{"id":99349,"date":"2023-04-15T14:14:50","date_gmt":"2023-04-15T12:14:50","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=99349"},"modified":"2024-11-08T15:07:22","modified_gmt":"2024-11-08T13:07:22","slug":"signature-electronique-professionnels-rh-avantages","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.fr\/blog\/signature-electronique-professionnels-rh-avantages\/","title":{"rendered":"Signature \u00e9lectronique pour les professionnels RH : 5 avantages \u00e0 ne pas n\u00e9gliger\u2009!"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">La <strong>signature \u00e9lectronique<\/strong> est d\u00e9sormais incontournable pour une bonne gestion des ressources humaines. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">En effet, cette technologie avanc\u00e9e permet de signer un grand nombre de <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dematerialisation-documents-entreprise\/\">documents num\u00e9ris\u00e9s<\/a> de fa\u00e7on fiable et s\u00e9curis\u00e9e. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Du gain de temps \u00e0 la r\u00e9duction des co\u00fbts en passant par un meilleur respect de l\u2019environnement, les avantages de la signature \u00e9lectronique paraissent \u00e9vidents et convainquent de plus en plus de professionnels RH.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Comment fonctionne la signature \u00e9lectronique pour les RH\u2009? Quels sont les cinq principaux avantages de la e-signature pour les RH\u2009? Quelles sont aussi les limites que son utilisation soul\u00e8ve\u2009? Suivez-nous, Factorial a men\u00e9 l\u2019enqu\u00eate\u2009! \ud83d\udd0e<\/span><\/p>\n<p>Sommaire :<\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"#comment\">Comment fonctionne la signature \u00e9lectronique pour les RH\u2009?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#avantages\">Les 5\u00a0avantages principaux de la signature \u00e9lectronique pour les RH<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#limites\">Utilisation de la signature \u00e9lectronique par les RH\u00a0: 2 limites \u00e0 noter<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#quelle\">Quelle solution choisir ?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#fin\">Le mot de la fin<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/signature-electronique\">Logiciel de signature \u00e9lectronique<\/a> \u2705<\/li>\n<\/ul>\n<h2><a name=\"comment\"><\/a>Comment fonctionne la signature \u00e9lectronique pour les RH\u2009?<\/h2>\n<h3>La signature \u00e9lectronique\u00a0: de quoi s\u2019agit-il\u2009?<\/h3>\n<p>La signature \u00e9lectronique est un proc\u00e9d\u00e9 qui permet de\u00a0<b>garantir l\u2019int\u00e9grit\u00e9 d\u2019un document \u00e9lectronique et d\u2019en authentifier l\u2019auteur<\/b>. Ce concept juridique a la m\u00eame valeur l\u00e9gale qu\u2019une signature manuscrite m\u00eame si elle n\u2019est pas visuelle et se compose d\u2019une suite de caract\u00e8res.<\/p>\n<p>Pour \u00eatre valable, la signature \u00e9lectronique doit \u00eatre authentique, infalsifiable, inalt\u00e9rable, non-r\u00e9utilisable et irr\u00e9vocable.<\/p>\n<p>Il faut noter que la signature \u00e9lectronique est diff\u00e9rente de la\u00a0<a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/teletravail-signature-numerique\/\"><b>signature num\u00e9rique<\/b><\/a>\u00a0qui consiste \u00e0 ins\u00e9rer une image ou un dessin synonyme de signature sur un document.<\/p>\n<h3>Comment fonctionne la signature \u00e9lectronique\u2009?<\/h3>\n<p>La signature \u00e9lectronique est tr\u00e8s facile \u00e0 mettre en place puisqu\u2019il existe aujourd\u2019hui plusieurs solutions digitales pour l\u2019implanter. Le processus de signature est lui aussi tr\u00e8s simple.<\/p>\n<p>Une fois le document re\u00e7u par mail ou toute autre voie d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e, la personne doit ouvrir le document via le lien re\u00e7u.<\/p>\n<p>Elle doit accepter les conditions g\u00e9n\u00e9rales d\u2019utilisation et le cryptage avant de r\u00e9aliser le trac\u00e9 de sa signature avec une souris, un pav\u00e9 tactile, un stylet voir m\u00eame avec le doigt (sur les smartphones).<\/p>\n<p>Enfin, il lui suffit de valider pour confirmer la signature du document.<\/p>\n<p>Si les services RH utilisent de plus en plus cette m\u00e9thode, c\u2019est parce qu\u2019elle permet de signer de nombreux fichiers.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/contrat-travail\/\">Contrat de travail<\/a>\u00a0et\u00a0<a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/avenant-cdd-en-cdi\/\">avenant<\/a>,\u00a0<a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/promesse-dembauche\/\">promesse d\u2019embauche<\/a>,\u00a0<a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/accord-confidentialite\/\">accord de confidentialit\u00e9<\/a>,\u00a0<a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/fiche-de-paie-dematerialisee\/\">fiche de paie<\/a>, r\u00e8glement int\u00e9rieur, justificatifs divers\u2026 Les documents \u00e0 signer \u00e9lectroniquement sont l\u00e9gion.<\/p>\n<p>Selon l\u2019eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services), il existe 3 niveaux de signature \u00e9lectronique :<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\"><b>La signature \u00e9lectronique simple<\/b>\u00a0(SES) utilis\u00e9e pour la signature de devis, factures, CGU \/ CGV\u2026 ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\"><b>La signature \u00e9lectronique avanc\u00e9e\u00a0<\/b>(AES) qui poss\u00e8de un niveau de s\u00e9curit\u00e9 plus \u00e9lev\u00e9 et qui sert \u00e0 signer bons de commande, contrats de partenariat, certificats de travail\u2026 ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\"><b>La signature \u00e9lectronique qualifi\u00e9e<\/b>\u00a0(SEQ) qui offre le plus haut niveau de s\u00e9curit\u00e9 mais qui est cependant plus contraignante.<\/li>\n<\/ul>\n<p>En fonction du document concern\u00e9 et du niveau de s\u00e9curit\u00e9 recherch\u00e9, il conviendra de choisir le type de signature \u00e0 privil\u00e9gier.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-93717 size-full\" src=\"https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/20185013\/signature-electronique-min.png\" alt=\"T\u00e9l\u00e9chargement d'un certificat de formation sign\u00e9\" width=\"725\" height=\"550\" srcset=\"https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/20185013\/signature-electronique-min.png 725w, https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/20185013\/signature-electronique-min-300x228.png 300w\" sizes=\"(max-width: 725px) 100vw, 725px\" \/><\/p>\n<h2><a name=\"avantages\"><\/a>Les 5 principaux avantages de la signature \u00e9lectronique pour les RH<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La fonction RH tend \u00e0 se complexifier tant en raison des \u00e9volutions l\u00e9gislatives r\u00e9guli\u00e8res que des organisations du travail avec notamment la g\u00e9n\u00e9ralisation du travail \u00e0 distance. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Dans ce contexte, la signature \u00e9lectronique s\u2019av\u00e8re ind\u00e9niablement un pr\u00e9cieux atout pour les professionnels RH au quotidien.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3>Avantage n\u00b0\u00a01\u00a0: la meilleure ma\u00eetrise des co\u00fbts<\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L\u2019usage de la signature \u00e9lectronique est particuli\u00e8rement adapt\u00e9 aux entreprises soucieuses de r\u00e9duire leurs co\u00fbts li\u00e9s aux impressions de document papier, de num\u00e9risation de ces documents ou encore de l\u2019archivage. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">En outre, l\u2019absence de document au format papier permet de s\u2019affranchir des frais postaux.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Les documents sign\u00e9s \u00e9lectroniquement sont archiv\u00e9s dans un seul espace, ce qui permet de limiter les frais li\u00e9s \u00e0 un espace de stockage.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\ud83d\udc4d Passer \u00e0 une gestion num\u00e9rique de la signature des documents permet d\u2019inscrire votre entreprise dans une d\u00e9marche globale de r\u00e9duction de votre empreinte environnementale.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3>Avantage n\u00b0\u00a02\u00a0: le gain de temps<\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le gain de temps figure sans doute comme l\u2019un des meilleurs avantages de la e-signature. En effet, l\u2019utilisation de la signature \u00e9lectronique par les RH permet de transmettre instantan\u00e9ment un document \u00e0 signer.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La gestion des RH implique le respect d\u2019un certain nombre d\u2019\u00e9ch\u00e9ances. L\u2019entreprise peut alors avoir besoin de faire signer rapidement certains documents comme par exemple\u00a0:\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">La <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/signature-electronique-contrat\/\">signature \u00e9lectronqiue du contrat de travail<\/a> dans le cadre d\u2019un recrutement en contrat \u00e0 dur\u00e9e d\u00e9termin\u00e9e\u2009;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Le solde de tout compte\u2009;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Une promesse d\u2019embauche\u2009;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Un accord de confidentialit\u00e9\u2009;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Une charte t\u00e9l\u00e9travail.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h3>Avantage n\u00b0\u00a03\u00a0: une gestion des donn\u00e9es s\u00e9curis\u00e9e et optimis\u00e9e<\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le traitement des documents au format papier peut \u00eatre contraignant et conduire \u00e0 des pertes de documents importants. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Pour gagner en souplesse et faire de la fonction RH une v\u00e9ritable valeur ajout\u00e9e pour l\u2019entreprise, il est n\u00e9cessaire de fluidifier l\u2019ensemble de ces processus. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La signature \u00e9lectronique contribue donc \u00e0 am\u00e9liorer le traitement des donn\u00e9es en favorisant un acc\u00e8s rapide et fiable \u00e0 celles-ci.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\ud83d\udc4d La signature digitale b\u00e9n\u00e9ficie des meilleurs protocoles de s\u00e9curit\u00e9. Les flux d\u2019\u00e9changes avec les salari\u00e9s sont \u00e0 la fois simplifi\u00e9s et s\u00e9curis\u00e9s.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Gr\u00e2ce \u00e0 notre partenaire de confiance <\/span><a href=\"https:\/\/www.signaturit.com\/fr\/marketplace\/factorial-hr\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Signaturit<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, Factorial vous permet de b\u00e9n\u00e9ficier d\u2019une sauvegarde num\u00e9rique ultra-s\u00e9curis\u00e9e de vos documents sign\u00e9s.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Avec Signaturit, vous avez la garantie que l\u2019ensemble des signataires ou demandeurs sont identifi\u00e9s selon une proc\u00e9dure stricte. En effet, pour une signature 100\u00a0% fiable et s\u00e9curis\u00e9e, nous avons opt\u00e9 pour la signature \u00e9lectronique avanc\u00e9e biom\u00e9trique. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ce niveau de signature garantit l\u2019int\u00e9grit\u00e9 du document sign\u00e9, mais aussi l\u2019identification sans \u00e9quivoque du signataire.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3>Avantage n\u00b0 4 : une exp\u00e9rience collaborateur dop\u00e9e<\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La question de l\u2019am\u00e9lioration de l\u2019exp\u00e9rience collaborateur s\u2019impose d\u00e9sormais comme un enjeu central pour la majorit\u00e9 des entreprises. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Qu\u2019il s\u2019agisse du recrutement, de l\u2019onboarding ou du parcours collaborateurs, la simplification des t\u00e2ches est un levier essentiel permettant de doper l\u2019exp\u00e9rience collaborateur et donc leur niveau de satisfaction.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Dans ce contexte-ci, la signature \u00e9lectronique permet aux RH de fluidifier les \u00e9changes avec les collaborateurs en leur faisant gagner un temps pr\u00e9cieux, tout en modernisant leur image aupr\u00e8s de ces derniers.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\ud83d\udc4d Alors que pour nombre d\u2019entreprises, t\u00e9l\u00e9travailler un \u00e0 deux jours par semaine constitue la norme, la <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/teletravail-signature-numerique\/\">signature digitale en t\u00e9l\u00e9travail<\/a> permet \u00e0 la fois aux RH et aux salari\u00e9s d\u2019\u00eatre plus efficaces et r\u00e9actifs en cas de besoin.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3>Avantage n\u00b0\u00a05\u00a0: des gains de productivit\u00e9 accrus<\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Signer des documents au format papier peut \u00eatre particuli\u00e8rement chronophage, que ce soit pour les RH comme pour les salari\u00e9s. Gr\u00e2ce \u00e0 la e-signature, il est possible d\u2019envoyer plusieurs documents num\u00e9ris\u00e9s \u00e0 plusieurs signataires en m\u00eame temps.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Inutile alors de perdre du temps en impression, num\u00e9risation ou encore envoi postal de documents tout en esp\u00e9rant un retour rapide de ces derniers.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Par ailleurs, de nombreux professionnels RH travaillent \u00e9galement \u00e0 distance. En disposant des documents sign\u00e9s directement depuis leur espace s\u00e9curis\u00e9, les RH peuvent continuer \u00e0 travailler de fa\u00e7on r\u00e9active.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\ud83d\udc4d Les \u00e9quipes RH gagnent en productivit\u00e9 et peuvent s\u2019imposer comme les v\u00e9ritables alli\u00e9s strat\u00e9giques de la direction de l\u2019entreprise.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><a name=\"limites\"><\/a>Utilisation de la signature \u00e9lectronique par les RH\u00a0: 2 limites \u00e0 noter<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L\u2019utilisation de la signature d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e pr\u00e9sente des avantages ind\u00e9niables pour le service RH. Cependant, on peut noter deux limites importantes \u00e0 consid\u00e9rer et pouvant freiner son utilisation\u00a0:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">La n\u00e9cessit\u00e9 d\u2019utiliser une solution de signature \u00e9lectronique conforme \u00e0 la loi\u2009;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">La n\u00e9cessit\u00e9 de disposer d\u2019une connexion internet stable.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h3>Utiliser une solution de signature \u00e9lectronique conforme \u00e0 la loi<\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La signature \u00e9lectronique permet de digitaliser des processus cl\u00e9s, voire strat\u00e9giques de l\u2019entreprise. Par cons\u00e9quent, le <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/logiciel-signature-top-5\/\">choix de la solution de signature \u00e9lectronique<\/a> ne doit pas se faire \u00e0 la l\u00e9g\u00e8re. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ce partenaire devra figurer sur la \u201cTrust list\u201d europ\u00e9enne. Gr\u00e2ce \u00e0 cela, la recevabilit\u00e9 de la e-signature ne peut \u00eatre contest\u00e9e dans les \u00c9tats membres de l\u2019Union europ\u00e9enne.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\ud83d\udca1 La <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/signature-electronique-cas-utilisation-rh\/\">solution de signature \u00e9lectronique Signaturit<\/a> est le partenaire de confiance choisie par Factorial. Signaturit vous propose la signature num\u00e9rique avanc\u00e9e.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">En tant que professionnel RH, vous disposez d\u2019une e-signature s\u00e9curis\u00e9e qui assure la tra\u00e7abilit\u00e9 des op\u00e9rations via l\u2019enregistrement de certificats de signatures num\u00e9riques et pouvant \u00eatre produits devant un tribunal.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3>La n\u00e9cessit\u00e9 de disposer d\u2019une connexion internet<\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">On pourrait penser \u00e0 tort que tous les salari\u00e9s disposent sans difficult\u00e9 d\u2019un acc\u00e8s internet. Or, ce n\u2019est pas toujours le cas. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il arrive parfois que certains salari\u00e9s, comme ceux travaillant sur des chantiers ou bien ceux amen\u00e9s \u00e0 se d\u00e9placer souvent, ne puissent acc\u00e9der \u00e0 un ordinateur ou une connexion internet pour signer les documents souhait\u00e9s. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ce sont des r\u00e9alit\u00e9s dont il faudra tenir compte et permettre \u00e0 ces salari\u00e9s de signer les documents importants manuellement.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><a name=\"quelle\"><\/a>Quelle solution choisir ?<\/h2>\n<p>En tant qu\u2019employeur en accord avec son temps, la signature \u00e9lectronique s\u2019impose comme un outil indispensable.<\/p>\n<p>Pour la d\u00e9ployer au sein de votre entreprise, le\u00a0<a href=\"https:\/\/factorial.fr\/signature-electronique\">logiciel de signature \u00e9lectronique<\/a>\u00a0de\u00a0<b>Factorial\u00a0<\/b>vous permet de signer num\u00e9riquement tout type de document RH.<\/p>\n<p>Conforme \u00e0 la norme de s\u00e9curit\u00e9 eIDAS, la solution de\u00a0<b>Factorial\u00a0<\/b>r\u00e9pond aux exigences de s\u00e9curit\u00e9 les plus strictes et enregistre automatiquement les documents une fois qu\u2019ils sont sign\u00e9s.<\/p>\n<p>Contrat de travail, fiches de paie ou feuilles de temps, vous pourrez faire signer les fichiers de votre choix facilement et rapidement. \u00c0 l\u2019heure o\u00f9 tout va plus vite, adopter la signature \u00e9lectronique dans la gestion quotidienne de votre soci\u00e9t\u00e9 n\u2019est pas un luxe. Vous signez ?<\/p>\n<h2><a name=\"fin\"><\/a>Le mot de la fin<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La signature \u00e9lectronique constitue une r\u00e9elle avanc\u00e9e pour la gestion des ressources humaines. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ces avantages sont nombreux, qu\u2019il s\u2019agisse de la ma\u00eetrise des co\u00fbts, des gains de temps et ou encore de la s\u00e9curisation des donn\u00e9es. Tous ces avantages participent \u00e0 rendre la fonction RH de plus en plus strat\u00e9gique.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\"><br \/>\n<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">En effet, gr\u00e2ce \u00e0 la signature \u00e9lectronique, la marque employeur s\u2019en trouve am\u00e9lior\u00e9e tant aupr\u00e8s des salari\u00e9s que dans le cadre d\u2019un engagement environnemental \u00e0 travers la r\u00e9duction de l\u2019utilisation du papier.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">On peut n\u00e9anmoins relever certaines limites, comme la conformit\u00e9 l\u00e9gale ou l\u2019accessibilit\u00e9. Cependant, ces derni\u00e8res seront sans doute lev\u00e9es dans les ann\u00e9es \u00e0 venir, dans le contexte g\u00e9n\u00e9ral de digitalisation de tous les pans de l&rsquo;activit\u00e9 des entreprises.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2>\ud83d\udc4b D\u00e9couvrez comment Factorial, votre logiciel RH tout-en-un peut vous faire gagner un temps pr\u00e9cieux dans votre gestion RH. <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/demander-demo\">R\u00e9servez votre d\u00e9mo gratuite !<\/a><\/h2>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La signature \u00e9lectronique est d\u00e9sormais incontournable pour une bonne gestion des ressources humaines. En effet, cette technologie avanc\u00e9e permet de signer un grand nombre de documents num\u00e9ris\u00e9s de fa\u00e7on fiable et s\u00e9curis\u00e9e. 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