Team building à distance : outils et solutions pratiques

Le concept de team building, apparu au début des années 80, a pour objectif premier de resserrer les liens au sein d’une équipe, d’un service, d’une association ou d’un groupe de collaborateurs. Les entreprises ont recours à cette démarche dans l’optique d’améliorer la communication interne, de développer l’esprit d’appartenance, mais aussi de désamorcer les conflits. Avec la crise sanitaire qui affecte, aujourd’hui, presque tous les domaines, de nombreuses organisations ont décidé de se lancer dans le télétravail. Mais même en télétravail, il existe toujours des moyens efficaces pour organiser un team building à distance. Dans ce webinar, Manon Blanchard, CEO de KOHEESIO, nous parle de team building, de conseils et de solutions pratiques à mettre en place, et ce, même à distance.

Sommaire :

• Webinar en replay sur le team building avec Manon Blanchard
• Les enjeux du team building
• Les clés d’un programme de team building efficace
• Mesurer et optimiser la cohésion d’équipe
• Questions/Réponses

Webinar en replay sur le team building à distance

Profitez des conseils précieux sur la cohésion d’équipe de notre experte en regardant le replay du webinar « Team building : outils et solutions pratiques… même à distance ! »

Les enjeux du team building à distance et en présentiel

Les opportunités

Pourquoi on fait du team building ? Les points qui seront abordés dans cette partie peuvent paraître assez évidents, toutefois, il est important d’en prendre toute l’ampleur. Organiser un team building, ce n’est pas seulement faire plaisir à la génération Y ou pour amuser les gens. Il s’agit surtout de :

• Renforcer un sentiment d’appartenance et de fidélité : des salariés envers l’entreprise
• Réduire le turnover et les absences : en offrant aux collaborateurs des espaces dans lesquels ils vont pouvoir se sentir mieux, voire s’épanouir
• Optimiser l’entraide et la capitalisation des connaissances : en créant de véritables moments de partage
• Améliorer les processus créatifs et la spontanéité : en invitant les collaborateurs à faire place à leur créativité, à travers différentes activités
• Fluidifier la communication : en proposant une autre approche de la communication, avec l’écoute, le partage et l’échange comme maîtres-mots
• Optimiser la participation et l’implication : pour que les équipes collaborent activement afin d’atteindre les objectifs, tout en gagnant en productivité
• Aider la direction et les équipes à se rapprocher : pour un gain de crédibilité

Les risques

Quand on parle de team building et de bien-être en entreprise, on peut faire face à certains risques que l’on peut catégoriser en deux types : le risque de faire des choses incohérentes et le risque de ne rien faire éventuellement. Par exemple, un team building incohérent peut être une équipe qui a un volume de travail important et à qui on va imposer un événement obligatoire un vendredi soir de 19 h à 23 h. Cependant, certaines entreprises prennent une telle décision, ce qui n’est toujours pas le meilleur moyen de prouver qu’on est à l’écoute de ses salariés. Ce genre de cas peut entraîner une perte de crédibilité du côté de la direction qui aurait l’impression de faire des choses inadaptées aux besoins réels des collaborateurs. Cela peut même aggraver des conflits internes en forçant les gens à faire des choses auxquelles ils n’auraient pas voulu participer.
En résumé, les risques sont les suivants :

• perte de crédibilité de la direction
• aggravement des conflits internes
• sentiment de lassitude par manque de sens, absentéisme
• impression de faux semblants

En l’absence de team building, les risques sont les suivants :

• isolement des salariés
• sentiment d’abandon
• disparité des niveaux d’information et d’implication
• incompréhensions sous-jacentes non traitées

Qui organise les team building et pour qui ?

Cette question peut paraître légère, mais en fin de compte, quand on se penche dessus, on voit que ça peut être différent dans chaque entreprise. Il n’y a pas une grande réponse, le tout c’est d’organiser en interne. Pour les entreprises qui ont la chance d’avoir un chief happiness officer, c’est cette personne qui prendra en charge l’organisation. Dans les petites entreprises, ou même les grandes entreprises qui organisent des événements plus globaux, le rôle revient à la direction. Il est également possible d’avoir un manager de proximité qui s’investit et qui décide d’organiser des choses à l’échelle de son équipe, ou même des salariés bénévoles entre eux qui prennent l’initiative de rajouter toutes sortes d’événements et d’activités.

Il s’agit donc d’un sujet qui peut concerner tout le monde : tout type d’entreprise, toute taille d’équipe, tout type de salariés, tous les secteurs d’activités… Le team building ne concerne pas uniquement les jeunes. Au contraire, cela peut être un très bon outil pour travailler sur les problèmes de générations au sein d’une équipe, par exemple, tout en créant du lien à la fois entre les différents types de postes, les différents niveaux hiérarchiques et les différentes tranches d’âge. Le tout, c’est d’avoir quelqu’un d’impliqué et d’investi sur le sujet, cela dépend ainsi du fonctionnement interne. Les événements à organiser peuvent être « légers », mais peuvent avoir un impact réel sur le travail au sein de l’entreprise.

La particularité du télétravail

Beaucoup d’entreprises ont arrêté d’organiser de team building depuis que les salariés travaillent principalement en télétravail. Cependant, le télétravail n’est pas tout à fait nouveau, il s’agit d’une façon de travailler qui existait déjà avant. Il est possible de mettre en place des politiques de team building à distance, mais il est important de se poser quelques questions.

Alors, qu’est-ce qui va changer ?

• la création de nouveaux besoins (face à de nouveaux problèmes : team building présentiel et team building à distance)
• Une logistique différente
• Un budget similaire (distinction des besoins budgétaires en télétravail ou en présentiel)
• Une grande créativité (un nouveau processus de réflexion par rapport aux nouveaux besoins)

👉 Pour plus d’informations sur les avantages et les limites du télétravail, c’est ici !

Les clés d’un programme de team building efficace

Une planification bien encadrée

Le bon fonctionnement d’un team building et la réussite d’un événement dépendent d’une petite liste d’actions :

• Importance de concerter ses collaborateurs (sondage, discussions informelles…)
• Fixer un rythme régulier pour donner du sérieux et automatiser l’organisation (ici, il ne s’agit pas de fréquence, mais vraiment de régularité et ce, quel que soit l’événement)
• Trouver le bon rythme : ni trop peu ni trop souvent (c’est variable d’une entreprise à une autre)
• Anticiper les invitations pour que chacun puisse s’organiser et relancer (pour que les collaborateurs puissent s’organiser ou n’oublient pas l’événement)
• Accompagner l’organisation d’actions de communication formelles et informelles (pour motiver les collaborateurs)
• Archiver ce qui a été fait pour faciliter l’organisation des événements à venir (tout noter : l’archivage est la base d’un bon programme de team building sur le long terme. Cela permet d’avoir une vision d’ensemble sur ce qui a été fait)

Des événements adaptés aux besoins

Il existe différents types de besoins, mais la clé consiste à adapter l’événement qu’on organise à un besoin.

• Fédérer autour des valeurs de l’entreprise (ateliers de brainstorming, jeux à thème, débats ouverts…)
• Faire passer un message, stratégique ou politique, par exemple (conférence, pitch avant afterwork, articles de newsletter…)
• Créer du lien entre les membres d’une même équipe (espace game, jeux en équipe, repas d’équipe, WE, séminaires…)
• Créer du lien entre les différents niveaux hiérarchiques (réunion dans un cadre original, ouverture d’une boîte à questions…)
• Apaiser des conflits en interne (espaces de discussion, ateliers de partage, jeux bienveillants…)
• Apporter un espace de détente en période de stress (séances de yoga à distance, apéros à thème, pauses café en ligne sans parler de travail, activités manuelles…)
• Faire relâcher la pression en période de tension (activités sportives originales, le lancer de haches, par exemple)
• Développer et encourager les compétences des collaborateurs (formations internes, partage de meetups, talks sur thématique…)

Une bonne cohésion, oui, mais à quel prix ?

Selon Manon Blanchard, le budget ne garantit pas le succès de l’événement. Bien évidemment, un budget important ouvre des portes supplémentaires et aide à avoir des outils de standing, de la qualité dans les produits. À titre d’exemple, il est possible de se faire livrer des plateaux de fromage, de charcuterie et de vin dans le cadre d’un team building à distance, en fonction des goûts et des préférences de chacun. L’équipe pourra donc déguster les produits avec un professionnel qui va expliquer ceux-ci.

Quel que soit l’événement, il y a toujours des besoins. Certes, ils peuvent changer, mais il y en a toujours. Moins on va avoir de budget pour organiser un team building, plus il va falloir fournir plus d’effort pour qu’il fonctionne. Plus on va avoir de budget, plus on va pouvoir déléguer certaines parties des tâches et gagner du temps. Il est également important de rappeler que même avec zéro budget, on peut faire des choses. Le budget n’est donc pas une excuse.

Des outils intéressants

Il existe quatre types d’outils intéressants qui permettent de gagner du temps.

• Prestataires événementiels : en existentiel ou à distance
• Applications ciblées : à choisir en fonction de l’événement
• Logiciels SIRH : notamment ceux qui incluent « dimension d’équipe » et « team building »
• Sondages QVT : des outils déjà existants ou qu’on peut créer pour mieux identifier les besoins, tout en facilitant l’organisation

Mesurer et optimiser la cohésion d’équipe

Feedbacks et KPI à suivre

Feedbacks :
Demander un feedback auprès des collaborateurs permet de se rendre compte de l’impact réel de l’événement. Il existe différentes formes de feedbacks :

• Appréciations des participants : il est essentiel de demander les appréciations de toutes les personnes qui ont participé à l’événement
• Avis des professionnels : les avis des professionnels avec qui on travaille sont importants étant donné qu’ils ont l’habitude de voir différents types d’événements, permettant ainsi d’avoir un recul plus professionnel
• Feedbacks formels et informels : dans l’informel, on retrouve des informations très précieuses qu’on a du mal à obtenir dans le cadre d’un feedback formel
• À chaud et avec du recul : demander les avis directement à la fin de l’événement et avec un peu de recul. Les retours peuvent être très variés

Participation :
Le KPI ou indicateur clé de performance va être la participation.

• Suivi du nombre de participations : ce n’est pas qu’on manque de participants que l’événement est mauvais, mais il est important de connaître les raisons des absences
• Événements à places limitées : on a souvent l’impression qu’il faut que tout le monde puisse venir, alors que des fois, on a un meilleur impact lors d’événements avec des plus petits groupes (surtout en ligne)
• Sonder les absents récurrents : créer de la communication au sein des équipes entre ceux qui ont participé et ceux qui n’ont pas été présents

Amélioration continues :

• Prise en compte des feedbacks : noter les avis de chaque participant est essentiel afin de comprendre ce qui a bien fonctionné, ce qui n’a pas marché et les points à améliorer
• Sondages annuels : pour avoir plus de recul et définir de nouveaux besoins
• Test et Learn : cela permet de tester des choses et de les adapter au fur et à mesure du temps, ce qui permettra ensuite d’avoir quelque chose de solide et stable sur le long terme

👉 Pour connaître le secret de la motivation de vos collaborateurs, c’est ici !

Pour aller plus loin ?

Voici quelques points essentiels pour essayer d’aller plus loin et les paramètres qu’il faut garder éventuellement en tête.

• Toujours suivre l’évolution des besoins : les besoins évoluent constamment, il faut y prêter attention et évaluer les facteurs qui pourraient être améliorés en fonction des cas.
• Faire attention à la saisonnalité de l’activité : il faudra se concentrer sur la saison de l’activité (activités saisonnières). Cela dépend de chaque entreprise, certains collaborateurs seront peut-être en attente de travail, tandis que d’autres auront beaucoup travaillé et auront besoin de souffler un peu. Ces deux situations n’impliquent pas le même genre d’événement.
• Rendre le collaborateur acteur de son divertissement : l’impliquer dans l’organisation des événements pour jouir d’une meilleure efficacité sur sa motivation. Le mieux est de créer une petite équipe de volontaires et les impliquer dans les tâches organisationnelles.
• Prendre en compte la force du team building cross-équipes/cross-entreprises : il est possible d’envisager un team building cross-équipes pour créer des rencontres au sein d’une entreprise, de façon stratégique, afin de tisser des liens. Le cross-entreprises est également possible, pour les start-ups qui partagent leurs bureaux avec d’autres entreprises (coworking).

Le livre de Jean-Michel Cornu « Le guide de l’animateur » aborde le sujet de la notion de communauté et donne des clés pratiques complémentaires à tout ce que nous avons déjà vu jusqu’à présent. Les points énumérés dans ce livre permettront, d’après l’auteur, de piloter une communauté, quelle que soit sa taille, avec une heure d’effort par semaine. C’est un livre très accessible qui pourrait être d’une grande aide pour réussir un team building.

Questions/Réponses

1. Quels sont les types d’activités que l’on peut faire à distance ?

Pour un team building à distance, les activités peuvent prendre différentes formes. En général, c’est toujours à partir d’un logiciel de visioconférence. On peut, par exemple, créer des systèmes de challenge entre équipes, organiser un atelier de brainstorming (en utilisant des outils adaptés), des jeux de société disponibles en ligne (gratuitement ou avec un abonnement), des ateliers dédiés au bien-être (la sophrologie, par exemple), faire une dégustation de vin sous hypnose…On peut aussi demander ce que les collaborateurs ont envie de faire.

2. Quand et dans quel contexte le team building a vu le jour ?

Le team building a pris de l’importance au fil des années, à un point où l’on peut aujourd’hui l’enseigner. Actuellement, il s’agit d’un outil stratégique à part entière. Il n’y a pas vraiment de date précise, mais il est fort probable qu’il ait existé depuis toujours, car tout le monde a besoin de se ressourcer et de liens « humains » en dehors du travail. L’essence du team building pourrait être attribuée à la machine à café, là où les discussions fusent et où le maximum de liens se crée généralement. La volonté de créer ce lien a toujours existé même avant la naissance, à proprement dit, du team building. Mais il y a de nombreuses années, le team building était surtout concentré sur les équipes commerciales, notamment celles qui étaient souvent sur le terrain et qui ne se rencontraient que très rarement.

3. Quels sont les outils à utiliser pour un team building ?

Cela dépend beaucoup des événements. Dans la majorité des cas, tout passe par les outils de visioconférence. Il y a également des logiciels adaptés qui permettent de faire travailler l’intelligence collective, de faire du brainstorming à distance, etc. (Klaxoon, par exemple). Le mieux est de toujours préférer les outils qui sont faciles d’accès pour que les gens ne perdent pas trop de temps pour la prise en main. Dans certains cas, réfléchir à une activité et préparer une présentation sur Powerpoint pour une visioconférence peut suffire.

4. Pour le sondage des salariés, au niveau de la QVT et des baromètres internes, est-ce qu’il y a des logiciels que vous conseilleriez ?

Il existe actuellement de nombreuses applications qui peuvent être très utiles pour ce genre de tâche. Mais le mieux est de faire les sondages soi-même, avec Google forms, pour obtenir les informations dont on a besoin, sans risquer de sortir du contexte.