Pour partir en congés l’esprit tranquille, il y a quelques formalités à ne pas manquer.
Départ en vacances, arrêt maladie, congé maternité… Lorsqu’un(e) salarié(e) n’est pas joignable, il ou elle doit mettre en place un message d’absence pour congés. Cette réponse automatique est une pratique incontournable en cas d’absence de courte ou longue durée.
Les employé(e)s doivent cependant rédiger un message ou un email d’absence du bureau clair, précis et surtout, avec les bonnes informations.
Dans cet article, nous vous expliquons comment rédiger un message d’absence en bonne et due forme et les outils pour le configurer.
Le message d’absence pour congés, c’est quoi ?
Un message d’absence pour congés est une réponse automatique envoyée par e-mail afin d’informer d’une indisponibilité temporaire. La raison de cette absence peut être variée comme pour des vacances, un congé maladie, un congé maternité ou paternité, une formation ou tout autre événement.
Dans la grande majorité des entreprises, les salarié(e)s ont pour injonction de mettre en place une réponse automatique pour éviter tout dysfonctionnement. Des informations utiles doivent figurer dans ce message d’absence comme la nature et le temps d’indisponibilité mais également le ou les personne(s) à contacter au sein de la société en cas d’urgence.
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Le message d’absence, pourquoi ?
La rédaction soignée d’un message d’absence pour congés revêt une importance capitale, tant pour l’entreprise que pour l’employé(e). Cet email est tout d’abord la preuve d’un professionnalisme assumé, mettant en exergue le souci de maintenir une communication ouverte avec les contacts. En indiquant des infos précises sur l’absence, la communication n’est jamais rompue et cela évite frustration et malentendus.
Aussi, il est un gage de crédibilité pour les différents acteurs d’une société. La transparence est de mise et cela met en avant le sérieux de la structure et de ses collaborateurs et collaboratrices.
Surtout, c’est le meilleur moyen de permettre à l’entreprise de continuer de fonctionner, même si un(e) employé(e) n’est pas disponible. L’organisation n’est pas mise à mal et les services peuvent continuer de tourner, sans accroc.
Comment faire un message d’absence pour congés ?
Certaines structures imposent un message type d’absence afin de conserver une uniformité. L’employé(e) a juste à remplir le modèle fourni en indiquant les informations nécessaires.
Mais quand ce n’est pas le cas, l’exercice peut s’avérer périlleux. Voici comment rédiger un message d’absence pour congés de qualité.
Intitulé explicite
Lorsqu’un expéditeur vous contacte, il est primordial que l’objet de votre email automatique soit le plus explicite possible. Le simple intitulé de votre message d’absence pour congés doit indiquer à votre interlocuteur votre indisponibilité.
Il est courant d’utiliser comme titre « absent du bureau » ou « absent pour congés » ce qui permet, dès réception du message, de savoir que vous êtes indisponible.
Motif et la durée de l’absence
Si cela n’est pas une obligation, il est souvent recommandé d’indiquer la raison de votre absence. Bien évidemment, si cela est trop personnel, pas besoin d’entrer dans les détails. Mais si votre indisponibilité concerne des vacances ou une formation, faire preuve de transparence en ajoutant le motif d’absence est souvent appréciable.
En revanche, il est essentiel d’indiquer la durée de votre absence et de mentionner une date de retour. L’expéditeur peut ainsi savoir quand il pourra vous contacter de nouveau et quand vous lui répondrez.
Contact(s) alternatif(s)
Autre élément indispensable à inclure dans votre message d’absence pour congés est le nom d’un(e) autre collaborateur(trice) à contacter en cas de nécessité. Nom du ou des contacts, adresse email ou encore numéro de téléphone, indiquer les coordonnées d’un ou plusieurs membres de votre équipe est crucial.
En effet, cela permet de ne pas rompre la communication et en cas d’urgence, l’expéditeur sait qu’il dispose d’une alternative. D’ailleurs dans certaines entreprises, des binômes sont formés lorsque l’absence de l’un(e) ou l’autre employé(e) surgit.
Style et orthographe
Si l’originalité est possible lors de la rédaction d’un message d’absence pour congés, il est cependant recommandé d’opter pour un style direct, professionnel et concis. L’email devra être présenté dans un français parfait et respectueux de l’orthographe.
Un message mal rédigé, avec une mauvaise syntaxe et des fautes d’orthographe peut abîmer votre réputation et dans son sillage, celle de la société.
Formule(s) de politesse
Cela peut paraître une évidence mais les formules de politesse et la cordialité font partie intégrante d’un message d’absence pour congés.
Commencez l’email d’absence par une salutation et pourquoi pas les remercier de vous avoir contacté. Terminez-le en ajoutant les formules de politesse d’usage et en indiquant que vous contacterez l’interlocuteur au plus vite, dès votre retour.
Test du message
Votre bureau est rangé, votre message d’absence est configuré et vous vous apprêtez à prendre congé. Mais êtes-vous certain que votre email d’indisponibilité fonctionne ?
Il est important de le tester avant de vous en aller. Envoyez-vous un message depuis une autre boite mail ou demandez à un collègue de vous écrire afin de vérifier que tout fonctionne. Cela vous évitera des désagréments à votre retour !
Exemples de messages d’absence
Quel que soit le motif de votre absence, voici quelques exemples de message d’absence types.
Exemple de messages d’absence pour congés
Exemple 1 : sobre et efficace
| Bonjour, Merci pour votre message. Je suis indisponible jusqu’au [date] inclus. N’ayant pas accès à ma messagerie pendant mon absence, je prendrai connaissance de votreemail à mon retour.En cas d’urgence, merci de contacter [nom contact et coordonnées]Merci.Cordialement. [Signature] |
Exemple 2 : Plus détaillé
| Bonjour,
Merci pour votre email. Etant actuellement en congé pour [motif de l’absence] jusqu’au [date] inclus, je ne pourrai pas prendre connaissance de votre message durant cette période. En attendant, vous pouvez contacter [nom contact et coordonnées] Merci pour votre compréhension et à bientôt. Bien à vous. [Signature] |
Exemple 3 : avec une touche d’originalité
| Bonjour,
Merci pour votre message mais je suis actuellement en congés jusqu’au [date] inclus. Étant actuellement sur une plage paradisiaque aux Maldives (ou au Touquet), je suis dans l’impossibilité (volontaire) de consulter ma boite mail. Pas de panique ! [nom contact et coordonnées]se fera un plaisir de vous répondre en cas d’urgence ou pour toute autre considération. Je retourne à mon transat ! À très vite. [Signature] |
Exemple de message d’absence pour jour férié
| Bonjour,
Je vous remercie pour votre e-mail. Nos bureaux sont actuellement fermés en raison de [jour(s) férié(s)]. Nous serons de retour le [date]. Je vous répondrai à mon retour. Cordialement, [Signature] |
Exemple de message d’absence pour arrêt maladie
| Bonjour,
Je vous remercie de votre message. Je reviendrai vers vous à mon retour. Cordialement. [Signature] |
Exemple de message d’absence pour congé maternité / paternité
| Bonjour,
Merci pour votre message. Je suis actuellement en congé de maternité/paternité et je serai absent(e) du bureau jusqu’au [date]. Durant cette période, je ne serai pas joignable et n’aurais pas accès à ma boite mail. Pour toute question urgente, merci de contacter [nom contact et coordonnées] qui se fera un plaisir de vous assister. À bientôt. Cordialement. [Signature] |
Exemple de message d’absence pour formation
| Bonjour,
Je vous informe que je serai en formation du [date de début] au [date de fin]. Durant cette période, je ne serai pas en mesure de vous répondre. En cas d’urgence, n’hésitez pas à contacter [nom contact et coordonnées]. Je vous écris à mon retour. Cordialement. [Signature] |
Quel outil pour mettre en place un message d’absence pour congés ?
La configuration d’un message d’absence pour congés n’est pas si compliqué que cela. La grande majorité des outils de messagerie vous permet de le mettre en place assez facilement. Que ce soit sur Outlook, Gmail ou tout autre logiciel de messagerie, il suffit de fouiller dans les paramètres de “ réponse automatique “ et le tour est joué.
Il suffira alors d’ajouter le contenu du message d’absence et de configurer la période durant laquelle l’email sera envoyé. Une fois validé, il s’enverra automatiquement dès qu’une personne vous écrira.
Le ton, la longueur et le niveau de détail de votre réponse automatique dépendra de votre relation avec interlocuteurs. Certaines messageries vous proposent même de rédiger 2 types de contenu, en fonction de votre proximité avec les interlocuteurs (internes et externes à l’entreprise).
Comment mettre un message d’absence sur outlook et sur gmail ?
Configurer un message d’absence sur les outils de Microsoft et de Google n’a rien de bien compliqué.
Mettre une message d’absence sur Outlook
Une fois connecté à votre compte, suivez ces étapes :
- Cliquez sur Paramètres puis Courrier -> Réponses automatiques
- Activez les réponses automatiques
- Définissez les dates et heures de début et fin d’envoi de votre message automatique
- Rédigez votre message (vous pouvez en configurer un pour les personnes internes à l’entreprise et un autre pour celles externes)
- Enregistrez votre message d’absence.
Mettre une message d’absence sur Gmail
Une fois connecté à votre compte, faites comme suit :
- Cliquez sur Paramètres puis sur « voir tous les paramètres »
- Faites défiler la page jusqu’à atteindre la section « Réponse automatique ».
- Cliquez sur « Réponse automatique activée »
- Choisissez les dates et heures de début et fin d’envoi de votre message automatique
- Rédigez votre message
- En bas de la page, cliquez sur « Enregistrer les modifications ».
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