Les avantages en nature sont une composante essentielle de la rémunération des salariés, mais les comptabiliser peut parfois sembler complexe.
Cependant, la comptabilisation des avantages en nature fait partie des variables de paie et doit être intégrée à la clôture de l’exercice comptable.
Mais pourquoi comptabiliser les avantages en nature ? Comment procéder ? Factorial vous dit tout.
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Les avantages en nature, c’est quoi ?
Les avantages en nature sont des biens ou services accordés par l’employeur aux salarié(e)s. Différents des frais professionnels, ils représentent une forme de rémunération non-monétaire mais sont un élément de salaire.
Mise à disposition d’un véhicule de fonction, logement de fonction, matériel de travail ou encore bon cadeaux, les avantages en nature sont un véritable complément de salaire comme le sont les avantages sociaux.
Évalués en fonction de leur valeur réelle ou de manière forfaitaire, ils doivent faire l’objet d’une clause sur le contrat de travail pour délimiter clairement leur nature.
Pourquoi comptabiliser les avantages en nature ?
Avoir une comptabilité en bonne et due forme est une obligation pour les entreprises. La comptabilisation des avantages en nature est primordiale pour plusieurs raisons.
Dans un premier temps, il faut bien noter que ces avantages sont soumis aux mêmes obligations fiscales et sociales que les salaires. Ils doivent donc apparaître dans les comptes et les déclarations fiscales et sociales de la société.
Ensuite, la comptabilisation des avantages en nature permet à l’entreprise de suivre le coût réel de la rémunération de ses salariés. C’est aussi un moyen efficace pour faire un état des lieux des dépenses et tenir les comptes à jour.
Qui plus est, la comptabilisation des avantages en nature garantit une transparence dans le paiement et la gestion des rémunérations des collaborateurs et collaboratrices. Le détail du salaire permet d’identifier clairement les variables de la rémunération globale de chaque employé(e).
Enfin, en cas de contrôle, comptabiliser les avantages en nature est essentiel pour remplir les obligations légales et surtout, jouer la carte de la transparence. Et en cas de litige avec un salarié ou l’inspection du travail, des comptes détaillés et correctement tenus seront d’une aide précieuse.
La comptabilisation des avantages en nature est-elle obligatoire ?
Dans les faits, la comptabilisation des avantages en nature est obligatoire, tout comme la comptabilisation des notes de frais. Elle doit être intégrée dans la base de calcul des cotisations sociales et de l’impôt sur le revenu.
L’absence de comptabilité concernant ces avantages peut même mener à des sanctions.
Cependant, si l’entreprise tient un état comptable particulier recensant les avantages en nature des salarié(e)s, elle peut ne pas les comptabiliser.
Toutefois, cet état comptable devra être le plus détaillée possible et indiquer la date, la nature et le montant des paiements pour chaque employé(e).
Dans quels comptes comptabiliser les avantages en nature ?
Les avantages en nature n’entraînant pas de paiements directs de la part de l’entreprise, ils ne peuvent donc pas être comptabilisés dans le compte 421 mais sont enregistrés au débit et au crédit d’un compte de charge.
Comme ils apparaissent sur la fiche de paie, les avantages en nature seront constatés en charges dans la section 6414 : Indemnités et avantages divers et plus particulièrement au débit du compte 6417 : Rémunérations du personnel – Avantages en nature.
La comptabilisation des avantages en nature se fera ensuite au crédit du compte 6418 : Avantages en nature.
Si les avantages fonctionnent avec la méthode forfaitaire, ils seront reportés dans le compte 791 : transferts de charge.
Dans certains cas plus spécifiques, la comptabilisation des avantages en nature se fera dans les comptes 726 : Production autoconsommée ou 708 : Produits annexes
Comment comptabiliser les avantages en nature ?
Pour comptabiliser les avantages en nature, 2 solutions existent.
Méthode du dédoublement de compte
La méthode du dédoublement de compte consiste à conserver l’équilibre de l’écriture comptable.
Dans le cas des avantages en nature, on utilisera principalement les comptes 6417 et 6418 :
- Le compte 6417 sera débité et le compte 6418 sera crédité ;
- Le compte 401 : fournisseur est intercalé au début du compte des avantages ;
- Le compte 512 : banque est crédité au moment du paiement.
Méthode du compte de produit
La méthode du compte de produit dans la comptabilisation des avantages en nature est bien plus directe puisqu’elle consiste à les enregistrer au sein des charges du personnel. Elle est idéale pour les structures qui proposent de nombreux avantages en nature à leurs employé(e)s.
Avec ce principe de comptabilisation, le compte 6417 est toujours débité mais le crédit se fera sur le compte de charge concernant l’avantage en question (exemple : 6132 pour un loyer immobilier) ou sur les comptes 708 : Produits des activités annexes et 791 : transferts de charges :
Voici les étapes à suivre :
- Le compte 6417 des avantages en nature est débité ;
- Le compte lié à l’avantage est crédité ou ;
- Les comptes 708 et 791 sont crédités.
La comptabilisation des avantages en nature est importante pour que votre entreprise soit en conformité. C’est également un moyen de maîtriser les dépenses de votre structure et de garder une trace de vos exercices comptables.
