La bonne gestion d’une entreprise passe irrémédiablement par une bonne gestion du temps et une organisation optimale. Avec l’automatisation des tâches répétitives, il est possible d’augmenter la productivité des équipes.
Ces activités, bien qu’essentielles, consomment de l’énergie et freinent la créativité des équipes.
Mais qu’est-ce que l’automatisation des tâches et pourquoi l’utiliser ? Comment la mettre en place ? Explications.
SOMMAIRE
- Qu’est-ce que l’automatisation des tâches ?
- Pourquoi automatiser les tâches répétitives ?
- 5 conseils pour booster la productivité de vos équipes avec l’automatisation des tâches ?
- Automatiser des tâches et RH : la solution Factorial !
Qu’est-ce que l’automatisation des tâches ?
L’automatisation des tâches consiste à utiliser des outils pour exécuter des processus récurrents sans intervention humaine. Ces logiciels s’appuient généralement sur des technologies comme l’intelligence artificielle (IA) ou encore le machine learning.
Automatiser des tâches permet donc de gagner du temps dans des process qui sont souvent chronophages et récurrents.
L’automatisation des tâches répétitives passe par la standardisation (règles pour automatiser les activités), la technologie (outils et logiciels adaptés) ainsi que par l’optimisation (analyse et ajustement des processus).
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises utilisent ce procédé pour gagner en productivité, en efficacité et en flexibilité.
Pourquoi automatiser les tâches répétitives ?
Automatiser des tâches manuelles et rébarbatives présente de nombreux avantages pour l’entreprise :
- Gagner du temps : Les tâches répétitives consomment du temps et en font perdre. En automatisant ces processus, il est possible de se focaliser sur d’autres activités à plus forte valeur ajoutée ;
- Réduire les erreurs humaines : Même les employé(e)s les plus compétent(e)s commettent des erreurs, surtout lorsqu’ils effectuent des tâches monotones. L’automatisation élimine ces risques, garantissant des résultats cohérents et fiables ;
- Améliorer la productivité globale : En réduisant le temps alloué à certaines tâches, et en minimisant les erreurs, vos équipes deviennent plus productives et participent à la meilleure rentabilité de l’organisation ;
- Augmenter la satisfaction des employés : Répéter les mêmes tâches peut engendrer de la frustration et un manque de motivation chez vos collaborateur(trice)s. En automatisant les activités, les employé(e)s ont plus de temps à disposition pour d’autres tâches et même pour leur vie personnelle ;
- Réduire les coûts : Une automatisation efficace réduit les besoins en ressources humaines pour certaines fonctions administratives. Certains outils, tout-en-un, représentent un investissement viable qui vous fera gagner de l’argent sur le long terme.
5 conseils pour booster la productivité de vos équipes avec l’automatisation des tâches ?
L’automatisation des tâches répétitives peut s’avérer, à priori, une tâche fastidieuse et difficile à mettre en œuvre. Mais il n’en est rien.
En suivant nos 5 conseils pour automatiser les tâches en entreprise, vos équipes gagneront en productivité en un rien de temps.
1. Identifiez les tâches répétitives
Avant de mettre en place une solution d’automatisation, réalisez un audit interne pour recenser les tâches répétitives dans votre organisation. Durant cette étape, n’hésitez pas à mobiliser tous les acteurs de votre structure pour identifier les process à rendre plus agiles.
Ainsi, analysez les activités qui demandent beaucoup de temps, génèrent des erreurs ou nuisent à la motivation des équipes. Gestion de plannings, envoi de factures, processus de recrutement ou encore suivi clients, l’automatisation peut intervenir dans de nombreux domaines.
2. Choisissez les bons outils
Il existe une multitude d’outils pour automatiser vos processus. Optez pour des logiciels adaptés à vos besoins spécifiques et intégrables dans votre écosystème déjà en place. Surtout, votre secteur d’activité et le(s) service(s) que vous voulez optimiser devront être pris en compte dans votre réflexion.
Par exemple, pour automatiser les tâches répétitives en ressources humaines, l’utilisation d’un logiciel SIRH est la meilleure des solutions. Mais il existe également des outils pour la gestion de projet, le e-marketing ou la finance.
3. Formez vos équipes à l’automatisation
La digitalisation d’une entreprise prend du temps et chamboule bien souvent l’organisation d’une société. L’automatisation des tâches est un process qui peut paraître difficile à appréhender pour certain(e)s salarié(e)s, à plus forte raison quand ces dernier(e)s avaient des habitudes de travail bien ancrées.
C’est pour cela qu’il est important de former les équipes à l’automatisation des tâches. Ne pas le faire ou de façon parcimonieuse pourrait être contre-productif. Organisez des sessions de formation pour expliquer leur fonctionnement, leurs avantages et comment les utiliser efficacement.
4. Intégrez progressivement l’automatisation
Comme le processus de formation, l’introduction de l’automatisation dans les différentes strates de l’entreprise doit être réalisée de façon progressive. Il ne faut pas oublier que cette nouvelle façon de procéder peut déstabiliser les collaborateurs et collaboratrices.
Pour éviter une résistance au changement, implémentez les outils étape par étape. Commencez par des processus simples avant de passer à des tâches plus complexes. N’hésitez pas à échanger avec les employé(e)s : leurs feedbacks seront de précieuses informations.
5. Mesurez les résultats
Pour que l’automatisation des tâches répétitives soit un succès, il faut en mesurer les effets. Une fois les outils mis en place et intégrés, il est crucial d’évaluer leur impact.
Suivez des indicateurs clés comme le temps économisé, la réduction des erreurs, la productivité ou l’augmentation de la satisfaction des employés. En fonction des résultats, vous pourrez ajuster votre stratégie d’automatisation et corriger si cela semble nécessaire.
Automatisation des tâches et RH : la solution Factorial !
Dans les ressources humaines, l’automatisation est primordiale. En effet, il existe tout un nombre de tâches récurrentes et quotidiennes en matière de RH qui peuvent être chronophages.
Avec un logiciel RH comme celui de Factorial, vous allez pouvoir automatiser les tâches RH répétitives et augmenter la productivité de vos équipes.
Vous pourrez notamment automatiser les process dans différents domaines comme :
- Le suivi du temps de travail ;
- Les congés et absences ;
- La paie ;
- Le suivi des performances des employé(e) ;
- La facturation ;
- La formation ;
- Le recrutement ;
- Le onboarding et le offboarding ;
- La conformité avec le RGPD et la loi…
Bref, un logiciel SIRH comme celui de Factorial offre la possibilité d’automatiser des tâches en très grand nombre pour gagner en agilité et en productivité.
L’automatisation des tâches répétitives est bien plus qu’une tendance technologique : c’est une révolution dans la gestion des entreprises. De votre entreprise.
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