Un cahier des charges SIRH est un document stratégique destiné aux prestataires de services SIRH. Il sert non seulement à piloter le projet SIRH, mais aussi à évaluer et comparer les différentes solutions disponibles sur le marché pour trouver celle qui correspond le mieux aux besoins de l'entreprise.

Étape 1 : Identifier vos besoins

Avant de commencer à rédiger votre cahier des charges SIRH, il est essentiel d'identifier clairement les besoins de votre entreprise. Cela inclut la collecte d'informations auprès des différentes parties prenantes et la compréhension des processus actuels et des améliorations souhaitées.

Étape 2 : Définir les objectifs du projet

Quelles sont les principales raisons pour lesquelles vous mettez en place un SIRH ? Que souhaitez-vous accomplir ? Définir des objectifs clairs et mesurables aidera à orienter le projet et à évaluer son succès.

Étape 3 : Rédiger les spécifications fonctionnelles et techniques

Documentez toutes les fonctionnalités et les exigences techniques du système. Soyez aussi détaillé que possible pour éviter toute ambiguïté.

Étape 4 : Établir les critères de sélection des fournisseurs

Définissez des critères précis pour évaluer les propositions des fournisseurs. Cela peut inclure la compatibilité avec les systèmes existants, les coûts, le support technique, et les références clients.

Étape 5 : Planifier le projet

Incluez un calendrier prévisionnel, les étapes clés, et les ressources nécessaires. Une bonne planification est essentielle pour assurer la réussite du projet.

Introduction

Une brève présentation de l'entreprise ou de l'organisation concernée.Le contexte et les objectifs du projet SIRH.

Description des besoins fonctionnels

Les fonctionnalités requises du SIRH, telles que la gestion des données des employés, la gestion des congés et absences, la gestion des performances, la gestion des recrutements, etc.Les workflows et processus spécifiques à prendre en compte.Les interactions avec d'autres systèmes existants (par exemple, la paie, les systèmes de gestion financière, etc.).Les besoins en termes de reporting et d'analyse.

Description des besoins techniques

Les spécifications techniques du système, telles que les langages de programmation, les bases de données, les exigences de sécurité, les exigences de performance, etc.Les contraintes d'intégration avec d'autres systèmes ou infrastructures existants.

Exigences de qualité

Les exigences en termes de fiabilité, de disponibilité et de maintenabilité du système.Les normes et les réglementations à respecter (par exemple, la protection des données personnelles, la conformité légale, etc.).

Planning et contraintes

Le calendrier prévisionnel du projet, y compris les différentes phases (analyse, développement, tests, déploiement, etc.).Les contraintes budgétaires et les ressources disponibles.Les éventuelles dépendances avec d'autres projets ou initiatives.

Modalités de collaboration

Les rôles et responsabilités des parties prenantes internes et externes.Les modalités de suivi et de validation des différentes étapes du projet.Les canaux de communication et de reporting.

Critères de sélection des fournisseurs

Les critères d'évaluation des offres des fournisseurs potentiels, tels que l'expérience, les références, les compétences techniques, le support et la maintenance, les coûts, etc.

Manque de clarté dans les exigences

Assurez-vous que toutes les exigences sont clairement définies et compréhensibles. Une ambiguïté peut conduire à des malentendus et des erreurs coûteuses.

Négliger l'implication des parties prenantes

Impliquer les utilisateurs finaux et les parties prenantes dès le début est crucial pour s'assurer que le SIRH répondra à leurs besoins.

Oublier les contraintes budgétaires et temporelles

Soyez réaliste quant au budget et aux délais. Une mauvaise estimation peut retarder le projet et augmenter les coûts.

Ne pas tester les solutions proposées

Avant de finaliser le choix du fournisseur, testez les solutions proposées pour vérifier qu'elles répondent bien à vos besoins.