Défraiement : quelles obligations, quels frais et comment le calculer ?

Le défraiement correspond au remboursement des frais professionnels engagés par un salarié dans l’intérêt de l’entreprise. Transport, repas, hébergement, déplacements : ces dépenses ne constituent pas une rémunération, à condition de respecter un cadre précis. En pratique, le sujet est loin d’être anodin. Les frais professionnels figurent régulièrement parmi les principaux motifs de redressement lors des contrôles URSSAF, ce qui en fait un terrain particulièrement sensible pour les employeurs. 

Définition, obligations de l’employeur, méthodes de calcul et règles de déclaration : voici un point complet pour sécuriser vos pratiques et éviter toute requalification.

Le cadre juridique du défraiement : obligations et risques pour l’employeur

Le défraiement obéit à un cadre juridique strict, construit à la fois par la doctrine administrative et par la jurisprudence sociale. C’est précisément ce cadre que les contrôleurs de l’URSSAF examinent en priorité lors d’un contrôle.

Un mécanisme encadré par l’URSSAF et le BOSS

La doctrine de référence figure dans le BOSS, qui définit les frais professionnels comme des charges supportées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle, exposées dans l’intérêt de l’entreprise.
Leur remboursement par l’employeur est admis hors assiette de cotisations sociales, sous réserve du respect de conditions précises.

Ce cadre repose sur une logique simple : le salarié ne doit ni s’enrichir, ni s’appauvrir du fait de son activité professionnelle. Le défraiement vise uniquement à neutraliser une charge supportée pour le compte de l’employeur.

Une frontière étroitement surveillée avec la rémunération

En pratique, la ligne de démarcation entre défraiement et rémunération est l’un des points les plus sensibles.
La jurisprudence de la Cour de cassation est constante : dès lors que les sommes versées ne correspondent pas à des frais réels, nécessaires et proportionnés, elles perdent leur qualification de frais professionnels.

Sont notamment susceptibles de requalification :

• les remboursements forfaitaires manifestement excessifs,
• les frais dépourvus de lien direct avec l’activité,
• l’absence ou l’insuffisance de justificatifs,
• les pratiques consistant à verser une somme fixe sans corrélation avec les dépenses réellement engagées.

Dans ces situations, les montants sont réintégrés dans l’assiette des cotisations sociales, avec les conséquences financières que cela implique pour l’employeur.

Une obligation de prise en charge qui s’impose à l’employeur

Le remboursement des frais professionnels ne relève pas d’une simple tolérance.
En droit du travail, l’employeur est tenu de prendre en charge les frais exposés par le salarié pour les besoins de son activité. Ces frais ne peuvent ni être laissés durablement à la charge du salarié, ni être imputés sur sa rémunération.

Toute clause contractuelle ou pratique interne qui ferait peser ces coûts sur le salarié est, en principe, privée d’effet.
Des mécanismes forfaitaires peuvent être admis, mais uniquement s’ils respectent les barèmes applicables et ne conduisent pas à une minoration déguisée du salaire.

Quels frais peuvent être remboursés au titre du défraiement ?

Tous les frais engagés par un salarié ne sont pas remboursables. Le défraiement ne couvre que certaines dépenses, à condition qu’elles répondent à des critères précis de nature, de finalité et de justification. C’est sur ce terrain que se jouent de nombreuses requalifications lors des contrôles de l’URSSAF.

Les catégories de frais admises par l’URSSAF

La doctrine administrative, reprise dans le BOSS, identifie plusieurs catégories de frais professionnels pouvant donner lieu à défraiement. Il s’agit notamment :

• des frais de déplacement professionnel : transport (train, avion), utilisation du véhicule personnel, carburant, péages, stationnement ;
• des frais de repas, lorsque le salarié est contraint de se restaurer hors de son domicile ou de son lieu habituel de travail ;
• des frais d’hébergement, en cas de déplacement nécessitant une nuitée ;
• des dépenses directement liées à l’exécution de la mission, telles que certaines fournitures, équipements ou outils indispensables à l’activité.

Ces frais sont remboursables dès lors qu’ils sont engagés pour les besoins de l’entreprise et qu’ils présentent un caractère strictement professionnel.

Les conditions cumulatives à respecter

La nature de la dépense ne suffit pas, à elle seule, à justifier un défraiement. Trois conditions cumulatives doivent être réunies :

• la dépense doit être nécessaire à l’activité professionnelle ;
• elle doit être engagée dans l’intérêt de l’entreprise, et non pour le confort personnel du salarié ;
• elle doit être justifiée, soit par des pièces probantes (factures, notes de frais), soit par le respect des barèmes applicables en cas de forfait.

À défaut, même une dépense habituellement admise peut perdre sa qualification de frais professionnel.

Les frais exclus ou particulièrement exposés au risque de requalification

Certaines dépenses sont, par nature, exclues du défraiement ou fortement exposées au risque de redressement. C’est le cas :

• des dépenses personnelles, même engagées pendant un déplacement professionnel ;
• des frais sans lien direct avec la mission ou disproportionnés au regard de celle-ci 
• des remboursements forfaitaires versés de manière automatique, sans lien avec des situations réelles de déplacement ou de contrainte professionnelle.

Dans ces hypothèses, l’URSSAF considère que la somme versée ne compense pas une charge professionnelle identifiable. Elle peut alors être assimilée à un complément de rémunération.

Comment calculer et traiter le défraiement en paie ?

Une fois la nature des frais identifiée, l’enjeu se déplace sur le terrain du calcul et du traitement en paie. C’est à ce stade que se cristallisent la plupart des erreurs, notamment lorsque le mode de remboursement choisi n’est pas cohérent avec les dépenses réellement engagées.

Le remboursement aux frais réels : la méthode la plus sécurisée

Le remboursement aux frais réels consiste à restituer au salarié le montant exact des dépenses engagées, sur présentation de justificatifs.
Sur le plan social, cette méthode offre une sécurité élevée : tant que les frais sont réels, professionnels et non excessifs, ils sont exclus de l’assiette des cotisations, sans plafond spécifique.

Le BOSS rappelle toutefois que l’absence de plafond ne dispense pas l’employeur d’un contrôle de proportionnalité. Des frais anormalement élevés, même justifiés, peuvent être contestés s’ils apparaissent sans rapport avec la mission confiée.

Le défraiement forfaitaire : simplicité sous conditions strictes

Certaines dépenses peuvent être indemnisées via des allocations forfaitaires, à condition de respecter les barèmes publiés par l’URSSAF (repas, déplacements, télétravail, indemnités kilométriques).
Dans ces limites, l’exonération de cotisations est présumée, sans exigence de justificatifs détaillés.

En revanche, dès que les plafonds sont dépassés ou que le forfait est versé de manière déconnectée de toute situation professionnelle identifiable, l’URSSAF peut exiger :

• soit la justification des frais réels,
• soit la réintégration de l’excédent dans l’assiette des cotisations.

Focus sur les indemnités kilométriques

Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel, l’indemnisation peut s’appuyer sur le barème kilométrique admis par l’URSSAF, qui tient compte de la puissance fiscale du véhicule et du kilométrage parcouru.
L’employeur peut également opter pour un remboursement au réel (carburant, péages, stationnement), mais sans cumuler, pour une même dépense, barème forfaitaire et frais réels.

Conclusion : Sécuriser le défraiement, un enjeu de conformité durable

Le défraiement repose sur un équilibre précis : compenser les frais professionnels sans créer de rémunération déguisée.
Pour l’employeur, la sécurisation passe par trois leviers clairs : un cadre juridique maîtrisé, une qualification rigoureuse des frais et un mode de remboursement cohérent avec la réalité des dépenses.

Entre frais réels et forfaits encadrés, les solutions existent. Encore faut-il les appliquer avec méthode, car en matière de défraiement, l’approximation se paie souvent lors d’un contrôle.

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FAQ : Défraiement

Le défraiement est-il soumis aux cotisations sociales ?

Non, tant qu’il correspond à des frais professionnels réels ou à des allocations forfaitaires respectant les barèmes URSSAF. À défaut, les sommes versées sont réintégrées dans l’assiette des cotisations.

Peut-on verser un défraiement sans justificatif ?

En principe, non. L’absence de justificatifs expose à une requalification, sauf pour certaines allocations forfaitaires bénéficiant d’une présomption d’exonération dans la limite des plafonds applicables.

Quelle est la différence entre défraiement et note de frais ?

La note de frais est le document par lequel le salarié justifie ses dépenses. Le défraiement correspond au remboursement effectué par l’employeur sur cette base ou, le cas échéant, via un forfait autorisé.