Comment gérer efficacement les plannings en hôtellerie restauration ?

La gestion du planning des collaborateurs est un aspect essentiel pour organiser le travail des équipes dans toutes les entreprises. Mais le planning en hôtellerie-restauration obéit à certaines spécificités. Rotation du personnel de service, recours récurent aux « extras », journées avec coupures, travail le dimanche sont autant de contraintes à prendre en compte dans l’organisation du travail.

Dans cet article, nous vous expliquons comment simplifier votre gestion des plannings en hôtellerie-restauration.

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Les objectifs du planning en hôtellerie restauration

Tenir un agenda collectif est essentiel pour bien organiser le travail, mais aussi pour respecter ses obligations légales, en termes de durée hebdomadaire de travail et de temps de pause obligatoires. C’est aussi un outil utile pour donner de la visibilité aux équipes sur les congés et la gestion du temps.

Répondre à une obligation légale

Mais l’affichage du planning du personnel est d’abord une obligation légale pour l’employeur. Deux cas sont à distinguer :

• Si l’entreprise n’a pas mis en place un accord sur l’aménagement du temps de travail, la réglementation ne prévoit pas de délai minimum pour l’affichage des plannings.
• Si l’entreprise a mis en place un aménagement du temps de travail afin de faire varier la durée hebdomadaire du travail sur tout ou partie de l’année, l’employeur doit informer les salariés des jours travaillés et de l’horaire prévisionnel de travail au moins 15 jours à l’avance. 

Informer les salariés

Selon l’article L.3171-1 du Code du travail, un planning doit contenir les informations suivantes :

• Les heures auxquelles les salariés commencent à travailler.
• Les heures auxquelles les salariés finissent de travailler.
• Les temps de repos.

En cas de modification du calendrier, les salariés doivent en être informés 8 jours avant. Ce délai peut être réduit en cas de circonstances exceptionnelles. Le salarié doit alors bénéficier de contreparties qui sont égales à un repos compensateur de 10% des heures effectuées en plus de la durée initialement prévue.

Veiller à respecter la durée légale du travail

La mise en place d’un planning de travail dans l’hôtellerie-restauration permet aussi de veiller au respect de la durée légale de travail. L‘article 21 de la convention collective des CHR du 30 avril 1997 prévoit que tout salarié bénéficie de deux jours de repos hebdomadaire. Ils ne sont pas nécessairement consécutifs et peuvent se décomposer en un jour et deux demi-journées, non consécutives également.

Ce texte rappelle que lorsque l’employeur donne un jour de repos isolé, il doit faire attention à ce que le salarié ait bien droit à un repos de 35 heures consécutives au minimum entre les deux journées travaillées. Ce qui correspond à 24 heures de repos auxquelles s’ajoutent les 11 heures de repos quotidien.

Car il ne faut pas oublier de respecter le repos quotidien entre deux jours de travail, qui est de 11 heures.  Concrètement, si un salarié finit le dernier service à 23 heures, il devra donc démarrer sa nouvelle journée de travail à partir de 10 h le lendemain.

Organiser le travail en coupures

Dans l’hôtellerie-restauration, le travail en coupures est très répandu. Les salariés travaillent pendant les horaires d’ouverture du restaurant et les heures de services du midi et du soir ! Aussi, le planning en hôtellerie-restauration permet d’organiser les coupures tout en veillant à respecter la loi.

L’agenda doit comporter :

• Une amplitude horaire journalière de 12 heures maximum par salarié ;
• Un repos quotidien de 11 heures entre deux journées de travail ;
• Une pause minimale de 20 minutes par tranches de six heures de travail.

Concrètement, si un salarié commence le service du midi à 10H jusqu’à 15H, et réalise ensuite un autre service de 18H à 22H, vous êtes dans les clous. En revanche, si la demi-journée de travail excède 6 heures, vous devrez lui accorder 20 minutes de pause obligatoire au milieu du service ! S’il termine après 22H, il ne pourra pas démarrer sa nouvelle journée de travail avant 11H !

Bon à savoir : le salarié est considéré comme travailleur de nuit s’il effectue deux fois par semaine au moins 3 heures de son travail effectif quotidien après 22 heures.

Comment bien gérer un planning en hôtellerie-restauration ?

Maintenant que vous savez pourquoi il est important de tenir un calendrier de travail en hôtellerie-restauration, voyons comment le faire efficacement pour gagner du temps.

Analysez vos besoins

Tout commence par l’analyse de vos besoins en ressources humaines. Ces derniers dépendent de multiples facteurs, tels que vos horaires d’ouverture, votre offre, les attentes de vos clients et votre positionnement. Vous n’aurez peut-être pas besoin d’un maître d’hôtel ou d’un chef de rang pour un restaurant de 50 couverts, en revanche, c’est indispensable si vous souhaitez servir plus de 200 couverts !

Pour analyser les besoins en effectifs, regardez les exercices précédents : cela vous donnera une idée de la main d’œuvre nécessaire en fonction du Chiffre d’Affaire réalisé. Vous pouvez ensuite proratiser ces données en fonction de vos prévisions d’activité pour l’année ou la saison en cours.

Listez les tâches et les heures de travail à réaliser

Pour chaque domaine d’activité (service, cuisine, service des étages, réception, etc..), demandez-vous :

• Quelles sont les activités quotidiennes à réaliser ?
• Comment ses activités se traduisent-elles en tâches concrètes ?
• Quelles sont les compétences nécessaires pour mener ces tâches ?
• Quel est le temps nécessaire pour réaliser ces tâches ?
• Quel est l’horaire idéal pour ces activités ? Quel est le déroulé d’une journée type de travail ?

Vous allez pouvoir cartographier l’ensemble des activités de l’entreprise et les besoins en compétences liées.

Matchez vos besoins avec les compétences de vos collaborateurs

Si vous avez déjà des salariés, vous pouvez utiliser cette cartographie pour organiser le planning de votre personnel de façon très précise. Si vous n’avez pas encore recruté, c’est le moment idéal pour rédiger des fiches de postes qui détaillent les activités à réaliser selon une journée d’activité type.

Créez un planning collectif de travail

Une fois que vous avez identifié l’ensemble des journées types de vos employés, vous pouvez réaliser votre planning en hôtellerie-restauration. Ce planning peut intégrer, ou non, le détail des activités.

Par exemple :

Une fois ce travail effectué, vous allez pouvoir attribuer les tâches à chacun des salariés, ce qui vous permettra d’aboutir à un planning du personnel.

Attention : pensez à intégrer dans votre planning les congés prévisionnels de vos employés ! Pour cela, n’hésitez pas à utiliser notre modèle de planning de congés et d’absence.

Utilisez un logiciel de gestion des plannings en hôtellerie-restauration

Pour vous simplifier la vie, vous pouvez créer un calendrier hebdomadaire en testant gratuitement notre logiciel de planning pour créer des calendriers simples à réaliser que vous n’aurez qu’à imprimer. En cas de changement, vous pouvez envoyer des notifications à vos employés afin de respecter les délais de prévenance obligatoires.

Vous serez également averti en cas de chevauchement de planning pour la gestion des quarts de travail ou des horaires atypiques, comme dans la restauration. C’est donc une solution idéale pour vous simplifier la vie, tout en respectant les obligations et les spécificités légales du secteur de l’hôtellerie-restauration !

Un bon planning en hôtellerie-restauration vous fera gagner un temps précieux et évitera les conflits au sein des équipes de travail. La visibilité collective sur les agendas et les horaires de présence est aussi un atout précieux pour la cohésion d’équipe et évite les incompréhensions lors des absences et des congés des collègues. A vous de jouer !

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