La digitalisation du monde de l’entreprise a bousculé les habitudes et a donné naissance à de nouveaux process. Avec l’émergence de l’application pour signature électronique, les services RH et les salarié(e)s ont passé un nouveau cap dans la dématérialisation.
Aujourd’hui, de nombreux outils sont à disposition des entreprises pour signer électroniquement des documents et ce, même depuis leur smartphone.
Mais quelles sont les meilleures applications de signature électronique ? Et comment bien faire son choix parmi les options proposées ? Tour d’horizon.
Table des matières
Les 5 meilleures applications de signature électronique
Les salarié(e)s étant de plus en plus mobiles, le smartphone est devenu un outil professionnel du quotidien et signer des documents doit pouvoir se faire à portée de doigt.
Voici donc les 5 meilleures applications de signature électronique.
Factorial
Pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple ? La solution Factorial vous offre tous les avantages imaginables en matière d’application de signature électronique. Son logiciel puissant propose une application mobile intuitive et efficace sur Android comme sur iOS.
L’application de signature électronique de Factorial vous permet de signer tout type de document RH et ce, en toute sécurité, car conforme à la norme de sécurité eIDAS. Vous pouvez créer des comptes signataires et administrateur pour créer et gérer des modèles de documents en ligne.
Vous pouvez modifier les contrats et authentifier les signatures des collaborateurs sur tous les documents importants.
DocuSign
Voici probablement l’une des applications de signature électronique les plus connues du marché. Utilisée par de nombreuses entreprises, Docusign présente l’avantage de proposer différents niveaux de prix qui s’adressent à différents types d’utilisateurs.
Facile à utiliser, elle vous offre la possibilité d’envoyer, de signer et de gérer tous vos contrats et documents en quelques clics. Disponible sur Android, iOS, ou encore Windows, Docusign est conforme à la règlementation eIDAS.
Yousign
Si vous cherchez à envoyer et signer électroniquement des documents légalement et de manière sécurisée, Yousign peut vous y aider ! Cette solution de signature électronique française, légale et simple d’utilisation vous promet de pouvoir valider vos documents en 3 clics et 15 minutes.
Vous pourrez notamment configurer les flux d’approbation, collecter les signatures et générer un fichier de preuve une fois le process terminé. Aussi, son API de signature électronique vous permet de gagner du temps et de sécuriser vos données.
HelloSign
Voici une autre application de signature électronique plutôt connue du marché : HelloSign. Rapide et efficace, elle permet de signer numériquement tout type de documents importants comme des contrats de travail, des contrats de location et encore bien d’autres.
Avec des forfaits à petit prix, elle peut être une bonne alternative pour les entreprises aux ressources limitées.
Niveau sécurité, HelloSign est conforme à la réglementation eIDAS et RGPD dans toute l’UE.
Rightsignature
RightSignature est une application de signature électronique tout droit venue du pays de l’oncle Sam. Présente sur le marché depuis de nombreuses années déjà, elle est une solution facile à prendre en main et très intuitive.
Vous pouvez créer vos signatures et signer des documents RH en quelques clics sur des fichiers de différents formats comme Word, Excel et PDF. Vous avez même la possibilité d’insérer le logo de votre société ou une photo pour encore plus de personnalisation.
Rappel : qu’est-ce qu’une signature électronique ?
La signature électronique, également appelée e-signature, est un procédé qui permet de valider électroniquement un document dématérialisé. Elle a la même valeur, tant officielle que légale, qu’une signature manuscrite.
Pour être valable, elle doit être authentique, infalsifiable, inaltérable, non-réutilisable et irrévocable.
Grâce à des logiciels de signature électronique dédiés, elle est simple et rapide à mettre en place. Une fois le document reçu, il suffit d’accepter les conditions générales d’utilisation et de réaliser le tracé de sa signature. Une dernière étape de validation et le document est signé.
On distingue 3 niveaux : la signature électronique simple (SES), la signature électronique avancée (AES) et la signature électronique qualifiée (SEQ).
Pourquoi utiliser une application de signature électronique ?
Si la signature électronique s’est démocratisée dans les entreprises et est devenue un outil de plus en plus utilisé, c’est qu’elle présente de nombreux avantages.
L’usage d’une application offre la possibilité de signer un document de façon légale et sécurisée depuis n’importe où et n’importe quand, promettant un gain de temps considérable dans vos process. Pour cela, il suffit d’un smartphone ou d’une tablette, d’une connexion internet et le tour est joué.
Surtout, ces applications sont dotées des dernières technologies en matière de sécurité des données, vous permettant de signer ou faire signer tout document sans aucune crainte.
Aussi, le côté dématérialisé représente un pas important pour l’écologie et réduit les coûts en termes d’impression de papier, d’utilisation d’imprimante et de cartouche d’encre.
Mais c’est principalement pour son côté pratique que l’application de signature électronique se démarque. Elle est généralement intuitive, facile à prendre en main, rapide et améliore l’expérience collaborateur.
Enfin, elle vous permet d’être en conformité avec la loi. L’e-signature étant valable juridiquement dans un grand nombre de pays, les apps présentent sur le marché garantissent sa validité.
Application de signature électronique : comment choisir ?
Face aux nombreuses solutions qui pullulent sur le marché, il est très difficile de faire le bon choix. Bien évidemment, le budget que vous souhaitez et pouvez allouer à ce genre d’outil guidera grandement votre décision.
Cependant, l’aspect financier n’est pas le seul à prendre en compte. Parmi les solutions que nous vous avons présentées, toutes ont un point commun : leur simplicité. En effet, une application de signature électronique doit être facile à prendre en main, intuitive et réduire au maximum les étapes de validation.
La sécurité des données est également très importante mais ces solutions (dans la majeure partie des cas ) sont conformes à la norme de sécurité eIDAS et au RGPD.
Alors, comment choisir ? Si la plupart des applications se valent, il est souvent conseillé de choisir une solution qui inclut nativement la signature électronique. Cela évite de multiplier les outils et de réaliser de belles économies.
Factorial vous propose de gérer tous vos processus RH au sein d’une seule et même plateforme. Mieux encore, une application mobile est disponible sur Android et iOS.
Ainsi, si la décision finale vous appartient, n’oubliez pas qu’il vous faut réfléchir en termes de productivité, de rentabilité mais également de praticité. Alors, vous signez ?
