{"id":97859,"date":"2023-04-03T10:55:40","date_gmt":"2023-04-03T08:55:40","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=97859"},"modified":"2024-09-16T17:21:56","modified_gmt":"2024-09-16T15:21:56","slug":"arreter-utiliser-feuilles-excel","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.fr\/blog\/arreter-utiliser-feuilles-excel\/","title":{"rendered":"Comment arr\u00eater d\u2019utiliser des feuilles Excel pour ma gestion administrative ?"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Selon une \u00e9tude de Parlons RH, <\/span><b>73% des professionnels RH passent la plupart de leur temps sur des t\u00e2ches administratives.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Et 61 % d\u2019entre eux admettent utiliser Excel pour produire des indicateurs.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Entre gestion des plannings et des demandes d\u2019absences, contr\u00f4le des heures de travail, des contrats et des proc\u00e9dures RH obligatoires, les gestionnaires RH se retrouvent vite avec des tonnes de feuilles Excel \u00e0 g\u00e9rer.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Suivez nos conseils pour vous lib\u00e9rer de ces t\u00e2ches chronophages et vous concentrer sur la performance de votre entreprise.<\/span><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/get-started\"><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-91335 size-full\" src=\"https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/26105924\/Blog_banner_documents-1.jpg\" alt=\"essai gratuit logiciel GED\" width=\"830\" height=\"308\" srcset=\"https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/26105924\/Blog_banner_documents-1.jpg 830w, https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/26105924\/Blog_banner_documents-1-300x111.jpg 300w, https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/26105924\/Blog_banner_documents-1-768x285.jpg 768w\" sizes=\"(max-width: 830px) 100vw, 830px\" \/><\/a><\/p>\n<div class=\"js-toc toc\">\n<p class=\"js-toc-title toc__title\">Table des mati\u00e8res<\/p>\n<nav id=\"fac_toc_nav\" class=\"js-toc-nav toc__nav\" aria-label=\"Table des mati\u00e8res\"><ol class=\"toc__list toc__list--level-1\"><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-1\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/arreter-utiliser-feuilles-excel\/#pourquoi-arreter-de-realiser-sa-gestion-administrative-sur-excel\" title=\"Pourquoi arr\u00eater de r\u00e9aliser sa gestion administrative sur Excel\" data-target-id=\"pourquoi-arreter-de-realiser-sa-gestion-administrative-sur-excel\">Pourquoi arr\u00eater de r\u00e9aliser sa gestion administrative sur Excel<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-2\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/arreter-utiliser-feuilles-excel\/#comment-passer-d\u2019excel-a-un-logiciel-de-gestion-administrative\" title=\"Comment passer d\u2019Excel \u00e0 un logiciel de gestion administrative?\" data-target-id=\"comment-passer-d\u2019excel-a-un-logiciel-de-gestion-administrative\">Comment passer d\u2019Excel \u00e0 un logiciel de gestion administrative?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-3\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/arreter-utiliser-feuilles-excel\/#tester-gratuitement-notre-logiciel-de-gestion-administrative-rh\" title=\"Tester gratuitement notre logiciel de gestion administrative RH\" data-target-id=\"tester-gratuitement-notre-logiciel-de-gestion-administrative-rh\">Tester gratuitement notre logiciel de gestion administrative RH<\/a><\/li><\/ol><\/nav><\/div>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">Pourquoi arr\u00eater de r\u00e9aliser sa gestion administrative sur Excel<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">De la <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/gerer-temps-travail-sans-excel\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">gestion des plannings du personnel sous Excel<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> \u00e0 la gestion et au suivi des contrats, les DRH sont habitu\u00e9s \u00e0 utiliser la feuille de calcul automatis\u00e9e.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Elle offrait certains avantages il y a quelques ann\u00e9es, mais s\u2019av\u00e8re de plus en plus obsol\u00e8te pour faire face aux nouveaux enjeux RH.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">D\u2019abord, parce que les r\u00e9glementations li\u00e9es au Code du Travail mais aussi \u00e0 la protection des donn\u00e9es du personnel tendent \u00e0 se complexifier.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il devient de plus en plus<\/span><b> difficile d\u2019assurer sa compliance RH sans l\u2019aide d\u2019un tiers<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> de confiance, garant de la conformit\u00e9 des process et de l\u2019int\u00e9grit\u00e9 des donn\u00e9es.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ensuite, digitaliser les fonctions administratives RH de premier niveau est un pr\u00e9requis \u00e0 une transformation digitale plus globale.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Par exemple, la cr\u00e9ation d\u2019un portail collaborateur est une premi\u00e8re \u00e9tape pour fluidifier la communication entre les services RH. Mais aussi, pour permettre aux gestionnaires de se concentrer sur des actions \u00e0 plus grande valeur ajout\u00e9e.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Gagner du temps sur la gestion du personnel<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Les professionnels des ressources humaines sont de plus en plus attendus sur un r\u00f4le de Business Partner. Cela implique de passer moins de temps sur la gestion administrative du personnel, au profit de la strat\u00e9gie RH.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Mais comment gagner du temps si on doit passer des heures \u00e0 compiler diff\u00e9rents tableurs pour construire manuellement un fichier central ? Comment \u00e9viter de perdre du temps \u00e0 programmer les calculs et les macros qui sont sources d\u2019erreurs fr\u00e9quentes ?<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La gestion du personnel sous Excel peut se justifier pour de tr\u00e8s petites \u00e9quipes. Mais d\u00e8s que l\u2019on d\u00e9passe un certain seuil de salari\u00e9s, la gestion devient chronophage.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">En moyenne, le passage \u00e0 un logiciel RH permet d\u2019<\/span><b>\u00e9conomiser 30 heures par mois sur les t\u00e2ches administratives<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> !<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">\u00c9viter de d\u00e9multiplier les outils de gestion Excel\u00a0<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/gestion-administrative-personnel\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">gestion administrative du personnel<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> regroupe plusieurs fonctions telles que le suivi des absences, l\u2019administration des salaires, en passant par la gestion de la formation et le suivi des contrats.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sans <\/span><b>logiciel de gestion du personnel int\u00e9gr\u00e9<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, les responsables des ressources humaines vont devoir mettre en place plusieurs outils de gestion.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Par exemple :\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">le planning d\u2019\u00e9quipe Excel ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">le tableau de bord des indicateurs RH ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">un outil de gestion et de suivi des contrats ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">un tableur pour suivre les demandes et achats de formations ;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">un fichier de suivi des cong\u00e9s et du temps de travail.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Vous l\u2019aurez compris : un seul outil Excel ne suffit pas pour g\u00e9rer l\u2019administration du personnel.\u00a0 <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le SIRH artisanal est donc souvent compos\u00e9 d\u2019une multitude de briques qui ne communiquent pas les unes avec les autres. Et cela g\u00e9n\u00e8re beaucoup de travail pour saisir et mettre en correspondance les informations.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Fiabiliser ses donn\u00e9es administratives<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Autre limite majeure d\u2019Excel pour l\u2019administration du personnel : la s\u00e9curit\u00e9 et la confidentialit\u00e9 des donn\u00e9es. Des \u00e9tudes d\u00e9montrent que <\/span><b>90% des entreprises qui utilisent des tableurs ont des erreurs significatives<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> dans leurs donn\u00e9es.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il est par exemple impossible de notifier l\u2019utilisateur en cas d\u2019erreur ou de double saisie. Or, une ligne de tableau mal remplie peut fausser tout le reporting RH.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">De plus, les tableurs excel ne permettent pas d\u2019automatiser et de personnaliser les r\u00e8gles de calculs. En cas d\u2019absence d\u2019un salari\u00e9 ou de changement des horaires de travail, il faut revoir les calculs de programmation.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Idem pour la paie : impossible de param\u00e9trer des \u00e9l\u00e9ments variables de la r\u00e9mun\u00e9ration. Au contraire, avec un logiciel SIRH, vous pouvez compenser des heures suppl\u00e9mentaires automatiquement avec l&rsquo;\u00c9l\u00e9ment Variable de Paie (EPV) automatis\u00e9. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il vous suffit de d\u00e9finir vos param\u00e8tres favoris et pr\u00e9f\u00e9rences dans votre politique de gestion du temps.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Ma\u00eetriser les co\u00fbts de l\u2019administration du personnel<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La <\/span><b>gestion du personnel avec un outil Excel gratuit <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">est un mythe. Certes, utiliser la suite de Microsoft Office permet de disposer d\u2019une solution simple de gestion RH sans avoir de budget d\u00e9di\u00e9. En revanche, c\u2019est une option qui consomme du temps et des ressources humaines.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Par exemple, pour :<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Param\u00e9trer les calculs qui g\u00e9n\u00e8rent les tableaux de bords ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Centraliser les diff\u00e9rentes feuilles Excel des salari\u00e9s ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Reporter les donn\u00e9es individuelles dans un fichier global ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">V\u00e9rifier manuellement les saisies des collaborateurs.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Les automatisations et fonctions de programmations sur le logiciel de Microsoft Office restent limit\u00e9es. Vous devrez donc souvent construire vos reportings manuellement.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il est souvent plus \u00e9conomique, in fine, d\u2019investir dans un <\/span><b>logiciel de gestion du personnel.<\/b><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">Comment passer d\u2019Excel \u00e0 un logiciel de gestion administrative?<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le\u00a0 passage d\u2019un syst\u00e8me de gestion \u00e0 l\u2019autre doit s&rsquo;organiser. Voici nos conseils pour r\u00e9ussir votre transition vers un SIRH int\u00e9gr\u00e9.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Transf\u00e9rer les donn\u00e9es RH d\u2019Excel vers son logiciel<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019importateur de tables personnalis\u00e9es, vous pouvez passer facilement d\u2019un syst\u00e8me de gestion du personnel sur Excel \u00e0 un logiciel d\u2019administration RH. <\/span><\/p>\n<p>Ce type de fonctionnalit\u00e9s permet aux entreprises d\u2019<b>embarquer rapidement leurs donn\u00e9es collaborateurs en masse<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> sans devoir saisir manuellement l\u2019ensemble des entr\u00e9es dans le nouveau SIRH.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Personnaliser un tableau de bord de gestion RH<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Si vous souhaitez pouvoir comparer vos indicateurs d\u2019un exercice \u00e0 l\u2019autre, nous vous conseillons de conserver les <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/tableau-de-bord-rh\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">mod\u00e8les de tableaux de bord RH<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> que vous utilisez sur Excel. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">C\u2019est tr\u00e8s simple, l\u00e0 encore, il vous suffit de <\/span><b>personnaliser vos rapports dans votre nouvel SIRH<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> pour conserver des donn\u00e9es et analyses comparables d\u2019une ann\u00e9e sur l\u2019autre.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Vous souhaitez profiter de la <\/span><b>transition digitale du syst\u00e8me d\u2019information RH <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">pour revisiter vos analyses ? Utilisez des templates de rapports personnalis\u00e9s.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Passer d\u2019une gestion centralis\u00e9e sous Excel \u00e0 un portail RH en self-service<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La gestion administrative sous Excel est souvent tr\u00e8s centralis\u00e9e. Pour consolider les diff\u00e9rents tableaux individuels, il faut qu\u2019une seule et m\u00eame personne soit garante de la des donn\u00e9es, a minima, de la justesse des variables de calcul.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Avec un logiciel RH, vous pouvez d\u00e9l\u00e9guer des autorisations et des permissions. Par exemple,\u00a0 les managers et responsables d\u2019\u00e9quipes peuvent avoir des droits pour accorder directement les cong\u00e9s ou modifier les horaires de travail. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Fini les feuilles de calculs imprim\u00e9es en PDF pour signature !<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Les collaborateurs pourront directement acc\u00e9der \u00e0 leur portail RH pour consulter leur agenda, pointer leurs heures ou r\u00e9aliser des demandes d\u2019autorisation d\u2019absence ou de cong\u00e9s.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ainsi, le <\/span><b>service RH partage et d\u00e9l\u00e8gue davantage la fonction administration du personnel <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, ce qui lui permet d\u2019imposer son r\u00f4le central dans la politique strat\u00e9gique de l\u2019entreprise.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">R\u00e9aliser des exports simplifi\u00e9s si vous avez toujours besoin d\u2019Excel<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Vous avez peur de ne pas pouvoir revenir \u00e0 Excel ? Pas d\u2019inqui\u00e9tude ! Il est aussi facile d\u2019<\/span><b>exporter les donn\u00e9es de votre entreprise vers Excel<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> \u00e0 partir d\u2019un logiciel de gestion administrative. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0\u00c9galement , vous pourrez aussi r\u00e9aliser des tableaux de bord sp\u00e9cifiques\u00a0 \u00e0 exporter sur une Feuille Excel, comme le rapport sur les cong\u00e9s du personnel.<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">Tester gratuitement notre logiciel de gestion administrative RH<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Vous souhaitez arr\u00eater d\u2019utiliser les feuilles de calcul Excel et simplifier vos t\u00e2ches administratives ? Testez gratuitement notre <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/conge-absence-logiciel\"><span style=\"font-weight: 400;\">logiciel d&rsquo;administration RH<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><br style=\"font-weight: 400;\" \/><br style=\"font-weight: 400;\" \/><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Selon une \u00e9tude de Parlons RH, 73% des professionnels RH passent la plupart de leur temps sur des t\u00e2ches administratives. Et 61 % d\u2019entre eux admettent utiliser Excel pour produire des indicateurs. Entre gestion des plannings et des demandes d\u2019absences, contr\u00f4le des heures de travail, des contrats et des proc\u00e9dures RH obligatoires, les gestionnaires RH<a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/arreter-utiliser-feuilles-excel\/\" class=\"read-more\"> [&#8230;]<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":185,"featured_media":97860,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[335],"tags":[],"class_list":["post-97859","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-technologie-rh"],"acf":{"topics":false},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v21.5 (Yoast SEO v21.9.1) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Excel pour la gestion administrative : comment s\u2019en passer<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Comment arr\u00eater les feuilles Excel pour 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