Lorsque vous faites l’acquisition d’un logiciel RH, vous achetez la licence qui va avec. Mais au vu de la multiplicité des logiciels qu’utilisent les entreprises pour la gestion quotidienne (CRM, SIRH, GED, Progiciel de gestion, logiciels de signature électronique, outils open source), il est vite arrivé que la gestion des licences logicielles, ou software license management (SLM), devienne un vrai casse-tête.
Dans cet article, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur la gestion des licences logicielles pour optimiser vos coûts.
Table des matières
Qu’est-ce que la licence d’un logiciel ?
La licence d’un logiciel est un document ou un accord juridique entre le propriétaire du logiciel et l’utilisateur-rice du logiciel (le ou la licencié-e). Cette licence définit les termes sous lesquels l’utilisateur-rice est autorisé à utiliser le logiciel.
Elle peut couvrir différents aspects, tels que les droits d’utilisation (nombre d’installations permises, usages du logiciel, etc.), la durée de la licence, ou les limitations (interdictions de modifier le logiciel par exemple).
Lorsqu’une entreprise a plusieurs logiciels, elle doit mettre en place un processus de gestion des licences logicielles pour éviter de s’y perdre et de se retrouver avec des licences obsolètes ou, au contraire, trop de licences par rapport à ses besoins. La gestion des licences logicielles fait souvent partie d’une stratégie plus large de gestion des actifs logiciels (SAM).
Qu’est-ce que la gestion des licences logicielles ?
Chaque logiciel est accompagné d’une licence. Le respect de chaque licence est essentiel. Le suivi de l’utilisation des licences en fonction de l’utilisateur-trice ou du service, la gestion des frais d’inscription, le respect des conditions de licence et, surtout, la détermination de la pertinence de chaque licence sont essentiels pour rester efficace et ne pas gaspiller l’argent de l’entreprise.
C’est pourquoi la gestion des licences logicielles est un processus essentiel pour les entreprises et les organisations qui utilisent plusieurs logiciels dans leurs opérations quotidiennes. Ce processus comprend plusieurs aspects clés :
L’acquisition et l’allocation des licences
C’est l’achat ou la location des licences logicielles nécessaires au bon fonctionnement des applicatifs de l’entreprise et leur attribution aux utilisateurs-rices ou aux ordinateurs appropriés dans l’organisation.
La conformité aux accords de licence
Les logiciels sont régis par des accords de licence qui définissent comment et où le logiciel peut être utilisé. La gestion des licences assure que l’organisation respecte ces accords, évitant ainsi les violations légales et les pénalités.
Le suivi et l’inventaire des licences
Il s’agit de réaliser le suivi des logiciels installés dans l’organisation, de vérifier si les versions sont actualisées, et de procéder à la mise à jour des licences lorsque cela est nécessaire. Cela évite l’utilisation de logiciels obsolètes ou non sécurisés.
L’optimisation des coûts liés aux licences
Grâce à une bonne gestion des licences logicielles, une entreprise peut éviter les achats inutiles ou ce qu’on appelle le “sur-licenciage”, une situation dans laquelle plus de licences sont achetées que nécessaire.
La préparation des audits de conformité des licences
La gestion des licences permet de préparer des rapports détaillés sur l’utilisation des logiciels et de répondre efficacement aux audits de conformité des licences, qui sont souvent menés par les fournisseurs de logiciels.
La gestion des mises à jour et des renouvellements des licences
Cela inclut la surveillance des dates d’expiration des licences et la gestion des mises à jour ou des renouvellements nécessaires pour maintenir l’organisation à jour avec les dernières technologies.
Pourquoi répertorier le nombre de licences par logiciel est-il important ?
Le suivi des licences peut rapidement devenir un casse-tête et une source de problèmes, sauf si une stratégie de gestion des licences logicielles est mise à jour pour garder le contrôle sur les expirations et les mises à jour à réaliser. Contrôler et gérer les produits installés dans son environnement informatique est très difficile sans une configuration automatisée, c’est pourquoi il est conseillé d’utiliser des outils de gestion des licences logicielles, ou a minima de réaliser un inventaire manuel des licences.
Les meilleures pratiques de Software License Management
Si vous optez pour une gestion manuelle des licences logicielles, suivez ces conseils. Ils vous permettront de bien vous organiser pour avoir une vision d’ensemble des licences achetées et effectivement utilisées.
Documentez vos processus d’approvisionnement en logiciels
Tout d’abord, il est important de savoir qui achète des licences logicielles dans l’entreprise et comment est réalisé l’achat. Assurez-vous de définir des processus et des règles pour l’acquisition de licences et ainsi que pour le stockage des licences et des certificats de licence.
Organisez votre inventaire de licences logicielles
Créez ensuite un inventaire central des licences et déplacez tous les contrats de licence dans l’inventaire. Vous pouvez nommer un gestionnaire de licences pour administrer/maintenir votre inventaire.
Répertoriez vos logiciels et associez-y les licences
Maintenant que vous avez procédé à l’inventaire de vos licences logiciels, regardez quels logiciels sont réellement installés dans votre environnement. Standardisez les titres des logiciels pour vous assurer que vous pouvez y associer une licence.
Déterminez l’utilisation des logiciels répertoriés
L’objectif est de savoir quand un logiciel est utilisé et comment il est installé (ou non, par exemple dans le cloud), configuré et accessible.
Mesurez le nombre de licences logicielles dont vous avez besoin
Une fois que vous avez catalogué l’ensemble des données d’utilisation, il est temps de revisiter votre inventaire de licences logicielles et de vous assurer que ces dernières couvrent toutes les installations et utilisations des logiciels répertoriés.
Gérez vos licences logicielles
Vous êtes maintenant en mesure de voir clairement pour quels logiciels vous êtes sur- ou sous-licencié. Vous pouvez affecter vos licences disponibles pour couvrir vos besoins, ce qui vous permet d’économiser de l’argent sur de nouvelles licences et de réduire les risques de contrôle de la part des éditeurs de logiciels.
Les outils de gestion des licences logicielles
La gestion manuelle des licences peut vite devenir un vrai casse-tête. Heureusement, il existe des outils pour gérer automatiquement vos licences logicielles en entreprise.
Comment fonctionne un logiciel de gestion des licences ?
Les logiciels de gestion de licences permettent de suivre, de gérer et de contrôler les licences de logiciels utilisées dans une organisation. Ils permettent également de surveiller les utilisateurs, d’optimiser les coûts et de s’assurer que les licences sont conformes aux réglementations en vigueur.
Les meilleurs outils de gestion des licences logicielles
Parmi les outils les mieux évalués du marché, on peut compter :
- Thales Sentinel ;
- Total Network Inventory ;
- Slascone ;
- 10Duke Entreprise ;
- Freshservice ;
- EmpowerID ;
- EZOfficeInventory ;
- Solarind Service Desk.
En conclusion, la gestion efficace des licences logicielles est un élément crucial pour toute entreprise. Comme nous l’avons vu, elle implique bien plus que la simple acquisition et le suivi des licences. Une bonne gestion des licences logicielles permet d’assurer la conformité aux accords de licence, d’optimiser les dépenses IT, et de maintenir un environnement logiciel sécurisé et à jour.
La complexité de cette tâche est amplifiée par la diversité et la quantité des logiciels utilisés dans les entreprises d’aujourd’hui. Cependant, en adoptant les meilleures pratiques et en utilisant des outils de gestion des licences adaptés, les entreprises peuvent transformer ce défi en un avantage compétitif. En faisant un suivi rigoureux des licences, et en s’assurant de leur utilisation optimale, les entreprises peuvent non seulement éviter des coûts inutiles, mais aussi garantir une conformité légale et une performance logicielle maximale.
En bref, la gestion des licences logicielles ne doit pas être vue comme une corvée administrative, mais plutôt comme une composante stratégique de la gestion des actifs logiciels (SAM). Elle joue un rôle déterminant dans la minimisation des risques, l’optimisation des ressources et l’alignement des technologies informatiques avec les objectifs de l’entreprise.
