On assiste depuis quelques années à une dématérialisation croissante de nos sociétés. Les entreprises sont particulièrement concernées.
La signature des documents de manière dématérialisée s’impose comme un sujet essentiel pour simplifier le travail des équipes, mais aussi pour sécuriser les échanges.
Conscient des enjeux derrière la e-signature, Factorial a noué un partenariat avec la solution ultra-sécurisée Signaturit. Signaturit est spécialisée dans la signature électronique. Sa solution simple et intuitive est le partenaire idéal des entreprises soucieuses de signer leurs divers documents de façon sécurisée et fluide.
Comment fonctionne Signaturit ? Et avec votre logiciel Factorial ? Pourquoi opter pour Signaturit ? Enfin, nous vous dévoilerons 5 cas d’utilisation concrète de Signaturit avec votre logiciel Factorial.
Table des matières
Comment fonctionne Signaturit ?
Signaturit fait partie des meilleurs logiciels de e-signature sur le marché pour de nombreuses raisons.
Une interface simple et intuitive
Il est possible d’accéder à la plateforme depuis n’importe quel appareil disposant d’une connexion internet. On peut donc à la fois y accéder depuis son smartphone, comme de son ordinateur ou de sa tablette.
Une signature électronique simplifiée avec votre logiciel Factorial
La signature dématérialisée se déroule en 4 temps :
- L’utilisateur envoie une demande de signature de document à son destinataire depuis l’espace sécurisé Factorial
- Directement depuis son tableau de bord, une notification de demande de signature électronique apparaît en attente.
- Il suffit ensuite de suivre les indications et de signer électroniquement dans le cadre dédié.
- Après cela, le demandeur reçoit à son tour une notification l’informant de la bonne réalisation de la signature électronique. Quant au signataire, il reçoit une confirmation de la signature par e-mail.
👍 Découvrez en détail comment créer une signature électronique dans Factorial
Une sécurité des données renforcée grâce à l’utilisation de technologies de pointe
Les données échangées sont cryptées avec l’utilisation des protocoles de sécurité avancés.
Signaturit a obtenu avec succès la certification ISO 27001 qui garantit qu’elle satisfait aux exigences très élevées relatives aux systèmes de management de la sécurité des informations (SMSI).
Par ailleurs, pour garantir la sécurité absolue de la signature électronique, Signaturit utilise la technologie biométrique.
En utilisant cette technologie, la paternité de la signature ne peut être remise en question, à condition d’avoir obtenu le consentement du signataire.
👍 Signaturit est accréditée en tant que Partenaire de Services de Confiance Qualifié (QTSP).
Signaturit agit conformément au Règlement Général sur la Protection des Données. En outre, ces serveurs sont basés dans des centres de données domiciliés en Europe.
Enfin, Signaturit respecte le règlement eIDAS, qui détermine au sein de l’Union européenne les normes relatives aux interactions électroniques sécurisées.
Signaturit et Factorial : Pourquoi ?
La gestion des ressources humaines se complexifie chaque jour un peu plus.
Qu’il s’agisse des contraintes économiques qui imposent d’aller vite et des contraintes réglementaires qui imposent d’être rigoureux, les gestionnaires RH ont besoin de fiabiliser leurs diverses tâches RH.
Outre la sécurisation à votre espace dédié sur Factorial, la signature électronique nous est rapidement apparue comme indispensable pour fluidifier votre activité. Tant les avantages de la signature électronique sont nombreux tant pour l’entreprise que pour les collaborateurs.
La signature électronique avancée avec Signaturit
Grâce à l’expertise confirmée de Signaturit, Factorial vous propose la fonctionnalité de signature électronique avancée. Ce procédé veille à la vérification de l’identité, mais aussi de l’intégrité des données signées.
👍 La signature électronique avancée obtenue via la plateforme Factorial est reconnue comme une preuve légale recevable en cas de procès, sous réserve de la législation applicable dans le pays concerné.
Des pistes d’audit fiables avec Signaturit
Lors d’un audit, la fiabilité de la signature conditionne sa validité.
C’est pourquoi il est indispensable de garantir le processus d’audit et de s’assurer qu’un document de preuve avec toutes les signatures demandées puisse être collecté facilement.
Pour cela, on parle de piste d’audit. Il s’agit d’un processus permettant de documenter et de contrôler le traitement des signatures électroniques.
L’entreprise a donc besoin que soit assurée l’intégrité de l’information avec un processus de collecte et de stockage des signatures électroniques fiable.
La signature électronique est reliée à un document spécifique et fiabilisée grâce à un algorithme de cryptage et à l’horodatage officiel. Cela permet de s’assurer de la date et heure de signature du document.
👍 La piste d’audit constitue un élément de preuve légale pouvant être produit devant n’importe quel tribunal.
5 cas concrets d’utilisation de la signature électronique dans les RH
L’évolution des formes de travail avec notamment la généralisation du télétravail et la digitalisation croissante des entreprises a imposé la signature électronique comme un élément à ne pas négliger.
Le cas échéant, la gestion des ressources humaines peut s’en trouver fragilisée.
Pouvoir signer numériquement des documents en télétravail devient donc indispensable.
Pour vous aider à y voir plus clair, voici 5 cas concrets d’utilisation de la signature électronique.
# Cas n° 1 : le contrat de travail
Le contrat de travail est un document essentiel du bon déroulement de la relation de travail. Il en définit les contours et permet de s’assurer du respect de la législation sociale.
La signature électronique pourra être utilisée pour signer électroniquement le contrat de travail et s’assurer des termes de celui-ci.
Par exemple :
- S’agit-il d’un contrat à durée déterminée ? Dans ce cas, l’employeur devra justifier qu’il a bien fait signer le contrat dans les deux jours qui suivent l’embauche. Faute de quoi, la nouvelle recrue peut demander la requalification du contrat en contrat à durée indéterminée.
- La nouvelle recrue a-t-elle bien été informée de la durée de sa période d’essai ? Bien que non obligatoire, la période d’essai s’impose au salarié dès le premier jour d’embauche si elle est prévue dans le contrat de travail.
⚡ La signature électronique simplifie l’onboarding de vos nouvelles recrues en accélérant le processus d’embauche et en limitant les échanges de documents papiers.
# Cas n° 2 : les demandes de congés
Avec Factorial, finis les interminables échanges de mails pour demander ou valider les prises de congés.
Le salarié effectue directement sa demande depuis son espace sécurisé puis son manager reçoit une notification alertant d’une demande de congé en attente de validation.
Avec Signaturit, ce dernier peut enfin signer électroniquement cette demande. Chacun y gagne du temps !
⚡La signature électronique allège considérablement le processus de demande de congé tout en permettant de sécuriser celle-ci sans contestation possible. Le climat social s’en trouve alors de bien meilleure qualité.
# Cas n° 3 : les avenants au contrat de travail
Tout au long de son parcours en entreprise, les fonctions du salarié peuvent être amenées à évoluer.
Par exemple, cela implique parfois de devoir faire signer certains avenants pour acter un changement de poste ou bien alors signer un accord de confidentialité ou bien un changement de lieu de travail.
⚡ La signature électronique permet de gagner du temps, de lever rapidement toute ambiguïté et donc de se mettre rapidement au travail selon les éventuelles nouvelles conditions.
# Cas n° 4 : les entretiens professionnels
Le législateur a rendu obligatoire la tenue tous les deux ans d’un entretien entre le salarié et son employeur. On nomme cet entretien l’entretien professionnel.
Il a vocation à envisager les perspectives d’évolution du salarié ainsi que les formations lui permettant de les concrétiser.
L’employeur doit donc réaliser cet entretien, mais aussi apporter la preuve de cette réalisation.
S’il s’agit d’une entreprise de plus de 50 salariés, l’employeur qui ne peut apporter cette preuve devra abonder le Compte Personnel de Formation de 3000 €.
Pour l’entreprise de moins de 50 salariés, le salarié n’ayant pas bénéficié de l’entretien professionnel est fondé à réclamer des dommages et intérêts.
⚡ La signature électronique permet de valider que l’entreprise a bien agi conformément à la loi. Cela permet aussi de faciliter l’archivage des entretiens professionnels en veillant à ce qu’aucun ne soit archivé tant qu’il n’a pas été signé.
# Cas n° 5 : autres documents administratifs
La gestion des ressources humaines implique de traiter une multitude de documents administratifs.
C’est par exemple le cas en paie avec par exemple la gestion des temps et activités, notamment lorsque les plannings de travail sont variables.
Dans ce cas précis, il est parfois nécessaire que chacun émarge électroniquement.
Lors de la sortie des effectifs d’un salarié, il doit lui être remis un certain nombre de documents et notamment le reçu pour solde de tout compte.
Bien que non obligatoire, la signature par le salarié de ce document emporte diverses conséquences. En effet, s’il est signé par le salarié, le délai de contestation des sommes qui y sont mentionnées est de 6 mois et peut aller de 1 à 3 ans s’il n’est pas signé.
⚡ La signature électronique permet aux salariés de signer électroniquement un grand nombre de documents, de réduire le risque d’erreurs de traitement et d’assurer un meilleur archivage.
Un dernier mot sur la signature électronique et la gestion RH
La dématérialisation grandissante de la fonction RH tend à imposer de plus en plus l’usage de la signature électronique.
Notre partenariat avec Signaturit vous permet de bénéficier d’une solution à la fois simple et ultra-sécurisée pour signer électroniquement divers documents.
À terme, la fonctionnalité de signature électronique avancée peut s’avérer décisive en cas de litige juridique.
