Lorsqu’il exerce son activité professionnelle, un salarié peut réaliser certaines dépenses que vous allez devoir lui rembourser. Mais comment procéder ? Peut-on faire apparaître les frais professionnels sur le bulletin de paie ?
Dans cet article, on vous explique comment et pourquoi il est nécessaire d’indiquer les notes de frais sur la fiche de paie de vos salariés.
Table des matières
Les frais professionnels : définition
Les frais professionnels correspondent aux dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Dans la plupart des cas, ces sommes doivent être remboursées par l’employeur.
Frais de repas, frais de déplacement ou encore d’hébergement, beaucoup de salariés doivent composer avec ces frais professionnels. Les employés concernés génèrent des notes de frais que vous devrez défrayer.
Il faut savoir également que les frais professionnels ne sont pas soumis aux cotisations de la :
- Sécurité sociale,
- CSG (contribution sociale généralisée),
- CRDS (contribution au remboursement de la dette sociale).
Frais professionnels et bulletin de paie
C’est donc la question que peuvent se poser les entreprises : les frais professionnels doivent-ils être indiqués sur la fiche de paie des employés ?
Le Code du travail indique que la nature et le montant des versements effectués au salarié autres que ceux correspondant au salaire doivent figurer sur le bulletin de paie. Ainsi, les indemnités des notes de frais doivent y apparaître.
En principe, c’est même une obligation. Une section prévue à cet effet doit être présente sur le bulletin de paie. Qui plus est, les sommes versées au salarié à titre de remboursement de frais doivent également être mentionnées.
Petite exception cependant, l’administration française autorise les entreprises qui procèdent au remboursement de frais au fur et à mesure à ne pas les indiquer sur la fiche de paie à condition que ces défraiements soient mentionnés sur d’autres documents comptables.
Quels frais peuvent être remboursés via la paie ?
La gestion des notes de frais et leur défraiement est bien souvent un exercice déplaisant, chronophage et fastidieux pour les sociétés.
Heureusement, il existe certaines solutions pour optimiser le remboursement des notes de frais.
Certaines règles sont donc à respecter et tous les frais ne peuvent pas être remboursés. Pour qu’ils le soient, il faut respecter trois conditions.
Les frais remboursables via la paie doivent être :
- Professionnels : Seuls les frais engagés dans le cadre de l’activité professionnelle peuvent être remboursés ;
- Proportionnés : Les frais ne doivent pas être excessifs et respecter les limites fixées par l’entreprise ;
- Justifiés : Une note de frais doit toujours s’accompagner d’un justificatif comme une facture ou un ticket de caisse afin de prouver la légitimité de la dépense effectuée.
Comment effectuer le remboursement des frais sur la fiche de paie ?
Pour réaliser un défraiement de notes de frais sur la fiche de paie, l’employeur doit décider en amont de la méthode de remboursement.
Cela fait partie de la politique de dépenses de la société.
Ainsi, deux options s’offrent à lui : le remboursement au frais réel ou le remboursement au forfait.
Dans le premier cas, l’employeur rembourse les dépenses réellement engagées en fonction des justificatifs fournis par le salariés.
Le délai de remboursement peut varier mais c’est à la société d’opter pour un remboursement rapide.
Avec la deuxième solution, l’employeur rembourse les frais professionnels sur le bulletin de paie du salarié en lui versant une indemnité forfaitaire.
Elle est souvent calculée en fonction des dépenses passées de l’employé et peut être ajustée si besoin. Si le salarié dépasse ce forfait, il devra assumer de sa poche le surplus.
Le remboursement de la note de frais sur la fiche de paie est exclu des cotisations sociales si l’entreprise prouve la nécessité des frais engagés par l’employé et fournit les justificatifs adéquats.
Les avantages à payer les frais professionnels via le bulletin de paie
En payant directement les frais professionnels sur le bulletin de paie, les entreprises profitent de certains avantages.
Plus de simplicité
En choisissant de faire apparaître les notes de frais de vos collaborateurs sur la fiche de paie, il est plus simple de répertorier les différentes opérations comptables et d’en garder une trace.
Vous profitez d’une meilleure lisibilité, surtout en utilisant un logiciel de gestion de notes de frais.
Plus besoin de classer les justificatifs et de vous ensevelir sous la paperasse ; en faisant apparaître les notes de frais dans le bulletin de paie, vous simplifiez vos opérations comptables.
Plus de rapidité
Si vous optez d’indiquer les frais professionnels directement dans le bulletin de paie via un outil SIRH, vous gagnez du temps et facilitez le travail de vos services financiers mais également celui de vos salariés.
Dès que la note de frais est soumise, validée puis traitée, l’information est partagée et intégrée automatiquement dans le bulletin de salaire du collaborateur.
Cette rapidité de traitement et de transmission d’informations augmente la productivité de vos équipes.
Plus de clarté
Afin d’éviter la pluralité des canaux d’informations et la dispersion des donnés, faire apparaître les notes de frais sur la fiche de paie vous offre une plus grande clarté.
En effet, la distinction entre les rémunérations et les remboursements de frais professionnels offre une meilleure visibilité.
Cela a pour effet de faciliter la gestion des bulletins de paie de vos salariés.
Surtout, cela évite les risques d’erreurs, les oublis et permet d’avoir une vue d’ensemble précise des opérations réalisées par vos employés.
L’exonération fiscale du remboursement des notes de frais
Comme nous l’indiquions plus haut, les remboursements de notes de frais imputés sur la fiche de paie sont, sauf exception, exonérés d’impôts.
Ces dépenses doivent être professionnelles, justifiées et raisonnables.
Ces avantages fiscaux sont d’autant plus intéressants que certaines primes et bonus peuvent être assujettis à des charges fiscales.
Plus de flexibilité
En indiquant les frais professionnels dans le bulletin de paie, vous profitez de plus de flexibilité.
Vous pouvez ajouter les informations nécessaires à votre guise et rectifier si cela est nécessaire.
✅ Un logiciel de paie comme celui de Factorial vous aide à administrer vos opérations comptables et vous permet d’ajuster les dépenses si besoin.
