On les voit passer tous les mois. S’y bien qu’on n’y prête plus trop attention, et pourtant, le bulletin de paie est un document encadré par la loi qui comporte certaines mentions obligatoires prévues à l’article R. 3243-1 du Code du travail.
Voici un récapitulatif des mentions obligatoires sur le bulletin de paie à ne surtout pas oublier.
Qu’est-ce qui doit figurer sur une fiche de paie ?
Depuis le 1er janvier 2020, tout employeur doit délivrer un bulletin de salaire simplifié. Plus concis et plus clair que l’ancienne fiche de paie, ce nouveau format est en passe d’être à nouveau remanié. Le projet de loi de simplification, présenté au conseil des ministres le mercredi 23 avril 2024, prévoit une nouvelle simplification du bulletin de paie d’ici à 2027. L’objectif est de diminuer de 55 à 15 le nombre de lignes du bulletin de paie, afin de faciliter la lisibilité pour les salariés.
Néanmoins, certaines mentions demeurent obligatoires sur le bulletin de paie. Voyons lesquelles.
Les informations sur l’employeur
Tout d’abord, l’employeur doit être clairement identifié. Ce qui signifie que vous devez mentionner :
- Le nom ou la dénomination sociale de l’entreprise : l’identité de l’employeur doit être clairement mentionnée.
- L’adresse : l’adresse de l’entreprise ou du siège social doit figurer sur le bulletin.
- Le numéro SIRET : cet identifiant unique de l’établissement doit être présent.
- Le code APE : il décrit l’activité principale de l’entreprise.
- La référence de la convention collective : le numéro et l’intitulé de la convention collective applicable doivent être également mentionnés.
Les informations sur le salarié
De même, il faut indiquer les éléments permettant d’identifier le ou la salarié-e.
Notamment :
- les nom et prénom du collaborateur ou de la collaboratrice;
- l’intitulé de l’emploi et du poste occupé ;
- l’ancienneté ou la date d’entrée dans l’entreprise ;
- la position dans la grille salariale ;
- le coefficient de salaire.
Les éléments de rémunération
C’est le cœur du bulletin de salaire. Les éléments de rémunération doivent donc être bien entendu listés. On y retrouve notamment :
- Le salaire de base : le montant brut du salaire doit être indiqué.
- Les heures travaillées : le nombre d’heures effectuées, incluant les heures supplémentaires, doit être précisé.
- Les primes et indemnités : toutes les primes (de performance, d’ancienneté, etc.) et indemnités doivent être listées.
- Les avantages en nature : les avantages comme la mise à disposition d’un véhicule ou d’un logement doivent être mentionnés avec leur valorisation.
- La date de paiement.
Les frais professionnels sur le bulletin de salaire peuvent aussi être clairement affichés. Cependant, l’administration française autorise les entreprises qui procèdent au remboursement de frais au fur et à mesure à ne pas les indiquer sur la fiche de paie à condition que ces défraiements soient mentionnés sur d’autres documents comptables.
Le cas échéant, vous devez aussi préciser les dates de congés et le montant de l’indemnité de congés payés.
Les cotisations sociales
Dans les anciens bulletins de salaire, les cotisations pour la Sécurité sociale, l’assurance chômage, la retraite, et autres devaient être clairement détaillées. Les montants et les taux appliqués pour chaque cotisation devaient être indiqués. Il fallait donc prévoir une ligne par cotisation sociale, et indiquer son taux, son montant, son assiette, ainsi que la personne qui la finance (salarié ou employeur).
Dans la version simplifiée à 15 lignes proposée par le Gouvernement, l’ensemble des cotisations sociales, de l’employeur comme du salarié, ne serait plus détaillé comme sur le bulletin de paie aujourd’hui. Les cotisations sociales seraient mentionnées sur une seule ligne pour l’employeur et une seule ligne pour le salarié, déduction faite des exonérations et allègements.
Les informations sur le prélèvement à la source
Le bulletin de salaire doit aussi indiquer :
- Le taux de prélèvement (le taux appliqué pour l’impôt sur le revenu)
- Le montant de l’impôt prélevé à la source.
Le salaire net
Cela ne change pas. Sur chaque bulletin de paie, le salaire net à payer ainsi que le salaire net avant impôt doivent être clairement indiqués..
Quelles mentions ne sont PAS obligatoires sur le bulletin de paie ?
Certaines informations ne sont pas obligatoires mais peuvent apparaître sur le bulletin de paie. Il s’agit notamment de :
- Signature de l’employeur : contrairement à ce que l’on pourrait penser, la signature n’est pas nécessaire.
- Le matricule RH : il est facultatif sur le bulletin de paie.
- Le statut marital : l’état civil du salarié n’est pas requis.
- Le nombre d’enfants : cette information n’est pas obligatoire non plus.
Bon à savoir : de manière facultative, vous pouvez également indiquer les autres versements et retenues, lorsque le salarié bénéficie de tickets restaurants, d’un logement de fonction ou de primes transport.
Le détail des cotisations sociales est il une mention obligatoire sur le nouveau bulletin de salaire simplifié ?
Non, puisque la nouvelle version du bulletin de salaire simplifié prévoit justement de supprimer le détail des cotisations sociales.
Cependant, en plus du bulletin de salaire mensuel simplifié, le gouvernement prévoit d’instaurer une obligation pour les employeurs de fournir systématiquement et mensuellement aux salariés les détails nécessaires pour calculer leur rémunération nette à partir du montant brut.
Cette initiative vise à garantir que les employés disposent des informations requises pour comprendre leur rémunération. Selon l’étude d’impact du projet de loi, ces informations complémentaires pourraient être transmises sous le format préféré par l’employeur, ce qui signifie que la dématérialisation de ces données ne serait pas obligatoire, mais facultative.
Les sanctions en cas de non-respect des mentions obligatoires de la fiche de paie
Si un employeur ne respecte pas les obligations légales relatives aux mentions obligatoires sur la fiche de paie, il s’expose à des sanctions. Le salarié peut saisir le Conseil des Prud’hommes pour réclamer une régularisation, voire des dommages et intérêts. En outre, des sanctions administratives, telles que des amendes, peuvent être imposées à l’employeur pour non-conformité.
A retenir : l’employeur peut être condamné à une amende pouvant atteindre 450 € par fiche de paie non remise.
Qu’est ce que l’obligation de fournir un bulletin de salaire à zéro ?
L’obligation de fournir un bulletin de salaire à zéro concerne les périodes où un salarié ne perçoit pas de rémunération (par exemple, pendant un congé parental ou un arrêt de travail non indemnisé).
Même si le salaire est nul, l’employeur doit fournir une fiche de paie indiquant le salaire brut à zéro, les cotisations sociales (qui seront également nulles) et, le cas échéant, le prélèvement à la source à zéro. Ce document est important pour que le salarié puisse justifier de son activité professionnelle et de sa situation vis-à-vis des organismes sociaux.
Liste des abréviations du bulletin de salaire
Le bulletin de salaire peut comporter de nombreuses abréviations qui facilitent la présentation des informations. Voici quelques-unes des plus courantes :
- SST : Sécurité Sociale Tranche 1
- ARRCO : Association pour le Régime de Retraite Complémentaire des Salariés
- AGIRC : Association Générale des Institutions de Retraite des Cadres
- CSG : Contribution Sociale Généralisée
- CRDS : Contribution pour le Remboursement de la Dette Sociale
- BR : Brut
- NET : Net à payer
- HS : Heures Supplémentaires
- CP : Congés Payés
- RTT : Réduction du Temps de Travail
Ces abréviations sont couramment utilisées pour simplifier la lecture du bulletin de paie, bien que chaque entreprise puisse avoir ses propres particularités en la matière. Il est important que le salarié comprenne bien ces abréviations pour vérifier la conformité de sa fiche de paie.
Vous voulez vous assurer que votre fiche de paie est correctement rédigée ? Lisez aussi notre article comment vérifier une fiche de paie en 10 points pour ne rien manquer des mentions obligatoires à mentionner sur le bulletin de salaire.
