Les cartes bancaires professionnelles se sont imposées et sont désormais devenues indispensables pour faciliter les transactions courantes de l’entreprise. Cependant, malgré son côté pratique, cet outil peut être une véritable source de préoccupation pour les entreprises qui doivent éviter le risque d’une utilisation abusive de la carte bancaire professionnelle par un salarié.
Que faire si un de ses salariés utilise la carte bancaire professionnelle en dehors du cadre autorisé et notamment pour ses dépenses personnelles ? Comment prévenir cette situation ? Que peut faire l’entreprise en cas d’abus avéré ? On a mené l’enquête sur ce sujet délicat pour vous aider à ne pas subir les implications significatives pour la santé financière et la réputation de votre entreprise de cette utilisation abusive.
Table des matières
Comprendre l’utilisation abusive d’une carte bancaire professionnelle
Que désigne l’utilisation abusive d’une carte bancaire professionnelle ?
L’utilisation abusive d’une carte bancaire professionnelle se produit lorsque celle-ci est utilisée à des fins non professionnelles ou non autorisées par l’entreprise. Cela peut aller d’achats tels que des dépenses personnelles, voire jusqu’à la fraude délibérée.
Les caractéristiques et conséquences juridiques de l’utilisation abusive de la carte bancaire professionnelle
De jurisprudence constante, l’utilisation abusive de la carte professionnelle constitue “un manquement qui apparaît à lui seul suffisamment sérieux pour justifier le licenciement”.
Cependant, pour que la sanction puisse aller jusqu’au licenciement, il faut que l’abus soit effectivement caractérisé :
- L’utilisation pour des dépenses personnelles : Il s’agit du cas le plus fréquent. Il se produit lorsque le salarié utilise la carte pour des dépenses non liées à l’exercice de sa fonction comme des repas personnels, des achats personnels ou encore des déplacements hors du cadre professionnel.
- Les dépenses excessives ou non justifiées : C’est lorsque par exemple un salarié utilise la carte de l’entreprise pour des repas d’affaires couteux ou des déplacements professionnels dont l’intérêt reste à démontrer.
- La falsification de justificatifs de dépense : Dans ce cas de figure, le salarié cherche à masquer ses dépenses personnelles ou le montant excessif des dépenses effectuées avec la carte de l’entreprise.
- Le partage de la carte bancaire professionnelle à d’autres personnes : La carte bancaire professionnelle n’a pas vocation à être utilisée par d’autres personnes que le seul salarié à qui l’entreprise l’a confiée. Par conséquent, le prêt à une autre personne est considéré comme un abus.
- Le non-respect de la politique de l’entreprise : Dès lors que l’entreprise remet une carte professionnelle à l’un de ses salariés, son utilisation doit être encadrée par des règles strictes et claires. Par conséquent, le fait d’enfreindre ces règles peut être constitutif d’un abus.
3 actions à déployer pour prévenir l’utilisation abusive de la carte bancaire professionnelle
L’utilisation abusive de la carte bancaire professionnelle se traduit par à la fois un litige avec le salarié concerné et la dégradation du climat social puis de la santé financière de l’entreprise ainsi que de l’image de marque celle-ci.
C’est pourquoi il est toujours préférable d’agir en amont. Voici un tour d’horizon des trois actions que vous pouvez mettre en place.
#1 — Élaborer une politique claire sur l’utilisation des cartes bancaires professionnelles
Pour prévenir toute utilisation abusive, il convient de définir clairement le champ et le cadre d’utilisation de la carte bancaire professionnelle. En sus, il faudra aussi préciser les conséquences résultant de toute utilisation abusive.
Par ailleurs, la politique d’utilisation des cartes bancaires professionnelles devra définir précisément le processus de révision et d’approbation des dépenses. Cela peut se traduire par l’examen périodique des relevés de carte bancaire professionnelle ou encore la nécessité d’obtenir l’approbation préalable pour certaines dépenses ou encore la nécessité de fournir des reçus pour toutes dépenses réalisées avec la carte.
💥 Découvrez la carte corporate Factorial : la meilleure solution pour allier sécurité, flexibilité et contrôle de vos dépenses professionnelles. Essayez la gratuitement !
#2 — Former les salariés à la bonne utilisation de la carte bancaire professionnelle
Une fois la politique d’utilisation clairement énoncée, il convient de désormais communiquer sur elle pour être certain que tous les points sont correctement compris. Cela peut se faire dans le cadre d’une formation accompagnée d’une session de questions-réponses pour aborder tous les éléments encadrant la bonne utilisation de la carte bancaire professionnelle.
Il faudra veiller également à former régulièrement les salariés en poste ainsi que les nouvelles recrues dès qu’une carte bancaire professionnelle leur est remise.
#3 — Suivre et contrôler régulièrement l’utilisation de la carte bancaire professionnelle
À l’heure de la digitalisation de la majorité des entreprises, un certain nombre de solutions en ligne permettent de garder un œil en temps réel sur le niveau des dépenses professionnelles de chacun des salariés.
En plus de cela, il est aussi possible de définir des limites de dépenses, de catégoriser celles-ci ou mieux encore de recevoir des alertes en cas de dépenses suspectes ou de dépassement. L’entreprise pourra alors détecter toute utilisation abusive, mais aussi dissuader le salarié tenté d’abuser de la carte.
💳 Factorial Cards, c’est aussi une carte virtuelle pour que votre carte corporate soit synonyme de simplicité, fluidité et gain de temps. Payez plus vite et intelligemment avec Factorial.
Comment réagir en cas d’abus suspecté ou découvert ?
Même avec mes meilleures mesures préventives, l’entreprise ne peut être complètement à l’abri d’une utilisation abusive. Voici comment il est possible de gérer au mieux cette situation.
En cas de suspicion d’abus
Si vous suspectez un abus, vous devez examiner les relevés de carte bancaire pour constater toutes dépenses suspectes. Avant d’engager la moindre sanction, prenez le temps d’échanger avec le salarié concerné pour démêler le vrai du faux.
Lancer une enquête interne
Après ces premiers échanges avec le salarié et faute d’éclaircissement, il convient de mener une enquête interne. Pour cela, vous devrez veiller au respect du droit du travail ainsi que des règles relatives à la protection des données personnelles. Au besoin, n’hésitez pas à prendre attache auprès d’un avocat en droit du travail pour être certain de gérer la situation en toute légalité.
Le rôle de la fonction RH
Même si au premier abord, l’utilisation abusive de la carte bancaire professionnelle semble concerner la direction financière, les RH sont tout aussi concernées. En effet, les RH sont souvent en première ligne pour communiquer et gérer cette situation délicate. Enfin, si l’abus est avéré, la direction prendra en concertation avec les RH la décision la plus appropriée et qui soit possible sur le plan juridique. La sanction peut aller du simple avertissement au licenciement avec l’obligation de rembourser les sommes indûment utilisées.
💡Conformément à l’article L1331-2 du Code du travail, la sanction dont ferait l’objet le salarié ayant utilisé abusivement la carte de l’entreprise ne peut prendre la forme d’une amende ou d’une sanction pécuniaire.
En d’autres termes, l’entreprise ne peut décider de prélever directement sur le salaire de l’intéressé les sommes utilisées abusivement via la carte professionnelle.
Pour finir
La carte bancaire professionnelle constitue un outil incontournable pour faciliter les transactions de l’entreprise. Cependant, pour en tirer pleinement parti, il est essentiel de mettre en place des mesures en amont afin de prévenir toute utilisation abusive. Élaborer une politique claire quant à sa bonne utilisation est un levier déterminant pour que la carte bancaire professionnelle rime avec gain de temps et efficace pour tous.
Enfin, en cas d’abus, il restera pour l’entreprise à agir de façon équitable et en conformité avec la loi pour que cet incident ne compromette pas l’utilisation de la carte bancaire professionnelle au sein de l’entreprise. À terme, cette dernière peut aussi largement contribuer à renforcer le bien-être au travail et la confiance entre les salariés et la direction.
