Bien choisir son logiciel de signature électronique est indispensable pour authentifier les documents RH qui sont signés par les collaborateurs et les partenaires de l’entreprise.
En matière de gestion du personnel, les formalités se font de plus en plus à distance. Il n’est plus rare de démarrer l’intégration d’un nouveau salarié par la signature d’un contrat de travail en ligne.
Mais l’offre de logiciels de signature électronique est pléthorique. Comment réaliser un comparatif pertinent ? Quel logiciel choisir pour gérer les signatures des documents RH à distance ? Comment apporter une preuve juridique de la signature d’un contrat de travail en cas de litige, à l’heure de la dématérialisation des processus RH ?
Découvrez notre analyse des 5 meilleurs logiciels de signature électronique et quelques conseils pour choisir celui qui correspond à vos enjeux de compliance RH.
Table des matières
Les 5 meilleurs logiciels de signature électronique
Les solutions de signature en ligne présentes sur le marché offrent de nombreuses fonctionnalités, telles que l’authentification, l’archivage des transactions, la création de modèles de contrats, ou encore la vérification de signatures.
Voici les 5 meilleurs logiciels de signature électronique selon nous :
Factorial
Le logiciel de signature en ligne de Factorial est particulièrement adapté pour signer les documents RH.
Il permet :
- de créer des comptes signataires aux nouvelles recrues pour faire signer les contrats de travail et les autres documents du recrutement (adhésion mutuelle, etc.).
- de créer des comptes administrateurs pour créer et gérer des modèles de documents en ligne.
- d’authentifier les signatures des collaborateurs sur tous les documents RH importants : modifications des contrats de travail, approbation des heures supplémentaires, etc.
Le plan Business à 5,75 euros HT par mois permet de gérer 50 signatures électroniques par mois et le plan Entreprise à 8 euros HT par mois permet de gérer 100 signatures électroniques et de créer des modèles de documents.
Docusign
Docusign est une solution qui permet de signer un document à distance.
Disponible dans 180 pays et dans 44 langues, l’application envoie des mails aux signataires avec un lien ou une clé privée sur lequel ils doivent cliquer pour accéder au document et apposer leur paraphe.
Le logiciel propose plusieurs fonctionnalités d’authentification (mail, code d’accès, SMS, etc.) et supporte de nombreux formats de documents (.pdf, .doc, .xlsx, .txt, etc.)
Le coût est de 9 euros par mois HT pour un engagement annuel.
Eversign
Eversign est une application qui permet de stocker des documents dans un espace personnel de type coffre-fort et d’apposer une signature par voie électronique dans le respect des exigences de sécurité et d’authentification en Europe et aux Etats-Unis.
Il est possible de garder une trace de chaque transaction et de créer des modèles de documents ou de contrats.
Eversign propose une formule gratuite pour 5 documents par mois puis des plans payants qui varient selon le nombre de modèles de documents et de collaborateurs.
Adobesign
Plutôt orientée vers les grandes entreprises, la solution Adobe dédiée aux signatures et cachets électroniques propose de nombreuses fonctionnalités telles que la gestion des identités des utilisateurs, le contrôle d’accès, la certification de l’intégrité des documents, la vérification des signatures électroniques, etc.
Adobesign s’intègre facilement avec les autres applications et systèmes d’entreprise.
Le forfait démarre à 17,99 euros HT par mois. Il existe un forfait pour les petites entreprises (moins de 9 utilisateurs) à 41,99 euros HT par mois.
Yousign
Yousign est une solution de gestion des signatures électroniques française qui rayonne sur le marché européen. Le logiciel permet de sécuriser les signatures d’un niveau simple à un niveau avancé.
La tarification démarre à 11 euros par mois HT.
Comment faire son comparatif de logiciels de signature électronique ?
Dans tous les cas, le meilleur logiciel de signature électronique est toujours celui qui vous correspond le mieux.
Si vous êtes un indépendant, vous pourrez vous contenter d’une solution très légère pour sécuriser vos processus de contractualisation en ligne. En revanche, soyez vigilant dès que vous avez plusieurs collaborateurs.
Pour rappel, en France, le Code du Travail est plus contraignant et plus lourd que le Code du Commerce. Avec plusieurs employés, soyez vigilant à garantir l’authenticité des signatures par un tiers de confiance. C’est l’avantage des logiciels de signature en ligne pour la gestion RH.
Cela vous permettra de justifier de votre respect des lois françaises et de votre compliance RH sans avoir à réaliser vous-même le dossier de preuve en cas de litige.
Quels sont les différents types de signature électronique ?
Selon le guide de sélection des niveaux de signature électronique élaboré par l’Agence nationale de la Sécurité des Systèmes d’information, il existe quatre niveaux de signatures électroniques qui s’échelonnent du niveau simple au niveau qualifié.
Ces niveaux sont aussi encadrés par le règlement de l’Union européenne No 910/2014 sur l’identification électronique.
Le niveau simple est celui qui correspond aux usages les plus courants par le grand public. Par exemple : une signature réalisée avec un stylet sur une tablette numérique ou un smartphone.
Ce type de signature électronique simple (SES) correspond à un niveau de sécurité très faible, et n’est donc pas adapté aux entreprises.
La signature électronique avancée correspond au deuxième niveau prévu par le règlement eIDAS. Elle permet d’identifier le signataire et de détecter toute modification ultérieure du document.
En cas de litige, le juge ne peut pas la refuser, mais ce sera à l’employeur de fournir la preuve de la conformité (intégrité des données, horodatage, identité du signataire, etc.)
Enfin, la signature électronique avancée (SEA) reposant sur un certificat qualité et la signature électronique qualifiée (SEQ) s’appuient sur un tiers compétent pour garantir la conformité et l’intégrité des données.
C’est le cas lorsque vous utilisez un logiciel de signature électronique qui utilise des techniques cryptographiques avancées telles que le chiffrement et les certificats de signature.
Bon à savoir : l’Etat Français a mis en place la certification PVID pour établir une liste de confiance des prestataires de vérification d’identité à distance.
Les inconvénients d’un logiciel de signature électronique gratuit
Le plus grand risque de la signature électronique est l’usurpation d’identité. Imaginons, que l’un de vos collaborateurs perdre son téléphone ou son ordinateur.
En lui envoyant un simple code pin à usage unique pour signer à distance, il peut y avoir usurpation d’identité du signataire et l’identité du signataire n’est plus garantie.
En utilisant un logiciel de signature en ligne tel que Factorial, vous pouvez configurer l’authentification à deux facteurs pour éviter ce genre de situations.
Les logiciels de signature électronique gratuits ne proposent pas souvent de systèmes d’archivage des documents et de suivi des transactions électroniques.
Concrètement, si vous devez constituer vous-même le dossier de preuve du processus d’authentification, il faudra partir en fouille archéologique de vos transactions RH !
Pourquoi choisir une solution RH intégrée pour gérer ses signatures ?
Le logiciel de gestion des signatures électroniques intégré à un SIRH est idéal car il évite de stocker et de gérer les signatures des documents du personnel en parallèle des autres processus RH. C’est un véritable parapheur en ligne !
Les documents du personnel sont signés et stockés au même endroit : c’est la solution la plus sécurisée pour éviter tout litige sur les contrats de travail et l’ensemble des documents qui encadrent la collaboration.
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