Le salaire de référence intervient dans plusieurs situations sensibles : indemnité de licenciement, rupture conventionnelle, arrêt maladie, allocation chômage ou départ en retraite. Pour un service RH, c’est l’une des bases de calcul qui génère le plus de demandes internes, mais aussi le plus d’erreurs dans les dossiers transmis à la paie ou à France Travail.
Chaque dispositif s’appuie sur une période différente et sur des règles parfois éloignées des usages de l’entreprise. Une prime oubliée, une absence mal neutralisée ou une mauvaise période de référence entraîne rapidement un trop-perçu, une contestation ou un recalcul imposé par un organisme externe. Clarifier le périmètre permet donc de sécuriser la paie, les ruptures et l’ensemble des processus associés.
Comprendre la notion de salaire de référence
À quoi sert le salaire de référence dans les dispositifs RH ?
Le salaire de référence correspond à une moyenne brute calculée sur une période définie par les textes. Cette moyenne sert de base à plusieurs calculs :
- indemnité légale de licenciement,
- indemnité de rupture conventionnelle,
- salaire journalier utilisé pour les IJSS
- ou montant retenu par France Travail pour l’allocation chômage.
La période à examiner dépend du dispositif :
- Les trois ou douze derniers mois pour un licenciement,
- vingt-quatre ou trente-six mois pour le chômage,
- vingt-cinq années pour le calcul du salaire annuel moyen en retraite.
Ce principe de moyenne vise à refléter le niveau de rémunération réellement perçu sur la période retenue, sans s’appuyer sur un mois isolé.
Quels salaires et primes entrent dans la composition du salaire de référence ?
La composition repose uniquement sur les rémunérations brutes soumises aux cotisations de Sécurité sociale et figurant sur les bulletins de paie :
- salaire de base,
- primes contractuelles,
- commissions,
- heures supplémentaires,
- avantages en nature.
Les primes annuelles ou exceptionnelles sont réparties sur la période étudiée pour lisser leur impact :
- Les IJSS versées durant un arrêt maladie ne sont pas prises en compte
- Les absences non rémunérées peuvent être neutralisées afin d’éviter une moyenne faussée.
Ce traitement permet d’obtenir un montant cohérent avec le niveau habituel de rémunération du salarié, ce qui facilite ensuite les échanges avec la paie ou les organismes externes.
Comment retrouver ou vérifier le salaire de référence dans un dossier salarié ?
Les documents sur lesquels s’appuyer
Les données utiles se trouvent d’abord dans les bulletins de paie. Ce sont eux qui listent le salaire brut mensuel, les variables, les primes intégrées au contrat et les avantages en nature.
Pour une période longue, un extrait du logiciel de paie donne une vue d’ensemble sur les rémunérations du salarié. Les récapitulatifs annuels facilitent le repérage des primes ponctuelles et des rappels de salaire.
En cas d’échange avec France Travail, l’Assurance maladie ou l’inspection du travail, la DSN constitue la référence officielle pour les montants déclarés par l’entreprise auprès des organismes sociaux.
Vérifier que les montants utilisés pour le calcul sont cohérents
La vérification consiste à reprendre les rémunérations brutes de la période retenue, mois par mois, sans inclure les IJSS ou les absences non rémunérées.
Les mois comportant une prime annuelle, une absence ou une modulation du temps de travail doivent être relus attentivement. Un mois incomplet peut fausser la moyenne s’il n’est pas ajusté.
Lorsque le salarié perçoit une part variable importante, un contrôle ligne à ligne sur les variables déclarées en DSN permet de confirmer que la base de calcul correspond bien au niveau de rémunération réel.
Comment calculer le salaire de référence selon la situation du salarié ?
Indemnité de licenciement
Deux moyennes doivent être comparées :
- les trois derniers mois
- et les douze derniers mois.
L’employeur retient la valeur la plus favorable au salarié. Les primes annuelles sont réparties sur la période, et les absences non rémunérées peuvent être ajustées pour refléter le salaire habituel. Cette approche permet d’obtenir une base conforme aux exigences légales.
Rupture conventionnelle
La règle du calcul du salaire de référence lors d’une rupture conventionnelle est identique à celle du licenciement. Le calcul repose sur la moyenne des trois ou douze derniers mois, selon la formule la plus avantageuse. Les primes et variables suivent le même traitement.
Arrêt maladie et IJSS
L’Assurance maladie retient le total des trois derniers mois, divisé par 91,25. Les rémunérations dépassant le plafond mensuel de la Sécurité sociale sont ramenées à ce plafond pour le calcul des IJSS. Cette opération permet d’établir le salaire journalier utilisé pour les indemnités versées durant l’arrêt.
Allocation chômage
France Travail examine les rémunérations perçues pendant vingt-quatre mois, ou trente-six mois à partir de 53 ans.
Le salaire journalier de référence est obtenu à partir des rémunérations soumises à cotisations chômage, divisées par le nombre de jours calendaires de la période. Les absences non rémunérées sont retirées du calcul pour éviter une baisse artificielle de la moyenne.
Calcul pour la retraite
Le salaire annuel moyen retenu correspond aux vingt-cinq meilleures années pour le régime général (CNAV). Chaque année est plafonnée au niveau du plafond annuel en vigueur. Ce montant sert ensuite à déterminer le calcul du régime de base.
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Tableau récapitulatif : calcul du salaire de référence selon chaque situation
| Situation | Période à examiner | Méthode de calcul | Éléments à intégrer | Éléments à exclure/Ajustements |
| Indemnité de licenciement | 3 derniers mois ou 12 derniers mois | Comparaison des deux moyennes ; application de la plus favorable | Salaire brut, primes contractuelles, heures supplémentaires, avantages en nature | IJSS exclues ; absences non rémunérées à neutraliser ; primes annuelles réparties sur la période |
| Rupture conventionnelle | 3 derniers mois ou 12 derniers mois | Même méthode que pour le licenciement | Identique au licenciement | Identique au licenciement |
| Arrêt maladie/IJSS | 3 derniers mois | Total des rémunérations brutes/91,25 | Rémunérations brutes soumises à cotisations | Montants dépassant le plafond mensuel de la Sécurité sociale plafonnés |
| Allocation chômage (France Travail) | 24 derniers mois (moins de 53 ans)/36 derniers mois (53 ans et +) | Total des rémunérations brutes/nombre de jours calendaires | Salaire brut, variables, primes contractuelles | IJSS exclues ; jours sans rémunération retirés du calcul |
| Retraite (régime général) | 25 meilleures années | Moyenne des salaires annuels plafonnés | Salaires annuels soumis au plafond | Années incomplètes ou irrégulières à vérifier selon la carrière |
Conclusion
La compréhension du salaire de référence joue un rôle direct dans la fiabilité des dossiers. Lorsqu’un montant est établi sur des données cohérentes, les échanges avec la paie et les organismes externes deviennent plus simples, et les risques d’ajustements disparaissent presque entièrement.
La précision sur cette base de calcul change souvent la gestion d’une rupture, d’un arrêt ou d’un droit au chômage : les décisions sont prises plus vite, et les équipes gagnent du temps sur les vérifications répétitives.
