Ces derniers mois, le recrutement à distance est devenu l’unique solution pour les entreprises qui souhaitent renforcer leurs effectifs.
Différents outils sont à la disposition de ces entreprises qui ont décidé de continuer leurs processus de recrutement pendant le confinement.
Dans cet article, Manon Blanchard, facilitatrice en bien-être au travail, délivre des conseils concrets pour attirer les meilleurs talents, même à distance.
Sommaire :
- Le recrutement digital : qu’est-ce que c’est ?
- Les 5 grands piliers du recrutement
- Questions/Réponses
- Votre meilleur allié : le logiciel de recrutement ✅
Le recrutement à distance : qu’est-ce que c’est ?
Le recrutement fait partie des différentes tâches RH et constitue le premier contact entre le futur salarié et l’entreprise.
Il représente également la première étape du cycle de vie d’un salarié.
Le recrutement à distance ou digital renvoie à une technique permettant de rencontrer et d’embaucher les meilleurs profils, en utilisant un panel d’outils numériques.
D’une entreprise à une autre, il peut prendre plusieurs formes différentes.
Aujourd’hui, nous pouvons constater qu’il y a encore une grosse lacune en matière de digitalisation des processus de recrutement, et ce, tous secteurs confondus :
- 89 % des entreprises ne traitent pas les candidatures de manière informatisée (2018)
- 13 % des entreprises de plus de 100 salariés pratiquent les entretiens en visioconférence (2017)
Toutefois, les réseaux sociaux et autres plateformes digitales démontrent qu’il y a une certaine évolution en termes de recrutement digital :
- x 4 en 10 ans pour l’utilisation des réseaux sociaux dans le recrutement
- 62 % des recruteurs déclarent faire des préqualifications téléphoniques (en 2019)
- 81 % des candidats utilisent leur mobile pour chercher du travail (2019)
Les 5 grands piliers du recrutement à distance
Le recrutement à distance est constamment en évolution. Cette nouvelle technique en entreprise est devenue possible grâce à l’intelligence artificielle, avec les nombreux outils qui se développent.
Cependant, les objectifs restent les mêmes : la simplification du recrutement et l’optimisation des processus.
Vous verrez dans les lignes qui suivent les 5 grands piliers du recrutement digital que vous pouvez aussi découvrir en regardant notre webinar sur le recrutement à distance.
Cibler et piloter les besoins en temps réel
Le ciblage et le pilotage des besoins en temps réel consistent notamment à se tenir à jour sur les ressources disponibles en temps réel.
En effet, il est important de savoir qui sont dans les équipes et qu’est-ce qu’ils font à l’instant T.
Cela permet de faire une évaluation sur les besoins de l’entreprise en ressources humaines.
Est-ce que l’entreprise a vraiment besoin de recruter de nouveaux salariés ou tout simplement de faire évoluer les salariés en interne pour éviter le recrutement externe qui coûte de l’argent et du temps ?
Évaluer les besoins de l’entreprise permet ainsi de faciliter l’évaluation du niveau du candidat interne, avec une estimation des compétences requises le plus juste possible, avant de compléter par un recrutement externe.
Cela consiste concrètement à optimiser les fiches de poste en misant sur la clarté des missions, le design de l’offre et les détails des compétences.
Pour ce faire, il est primordial de concerter les managers et les collaborateurs qui sont concernés par l’embauche.
Optimiser les processus
On entend par processus de recrutement la réception du CV jusqu’à l’embauche du candidat.
C’est une étape qui se fait en interne et chaque entreprise peut avoir un processus comme des outils différents comme un modèle de promesse d’embauche.
Le tout est d’être prêt !
Les objectifs de l’optimisation des processus peuvent alors varier d’une entreprise à une autre :
- Gain de temps,
- digitalisation du processus,
- centralisation des informations,
- redistribution des rôles,
- amélioration de la qualité des candidats…
La première étape de l’optimisation des processus consiste à schématiser le ou les processus actuels et d’identifier les différents points de blocage (les choses à améliorer ou les points de latence qui vont faire perdre du temps).
Une fois ces points identifiés, il faudra trouver des idées qui permettent de les évaluer.
Il faudra ensuite informer toutes les équipes concernées par le processus afin de tester et mesurer les impacts réels de ce que l’évaluation mise en place peut avoir.
S’entourer des bons acteurs
Les personnes concernées par le traitement des problématiques de recrutement sont bien évidemment les services de ressources humaines et les candidats.
Mais il faudra également impliquer d’autres personnes comme :
- Les managers : ils vont être garants de la formulation des besoins, mais aussi de l’intégration et du suivi des futurs collaborateurs au sein de l’entreprise. Ils peuvent intervenir en entretien.
- Les futurs collaborateurs du candidat : il s’agit ici des personnes qui vont travailler avec le candidat au quotidien. Lors de l’entretien, le candidat peut leur poser des questions concrètes sur la vie au quotidien dans l’entreprise. Cela permet également à l’équipe interne d’identifier si le candidat a le bon « feeling » et le bon caractère.
- Les diffuseurs d’offres d’emploi : ce sont les personnes qui ciblent les plateformes qui attirent les bons candidats.
- Les relais et partenaires (réseaux, écoles, universités…) : partager les offres d’emploi avec ces partenaires permet parfois de trouver le bon profil par rapport aux besoins précis définis, tout en gagnant du temps dans la qualification des candidatures.
Soigner la marque employeur
Ce point réunit plusieurs paramètres qu’il faudra soigner au maximum.
La stratégie de l’entreprise à ce stade sera d’améliorer, entre autres, son image par rapport à ses valeurs, sa réputation, son organisation interne et sa communication auprès du public cible.
La marque employeur a un impact conséquent en interne, mais aussi en externe, deux leviers sur lesquels l’entreprise peut jouer pour atteindre les trois objectifs suivants :
L’attraction et la fidélisation des talents
Au niveau des chiffres, on constate que 83 % des embauches commencent par une recherche en ligne des informations sur l’entreprise, avec une tendance qui tend vers les 100 % actuellement, notamment à cause du contexte sanitaire, peu importe le secteur d’activité.
Par ailleurs, on remarque que 84 % des employés qui travaillent déjà dans une entreprise envisagent de la quitter pour une autre ayant une meilleure réputation.
Une bonne marque employeur en interne permet donc d’attirer les talents, mais aussi de les conserver.
Le gain de productivité
Toujours avec une base chiffrée, on peut voir que 72 % des spécialistes du recrutement à travers le monde admettent que la marque employeur a un impact significatif sur leur activité.
L’utilisation de ce levier est bénéfique pour toute la problématique de recrutement.
Une bonne marque employeur permet d’augmenter de 50 % le nombre de candidatures de qualité que l’entreprise reçoit.
Les candidats qui sont conscients des compétences qu’ils ont et de ce qu’ils peuvent apporter à l’entreprise sont plus exigeants, et voudront aller vers les sociétés qui présentent la meilleure image.
En résumé, si on travaille sur la marque employeur, on devrait avoir naturellement des dossiers de candidatures qui répondront à toutes les exigences requises pour le poste à pourvoir.
La réduction des coûts
Le recrutement coûte cher et demande beaucoup d’effort.
D’après les études de Link Humans, les entreprises qui ont une forte marque employeur diminuent leur coût d’embauche de 43 %, ce qui représente tout de même un gain considérable sur l’année.
Par ailleurs, toujours d’après ces études, 67 % des candidats seraient en mesure de toucher un salaire moins élevé si l’entreprise possède une bonne image en ligne.
On peut donc utiliser les avantages que l’on a obtenus grâce aux efforts sur la marque employeur pour retravailler sa distribution de politique salariale.
Pour favoriser la marque employeur en se basant sur ces trois grands objectifs, il est possible de demander aux collaborateurs en interne de faire un témoignage public de leur propre expérience.
Toutefois, cette astuce ne fonctionne que pour les entreprises qui ont déjà fait des efforts pour soigner au mieux leur marque employeur.
Les collaborateurs pourront utiliser plusieurs canaux pour cela, comme :
- Les sites spécialisés, à l’instar de Glassdoor, par exemple, qui recense plusieurs avis de salariés.
En effet, les avis servent de vitrine pour l’entreprise. Ils sont d’une grande utilité lorsque les candidats vont chercher des informations.
La valorisation du candidat
Aujourd’hui, 70 % des recruteurs pensent que ce sont les candidats qui sont en position de pouvoir choisir après toutes les étapes d’une embauche.
D’autre part, 62 % des candidats pensent que ce sont plutôt les recruteurs qui ont le dernier mot sur l’embauche.
En se plaçant du point de vue de l’employeur, on peut capitaliser ce constat en quatre points :
- En laissant l’opportunité au candidat d’évaluer l’entreprise, d’être transparent sur les missions et les compétences requises et sur la situation actuelle de l’entreprise en évoquant les raisons du recrutement, s’il s’agit d’un remplacement ou autre. La transparence donnera naturellement place à une relation de confiance entre les deux parties, ce qui permettra d’optimiser le choix du candidat par la suite ;
- En menant les entretiens à distance avec les mêmes paramètres et le même sérieux que lors d’un entretien présentiel ;
- En effectuant un suivi des candidats avec des retours personnalisés et justifiés. Un candidat qui ne reçoit pas de retours sur sa candidature sera déçu. Il pourrait ne pas comprendre les raisons de ce choix adopté par l’entreprise. En valorisant le candidat, vous soignez la marque employeur et ouvrez une porte à une seconde chance pour le candidat, plus tard, si le besoin se présente. Que le retour soit positif ou négatif, dites-le lui en personnalisant votre email au maximum ;
- En favorisant un onboarding de qualité pour chacun des nouveaux arrivants. L’onboarding ne se fait pas à l’arrivée du candidat dans l’entreprise, mais bien avant, lors de tous les contacts qu’il y aura durant tout le processus de recrutement. Il faudra donc garder en tête que l’on peut avoir un potentiel collaborateur, dès la première interview. En travaillant de cette façon, il sera plus facile de partir sur des bases de confiance, un point très important pour la suite de la collaboration.
Quels enjeux de l’optimisation RH en découlent ?
- Gain de temps, de productivité et d’argent ;
- Meilleure cohésion au sein de l’équipe ;
- Réduction du turn-over en période d’essai ;
- Maîtrise de la complémentarité des profils ;
- Meilleure image de l’entreprise ;
- Optimisation de la fidélité des salariés.
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Questions/réponses
Parmi les questions posées assez fréquemment sur le sujet du recrutement à distance, nous apportons quelques réponses.
Comment présenter une offre d’emploi idéale ?
D’un point de vue théorique, l’offre d’emploi idéale serait l’équivalent d’un CV idéal, mais dans la pratique, cela n’existe pas.
Cependant, il est parfaitement possible d’optimiser une offre d’emploi. Pour cela, il faut que l’offre reflète au mieux la mentalité de l’entreprise et son image.
Évitez les offres avec uniquement une courte description de l’activité de l’entreprise et une longue liste de compétences et de critères.
En misant sur cette technique, il sera difficile pour le candidat de se projeter sur un éventuel avenir avec l’entreprise.
Il est préférable d’avoir une description plus complète sur un ton léger. Mentionnez les réels besoins du poste et ce qu’il peut apporter aux candidats.
Le tout doit être fait avec une approche plus humaine et non robotisée.
Quelles sont les astuces utiles pour mettre un candidat à l’aise lors d’une visioconférence ?
Pour mettre à l’aise un candidat lors d’un entretien à distance, il faudra essayer d’adapter le recruteur au candidat.
Le mieux est de présenter des recruteurs ouverts et souriants pour briser un peu la glace. Un entretien est toujours une source de stress.
Vaut mieux éviter les conférences avec plusieurs recruteurs en même temps. Le candidat pourrait être déstabilisé et miser sur un côté plus intime sera plus rassurant.
Si vous deviez mener cet entretien à plusieurs, prévenez votre candidat à l’avance.
Quelles sont les étapes d’un entretien d’embauche à distance ?
Dans la plupart des cas, il y a 5 étapes pour bien conduire un entretien d’embauche :
- 1- L’accroche
Mettez le candidat à l’aise, et testez sa répartie avec des questions un peu déstabilisantes.
- 2- La découverte du candidat
Posez des questions pertinentes au candidat sur son parcours professionnel, sa personnalité, ses ambitions ou ses motivations.
- 3- La présentation de l’entreprise ou du poste
Pour attirer les meilleurs, l’entreprise doit aussi essayer de trouver les bons moyens de se vendre en mettant ses atouts en avant (réalisations, chiffres-clés, projets…).
- 4- La gestion du temps de parole
Il est important de savoir gérer le temps de parole et ne pas se laisser aller dans un monologue.
Cadrez et dirigez l’interview en prenant soin d’écouter, d’observer et de répondre aux éventuelles questions qui lui seront posées.
- 5- La conclusion
Durant cette étape, faites une synthèse des points importants de l’entretien et abordez les questions sur la rémunération.
Même si la négociation du salaire se fera bien plus tard dans le processus d’embauche.
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