Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à opter pour la digitalisation de leur activité, mais aussi pour les transactions et échanges en ligne.
C’est dans ce contexte-ci que la signature électronique s’est imposée comme un outil essentiel, voire indispensable pour authentifier ses documents en ligne.
En effet, la signature électronique permet à la fois de vérifier l’identité de la personne signant le document tout en s’assurant de l’intégrité du document signé.
Pourquoi est-ce vraiment important d’opter pour la signature électronique ? Quels sont les critères indispensables pour que la signature électronique de vos documents d’entreprise soit bien légale ? Découvrez les 3 étapes essentielles pour faire une signature électronique légale de vos documents d’entreprise.
Table des matières
Pourquoi utiliser la signature électronique pour vos documents d’entreprise ?
Avant de savoir comment faire une signature électronique, il est important de comprendre les enjeux qui se cachent derrière la signature numérique.
Faire la signature électronique de vos documents d’entreprise, c’est important pour trois raisons :
- La sécurité et la confidentialité de vos documents d’entreprise ;
- Le gain de temps et la réduction des coûts ;
- La conformité à certaines normes et règlements.
La sécurité et la confidentialité de vos documents d’entreprise
Utiliser la signature électronique permet de garantir à la fois la sécurité des données, mais aussi la confidentialité des documents signés. En effet, contrairement à la signature manuscrite, la signature électronique est difficilement falsifiable.
En outre, faire une signature électronique permet de s’assurer de son authenticité ainsi que de l’intégrité du document signé.
L’entreprise dispose également de tous les éléments permettant de s’assurer de la traçabilité de la signature, réduisant alors les risques d’abus ou de fraude.
Le gain de temps et la réduction des coûts
Parmi les nombreux avantages de la signature électronique pour les documents RH et autres, on note qu’elle permet de réduire de façon significative les coûts et le temps nécessaire pour signer un document et traiter celui-ci.
En effet, l’automatisation du processus de signature est une source de gain de temps non négligeable.
La signature électronique pouvant être réalisée à distance, il est ainsi possible de réduire :
- Le temps consacré aux déplacements pour signer le document ;
- Les impressions de papier ;
- Les coûts d’archivage de ces documents.
La conformité à certaines normes et règlements
La signature électronique est reconnue comme valable juridiquement dans un grand nombre de pays. Cela permet de garantir la validité de la signature, mais aussi de fluidifier les échanges de documents entre signataires de différents pays.
En Europe, le règlement eIDAS a établi le cadre juridique permettant d’harmoniser la signature électronique dans l’ensemble des pays membres de l’UE.
Ce règlement permet à la fois de sécuriser les signatures électroniques, mais aussi les critères de validité de celles-ci.
Comment faire pour que la signature électronique de vos documents d’entreprise soit légale ?
Les nombreux avantages de la signature électronique ne doivent pas faire oublier le fait qu’elle doive respecter un certain nombre de critères pour être bien légale. Parmi ces critères, on peut citer :
- L’authentification de l’identité du signataire et du demandeur ;
- L’intégrité du document ;
- Ainsi que le respect de la réglementation relative à la protection des données personnelles.
L’authentification de l’identité du signataire et du demandeur
Pour savoir comment faire une signature électronique qui soit légale, il faut impérativement garantir l’authenticité de la signature. Ainsi, il est indispensable que soit vérifiée au préalable l’identité du signataire lui-même. Pour cela, il existe diverses méthodes, mais l’authentification biométrique s’impose comme celle étant la plus fiable.
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L’intégrité du document
La question de l’intégrité du document est cruciale en matière de e-signature.
En effet, pour que le document signé soit recevable, il est nécessaire de pouvoir prouver que le document n’a pas été modifié entre le moment où il est présenté à la signature et le moment où il est signé.
Les solutions reconnues de signature en ligne utilisent une méthode de “scellement” du document qui permet de garantir que le document n’a pas subi de modification.
Le respect de la réglementation relative à la protection des données personnelles
Les entreprises basées dans l’Union européenne et qui manipulent des données à caractère personnel sont tenues de respecter le RGPD (Règlement Général de Protection des Données).
Par conséquent, pour faire une signature électronique, il faudra veiller à s’assurer que le processus de signature respecte les règles européennes en matière de collecte, traitement puis stockage des données personnelles.
Les 3 étapes essentielles pour faire une signature électronique
Alors, comment faire une signature électronique légale ?
Dans les années à venir, il est fort probable que la signature électronique soit de plus en plus utilisée pour signer les divers documents d’entreprise, et pas seulement les documents RH.
Voici les 3 étapes essentielles pour signer en toute légalité vos documents d’entreprise :
- Choisir votre solution de signature électronique ;
- Créer un certificat de signature électronique ;
- Ajouter la signature électronique à vos documents d’entreprise.
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Choisir votre solution de signature électronique
La signature électronique pour qu’elle ait une valeur légale implique de passer par un tiers de confiance.
En bref, il s’agit de choisir une entreprise habilitée à effectuer des opérations de sécurité juridique permettant l’authentification, mais aussi la transmission et le stockage de données.
Une application de signature électronique est idéale pour signer numériquement vos documents.
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Créer un certificat de signature électronique
La signature numérique nécessite :
- Que l’identité du signataire soit validée en amont par un prestataire de service habilité à la certification dite électronique ;
- La création d’une signature électronique à travers une clé de signature. Seule une personne physique est habilitée à recevoir cette clé de signature. Le signataire pour le compte d’une entreprise ne peut donc être qu’une personne physique.
D’après le Code civil, la signature respectant ces deux points est la seule pouvant être considérée comme l’équivalent de la signature manuscrite.
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Ajouter la signature à vos documents d’entreprise
Une fois le certificat de signature électronique obtenu, vous devrez vous
- connecter sur le site de la signature électronique ou bien vous laisser guider sur votre plateforme sécurisée Factorial pour vos documents RH ;
- ajouter les documents à signer au format PDF ;
- notifier les signataires qu’un document attend leur signature.
Par ailleurs, un grand nombre de documents d’entreprises doivent être signés dans des délais définis. C’est le cas par exemple des contrats de travail, des bilans comptables ou encore des autorisations de virements, etc. Ainsi, les bons choix de logiciels de signature électronique sont des outils pourvus d’une fonctionnalité dite « d’horodatage » électronique. En cas de contestation, cette fonctionnalité permet de dater la signature et de prouver l’heure de réception ou d’émission d’un document.
👍 L’horodatage électronique est primordial pour tracer les divers événements liés au cycle de vie d’un document dématérialisé. En prime, l’horodatage permet de se prémunir contre le non-respect des délais légaux de conservation des documents d’entreprise, et notamment les documents RH.
Ce qu’il faut retenir
Depuis la crise sanitaire de 2020, la signature électronique ou e-signature s’est imposée comme l’outil incontournable pour authentifier en ligne ses documents d’entreprise. Ses atouts sont indéniables.
Elle permet de vérifier l’identité de la personne signant le document tout en s’assurant de l’intégrité du document signé.
Au côté de la sécurité et de la confidentialité des données, d’autres avantages penchent en faveur d’une utilisation accrue de la signature digitale comme la meilleure maîtrise des coûts avec l’absence d’impression papier et la conformité légale qui permet de produire les documents signés en cas de litige juridique. Il est également possible de mettre en place la signature électronique pour le contrat de travail.
Cependant, la signature électronique devra respecter un certain nombre de critères pour être valide.
Pour l’entreprise, cela implique de choisir une solution de signature en ligne reconnue comme tiers de confiance et qui respecte l’ensemble des règles relatives à la protection des données.
Il faudra aussi veiller à ce que cette solution respecte le règlement eIDAS qui permet d’harmoniser les signatures en ligne dans l’UE.
Pour finir, la signature électronique constitue une véritable opportunité pour toutes les entreprises engagées dans une digitalisation responsable et performante à la fois.
