L’utilisation d’un coffre-fort numérique est aujourd’hui de plus en plus fréquente en entreprise, notamment dans le cadre d’un projet de dématérialisation et de sécurisation des données.
L’archivage numérique étant au cœur des stratégies de digitalisation RH, les coffres forts numériques se présentent comme une excellente solution.
Table des matières
Le coffre-fort numérique : définition
Le coffre-fort numérique est aussi appelé coffre-fort électronique ou E-coffre-fort.
Il s’agit d’un espace de stockage en ligne qui permet aux entreprises d’archiver des fichiers numériques de haute importance, en toute sécurité.
Un logiciel de coffre-fort numérique est d’autant plus utile pour stocker les documents administratifs, les données bancaires, les contrats ou encore les factures.
Les enjeux du coffre fort életronique
Les principaux enjeux d’un coffre-fort numérique sont la confidentialité et l’intégrité des données qui y sont entreposées.
Comme ce service doit être garant de la valeur probante de chaque document numérisé qu’il conserve, il doit répondre à des règles très strictes en termes de conditions de récupération des documents stockés et de mise en œuvre du service en général.
L’utilisation d’un coffre-fort en ligne est bien encadrée par la loi en France.
Les fonctions d’un coffre-fort RH
La différence entre un stockage comme celui-ci d’une version numérique classique réside dans le fait que les données dans un coffre-fort numérique ne sont pas accessibles à l’hébergeur.
Toutes les données qui y sont inscrites doivent être cryptées et accessibles uniquement par le biais d’une clé de déchiffrement que seul le client utilisateur possède.
Parmi les principales fonctions qu’un coffre-fort numérique doit proposer, on citera :
- Dépôt, destruction et lecture de données ;
- Contrôle de l’intégrité ;
- Lecture des métadonnées techniques ;
- Listage du contenu du coffre-fort ;
- Lecture du journal des identifiants ;
- Information précise sur l’horodatage des versements ;
- Restitution des données dans le cas d’une destruction ou d’une lecture, etc.
Différence entre un coffre-fort numérique professionnel, une GED et un SAE
Le coffre-fort numérique professionnel, ou CFN, n’est pas à confondre avec l’outil de gestion électronique de documents, ou GED (comme Google Drive), ou encore avec le système d’archivage numérique, ou SAE.
Ce coffre fort virtuel n’a pas été conçu pour une gestion courante de vos documents, mais plutôt pour les protéger en offrant plusieurs garanties, comme :
- Pérennité : des contrôles périodiques et une duplication du stockage sont effectués afin de prévenir toute perte de vos données ;
- Intégrité : lors du dépôt, une empreinte numérique du client sera créée ;
- Traçabilité : l’historique des utilisateurs permet de tracer toute modification ou autre éventuelle anomalie ;
- Confidentialité : le contrôle d’accès et le cryptage des données vous permettront de sécuriser au maximum vos données les plus sensibles.
La GED
La gestion électronique des documents permet aux utilisateurs de miser sur une optimisation pointilleuse de la gestion de leurs documents, en les rendant accessibles et exploitables par le biais de divers moyens électroniques.
L’enjeu principal de la GED n’est pas de garantir l’intégrité des documents, mais surtout de faciliter et d’améliorer leur utilisation en entreprise.
C’est une sorte de système informatique qui vous aidera à améliorer la gestion de vos documents électroniques au quotidien.
Le SAE
Le SAE, ou le système d’archivage numérique, quant à lui, permet aux utilisateurs de conserver des documents qui ont été validés, et dont l’état a été figé au préalable.
Une fois que vos données sont intégrées dans un SAE, elles ne pourront plus être modifiées.
Les enjeux principaux de ce système sont la confidentialité, la sécurité, la pérennité et l’authenticité des documents qui y sont stockés.
D’ailleurs, le coffre numérique est un élément complémentaire au système d’archivage numérique. Ceci dit, le coffre-fort est beaucoup plus sécurisé.
Quel type de document peut-on intégrer dans un coffre-fort numérique ?
Tous vos documents importants pourront être mis dans un coffre-fort électronique.
Avec cette solution RH, vous serez en mesure de vous affranchir des risques de perte ou de dégradation des documents.
C’est malheureusement quelque chose de courant pour les formats « papier ».
Vous pourrez facilement y classer des :
- pièces comptables,
- documents relatifs à la gestion du personnel ou des documents fiscaux,
- des documents commerciaux ou civils,
- des contrats…
Il est à préciser que la durée légale de conservation des documents dépend de leur type :
- 5 ans pour un contrat de travail ;
- 6 ans pour tous les éléments qui peuvent faire l’objet d’un contrôle de l’administration fiscale ;
- 10 ans pour le registre comptable (à partir de la clôture de l’exercice) et pour un contrat supérieur à 120 euros qui a été conclu par voie électronique ;
- 30 ans pour un contrat de cession ou d’acquisition de biens fonciers ou immobiliers ;
- 50 ans pour le bulletin de paie dématérialisé d’un salarié, etc.
Le coffre-fort numérique pour le bulletin de paie
Avec la solution de dématérialisation des données RH, de plus en plus d’entreprises optent pour le bulletin de salaire en ligne, ou BPE.
Depuis la loi Travail de 2017, l’entreprise peut communiquer les bulletins de paie par voie électronique sans forcément avoir l’accord de ses collaborateurs.
Toutefois, les salariés se réservent le droit de s’y opposer à n’importe quel moment, même s’ils ont déjà pu recevoir de nombreux bulletins de paie dématérialisés auparavant.
Pour les éventuels réfractaires, il serait judicieux de maintenir la possibilité d’une transmission sur papier, comme avant.
Dans le cas d’une opposition, la communication par papier devra être réalisée dans la limite des 3 mois qui suivent le refus du salarié.
Si le salarié venait à quitter l’entreprise, et qu’il n’a pas réagi aux invitations de son employeur pour l’accès au coffre fort électronique pour bulletin de paie, il peut encore le faire dans les 5 années suivant son départ.
Durant cette période, il pourra récupérer librement tous ses documents.
Un salarié qui a déjà reçu ses bulletins de paie au format numérique dans le coffre-fort pourra y avoir accès à vie, étant donné que l’accès lui appartient.
Il pourra consulter tous ses bulletins de paie numériques cumulées durant toutes ses années dans l’entreprise. Il y aura accès via son espace personnel personnalisé.
Par contre, ni l’entreprise ni les autres salariés ne pourront avoir accès aux documents et encore moins aux informations qui s’y trouvent.
Les avantages du coffre-fort numérique
Le coffre-fort numérique est un service complètement modulable et ne possède pas de limite de stockage.
Le client peut adapter la taille de sa capacité de stockage selon ses besoins. C’est un de ses plus gros avantages sur le plan pratique, au quotidien.
En dehors de ce point, nous vous présentons ci-après une liste non exhaustive des principaux avantages de l’utilisation de l’E-coffre-fort :
Respect des obligations légales
Cette solution n’est pas obligatoire dans les entreprises.
Mais pour être en conformité avec la législation concernant la protection des données personnelles (RGPD) et de la loi Travail de 2016, L’employeur peut miser sur ce système.
Confidentialité et sécurité
Les données stockées dans un coffre-fort numérique sont confidentielles, sans aucun risque de perte ou de piratage.
Par ailleurs, vos documents ne seront accessibles que par vous via une clé numérique unique.
Optimisation de la gestion des ressources humaines
Le coffre-fort numérique facilite énormément la vie RH. Nul besoin de distribuer les bulletins de paie dans tous les services tous les mois, tout se fera désormais par voie électronique, en seulement quelques clics.
De plus, si un salarié a besoin d’un de ses bulletins de salaire, il pourra accéder à son espace personnel à tout moment pour le récupérer.
Amélioration de l’image de l’entreprise
L’utilisation d’un coffre-fort numérique offre un point positif non négligeable à l’image de l’entreprise.
Par le biais de la simplification de l’accès aux documents à tous les salariés, vous valoriserez facilement votre image de marque.
Vous serez une entreprise moderne aux yeux de tous vos collaborateurs.
Économie
Selon la taille de votre entreprise, vous pourrez faire des économies plus ou moins importantes avec l’adoption du coffre-fort numérique.
En effet, vous économiserez entre 10 et 30 centimes par document non imprimé, en moyenne, par mois.
Ce qui représente une économie notable sur une année, en plus d’un énorme gain de temps.
Écologie
Les solutions dématérialisées ont des répercussions sur les processus métiers et sur la vie de l’entreprise en général.
Opter pour une alternative au papier c’est démontrer que l’on veut aller dans le sens des valeurs écocitoyennes et environnementales.
Dans toutes les entreprises, les dépenses en termes de papier pour le stockage et la conservation des archives, des documents et des fichiers en tout genre sont impressionnantes.
En utilisant un coffre-fort numérique, l’entreprise pourra facilement réduire son empreinte écologique.
Visez le « zéro papier » !
En somme, un coffre fort numérique vous permet de mieux gérer les documents entre l’entreprise et les collaborateurs en interne, d’une part, et entre les collaborateurs externes et les clients, d’autre part.
