{"id":95355,"date":"2023-03-09T18:48:43","date_gmt":"2023-03-09T16:48:43","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=95355"},"modified":"2025-11-25T13:47:57","modified_gmt":"2025-11-25T11:47:57","slug":"choisir-logiciel-ged","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.fr\/blog\/choisir-logiciel-ged\/","title":{"rendered":"Comment bien choisir son logiciel de GED ?"},"content":{"rendered":"<p><script type=\"application\/ld+json\">\n{\n  \"@context\": \"https:\/\/schema.org\",\n  \"@type\": \"FAQPage\",\n  \"mainEntity\": [{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Quelle est la diff\u00e9rence entre une GED et un ECM ?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"La GED (Gestion \u00c9lectronique de Documents) se concentre sur le stockage, la recherche et la s\u00e9curisation des fichiers. L\u2019ECM (Enterprise Content Management) va plus loin : elle englobe la gestion de tout le cycle de vie des contenus d\u2019entreprise, y compris les flux de validation, les versions, la publication et l\u2019archivage l\u00e9gal. Pour une PME, une GED suffit souvent ; pour une grande structure, un ECM est plus adapt\u00e9.\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Une GED peut-elle \u00eatre utilis\u00e9e \u00e0 distance ?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Oui. La plupart des logiciels de GED modernes sont accessibles en ligne via une interface web s\u00e9curis\u00e9e. Les utilisateurs peuvent consulter, modifier ou valider des documents depuis n\u2019importe quel poste ou appareil connect\u00e9. C\u2019est un atout majeur pour le t\u00e9l\u00e9travail et les \u00e9quipes r\u00e9parties sur plusieurs sites.\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Comment migrer vers une solution de GED sans perte de donn\u00e9es ?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"La migration passe par trois \u00e9tapes : l\u2019audit des fichiers existants, le tri (pour \u00e9liminer les doublons ou les documents obsol\u00e8tes), puis l\u2019importation dans la nouvelle solution \u00e0 l\u2019aide d\u2019outils d\u2019int\u00e9gration ou de scripts fournis par l\u2019\u00e9diteur. Une planification rigoureuse et des sauvegardes pr\u00e9alables garantissent une transition fluide sans perte d\u2019informations.\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Quel budget pr\u00e9voir pour un logiciel de GED ?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Les tarifs varient selon la taille de l\u2019entreprise, le nombre d\u2019utilisateurs et les fonctionnalit\u00e9s choisies. Une GED SaaS peut co\u00fbter de 10 \u00e0 40 \u20ac par utilisateur et par mois, tandis qu\u2019une solution sur site implique un investissement initial plus \u00e9lev\u00e9 (licence, serveurs, maintenance). Il faut aussi anticiper les co\u00fbts de formation et de support technique.\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Quels indicateurs suivre pour mesurer l\u2019efficacit\u00e9 d\u2019une GED ?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Les principaux indicateurs sont le temps moyen de recherche d\u2019un document, le taux d\u2019adoption par les utilisateurs, la r\u00e9duction du volume papier, et le nombre d\u2019erreurs administratives \u00e9vit\u00e9es. Une GED performante se traduit par des gains mesurables en productivit\u00e9, une meilleure conformit\u00e9 r\u00e9glementaire et une baisse notable des co\u00fbts de gestion documentaire.\"\n    }\n  }]\n}\n<\/script><\/p>\n<p>Pour bien choisir son <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/meilleurs-logiciels-gestion-electronique-documents\/\">logiciel de GED<\/a>, il faut d\u2019abord \u00e9valuer le volume de documents \u00e0 g\u00e9rer et les usages attendus : archivage, partage, validation ou signature \u00e9lectronique. L\u2019outil id\u00e9al doit \u00eatre s\u00e9curis\u00e9, simple \u00e0 prendre en main et capable de s\u2019adapter \u00e0 vos processus internes. Enfin, privil\u00e9giez une solution \u00e9volutive, compatible avec vos autres logiciels, et qui accompagne la croissance de votre entreprise sans complexifier son organisation.<\/p>\n<p>Dans cet article, on vous en dit plus sur les logiciels GED, leur utilit\u00e9 et comment bien les choisir.<\/p>\n<h2>Un logiciel de GED, c\u2019est quoi ?<\/h2>\n<p>Le logiciel GED ou logiciel de Gestion Electronique de Documents est un outil informatique qui permet la gestion de tous les documents \u00e9lectroniques de fa\u00e7on s\u00e9curis\u00e9e et centralis\u00e9e.<\/p>\n<p>Ainsi, tous les documents rattach\u00e9s \u00e0 l\u2019entreprise et salari\u00e9s sont stock\u00e9s au sein d\u2019un seul et m\u00eame logiciel.<\/p>\n<p>\u00c0 l\u2019heure o\u00f9 la <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dematerialisation-documents\/\">d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents<\/a> est un enjeu pour de nombreuses structures, le logiciel de GED offre la possibilit\u00e9 d\u2019optimiser la gestion interne tout en gagnant du temps dans les process.<\/p>\n<p>Surtout, ce type de solution permet de s\u00e9curiser tous les dossiers archiv\u00e9s tout en octroyant un acc\u00e8s aux diff\u00e9rents documents n\u2019importe o\u00f9 et n\u2019importe quand.<\/p>\n<h2>Pourquoi utiliser un logiciel GED ?<\/h2>\n<p>Aujourd\u2019hui, chaque entreprise g\u00e8re un nombre cons\u00e9quent de documents et ce, quelle que soit la taille et le secteur d\u2019activit\u00e9 de la structure.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/contrat-travail\/\">Contrat de travail<\/a>, <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/fiche-de-paie-dematerialisee\/\">fiche de paie<\/a>, <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dossier-personnel\/\">dossier du personnel<\/a>, justificatifs divers, documents l\u00e9gaux\u2026 il est facile de s\u2019y perdre.<\/p>\n<p>Gr\u00e2ce \u00e0 un logiciel de GED, de nombreux avantages s\u2019offrent \u00e0 vous. Il permet notamment de :<\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\">Centraliser un grand nombre de documents : Avec son format d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9, le logiciel GED offre la possibilit\u00e9 de stocker une multitude de documents au sein d\u2019un seul et m\u00eame espace ;<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\">Gagner du temps : C\u2019est un outil qui permet de gagner beaucoup de temps car les informations sont accessibles en quelques clics et par une simple recherche. Les documents sont donc facilement et rapidement exploitables ;<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\">S\u00e9curiser les documents : Le logiciel de GED garantit une s\u00e9curit\u00e9 accrue des Informations stock\u00e9es et vous prot\u00e8ge contre le hacking et la fuite de documents. La gestion des acc\u00e8s ou encore le chiffrage des donn\u00e9es sont des armes efficaces ;<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\">Faciliter la collaboration : Formidable outil collaboratif, le logiciel de GED facilite la <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/communication-entreprise\/\">collaboration entre les employ\u00e9s<\/a>. Le partage de documents, la possibilit\u00e9 de les modifier et de les commenter ou encore l\u2019int\u00e9gration d\u2019une messagerie instantan\u00e9e assurent une collaboration de tous les instants ;<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\">Augmenter la productivit\u00e9 : Qui dit moins de perte de temps dit meilleure productivit\u00e9 ! Les salari\u00e9s ne se dispersent plus, gagnent en flexibilit\u00e9 et peuvent se focaliser sur les t\u00e2ches qu\u2019ils ont \u00e0 r\u00e9aliser ;<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\">Se conformer \u00e0 la l\u00e9gislation : Avec une solution de GED, vous pouvez \u00eatre en conformit\u00e9 avec la loi en respectant notamment le <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/rgpd-entreprise\/\">RGPD<\/a> ou gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019horodatage des documents ;<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\">Faire des \u00e9conomies : Faire l\u2019acquisition d\u2019une GED conf\u00e8re \u00e9galement un avantage d\u2019ordre \u00e9conomique puisque vous allez diminuer la consommation de certaines ressources (encre, papier\u2026) et les co\u00fbts de stockage. Qui plus est, vous utilisez un seul et m\u00eame outil aux multiples fonctionnalit\u00e9s ;<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\">R\u00e9duire l\u2019impact environnemental de l\u2019entreprise : En optant pour la d\u00e9mat\u00e9rialisation, vous r\u00e9duisez votre empreinte \u00e9cologique de mani\u00e8re consid\u00e9rable.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Quels crit\u00e8res pour bien choisir un logiciel de GED ?<\/h2>\n<p>Pour bien choisir son logiciel de GED, il faut avant tout se baser sur des crit\u00e8res concrets : vos besoins r\u00e9els, les fonctionnalit\u00e9s propos\u00e9es, la simplicit\u00e9 d\u2019utilisation, la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es, le prix et la capacit\u00e9 du logiciel \u00e0 \u00e9voluer avec votre entreprise.<\/p>\n<p>Un bon outil de gestion \u00e9lectronique des documents doit centraliser, prot\u00e9ger et rendre vos fichiers accessibles sans complexifier le travail de vos \u00e9quipes.<\/p>\n<p>Voici les principaux crit\u00e8res \u00e0 examiner avant de faire votre choix :<\/p>\n<h3>Identifier les besoins de l\u2019entreprise<\/h3>\n<p>Avant toute chose, analysez vos besoins internes : nombre d\u2019utilisateurs, types de documents \u00e0 g\u00e9rer, volume mensuel \u00e0 traiter et objectifs recherch\u00e9s (archivage \u00e9lectronique, validation, diffusion\u2026). Cette \u00e9tape permet de d\u00e9finir le p\u00e9rim\u00e8tre fonctionnel de votre future GED.<\/p>\n<h3>Privil\u00e9gier les fonctionnalit\u00e9s indispensables<\/h3>\n<p>Toutes les GED ne proposent pas les m\u00eames outils. Listez les fonctionnalit\u00e9s dont vous ne pouvez pas vous passer : moteur de recherche, num\u00e9risation, signature \u00e9lectronique, gestion des droits d\u2019acc\u00e8s, automatisation des t\u00e2ches, etc.<\/p>\n<h3>Choisir un outil simple d\u2019utilisation<\/h3>\n<p>Un <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/outils-digitaux-pme\/\">outil digital<\/a> performant doit rester intuitif. Privil\u00e9giez une interface claire, accessible \u00e0 tous les collaborateurs, sans besoin de formation lourde. La facilit\u00e9 d\u2019adoption conditionne directement la r\u00e9ussite du projet.<\/p>\n<p>En mati\u00e8re de GED, il est donc pr\u00e9f\u00e9rable d\u2019opter pour un outil simple d\u2019utilisation, facile et rapide \u00e0 prendre en main.<\/p>\n<h3>Penser s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es<\/h3>\n<p>La GED manipule des informations sensibles : contrats, fiches de paie, documents l\u00e9gaux. Assurez-vous que la solution respecte le RGPD et la norme <a href=\"https:\/\/fr.wikipedia.org\/wiki\/NF_Z_42-013\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">NF Z42-013<\/a>, propose un chiffrement solide et des acc\u00e8s s\u00e9curis\u00e9s.<\/p>\n<h2>Comparatif 2025 : pourquoi Factorial fait partie des meilleurs logiciels GED ?<\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>Crit\u00e8re<\/strong><\/td>\n<td><strong>Ce que veulent les utilisateurs<\/strong><\/td>\n<td><strong>Les avantages de Factorial<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Centralisation et mise \u00e0 jour des documents<\/td>\n<td>Un r\u00e9f\u00e9rentiel unique, archivage, acc\u00e8s et partage s\u00e9curis\u00e9s<\/td>\n<td>Factorial permet de cr\u00e9er des dossiers personnalis\u00e9s, de t\u00e9l\u00e9charger en masse et de partager documents publics ou priv\u00e9s. (<a href=\"https:\/\/factorial.fr\/gestion-documents?utm_source=chatgpt.com\">Factorial<\/a>)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Signature \u00e9lectronique &amp; workflows<\/td>\n<td>Int\u00e9gration de la signature, validation de documents, gestion des processus<\/td>\n<td>Factorial propose la signature \u00e9lectronique l\u00e9gale, le param\u00e9trage de workflows d\u2019approbation document par document. (<a href=\"https:\/\/factorial.fr\/gestion-documents?utm_source=chatgpt.com\">Factorial<\/a>)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>S\u00e9curit\u00e9 &amp; conformit\u00e9<\/td>\n<td>Chiffrement, contr\u00f4le des acc\u00e8s, conformit\u00e9 RGPD, certifications<\/td>\n<td>Factorial affiche une attention forte \u00e0 la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es et \u00e0 la conformit\u00e9. (<a href=\"https:\/\/factorial.fr\/?utm_source=chatgpt.com\">Factorial<\/a>)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Facilit\u00e9 d\u2019usage et adoption par les utilisateurs<\/td>\n<td>Interface intuitive, prise en main simple, adoption rapide<\/td>\n<td>Les retours utilisateurs pl\u00e9biscitent Factorial pour son interface claire et sa simplicit\u00e9. (<a href=\"https:\/\/unrubble.com\/blog\/factorial-hr?utm_source=chatgpt.com\">unrubble.com<\/a>)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>\u00c9volutivit\u00e9 &amp; int\u00e9gration avec l\u2019\u00e9cosyst\u00e8me<\/td>\n<td>Capacit\u00e9 \u00e0 \u00e9voluer avec l\u2019entreprise, \u00e0 s\u2019int\u00e9grer aux autres syst\u00e8mes<\/td>\n<td>Factorial supporte nombre d\u2019int\u00e9grations apps et permet d\u2019\u00e9voluer avec les besoins m\u00e9tier. (<a href=\"https:\/\/factorial.fr\/gestion-documents?utm_source=chatgpt.com\">Factorial<\/a>)<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Le <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/gestion-documents\">logiciel GED<\/a> \u00e9dit\u00e9 par Factorial vous permet de centraliser la gestion \u00e9lectronique de vos documents au sein d\u2019un m\u00eame outil.<\/p>\n<p>Cette solution multit\u00e2ches, vous offre notamment la possibilit\u00e9 d\u2019organiser toutes les donn\u00e9es concernant vos salari\u00e9s et vos clients.<\/p>\n<p>Aussi, vous pourrez accepter ou rejeter les documents soumis par vos employ\u00e9s en un seul clic et m\u00eame signer num\u00e9riquement certains fichiers.<\/p>\n<p>En plus de la possibilit\u00e9 de modifier toute sorte de documents, vous pourrez les prot\u00e9ger gr\u00e2ce \u00e0 une s\u00e9curit\u00e9 renforc\u00e9e des donn\u00e9es.<\/p>\n<p>La GED est un pan essentiel de la bonne organisation d\u2019une entreprise. Avec un logiciel d\u00e9di\u00e9 et de qualit\u00e9, vous gagnez en productivit\u00e9 et am\u00e9liorez les process de votre organisation.<\/p>\n<h2>Vos questions fr\u00e9quentes sur les logiciels GED<\/h2>\n<h3>Quelle est la diff\u00e9rence entre une GED et un ECM ?<\/h3>\n<p>La GED (Gestion \u00c9lectronique de Documents) se concentre sur le stockage, la recherche et la s\u00e9curisation des fichiers. L\u2019ECM (Enterprise Content Management) va plus loin : elle englobe la gestion de tout le cycle de vie des contenus d\u2019entreprise, y compris les flux de validation, les versions, la publication et l\u2019archivage l\u00e9gal. Pour une PME, une GED suffit souvent ; pour une grande structure, un ECM est plus adapt\u00e9.<\/p>\n<h3>Une GED peut-elle \u00eatre utilis\u00e9e \u00e0 distance ?<\/h3>\n<p>Oui. La plupart des logiciels de GED modernes sont accessibles en ligne via une interface web s\u00e9curis\u00e9e. Les utilisateurs peuvent consulter, modifier ou valider des documents depuis n\u2019importe quel poste ou appareil connect\u00e9. C\u2019est un atout majeur pour le t\u00e9l\u00e9travail et les \u00e9quipes r\u00e9parties sur plusieurs sites.<\/p>\n<h3>Comment migrer vers une solution de GED sans perte de donn\u00e9es ?<\/h3>\n<p>La migration passe par trois \u00e9tapes : l\u2019audit des fichiers existants, le tri (pour \u00e9liminer les doublons ou les documents obsol\u00e8tes), puis l\u2019importation dans la nouvelle solution \u00e0 l\u2019aide d\u2019outils d\u2019int\u00e9gration ou de scripts fournis par l\u2019\u00e9diteur. Une planification rigoureuse et des sauvegardes pr\u00e9alables garantissent une transition fluide sans perte d\u2019informations.<\/p>\n<h3>Quel budget pr\u00e9voir pour un logiciel de GED ?<\/h3>\n<p>Les tarifs varient selon la taille de l\u2019entreprise, le nombre d\u2019utilisateurs et les fonctionnalit\u00e9s choisies. Une GED SaaS peut co\u00fbter de 10 \u00e0 40 \u20ac par utilisateur et par mois, tandis qu\u2019une solution sur site implique un investissement initial plus \u00e9lev\u00e9 (licence, serveurs, maintenance). Il faut aussi anticiper les co\u00fbts de formation et de support technique.<\/p>\n<h3>Quels indicateurs suivre pour mesurer l\u2019efficacit\u00e9 d\u2019une GED ?<\/h3>\n<p>Les principaux indicateurs sont le temps moyen de recherche d\u2019un document, le taux d\u2019adoption par les utilisateurs, la r\u00e9duction du volume papier, et le nombre d\u2019erreurs administratives \u00e9vit\u00e9es. Une GED performante se traduit par des gains mesurables en productivit\u00e9, une meilleure conformit\u00e9 r\u00e9glementaire et une baisse notable des co\u00fbts de gestion documentaire.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Pour bien choisir son logiciel de GED, il faut d\u2019abord \u00e9valuer le volume de documents \u00e0 g\u00e9rer et les usages attendus : archivage, partage, validation ou signature \u00e9lectronique. L\u2019outil id\u00e9al doit \u00eatre s\u00e9curis\u00e9, simple \u00e0 prendre en main et capable de s\u2019adapter \u00e0 vos processus internes. 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