Votre service des ressources humaines utilise-t-il la signature numérique?
Si ce n’est pas encore le cas, il est temps de considérer cet outil devenu indispensable. La signature électronique permet de valider des documents à distance de manière sécurisée et légale, un atout majeur à l’heure de la généralisation du télétravail et de la digitalisation des processus RH. Elle accélère les recrutements, simplifie la gestion administrative et renforce la sécurité juridique de vos contrats. Cet article explore son fonctionnement, ses avantages concrets et son cadre légal en France.
Qu’est-ce que la signature électronique et quelle est sa valeur juridique?
La signature numérique ou électronique est un outil numérique qui vous permet de signer des documents électroniques afin de garantir leur authentification en ligne.
Elle doit répondre à de nombreux critères afin d’être qualifiée. Entre autres, elle doit être impossible à falsifier et à modifier une fois posée sur le document. Elle est obtenue grâce à un chiffrement asymétrique ou une fonction de hachage.
En France, on parle de la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 qui porte sur l’adaptation des preuves relatives aux technologies de l’information ainsi qu’à la signature électronique avec l’application de ce décrêt, la signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite.
En France, la valeur légale de la signature électronique est établie par l’article 1367 du Code civil, qui précise qu’elle est reconnue au même titre qu’une signature manuscrite si elle repose sur un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. Ce cadre national est complété par le règlement européen n°910/2014, dit eIDAS (Electronic Identification Authentication and trust Services), qui harmonise son usage et sa reconnaissance dans toute l’Union européenne.
Les 3 niveaux de signature électronique
Le règlement eIDAS définit trois niveaux de signature, chacun correspondant à un degré de sécurité et de force probante différent :
- Signature Simple (SES)
- Signature Avancée (SEA)
- Signature Qualifiée (SEQ)
Quels sont les 7 avantages de la signature électronique pour les RH ?
1. Rationaliser le processus d’embauche
Certaines entreprises ont des pics d’embauche, par exemple pendant les périodes de vacances. Par conséquent, avoir une signature numérique peut faciliter et accélérer l’ensemble du processus.
2. Optimiser la gestion des embauches et des licenciements
Les employés doivent signer de nombreux documents que ça soit lorsqu’ils commencent un nouvel emploi ou lorsqu’ils décident de quitter ou sont licenciés.
Dans les entreprises où de nombreux contrats sont échangés, la signature électronique peut signifier un véritable avantage et une optimisation du temps et ils pourront facilement signer avec la signature électronique des document pdf ou word.
3. Rendre accessible 24/7 sur n’importe quel appareil
Contrairement à la signature papier, qui demande une présence physique, la signature électronique est accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Mieux encore, étant numérique, elle peut être utilisée sur des ordinateurs, mobiles ou tablettes, sans aucun problème.
4. Économiser du papier
Avec les nouvelles technologies, nous pouvons rendre service à la planète et arrêter de consommer autant de papier.
De plus, si votre entreprise génère de nombreux contrats, faites vos calculs et vous verrez tout l’argent que vous pouvez économiser en termes de papier et d’encre, ainsi que de maintenance de l’imprimante.
5. Gagner du temps
Souvent, il est nécessaire de venir signer le contrat au bureau avant le premier jour, générant des déplacements qui pourraient être évités.
Par conséquent, si vous choisissez d’utiliser la signature électronique, vous pourrez gagner du temps pour vous et vos collaborateurs et, de plus vous éviterez de générer plus d’émissions de CO2 sur la planète !
6. Améliorer la gestion électronique des documents
Dans le modèle traditionnel, chaque contrat signifie des documents à conserver. Imaginez ne plus avoir à vous soucier de classer tous ces papiers et d’utiliser votre espace à d’autres fins plus productives !
7. Garantir la confidentialité
La loi sur la signature numérique approuvée en décembre 2003 (loi sur la signature électronique) assure la même valeur que la signature manuscrite et est donc valable pour conclure tout type de contrat.
De plus, la signature électronique garantit la confidentialité des travailleurs, car vous contrôlez qui peut accéder aux documents.
Comment une signature numérique vous aide-t-elle concrètement ?
La signature numérique est une avancée pour le département des ressources humaines de votre entreprise.
Elle vous aidera à améliorer votre productivité et vous pourrez consacrer plus de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
Si vous gagnez plus de temps, vous pouvez investir plus d’heures pour recruter et retenir les meilleurs professionnels.
En ces temps que nous vivons, où tout va si vite, ne restez pas en arrière.
Commencez à digitaliser votre entreprise pour vous différencier de la concurrence en mettant en pratique des solutions numériques telles que la signature électronique, pour vos processus RH.
Processus de recrutement et d’onboarding (recrutement et accueil)
Tant lors du processus de recrutement du personnel que lors de l’onboarding d’un nouveau travailleur, vous collectez des informations et des données auprès des personnes.
En plus d’utiliser la signature électronique dans les contrats, elle sera également utile lorsque vous devrez gérer d’autres documents tels que des accords de confidentialité ou des offres contractuelles.
Si vous décidez d’incorporer la signature numérique, vous pouvez faire signer ces documents en quelques heures.
Vous accélérerez considérablement l’ensemble du processus. De plus, l’image que vous projeterez auprès de vos futurs travailleurs sera très positive.
Processus d’offboarding
L’une des erreurs du service des ressources humaines est précisément de ne rien signer lorsque le licenciement est communiqué verbalement.
Lorsque vous communiquez la fin d’une relation de travail à une personne salariée, il est crucial d’officialiser cet échange par un document signé qui atteste que l’information a bien été transmise.
Ne pas le faire pourrait entraîner des demandes de résiliation injustifiées.
Comment mettre en place la signature électronique avec un logiciel RH?
Avec le logiciel de gestion RH de Factorial, vous pouvez gérer le processus de signature numérique de manière digitale, rapide et sûre.
De plus, vous pouvez stocker tous vos documents signés sur la plate-forme. Ils restent à disposition à tout moment depuis n’importe quel appareil numérique pour vous et vos employés.
Le portail des salariés leur offre d’ailleurs la possibilité d’accéder à tout document qu’ils ont signé.
Voici les étapes à suivre pour faire signer vos documents de la manière la plus optimisée possible :
- Téléchargez un fichier et sélectionnez les personnes que vous souhaitez faire signer. Les collaborateurs recevront instantanément une notification avec le document à signer.
- Recevez les documents de manière totalement valide et sécurisée avec tous les consentements marqués. Dès que les employés auront signé, vous recevrez une notification par email.
- Révisez le document lorsque tout le monde a signé. Vérifiez comment le logiciel a fait la mise à jour et vous avez déjà toutes les signatures.
