pousser une entreprise à envisager un changement de SIRH.
Les systèmes existants peuvent être obsolètes, manquer de fonctionnalités adaptées aux nouvelles pratiques RH, poser des problèmes d’intégration avec d’autres logiciels ou simplement représenter un coût trop conséquent pour l’organisation.
De plus, les réglementations évoluent régulièrement, notamment en matière de paie et de gestion du temps, et certains outils ont du mal à suivre ou ne proposent pas de mises à jour régulières.
Aussi, toutes les solutions ne proposent pas d’interface intuitive et peuvent même ralentir le travail des équipes RH. L’expérience utilisateur doit être de qualité car elle joue un rôle important dans l’efficacité d’un SIRH.
Enfin, changer de SIRH peut répondre à une stratégie globale de l’entreprise. En fonction des besoins et des objectifs ciblés, un changement peut parfois s’imposer.
Changer de SIRH : Les étapes clés d’un projet réussi
Changer de SIRH ne se résume pas à installer un nouveau logiciel.
Il s’agit d’un projet complexe qui implique de planifier chaque étape pour éviter les écueils courants, tout en incluant les collaborateurs dans le processus de réflexion.
1. Définir ses besoins et objectifs
Avant de choisir une solution, il est indispensable de réaliser un audit complet du système actuel.
Cette étape permet de comprendre les limites du SIRH existant, d’identifier les processus RH inefficaces et de recueillir les attentes des salariés.
L’objectif est de définir clairement ce que l’entreprise attend du nouveau système et les fonctionnalités incontournables : automatisation de la paie, suivi des congés et absences, gestion des talents, reporting, ou encore signature électronique des documents.
2. Sélectionner la solution adaptée
Le marché propose une multitude de SIRH, chacun avec ses spécificités et avantages. Le choix doit se baser sur plusieurs critères :
- Fonctionnalités : le logiciel doit couvrir les besoins identifiés et offrir des options évolutives.
- Scalabilité : il doit pouvoir accompagner la croissance de l’entreprise sans nécessiter un changement prématuré.
- Intégration : la compatibilité avec les outils existants, notamment ceux propres à l’entreprise.
- Expérience utilisateur : une interface intuitive et facile à prendre en main facilite l’adoption par les équipes.
- Coût global : la solution doit proposer un nombre de fonctionnalités avancées pour un prix raisonnable et en adéquation avec votre budget.
- Mises à jour et maintenance : le logiciel retenu doit proposer des mises à jour régulières et des opérations de maintenance quand cela est nécessaire.
3. Planifier le projet et impliquer les parties prenantes
Changer un SIRH, c’est un projet transversal qui touche de nombreux services. C’est pour cela qu’il est crucial d’imposer des jalons précis et d’impliquer les équipes tout au long du process.
Il est alors important de définir un calendrier précis, d’allouer les ressources nécessaires et de constituer une équipe projet compétente. Pensez à réaliser un audit pour ne rien oublier et surtout pour répondre aux demandes des uns et des autres.
D’ailleurs, la communication est primordiale. Les salariés doivent être informés des raisons du changement, des étapes à venir et des bénéfices attendus afin d’éviter de générer des résistances et de retarder l’adoption de la nouvelle solution.
4. Migrer les données et configurer le nouveau système
La migration des données est l’une des étapes les plus sensibles. Les informations doivent être exactes, complètes et correctement formatées avant d’être transférées.
Si la plupart des logiciels sont faciles à déployer, il est pourtant recommandé de confier cette tâche au service informatique, si vous en possédez un. Dans le cas contraire, le fournisseur de la solution pourra vous assister pour la mise en place d’un SIRH réussi.
Il est aussi conseillé de réaliser des tests approfondis avant la mise en production pour identifier et corriger les éventuels problèmes.
5. Former et accompagner les utilisateurs
C’est une étape cruciale pour changer de SIRH. La réussite d’un tel projet dépend largement de l’adhésion des utilisateurs.
L’implantation d’un nouveau logiciel peut générer l’apprentissage de nouveaux process et un changement des habitudes. C’est pour cela qu’il est essentiel de former et d’accompagner les collaborateurs.
Des sessions de formation adaptées à différents profils seront nécessaires pour garantir que chaque employé maîtrise le nouvel outil. Un support doit être organisé pour répondre aux questions et résoudre rapidement les problèmes rencontrés.
L’accompagnement doit également prendre en compte l’évolution des usages. La mission ici est de réussir une transition en douceur sans trop bousculer les habitudes des collaborateurs.
6. Tester et recueillir les retours des équipes
Une fois vos équipes formées, vient le temps des tests, des ajustements et du recueil des retours. C’est également une étape à ne pas négliger car elle va permettre de déterminer ce qui convient et ce qui reste à perfectionner.
En effet, il faut s’assurer que le SIRH fonctionne correctement, que les processus sont fluides et que les collaborateurs se sentent à l’aise avec le nouvel outil.
Impliquer les équipes dès cette phase a plusieurs avantages : cela favorise l’adhésion, limite les résistances au changement et contribue à un SIRH plus efficace.
Comment réussir le changement de SIRH
Changer de SIRH avec succès, ce n’est pas seulement opter pour une solution performante. Plusieurs éléments sont déterminants et doivent être pris en considération pour réussir un projet SIRH :
- Définir une vision claire et partagée : toutes les parties prenantes, des RH aux managers, doivent comprendre les objectifs du projet et les bénéfices attendus.
- Assurer un pilotage rigoureux : suivre attentivement les délais, le budget et la qualité de chaque étape afin d’éviter les retards et les dépassements.
- Ne pas changer pour changer : un SIRH doit être remplacé uniquement si les besoins réels le justifient.
- Impliquer les utilisateurs dès le départ : recueillir leurs besoins, organiser des phases de tests et intégrer leurs retours favorise l’adhésion et l’efficacité du SIRH.
- Maintenir la flexibilité de la solution : après le lancement, certaines fonctionnalités peuvent nécessiter des ajustements pour mieux correspondre aux pratiques réelles de l’entreprise.
- Accompagner en continu : formations, support technique et suivi des usages sont essentiels pour que le SIRH soit pleinement adopté et utilisé à son potentiel maximum.
- Être constamment à l’écoute : les retours et remarques des collaborateurs doivent toujours être considérés et la communication doit rester un pilier fondateur.
Changer de SIRH est un projet stratégique qui demande anticipation, méthode et engagement. Surtout, il doit être réalisé de façon collégiale et toutes les équipes doivent être impliquées dans ce process.
En respectant certaines étapes et vos collaborateurs, la mission devrait être accomplie sans trop de difficultés.
FAQ – Changer de SIRH
Quand faut-il changer de SIRH ?
Le changement de SIRH doit intervenir lorsque le système actuel devient obsolète, ne répond plus aux besoins RH, est difficile à intégrer ou ne respecte plus les obligations légales.
Finalement, c’est l’entreprise qui décide du moment du changement même s’il faudra prendre en considération l’avis des collaborateurs.
Quels sont les principaux défis lors d’un changement de SIRH ?
Les principaux défis incluent la migration des données, l’adoption par les utilisateurs, la formation, l’intégration avec les autres systèmes et la gestion du projet dans les délais et le budget.
Une planification rigoureuse et un accompagnement des équipes sont essentiels pour réussir.
Comment choisir le SIRH le plus adapté à son entreprise ?
Le choix doit se baser sur les besoins identifiés, les fonctionnalités indispensables, la scalabilité, l’intégration avec les outils existants, l’expérience utilisateur, la régularité des mises à jour et le coût global.
Comment assurer l’adoption du nouveau SIRH ?
L’adoption réussie d’un SIRH repose sur une communication claire, des formations adaptées, un accompagnement des utilisateurs et un suivi régulier pour répondre aux questions et ajuster les fonctionnalités si nécessaire.
