Déplacement client, mission à l’étranger, achat de matériel… Il arrive fréquemment qu’un salarié engage des dépenses pour le compte de son employeur et qu’il soit remboursé à posteriori. Mais certaines entreprises pratiquent l’avance de frais professionnels. Cette solution évite ainsi à l’employé d’avancer des sommes qui sont parfois très importantes.
Comment fonctionne l’avance des frais professionnels ? Pourquoi la mettre en place ? Quels sont ses avantages et inconvénients ? Cet article vous propose un tour d’horizon complet pour mieux comprendre ce dispositif.
Les frais professionnels, c’est quoi ?
Les frais professionnels sont les dépenses engagées par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Pour être considérés comme tels, ils doivent être justifiés par des notes de frais et nécessaires à l’exécution des missions confiées par l’employeur.
Les frais professionnels concernent les frais de transport, d’hébergement, de repas ou encore l’achat de fournitures spécifiques. Ces frais sont généralement remboursés par l’employeur.
Qu’est-ce que l’avance de frais professionnels ?
L’avance de frais professionnels, aussi appelée avance sur frais, est une solution qui permet à une entreprise de verser une somme à un collaborateur pour couvrir tout ou partie des frais professionnels qu’il va engager.
À l’inverse du remboursement classique de frais, la somme allouée à ces dépenses est versée en amont afin que le salarié n’ait pas à avancer lui-même les dépenses engagées dans le cadre de son activité professionnelle.
Elle est généralement attribuée à l’employé en début de chaque mois ou tous les trimestres.
Comment fonctionne l’avance de frais professionnels ?
Avec l’avance des frais professionnels, l’employeur verse une somme anticipée au salarié, généralement calculée en fonction des frais prévisionnels liés à une mission, un déplacement ou une activité précise.
L’employé utilise ensuite cette somme pour régler les dépenses adéquates. L’entreprise doit donc mettre en place des règles précises et faire preuve de rigueur pour éviter les erreurs de calcul.
Il existe deux grandes formes d’avance de frais professionnels :
- L’avance sur frais ponctuelle : cette somme est versée pour une mission précise ou un déplacement spécifique. Elle a un caractère exceptionnel puisqu’elle est accordée lorsqu’une situation particulière se présente ;
- L’avance sur frais permanente : elle est renouvelée régulièrement, souvent mensuellement ou trimestriellement, pour les salariés qui engagent fréquemment des frais professionnels. Les commerciaux, par exemple, utilisent généralement ce dispositif.
Une fois la mission terminée, le salarié doit fournir les justificatifs des dépenses effectuées. Si les frais engagés sont inférieurs au montant avancé, le salarié doit restituer le solde à l’employeur. À l’inverse, si les frais sont supérieurs, l’entreprise complète la somme avancée.
Pourquoi utiliser l’avance de frais professionnels ?
Même si l’avance de frais professionnels n’est pas la méthode la plus utilisée par les sociétés, elle présente cependant plusieurs avantages, tant pour les salariés que pour les employeurs.
Pour le salarié :
- Évite d’avancer les frais et d’avoir recours à sa trésorerie personnelle ;
- Réduit le stress lié à l’attente de remboursement ;
- Améliore la gestion du budget personnel ;
- Évite le refus des missions pour des raisons financières.
Pour l’employeur :
- Renforce la relation de confiance avec les salariés ;
- Facilite les missions impliquant les déplacements ou des achats réguliers ;
- Assure un meilleur suivi et contrôle des dépenses ;
- Réduit les erreurs de remboursement et les litiges ;
- Simplifie la gestion comptable des frais professionnels.
Pour certains salariés, l’avance sur frais professionnels est même perçue comme un véritable levier de bien-être et de qualité de vie au travail.
Comment mettre en place l’avance de frais professionnels ?
L’anticipation et la rigueur sont essentielles à la bonne mise en place de l’avance de frais professionnels. On pourrait définir 4 étapes importantes.
Définir une politique interne
L’entreprise doit clarifier sa politique en matière d’avance sur frais professionnels via une note ou un règlement intérieur.
Les conditions de versement des avances doivent y être distinctement définies : types de frais éligibles, plafond, procédures, délais de remboursement…
Mettre en place un process de demande d’avance sur frais
Pour une meilleure organisation et afin d’éviter les imprévus, la société doit imposer un processus clair et simplifié de demandes d’avance de frais professionnels.
En effet, le salarié doit pouvoir faire une demande formelle d’avance, idéalement via un outil ou une plateforme de gestion des frais professionnels. Bien évidemment, ce process ne concerne que les avances sur frais ponctuelles.
Suivre et contrôler les avances
L’employeur doit s’assurer que les sommes avancées sont utilisées à bon escient, en exigeant des justificatifs dans les délais impartis.
Aussi, il est important pour la structure de contrôler régulièrement la répartition et les montants des avances sur frais professionnels. De temps à autre, des ajustements sont nécessaires.
Tenir une comptabilité précise
La grande difficulté de la régulation de l’avance de frais professionnels réside dans la bonne gestion du budget de l’entreprise.
C’est pour cela que chaque avance doit être comptabilisée correctement pour éviter les erreurs ou les doublons dans les remboursements. La rigueur est de mise !
Quels sont les inconvénients de l’avance sur frais ?
Si l’avance sur frais est globalement avantageuse, elle s’accompagne néanmoins de quelques inconvénients :
- Prévision de budget : la détermination du budget à allouer à l’avance peut très vite s’avérer fastidieuse. Trouver le bon équilibre est une mission compliquée et il arrive bien souvent qu’il soit sous-estimé et même parfois surestimé ;
- Gestion administrative lourde : pour les entreprises sans outils adaptés, le suivi des avances peut vite devenir complexe ;
- Risque de non-justification : certains salariés peuvent oublier ou tarder à fournir les justificatifs, ce qui complique la régularisation et, de temps en temps, encourager la fraude ;
- Perte de trésorerie temporaire : en cas de nombreuses avances sur frais professionnels simultanées, l’entreprise doit mobiliser une partie de sa trésorerie et se retrouver dans le rouge.
FAQ – Avance des frais professionnels
Quels sont les différents types d’avances existantes ?
Il existe principalement deux types d’avance de frais professionnels :
- L’avance ponctuelle : versée pour un déplacement ou une mission précise ;
- L’avance permanente ou forfaitaire : versée régulièrement, principalement pour les commerciaux ou techniciens qui se déplacent fréquemment.
Est-il possible de refuser d’avancer des frais professionnels ?
Oui, un salarié peut refuser d’avancer des frais professionnels, notamment s’il n’a pas les moyens de les financer temporairement.
L’entreprise ne peut pas l’y contraindre, car c’est un dispositif qui n’est nullement encadré par la loi. Qui plus est, il ne pourra pas être sanctionné en cas de refus.
Quelles alternatives à l’avance de frais professionnels ?
Parmi les alternatives à l’avance sur frais, on peut citer le remboursement à posteriori (majoritairement pratiqué par les entreprises), la carte bancaire professionnelle ou encore les solutions de gestion automatisée où les structures peuvent centraliser les dépenses et prépayer certains frais.
L’avance de frais professionnels doit-elle apparaître sur le bulletin de paie ?
Oui, l’avance de frais professionnels doit apparaître sur le bulletin de paie, mais à titre informatif uniquement.
Elle figure généralement dans les autres rubriques du bulletin (souvent en bas de fiche), hors assiette de cotisations et hors net imposable, car il ne s’agit ni d’un salaire, ni d’un remboursement définitif, mais d’une avance.
