{"id":99726,"date":"2023-04-21T14:45:57","date_gmt":"2023-04-21T12:45:57","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=99726"},"modified":"2024-12-05T17:23:59","modified_gmt":"2024-12-05T15:23:59","slug":"etapes-signature-electronique-documents-entreprise","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.fr\/blog\/etapes-signature-electronique-documents-entreprise\/","title":{"rendered":"Comment faire une signature \u00e9lectronique l\u00e9gale pour ses documents d\u2019entreprise\u2009?"},"content":{"rendered":"<p>Les entreprises sont de plus en plus nombreuses \u00e0 opter pour la <strong>digitalisation de leur activit\u00e9<\/strong>, mais aussi pour les transactions et \u00e9changes en ligne.<\/p>\n<p>C\u2019est dans ce contexte-ci que la signature \u00e9lectronique s\u2019est impos\u00e9e comme un outil essentiel, voire indispensable pour authentifier ses documents en ligne.<\/p>\n<p><strong>En effet, la signature \u00e9lectronique permet \u00e0 la fois de v\u00e9rifier l\u2019identit\u00e9 de la personne signant le document tout en s\u2019assurant de l\u2019int\u00e9grit\u00e9 du document sign\u00e9.\u00a0<\/strong><\/p>\n<p>Pourquoi est-ce vraiment important d\u2019opter pour la signature \u00e9lectronique\u2009? Quels sont les crit\u00e8res indispensables pour que la signature \u00e9lectronique de vos documents d\u2019entreprise soit bien l\u00e9gale\u2009? D\u00e9couvrez les 3 \u00e9tapes essentielles pour faire une signature \u00e9lectronique l\u00e9gale de vos documents d\u2019entreprise.<\/p>\n<div class=\"js-toc toc\">\n<p class=\"js-toc-title toc__title\">Table des mati\u00e8res<\/p>\n<nav id=\"fac_toc_nav\" class=\"js-toc-nav toc__nav\" aria-label=\"Table des mati\u00e8res\"><ol class=\"toc__list toc__list--level-1\"><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-1\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/etapes-signature-electronique-documents-entreprise\/#pourquoi-utiliser-la-signature-electronique-pour-vos-documents-d\u2019entreprise\" title=\"Pourquoi utiliser la signature \u00e9lectronique\u00a0pour vos documents d\u2019entreprise ?\" data-target-id=\"pourquoi-utiliser-la-signature-electronique-pour-vos-documents-d\u2019entreprise\">Pourquoi utiliser la signature \u00e9lectronique\u00a0pour vos documents d\u2019entreprise ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-2\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/etapes-signature-electronique-documents-entreprise\/#comment-faire-pour-que-la-signature-electronique-de-vos-documents-d\u2019entreprise-soit-legale\" title=\"Comment faire pour que la signature \u00e9lectronique de vos documents d\u2019entreprise soit l\u00e9gale ?\" data-target-id=\"comment-faire-pour-que-la-signature-electronique-de-vos-documents-d\u2019entreprise-soit-legale\">Comment faire pour que la signature \u00e9lectronique de vos documents d\u2019entreprise soit l\u00e9gale ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-3\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/etapes-signature-electronique-documents-entreprise\/#les-3-etapes-essentielles-pour-faire-une-signature-electronique\" title=\"Les 3 \u00e9tapes essentielles pour faire une signature \u00e9lectronique\" data-target-id=\"les-3-etapes-essentielles-pour-faire-une-signature-electronique\">Les 3 \u00e9tapes essentielles pour faire une signature \u00e9lectronique<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-4\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/etapes-signature-electronique-documents-entreprise\/#ce-qu\u2019il-faut-retenir\" title=\"Ce qu\u2019il faut retenir\" data-target-id=\"ce-qu\u2019il-faut-retenir\">Ce qu\u2019il faut retenir<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-5\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/etapes-signature-electronique-documents-entreprise\/#\ud83d\udc4b-decouvrez-comment-faire-une-signature-avec-factorial,-votre-logiciel-rh-tout-en-un-qui-peut-vous-faire-gagner-un-temps-precieux-dans-votre-gestion-rh-reservez-votre-demo-gratuite\" title=\"\ud83d\udc4b D\u00e9couvrez comment faire une signature avec Factorial, votre logiciel RH tout-en-un qui peut vous faire gagner un temps pr\u00e9cieux dans votre gestion RH. R\u00e9servez votre d\u00e9mo gratuite\" data-target-id=\"\ud83d\udc4b-decouvrez-comment-faire-une-signature-avec-factorial,-votre-logiciel-rh-tout-en-un-qui-peut-vous-faire-gagner-un-temps-precieux-dans-votre-gestion-rh-reservez-votre-demo-gratuite\">\ud83d\udc4b D\u00e9couvrez comment faire une signature avec Factorial, votre logiciel RH tout-en-un qui peut vous faire gagner un temps pr\u00e9cieux dans votre gestion RH. R\u00e9servez votre d\u00e9mo gratuite<\/a><\/li><\/ol><\/nav><\/div>\n<h2>Pourquoi utiliser la signature \u00e9lectronique\u00a0pour vos documents d\u2019entreprise ?<\/h2>\n<p>Avant de savoir comment faire une signature \u00e9lectronique, il est important de comprendre les enjeux qui se cachent derri\u00e8re la signature num\u00e9rique.<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Faire la<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"> signature \u00e9lectronique de vos documents d\u2019entreprise<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">, c\u2019est <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">important pour trois raisons :\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">La s\u00e9curit\u00e9 et la confidentialit\u00e9 de vos documents d\u2019entreprise\u2009;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Le gain de temps et la r\u00e9duction des co\u00fbts\u2009;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">La conformit\u00e9 \u00e0 certaines normes et r\u00e8glements.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>La s\u00e9curit\u00e9 et la confidentialit\u00e9 de vos documents d\u2019entreprise<\/h3>\n<p>Utiliser la signature \u00e9lectronique permet de garantir \u00e0 la fois la <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/donnees-securite-factorial\/\">s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es<\/a>, mais aussi la confidentialit\u00e9 des documents sign\u00e9s. En effet, contrairement \u00e0 la signature manuscrite, la signature \u00e9lectronique est difficilement falsifiable.<\/p>\n<p>En outre, <span style=\"font-weight: 400;\">faire une signature \u00e9lectronique <\/span>permet de s\u2019assurer de son authenticit\u00e9 ainsi que de l\u2019int\u00e9grit\u00e9 du document sign\u00e9.<\/p>\n<p>L\u2019entreprise dispose \u00e9galement de tous les \u00e9l\u00e9ments permettant de s\u2019assurer de la tra\u00e7abilit\u00e9 de la signature, r\u00e9duisant alors les risques d\u2019abus ou de fraude.<\/p>\n<h3>Le gain de temps et la r\u00e9duction des co\u00fbts<\/h3>\n<p>Parmi les nombreux <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/signature-electronique-professionnels-rh-avantages\/\">avantages de la signature \u00e9lectronique pour les documents RH<\/a> et autres, on note qu\u2019elle permet de r\u00e9duire de fa\u00e7on significative les co\u00fbts et le temps n\u00e9cessaire pour signer un document et traiter celui-ci.<\/p>\n<p>En effet, l\u2019automatisation du processus de signature est une source de gain de temps non n\u00e9gligeable.<\/p>\n<p>La signature \u00e9lectronique pouvant \u00eatre r\u00e9alis\u00e9e \u00e0 distance, il est ainsi possible de r\u00e9duire\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">Le temps consacr\u00e9 aux d\u00e9placements pour signer le document\u2009;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Les impressions de papier\u2009;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Les co\u00fbts d\u2019archivage de ces documents.<\/li>\n<\/ul>\n<p><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/get-started\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/26105924\/Blog_banner_documents-1.jpg\" alt=\"essai gratuit logiciel GED\" width=\"830\" height=\"308\" \/><\/a><\/p>\n<h3>La conformit\u00e9 \u00e0 certaines normes et r\u00e8glements<\/h3>\n<p>La signature \u00e9lectronique est reconnue comme valable juridiquement dans un grand nombre de pays. Cela permet de garantir la validit\u00e9 de la signature, mais aussi de fluidifier les \u00e9changes de documents entre signataires de diff\u00e9rents pays.<\/p>\n<p>En Europe, le <a href=\"https:\/\/cyber.gouv.fr\/referentiel-documentaire-lie-au-reglement-eidas\">r\u00e8glement eIDAS<\/a> a \u00e9tabli le cadre juridique permettant d\u2019harmoniser la signature \u00e9lectronique dans l\u2019ensemble des pays membres de l\u2019UE.<\/p>\n<p>Ce r\u00e8glement permet \u00e0 la fois de s\u00e9curiser les signatures \u00e9lectroniques, mais aussi les crit\u00e8res de validit\u00e9 de celles-ci.<\/p>\n<h2>Comment faire pour que la signature \u00e9lectronique de vos documents d\u2019entreprise soit l\u00e9gale ?<\/h2>\n<p>Les nombreux avantages de la signature \u00e9lectronique ne doivent pas faire oublier le fait qu&rsquo;elle doive respecter\u00a0un certain nombre de crit\u00e8res pour \u00eatre bien l\u00e9gale. Parmi ces crit\u00e8res, on peut citer :<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">L\u2019authentification de l\u2019identit\u00e9 du signataire et du demandeur\u2009;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">L\u2019int\u00e9grit\u00e9 du document\u2009;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Ainsi que le respect de la r\u00e9glementation relative \u00e0 la protection des donn\u00e9es personnelles.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>L\u2019authentification de l\u2019identit\u00e9 du signataire et du demandeur<\/h3>\n<p>Pour savoir comment faire une signature \u00e9lectronique qui soit l\u00e9gale, il faut imp\u00e9rativement garantir l\u2019authenticit\u00e9 de la signature. Ainsi, il est indispensable que soit v\u00e9rifi\u00e9e au pr\u00e9alable l\u2019identit\u00e9 du signataire lui-m\u00eame. Pour cela, il existe diverses m\u00e9thodes, mais l\u2019authentification biom\u00e9trique s\u2019impose comme celle \u00e9tant la plus fiable.<\/p>\n<p>\ud83d\udc4d Factorial a choisi <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/signature-electronique-cas-utilisation-rh\/\">Signaturit<\/a> comme le partenaire de confiance de la <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/signature-electronique\">signature \u00e9lectronique de vos documents via votre logiciel RH<\/a>.<\/p>\n<h3>L\u2019int\u00e9grit\u00e9 du document<\/h3>\n<p>La question de l\u2019int\u00e9grit\u00e9 du document est cruciale en mati\u00e8re de e-signature.<\/p>\n<p>En effet, pour que le document sign\u00e9 soit recevable, il est n\u00e9cessaire de pouvoir prouver que le document n\u2019a pas \u00e9t\u00e9 modifi\u00e9 entre le moment o\u00f9 il est pr\u00e9sent\u00e9 \u00e0 la signature et le moment o\u00f9 il est sign\u00e9.<\/p>\n<p>Les solutions reconnues de signature en ligne utilisent une m\u00e9thode de \u201cscellement\u201d du document qui permet de garantir que le document n\u2019a pas subi de modification.<\/p>\n<h3>Le respect de la r\u00e9glementation relative \u00e0 la protection des donn\u00e9es personnelles<\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Les entreprises bas\u00e9es dans l\u2019Union europ\u00e9enne et qui manipulent des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel sont tenues de respecter le <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/rgpd-entreprise\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">RGPD<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> (R\u00e8glement G\u00e9n\u00e9ral de Protection des Donn\u00e9es).<\/span><\/p>\n<p>Par cons\u00e9quent, pour faire une signature \u00e9lectronique, il faudra veiller \u00e0 s\u2019assurer que le processus de signature respecte les r\u00e8gles europ\u00e9ennes en mati\u00e8re de collecte, traitement puis stockage des donn\u00e9es personnelles.<\/p>\n<h2>Les 3 \u00e9tapes essentielles pour faire une signature \u00e9lectronique<\/h2>\n<p>Alors, comment faire une signature \u00e9lectronique l\u00e9gale ?<\/p>\n<p>Dans les ann\u00e9es \u00e0 venir, il est fort probable que la signature \u00e9lectronique soit de plus en plus utilis\u00e9e pour signer les divers documents d\u2019entreprise, et pas seulement les documents RH.<\/p>\n<p>Voici les 3 \u00e9tapes essentielles pour signer en toute l\u00e9galit\u00e9 vos documents d\u2019entreprise :<\/p>\n<ol>\n<li>Choisir votre solution de signature \u00e9lectronique ;<\/li>\n<li>Cr\u00e9er un certificat de signature \u00e9lectronique ;<\/li>\n<li>Ajouter la signature \u00e9lectronique \u00e0 vos documents d\u2019entreprise.<\/li>\n<\/ol>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h3>Choisir votre solution de signature \u00e9lectronique<\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>La signature \u00e9lectronique pour qu\u2019elle ait une valeur l\u00e9gale implique de passer par un tiers de confiance.<\/p>\n<p>En bref, il s\u2019agit de choisir une entreprise habilit\u00e9e \u00e0 effectuer des op\u00e9rations de s\u00e9curit\u00e9 juridique permettant l\u2019authentification, mais aussi la transmission et le stockage de donn\u00e9es.<\/p>\n<p>Une application de signature \u00e9lectronique est id\u00e9ale pour signer num\u00e9riquement vos documents.<\/p>\n<p>\ud83d\ude80 Avec Factorial, vous pouvez facilement e-signer vos documents depuis l&rsquo;espace employeur\/employ\u00e9 :<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/static.helpjuice.com\/helpjuice_production\/uploads\/upload\/image\/15018\/direct\/1687276306451-Jun-20-2023%2B17-48-52.gif\" \/><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h3>Cr\u00e9er un certificat de signature \u00e9lectronique<\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>La signature num\u00e9rique n\u00e9cessite :<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">Que l\u2019identit\u00e9 du signataire soit valid\u00e9e en amont par un prestataire de service habilit\u00e9 \u00e0 la certification dite \u00e9lectronique ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">La cr\u00e9ation d\u2019une signature \u00e9lectronique \u00e0 travers une cl\u00e9 de signature. Seule une personne physique est habilit\u00e9e \u00e0 recevoir cette cl\u00e9 de signature. Le signataire pour le compte d\u2019une entreprise ne peut donc \u00eatre qu\u2019une personne physique.<\/li>\n<\/ul>\n<p>D\u2019apr\u00e8s le Code civil, la signature respectant ces deux points est la seule pouvant \u00eatre consid\u00e9r\u00e9e comme l\u2019\u00e9quivalent de la signature manuscrite.<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h3>Ajouter la signature \u00e0 vos documents d\u2019entreprise<\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Une fois le certificat de signature \u00e9lectronique obtenu, vous devrez vous<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">connecter sur le site de la signature \u00e9lectronique ou bien vous laisser guider sur votre plateforme s\u00e9curis\u00e9e Factorial pour vos documents RH ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">ajouter les documents \u00e0 signer au format PDF ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">notifier les signataires qu\u2019un document attend leur signature.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Par ailleurs, un grand nombre de documents d\u2019entreprises doivent \u00eatre sign\u00e9s dans des d\u00e9lais d\u00e9finis. C\u2019est le cas par exemple des contrats de travail, des bilans comptables ou encore des autorisations de virements, etc. Ainsi, les <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/logiciel-signature-top-5\/\">bons choix de logiciels de signature \u00e9lectronique<\/a> sont des outils pourvus d\u2019une fonctionnalit\u00e9 dite \u00ab d\u2019horodatage \u00bb \u00e9lectronique. En cas de contestation, cette fonctionnalit\u00e9 permet de dater la signature et de prouver l\u2019heure de r\u00e9ception ou d\u2019\u00e9mission d\u2019un document.<\/p>\n<p>\ud83d\udc4d L\u2019horodatage \u00e9lectronique est primordial pour tracer les divers \u00e9v\u00e9nements li\u00e9s au cycle de vie d\u2019un document d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9. En prime, l\u2019horodatage permet de se pr\u00e9munir contre le non-respect des d\u00e9lais l\u00e9gaux de conservation des documents d\u2019entreprise, et notamment les <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/liste-des-documents-rh-obligatoires-et-durees-de-conservation\/\">documents RH<\/a>.<\/p>\n<h2>Ce qu\u2019il faut retenir<\/h2>\n<p>Depuis la crise sanitaire de 2020, la signature \u00e9lectronique ou e-signature s\u2019est impos\u00e9e comme l\u2019outil incontournable pour authentifier en ligne ses documents d\u2019entreprise. Ses atouts sont ind\u00e9niables.<\/p>\n<p>Elle permet de v\u00e9rifier l\u2019identit\u00e9 de la personne signant le document tout en s\u2019assurant de l\u2019int\u00e9grit\u00e9 du document sign\u00e9.<\/p>\n<p>Au c\u00f4t\u00e9 de la s\u00e9curit\u00e9 et de la confidentialit\u00e9 des donn\u00e9es, d\u2019autres avantages penchent en faveur d\u2019une utilisation accrue de la signature digitale comme la meilleure ma\u00eetrise des co\u00fbts avec l\u2019absence d\u2019impression papier et la conformit\u00e9 l\u00e9gale qui permet de produire les documents sign\u00e9s en cas de litige juridique. Il est \u00e9galement possible de mettre en place la <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/signature-electronique-contrat\/\">signature \u00e9lectronique pour le contrat de travail<\/a>.<\/p>\n<p>Cependant, la signature \u00e9lectronique devra respecter un certain nombre de crit\u00e8res pour \u00eatre valide.<\/p>\n<p>Pour l\u2019entreprise, cela implique de choisir une solution de signature en ligne reconnue comme tiers de confiance et qui respecte l\u2019ensemble des r\u00e8gles relatives \u00e0 la protection des donn\u00e9es.<\/p>\n<p>Il faudra aussi veiller \u00e0 ce que cette solution respecte le r\u00e8glement eIDAS qui permet d\u2019harmoniser les signatures en ligne dans l\u2019UE.<\/p>\n<p>Pour finir, la signature \u00e9lectronique constitue une v\u00e9ritable opportunit\u00e9 pour toutes les entreprises engag\u00e9es dans une digitalisation responsable et performante \u00e0 la fois.<\/p>\n<h2>\ud83d\udc4b D\u00e9couvrez comment faire une signature avec Factorial, votre logiciel RH tout-en-un qui peut vous faire gagner un temps pr\u00e9cieux dans votre gestion RH. <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/demander-demo\">R\u00e9servez votre d\u00e9mo gratuite<\/a><\/h2>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Les entreprises sont de plus en plus nombreuses \u00e0 opter pour la digitalisation de leur activit\u00e9, mais aussi pour les transactions et \u00e9changes en ligne. 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