La note de service est un outil de communication essentiel dans l’entreprise pour faire parvenir une information descendante aux salarié-es et les informer d’une nouvelle arrivée, rappeler les règles au travail ou faire part d’une information relative à la vie de l’entreprise. C’est un outil de gestion d’équipe qui permet de fluidifier les échanges d’information faites aux salarié-es.
Mais comment bien rédiger une note de service ? Voici nos conseils pour bien communiquer ainsi que des exemples concrets.
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Table des matières
Pourquoi faire une note de service ?
Une note de service est un document interne à une entreprise ou une organisation, émis par la direction ou un responsable, pour informer les employés sur des consignes, des changements, des directives ou toute information importante relative au fonctionnement de l’entreprise.
Elle est utilisée dans différentes situations, par exemple :
- pour annoncer l’arrivée ou le départ d’un collaborateur ou d’une collaboratrice ;
- pour prévenir d’un changement de poste d’un salarié ou pour informer sur les mobilités internes du mois passé ;
- pour informer d’un changement des horaires de travail ;
- pour rappeler les règles de l’entreprise.
Elle est aussi utile :
- pour informer les salariés d’une situation exceptionnelle (ouverture d’un nouveau service, aménagement des horaires pour la rentrée, etc.)
- pour notifier aux employé-es les ponts et jours de congés offerts par l’entreprise ou les dates de prises de congés obligatoires.
Elle est diffusée par mail, par courrier, en main propre ou par affichage dans un endroit accessible aux employé-es.
Il ne faut pas confondre la note de service et la note d’information. Contrairement à la note d’information, elle peut comporter une consigne à suivre pour les salariés, et avoir une véritable valeur juridique.
Quelle est sa valeur juridique ?
Elle est considérée comme une adjonction au règlement intérieur et est donc soumise aux mêmes dispositions que celui-ci. Selon la Cour de cassation (arrêt de la Chambre sociale du 9 mai 2012), les notes de service ne peuvent produire effet que si l’employeur a accompli les obligations prévues par l’article L 1321-4 du code du travail.
Concrètement, l’employeur doit avoir consulté les représentants du personnel et communiqué le règlement à l’inspecteur du travail, avant d’établir une note de service qui modifie les obligations du salarié ou les règles de l’entreprise.
Quel est l’intérêt d’écrire une note de service ?
Hormis pour ces raisons légales, il y a plusieurs avantages à élaborer régulièrement des notes de services à destination des salariés.
Voici quelques-uns des avantages des notes de service :
- Elles fluidifient la communication interne ;
- Elles facilitent la transmission d’instructions ;
- Elles relaient des annonces officielles ;
- Elles constituent des preuves de communication ;
- Elles contribuent à garantir que toutes les parties concernées reçoivent la même information ;
- Elles peuvent être archivées facilement.
L’intérêt d’une note de service réside dans sa capacité à faciliter la communication interne au sein d’une organisation et à transmettre des informations de manière efficace. Mais c’est aussi une manière de fournir des instructions claires, de documenter la communication et de maintenir la cohérence au sein de l’entreprise ou de l’organisation.
C’est l’outil quotidien d’une bonne gestion des ressources humaines !
Comment bien rédiger une note de service ?
Pour bien rédiger votre note de service, vous devez privilégier la simplicité et la clarté.
Tout d’abord, en respectant les mentions obligatoires, à savoir :
- le nom de l’expéditeur ;
- la date et le lieu ;
- le numéro de la note de service ;
- les destinataires ;
- la signature du responsable hiérarchique ou de la direction.
Ensuite, le contenu doit être communiqué dans un style clair, concis et sans ambiguïté. Annoncez l’objet dès les premiers mots et utilisez un ton professionnel ! Si celle-ci contient une nouvelle consigne, elle doit être mise en gras et explicite pour le lecteur.
Si vous avez besoin de clarifier le contexte ou d’ajouter des éléments, complétez votre note de service par une pièce jointe qui explicite plus en détail son contenu.
Enfin, soignez sa forme : vérifiez votre orthographe, utilisez une police homogène et respectez les règles de mise en forme d’un courrier professionnel.
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Exemple de note de service pour l’arrivé d’un nouveau collaborateur
À : Tous les employés
De : [Votre nom]
Date : [Date de rédaction]
Objet : Arrivée d’un nouveau collaborateur
Numéro de note de service
Chers collègues,
Nous avons le plaisir de vous informer de l’arrivée d’un nouveau collaborateur au sein de notre équipe. Nous croyons fermement que son arrivée renforcera notre équipe et contribuera à la réalisation de nos objectifs communs.
Nom du nouveau collaborateur : [Nom complet]
Poste : [Titre du poste]
Date d’entrée en fonction : [Date d’entrée en fonction]
Nous vous encourageons tous à accueillir chaleureusement [Nom du nouveau collaborateur] et à l’aider à s’intégrer rapidement dans notre entreprise. Une période d’adaptation et de formation lui sera proposée pour faciliter son intégration au sein de l’équipe.
Nous comptons sur votre coopération et votre soutien pour que [Nom du nouveau collaborateur] se sente rapidement chez lui parmi nous.
Pour toute question ou préoccupation concernant cette nouvelle arrivée, n’hésitez pas à contacter [Nom du responsable des ressources humaines] à l’adresse e-mail [Adresse e-mail du responsable des ressources humaines].
Nous sommes impatients de travailler ensemble avec [Nom du nouveau collaborateur].
Cordialement,
[Votre nom]
[Titre du poste]
[Signature]
Exemple de note de service pour une fermeture exceptionnelle
À : Tous les employés
De : [Votre nom]
Date : [Date de rédaction]
Objet : Pont offert du vendredi 10 mai 2024
Numéro de note de service
Chers collègues,
Nous avons le plaisir de vous informer que le pont de l’ascension, le vendredi 10 mai 2024, est un jour non travaillé offert par l’entreprise.
Tous les sites seront fermés exceptionnellement ce jour-là. La journée sera rémunérée normalement.
Pour toute question ou préoccupation concernant cette fermeture exceptionnelle, n’hésitez pas à contacter [Nom du responsable des ressources humaines] à l’adresse e-mail [Adresse e-mail du responsable des ressources humaines].
Cordialement,
[Votre nom]
[Titre du poste]
[Signature]
Comment diffuser sa note de service ?
La note de service peut être diffusée par mail ou par courrier. Mais il y a des manières plus originales de notifier les collaborateurs d’une information importante sur la vie de l’équipe.
Avec notre logiciel de communication interne, vous pouvez créer des posts pour tenir informés vos salariés de la publication d’une nouvelle note de service de manière plus conviviale qu’un simple courrier. Vous pouvez créer des communiqués internes en sélectionnant simplement les destinataires et en envoyant une notification par mail. L’ensemble des notes de service peut ensuite être accessible facilement via le Portail employé, qui regroupe toutes les communications !
C’est un document officiel qui peut compléter le règlement intérieur, mais ce n’est pas une raison pour ne pas soigner sa communication et en faire un courrier convivial et facile d’accès.
En utilisant les nouveaux moyens de communication, et en choisissant un mode de diffusion convivial pour le salarié, vous vous assurez que les notes de services soient bien lues par l’ensemble des collaborateurs et collaboratrices de l’entreprise.
