L’embauche d’un salarié, et notamment la première, est une étape cruciale pour toute entreprise. Chaque nouveau recrutement marque la croissance et nécessite une préparation minutieuse pour assurer le succès du nouveau collaborateur et de l’organisation.
Voici un tableau des formalités d’embauche, récapitulatif.
Table des matières
Pourquoi l'embauche est importante ?
Elle permet de déléguer des tâches, d’apporter de nouvelles compétences et de stimuler la croissance. Cependant, elle vient aussi avec des responsabilités administratives et légales importantes : les formalités d’embauche (en suivant ce lien, vous aurez plus détails sur chacune des étapes importantes).
Étapes préliminaires à l’embauche
- Évaluation des besoins pour déterminer le profil du candidat idéal.
- Rédaction d’une description de poste claire et précise.
- Recherche de candidats via des plateformes de recrutement et des réseaux professionnels.
Obligations légales et administratives
- Déclaration d’embauche auprès des organismes sociaux et fiscaux de l’arrivée du nouvel employé.
- Rédaction du contrat de travail conforme aux exigences légales.
- Inscription au registre du personnel.
Intégration et formation du nouvel employé
- Accueil chaleureux et professionnel.
- Formation initiale pour aider le nouvel employé à se familiariser avec ses tâches et votre entreprise.
Qui se charge des formalités d'embauche ?
L’employeur est responsable de déclarer son salarié à son embauche. Il doit remplir un certains nombre de responsabilités vis à vis de l’administration et de son employé.
Dans le cadre d’un contrat intérim, l’agence d’intérim, avec laquelle vous avez signé un contrat de mise à disposition, s’occupe de la procédure d’embauche et ses formalités.
Tableau des formalités d'embauche
| Étape | Procédures | Deadline | Où/Comment | Précisions |
| 1- Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) | Remplir le formulaire en ligne sur l’URSSAF | Avant l’arrivée du salarié (sans les 8 jours précédant l’embauche) |
due.urssaf.fr ou net-entreprises.fr | Conserver l’accusé de réception |
| 2- Registre Unique du Personnel | Inscrire les informations du salarié | À l’embauche | Papier ou électronique | Mettre à jour régulièrement à chaque embauche |
| 3- Visite d’Information et de Prévention (VIP) | Prendre rendez-vous avec le service de santé | Dans les 3 mois suivant l’embauche | Service de santé au travail | Prévoir des aménagements si nécessaire |
| 4- Remise des Documents au Salarié | Fournir contrat de travail, DPAE, mutuelle, règlement intérieur | À l’embauche | En personne ou via courrier électronique | Contrat signé par les deux parties.
Le contrat d’apprentissage doit être déposé auprès de l’OPCO (opérateur de compétence) avant l’embauche |
| 5- Affiliation à la Caisse de Retraite | Utiliser la DSN pour déclarer l’affiliation | Mensuellement | net-entreprises.fr | Inclure toutes les informations requises |
| 6- Déclaration des Mouvements de Main d’oeuvre | Notifier les mouvements à la DARES | Mensuellement (dans les 8 premiers jours de chaque mois ) |
Plateforme TELEDEC | Pour les entreprises de plus de 50 salariés |
| 7- Gestion de la Paie | Calculer et distribuer les salaires | Mensuellement | Utiliser un logiciel de paie couplé à un logiciel SIRH comme Factorial | Respecter les échéances de paiement |
| 8- Onboarding du Nouveau Salarié | Accueil, formation initiale, suivi | Durant les premiers mois | En entreprise ou à distance dans le cas d’un contrat 100% télétravail | Prévoir un mentor ou référent |
Tableau des formalités d'embauche selon le contrat : cas particuliers
| Type de Contrat | Formalités | Procédures |
|---|---|---|
| Salarié Étranger | Vérification du titre de travail | Contacter le service de la préfecture |
| Salarié Expatrié | Informer sur les conditions d’expatriation | Contacter l’ambassade, le consulat ou la DREETS |
| Travailleur Détaché en France | Déclaration de détachement | Utiliser le service SIPSI |
| Jeune de 14 à 16 ans (vacances scolaires) | Demande d’autorisation | S’adresser à la DREETS |
| Avocat Salarié | Déclaration d’embauche se fait en ligne. Paiement du montant des cotisations aux régimes d’assurance vieillesse de base et complémentaire. | CNBF |
| Journaliste | Remise de la charte déontologique | |
| Alternant | Dépôt du contrat | Voir l’OPCO |
| Travail à Domicile | Information sur les conditions de travail | Informer la DREETS |
