{"id":85985,"date":"2022-11-11T15:45:04","date_gmt":"2022-11-11T13:45:04","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=85985"},"modified":"2026-03-19T11:37:24","modified_gmt":"2026-03-19T09:37:24","slug":"application-notes-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.fr\/blog\/application-notes-frais\/","title":{"rendered":"Top 5 des meilleures applications de notes de frais"},"content":{"rendered":"<p><script type=\"application\/ld+json\">\n{\n  \"@context\": \"https:\/\/schema.org\",\n  \"@type\": \"FAQPage\",\n  \"mainEntity\": [{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Qu'est-ce qui rend une note de frais conforme l\u00e9galement ?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Une note de frais conforme doit comporter : l'identit\u00e9 du commer\u00e7ant, la date, la description pr\u00e9cise de la d\u00e9pense, le montant TTC, la TVA et le taux appliqu\u00e9. Le justificatif original (facture ou ticket) doit \u00eatre conserv\u00e9 5 ans.\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Quels sont les plafonds URSSAF \u00e0 respecter ?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Les plafonds varient selon le type de frais : repas en mission, h\u00e9bergement, transport, etc. Ils sont r\u00e9\u00e9valu\u00e9s chaque ann\u00e9e. Le d\u00e9passement de ces plafonds entra\u00eene des cotisations sociales sur l'exc\u00e9dent.\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Comment scanner efficacement mes re\u00e7us ?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Utilisez l'appareil photo de votre smartphone dans un endroit bien \u00e9clair\u00e9, posez le re\u00e7u sur une surface plane et contrast\u00e9e. Les meilleures applications utilisent l'OCR pour extraire automatiquement les donn\u00e9es importantes.\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Que se passe-t-il si je perds un justificatif ?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Sans justificatif, le remboursement peut \u00eatre refus\u00e9 ou consid\u00e9r\u00e9 comme un avantage en nature imposable. C'est pourquoi la num\u00e9risation imm\u00e9diate avec les applications mobiles est recommand\u00e9e.\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Puis-je utiliser une application de notes de frais en d\u00e9placement \u00e0 l'\u00e9tranger ?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Oui, la plupart des applications fonctionnent \u00e0 l'international. V\u00e9rifiez qu'elles proposent la gestion multi-devises et le mode hors ligne pour les zones sans connexion.\"\n    }\n  }]\n}\n<\/script><\/p>\n<p>En France, plus de 8 cadres sur 10 d\u00e9clarent r\u00e9aliser des notes de frais, et un salari\u00e9 consacre en moyenne 30 minutes pour traiter une seule note de frais manuellement. Face \u00e0 ces enjeux de productivit\u00e9, 85% des entreprises ayant adopt\u00e9 une solution digitale observent un gain de productivit\u00e9 significatif.<\/p>\n<p>La gestion des frais des salari\u00e9s est une t\u00e2che contraignante pour les entreprises. L\u2019utilisation d\u2019une application de notes de frais est bien souvent l\u2019option choisie par les employeurs.<\/p>\n<p>Ce type de solution permet de gagner en efficacit\u00e9 et de traiter plus rapidement les notes de frais gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019automatisation.<\/p>\n<p>Les applications modernes int\u00e8grent des fonctionnalit\u00e9s avanc\u00e9es comme le scan intelligent par OCR, la reconnaissance automatique des donn\u00e9es, et l&rsquo;archivage \u00e0 valeur probante conforme aux exigences URSSAF.<\/p>\n<p>Mais comment bien choisir son application de notes de frais ? Pour simplifier vos processus de comptabilit\u00e9 \u00e0 moindre co\u00fbt, on vous propose notre s\u00e9lection des <strong>meilleures applications<\/strong>\u00a0de gestion de notes de frais.<\/p>\n<p><strong>\ud83d\ude80 <\/strong><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/modeles\/modele-note-de-frais\"><strong>T\u00e9l\u00e9chargez notre mod\u00e8le gratuit de note de frais !<\/strong><\/a><\/p>\n<style>\r\n    .image-wrapper .image-container {\r\n        position: relative;\r\n        overflow: hidden;\r\n    }\r\n    .image-wrapper .image-container img {\r\n\t\tborder-radius: 0;\r\n        width: 100%;\r\n        height: 100%;\r\n        object-fit: cover; \/* maintains aspect ratio *\/\r\n\t\tmargin: 0;\r\n    }\r\n\t\r\n\t.image-wrapper{\r\n\t\tdisplay: block;\r\n\t}\r\n\t\r\n\r\n\t.rounded-2xl {\r\n        border-radius: 1rem;\r\n    }\r\n\t\r\n\t.image-inner-container {\r\n\t\twidth: 100%;\r\n\t\tborder-radius: 1rem;\r\n\t\tdisplay: flex;\r\n\t\toverflow: hidden;\r\n\t\tbox-shadow: 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 \r\n\t  const options = {\t  \r\n\t\t  rootMargin: \"0px\",\r\n\t\t  threshold: 1.0,\r\n\t\t};\r\n\r\n\t\tconst observer = new IntersectionObserver((entries) => {\r\n\t\t\t entries.forEach((entry) => {\r\n\t\t\t\tif (entry.isIntersecting) {\r\n\t\t\t\t\tobserver.disconnect();\r\n\t\t\t\t\twindow.GoogleAnalytics.trackEvent({\r\n\t\t\t\t\t\taction: 'banner_view',\r\n\t\t\t\t\t\tcategory: \"blog_banner_inline_image\",\r\n          \t\t\t\tisoCode: \"\",\r\n\t\t\t\t\t});\r\n\t\t\t\t}\r\n\t\t\t  });\r\n\t\t}, options);\r\n\r\n\r\n\r\n\t\tobserver.observe(banner);\r\n    }\r\n\t\r\n})()\r\n\t\r\n<\/script>\n<div class=\"js-toc toc\">\n<p class=\"js-toc-title toc__title\">Table des mati\u00e8res<\/p>\n<nav id=\"fac_toc_nav\" class=\"js-toc-nav toc__nav\" aria-label=\"Table des mati\u00e8res\"><ol class=\"toc__list toc__list--level-1\"><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-1\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/application-notes-frais\/#les-5-meilleures-applications-de-gestion-des-notes-de-frais-selon-factorial\" title=\"Les 5 meilleures applications de gestion des notes de frais selon Factorial\" data-target-id=\"les-5-meilleures-applications-de-gestion-des-notes-de-frais-selon-factorial\">Les 5 meilleures applications de gestion des notes de frais selon Factorial<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-2\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/application-notes-frais\/#rappel-qu\u2019est-ce-qu\u2019une-application-de-note-de-frais\" title=\"Rappel : qu\u2019est-ce qu\u2019une application de note de frais ?\" data-target-id=\"rappel-qu\u2019est-ce-qu\u2019une-application-de-note-de-frais\">Rappel : qu\u2019est-ce qu\u2019une application de note de frais ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-3\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/application-notes-frais\/#pourquoi-utiliser-une-application-notes-de-frais\" title=\"Pourquoi utiliser une application notes de frais ?\" data-target-id=\"pourquoi-utiliser-une-application-notes-de-frais\">Pourquoi utiliser une application notes de frais ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-4\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/application-notes-frais\/#7-conseils-pour-bien-choisir-une-application-de-notes-de-frais\" title=\"7 conseils pour bien choisir une application de notes de frais\" data-target-id=\"7-conseils-pour-bien-choisir-une-application-de-notes-de-frais\">7 conseils pour bien choisir une application de notes de frais<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-5\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/application-notes-frais\/#faq-questions-frequentes-sur-les-applications-de-notes-de-frais\" title=\"FAQ : Questions fr\u00e9quentes sur les applications de notes de frais\" data-target-id=\"faq-questions-frequentes-sur-les-applications-de-notes-de-frais\">FAQ : Questions fr\u00e9quentes sur les applications de notes de frais<\/a><\/li><\/ol><\/nav><\/div>\n<h2>Les 5 meilleures applications de gestion des notes de frais selon Factorial<\/h2>\n<p>Voici notre comparatif des meilleures solutions du march\u00e9, analys\u00e9es selon des crit\u00e8res objectifs : fonctionnalit\u00e9s, facilit\u00e9 d&rsquo;usage, conformit\u00e9 r\u00e9glementaire et rapport qualit\u00e9-prix.<\/p>\n<h3>Factorial<\/h3>\n<p>L&rsquo;application propose une prise en photo instantan\u00e9e des justificatifs, un workflow de validation personnalisable, et une int\u00e9gration native avec la paie et la comptabilit\u00e9.<\/p>\n<p>Points forts sp\u00e9cifiques :<\/p>\n<ul>\n<li>Certification URSSAF pour l&rsquo;archivage \u00e0 valeur probante\u00a0;<\/li>\n<li>Interface intuitive accessible en mobilit\u00e9 (iOS\/Android) et sur le web\u00a0;<\/li>\n<li>Conformit\u00e9 RGPD avec h\u00e9bergement s\u00e9curis\u00e9 des donn\u00e9es\u00a0;<\/li>\n<li>Param\u00e9trage avanc\u00e9 selon les politiques internes de l&rsquo;entreprise\u00a0;<\/li>\n<li>Support en fran\u00e7ais avec formation incluse.<\/li>\n<\/ul>\n<p>\u2705 Si vous d\u00e9sirez utiliser une <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/gestion-notes-frais\">application de notes de frais<\/a> efficace, choisissez celle de Factorial pour g\u00e9rer et suivre vos d\u00e9penses en toute tranquillit\u00e9.<\/p>\n<p>Ciblage : Id\u00e9al pour les PME et TPE recherchant une solution RH globale int\u00e9grant \u00e9galement la gestion des cong\u00e9s et du temps de travail.<\/p>\n<style>\r\n\t.text-width {\r\n\t\tmax-width: 26.5rem;\r\n\t}\r\n\t\r\n\t.gap-6 {\r\n\t\tgap: 24px;\r\n\t}\r\n\t\r\n\t.px-5 {\r\n\t\tpadding-right: 20px;\r\n\t\tpadding-left: 20px;\r\n\t}\r\n\t\r\n\t.demo-banner {\r\n\t\tdisplay: flex;\r\n\t\tflex-direction: column;\r\n\t\twidth: 100%;\r\n\t\tgap: 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btn--brand btn--medium btn--rounded w-full md:w-auto\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/demander-demo\">\r\n\t\tDemander une d\u00e9mo\t<\/a>\r\n<\/div>\r\n\r\n<script>\r\n(() => {\r\n  const demoCta = document.getElementById(\"demo-cta-149977\");\r\n  demoCta.addEventListener (\"click\", ()=>{\r\n    window.GoogleAnalytics.trackEvent({\r\n          action: 'banner_click',\r\n          category: 'blog_banner_inline_text',\r\n\t\t  label: demoCta.innerText,\r\n          isoCode: \"\",\r\n    })\r\n\t\r\n  })\r\n  \r\n  const options = {\t  \r\n\t  rootMargin: \"0px\",\r\n\t  threshold: 1.0,\r\n\t};\r\n\r\n\tconst observer = new IntersectionObserver((entries) => {\r\n\t\t entries.forEach((entry) => {\r\n\t\t\tif (entry.isIntersecting) {\r\n\t\t\t  \tobserver.disconnect();\r\n\t\t\t\twindow.GoogleAnalytics.trackEvent({\r\n\t\t\t\t\taction: 'banner_view',\r\n\t\t\t\t\tcategory: 'blog_banner_inline_text',\r\n\t\t\t\t\tlabel: demoCta.innerText,\r\n\t\t\t\t\tisoCode: \"\",\r\n\t\t\t\t});\r\n\t\t\t}\r\n\t\t  });\r\n\t}, options);\r\n\t\r\n\t\r\n\t\r\n\tobserver.observe(demoCta);\r\n})()\r\n<\/script>\n<h3>Spendesk<\/h3>\n<p>Spendesk se pr\u00e9sente comme une <strong>plateforme de gestion des d\u00e9penses<\/strong> qui regroupe au sein d\u2019une interface unique les cartes de paiement, les rapports de frais, les factures des fournisseurs ainsi que les t\u00e2ches pr\u00e9-comptables.<\/p>\n<p>Fonctionnalit\u00e9s avanc\u00e9es :<\/p>\n<ul>\n<li>Cartes de paiement physiques et virtuelles avec contr\u00f4le des plafonds\u00a0;<\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/rapprochement-bancaire-verifier-comptes\/\">Rapprochement bancaire<\/a> automatis\u00e9 en temps r\u00e9el\u00a0;<\/li>\n<li>Int\u00e9gration avec les principaux logiciels comptables (Sage, Xero, QuickBooks)\u00a0;<\/li>\n<li>Tableau de bord avec analyse budg\u00e9taire et reporting personnalis\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ciblage : Convient aux entreprises de toutes tailles, notamment celles avec des \u00e9quipes en d\u00e9placement fr\u00e9quent ou des besoins de contr\u00f4le budg\u00e9taire strict.<\/p>\n<h3>Expensify<\/h3>\n<p>En plus de la gestion des justificatifs de d\u00e9pense, Expensify offre une gamme \u00e9tendue de caract\u00e9ristiques, telles que les <strong>alertes de vol<\/strong>, les retards lors de l\u2019embarquement et le <strong>suivi automatique des frais kilom\u00e9triques via GPS<\/strong> (cette fonction doit cependant \u00eatre activ\u00e9e pour pr\u00e9server la confidentialit\u00e9 des collaborateurs).<\/p>\n<p>Fonctionnalit\u00e9s techniques :<\/p>\n<ul>\n<li>Scan de re\u00e7us par OCR avec reconnaissance automatique des donn\u00e9es\u00a0;<\/li>\n<li>Application mobile performante pour iOS et Android\u00a0;<\/li>\n<li>R\u00e8gles de validation automatis\u00e9es et rappels intelligents\u00a0;<\/li>\n<li>Rapports personnalis\u00e9s selon le secteur d&rsquo;activit\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n<p>De plus, elle propose une organisation personnalis\u00e9e des services en accord avec votre domaine d\u2019activit\u00e9, mettant en \u00e9vidence les informations qui vous sont r\u00e9ellement essentielles.<\/p>\n<p>Ciblage : Parfait pour les entreprises internationales, les \u00e9quipes mobiles et les travailleurs ind\u00e9pendants.<\/p>\n<h3>Jenji<\/h3>\n<p>Jenji repr\u00e9sente un logiciel d\u00e9di\u00e9 \u00e0 la gestion des notes de frais, offrant la flexibilit\u00e9 de superviser vos d\u00e9penses professionnelles \u00e0 partir d\u2019un ordinateur ou d\u2019un smartphone (compatible avec Android et iOS). Cette solution facilite non seulement la saisie des d\u00e9penses encourues, mais \u00e9galement la <strong>r\u00e9alisation d\u2019audits et d\u2019analyses des origines des d\u00e9penses.<\/strong><\/p>\n<p>Avantages technologiques :<\/p>\n<ul>\n<li>Intelligence artificielle pour la reconnaissance automatique des justificatifs\u00a0;<\/li>\n<li>Gestion multi-devises avec conversion automatique\u00a0;<\/li>\n<li>H\u00e9bergement s\u00e9curis\u00e9 en France avec conformit\u00e9 RGPD\u00a0;<\/li>\n<li>Audit automatis\u00e9 et contr\u00f4les de coh\u00e9rence int\u00e9gr\u00e9s\u00a0;<\/li>\n<li>Export comptable direct vers les principaux logiciels.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ciblage : Adapt\u00e9 aux PME, ETI et grandes entreprises n\u00e9cessitant des analyses d\u00e9taill\u00e9es et un reporting avanc\u00e9.<\/p>\n<h3>N2F<\/h3>\n<p>N2F repr\u00e9sente une application sp\u00e9cialement \u00e9labor\u00e9e pour les <strong>voyages internationaux<\/strong>, offrant une fonction hors ligne et une conversion automatique dans 170 monnaies en accord avec le taux de change de r\u00e9f\u00e9rence. Cette application est disponible en 11 langues diff\u00e9rentes. En vue d\u2019assurer une protection accrue, N2F synchronise de mani\u00e8re automatique les images des re\u00e7us sur le portail en ligne du client. La synchronisation automatique des images des re\u00e7us sur le portail en ligne garantit une sauvegarde s\u00e9curis\u00e9e, m\u00eame en cas de perte du smartphone.<\/p>\n<p>Par ailleurs, N2F propose une <strong>option \u00ab ultra-press\u00e9 \u00bb<\/strong> permettant d\u2019enregistrer une d\u00e9pense sans avoir \u00e0 remplir le formulaire correspondant. Dans ce cas, l\u2019application se charge ult\u00e9rieurement de vous rappeler afin de conclure le processus.<\/p>\n<p>Fonctionnalit\u00e9s nomades :<\/p>\n<ul>\n<li>Mode hors ligne pour les zones sans connexion\u00a0;<\/li>\n<li>Scan intelligent avec reconnaissance des donn\u00e9es essentielles\u00a0;<\/li>\n<li>Gestion des politiques de frais internes\u00a0;<\/li>\n<li>Support multilingue adapt\u00e9 aux \u00e9quipes internationales.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ciblage : Id\u00e9al pour les entreprises avec des collaborateurs en d\u00e9placement international fr\u00e9quent.<\/p>\n<h2>Rappel : qu\u2019est-ce qu\u2019une application de note de frais ?<\/h2>\n<p>Afin d\u2019\u00e9viter la saisie manuelle longue et laborieuse des <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/frais-professionnels\/\">frais professionnels<\/a>, l\u2019application de notes de frais est un outil de premier choix. Il permet de saisir les notes de frais de chaque salari\u00e9 gr\u00e2ce aux justificatifs comptables au fur et \u00e0 mesure des d\u00e9penses de fa\u00e7on d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e et automatis\u00e9e.<\/p>\n<p>Concr\u00e8tement, une note de frais doit contenir des informations pr\u00e9cises pour \u00eatre conforme : identit\u00e9 du commer\u00e7ant, date, description de la d\u00e9pense, montant TTC, TVA et taux appliqu\u00e9. Les applications modernes automatisent cette saisie gr\u00e2ce au scan intelligent et \u00e0 la reconnaissance OCR.<\/p>\n<p>L\u2019int\u00e9r\u00eat de <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/application-rh\/\">ce type d\u2019application<\/a> r\u00e9side dans la flexibilit\u00e9 qui permet \u00e0 tous les employ\u00e9s d\u2019enregistrer les notes de frais directement dans le logiciel. Auparavant, seuls les managers ou l\u2019employeur pouvaient r\u00e9aliser cette t\u00e2che.<\/p>\n<p>En France, le salari\u00e9 moyen d\u00e9pense 2 456\u20ac par an en notes de frais, dont 42% sont li\u00e9s \u00e0 la restauration. L&rsquo;automatisation de ce processus devient donc un enjeu majeur de productivit\u00e9.<\/p>\n<p>Une application de notes de frais propose de nombreuses fonctionnalit\u00e9s qui facilitent la gestion des frais des employ\u00e9s. Souvent intuitifs, ils assistent l\u2019entreprise dans la gestion comptable au quotidien.<\/p>\n<h2>Pourquoi utiliser une application notes de frais ?<\/h2>\n<p>L\u2019utilisation d\u2019une application de notes de frais pr\u00e9sente de nombreux avantages :<\/p>\n<ul>\n<li>Un gain de temps consid\u00e9rable : Gr\u00e2ce \u00e0 ce type de logiciel, vous gagnez du temps dans le traitement des notes de frais. Une application performante peut r\u00e9duire le temps de traitement de 30 minutes \u00e0 quelques secondes gr\u00e2ce \u00e0 l&rsquo;automatisation<i>. <\/i>Flexible, cet outil de gestion permet de limiter au maximum les processus de traitement tout en raccourcissant les d\u00e9lais des proc\u00e9dures\u00a0;<\/li>\n<li>Une facilit\u00e9 d\u2019utilisation : Avec le scan intelligent et la reconnaissance automatique des donn\u00e9es, plus besoin de saisir manuellement chaque information. Par une simplification des d\u00e9marches, comme les demandes de remboursement et de validation, c\u2019est une solution facile \u00e0 utiliser. Intuitif, un logiciel de gestion de notes de frais peut \u00eatre utilis\u00e9 par tous et offre de nombreuses fonctionnalit\u00e9s\u00a0;<\/li>\n<li>Une digitalisation des process : Avec l\u2019av\u00e8nement des nouvelles technologies, la digitalisation des entreprises est essentielle. D&rsquo;ailleurs, la r\u00e9glementation fran\u00e7aise imposera d\u00e8s 2026 l&rsquo;utilisation de Plateformes de D\u00e9mat\u00e9rialisation Partenaires (PDP) certifi\u00e9es pour la gestion des justificatifs<i>. <\/i>Avec une telle application, la soci\u00e9t\u00e9 b\u00e9n\u00e9ficie d\u2019une d\u00e9mat\u00e9rialisation des process accessible depuis ordinateur, tablette ou smartphone en tout temps\u00a0;<\/li>\n<li>Une meilleure organisation : Pratique et performant, simple et rapide, cet outil est un avantage pour l\u2019entreprise dans sa gestion des frais des employ\u00e9s. Les tableaux de bord en temps r\u00e9el offrent une visibilit\u00e9 instantan\u00e9e sur les d\u00e9penses et permettent un meilleur contr\u00f4le budg\u00e9taire. Les salari\u00e9s peuvent directement envoyer les justificatifs et les factures, permettant notamment \u00e0 l\u2019entreprise d\u2019<a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/remboursement-note-frais\/#la-note-de-frais-de-quoi-parle-t-on\">optimiser le remboursement de notes frais<\/a>\u00a0;<\/li>\n<li>Une limitation des erreurs : Qui dit meilleure gestion, dit moins d\u2019erreurs dans le traitement des notes de frais. L&rsquo;automatisation r\u00e9duit les risques d&rsquo;erreurs de saisie et garantit la conformit\u00e9 avec les plafonds URSSAF<i>.<\/i> C\u2019est \u00e9galement un outil efficace pour limiter les fraudes et tracer tous les frais professionnels\u00a0;<\/li>\n<li>Un moyen de r\u00e9aliser des \u00e9conomies : Flexible, le logiciel de notes de frais permet donc de gagner du temps dans les t\u00e2ches comptables et ainsi r\u00e9aliser des \u00e9conomies. Les entreprises utilisant une solution digitale observent en moyenne 85% de gain de productivit\u00e9. Il limite les d\u00e9penses, \u00e9conomise vos ressources en interne et rep\u00e8re ais\u00e9ment les abus et autres incoh\u00e9rences !<\/li>\n<li><strong>Une conformit\u00e9 r\u00e9glementaire renforc\u00e9e<\/strong> : Les applications certifi\u00e9es permettent l&rsquo;archivage \u00e0 valeur probante, essentiel pour les contr\u00f4les URSSAF. Elles garantissent \u00e9galement le respect du RGPD et des nouvelles obligations de d\u00e9mat\u00e9rialisation.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>7 conseils pour bien choisir une application de notes de frais<\/h2>\n<p>S\u2019il est \u00e9vident qu\u2019une application de gestion de notes de frais est un plus pour votre entreprise, encore faut-il choisir la bonne. Voici quelques conseils pour ne pas vous tromper.<\/p>\n<h3>Identifiez vos besoins<\/h3>\n<p>Avant de vous lancer dans l\u2019achat de l\u2019outil qui vous aidera \u00e0 saisir les notes de frais de vos employ\u00e9s, il est indispensable d\u2019identifier et d\u2019analyser vos besoins. En fonction de votre secteur d\u2019activit\u00e9, de la taille de votre entreprise et de vos probl\u00e9matiques, le choix du logiciel sera d\u00e9terminant.<\/p>\n<p>Posez-vous les bonnes questions : Combien de notes de frais traitez-vous par mois ? Vos \u00e9quipes sont-elles souvent en d\u00e9placement ? Avez-vous des besoins internationaux (multi-devises, multilingue) ? Votre budget est-il limit\u00e9 ou pouvez-vous investir dans une solution premium ?<\/p>\n<p>Pour ce faire, il est fortement conseill\u00e9 de r\u00e9aliser un audit en interne afin de recueillir l\u2019avis de vos \u00e9quipes et opter ainsi pour la meilleure solution. L\u2019objectif est de faciliter leur travail et d\u2019identifier les fonctionnalit\u00e9s que devra poss\u00e9der votre outil de gestion de notes de frais.<\/p>\n<h3>Privil\u00e9giez les fonctionnalit\u00e9s<\/h3>\n<p>Le choix d\u2019une bonne application passe avant tout par celui des fonctionnalit\u00e9s. En effet, il vous faut trouver un outil qui saura r\u00e9gler vos probl\u00e8mes et faciliter vos exercices comptables.<\/p>\n<p>Les fonctionnalit\u00e9s incontournables \u00e0 rechercher :<\/p>\n<ul>\n<li>Scan intelligent avec reconnaissance OCR automatique\u00a0;<\/li>\n<li>Application mobile native (iOS\/Android) pour la saisie en mobilit\u00e9\u00a0;<\/li>\n<li>Workflow de validation personnalisable selon votre organisation\u00a0;<\/li>\n<li>Int\u00e9gration avec votre logiciel de comptabilit\u00e9\u00a0;<\/li>\n<li>Tableau de bord temps r\u00e9el avec reporting avanc\u00e9\u00a0;<\/li>\n<li>Gestion multi-devises si vous avez des activit\u00e9s internationales.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il doit \u00eatre en mesure de r\u00e9aliser un certain nombre de t\u00e2ches que vous allez lui d\u00e9l\u00e9guer afin de faciliter la <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/comptabilisation-notes-de-frais\/\">comptabilisation des notes de frais<\/a>. Prise en photo de factures, syst\u00e8me de validation des notes de frais, classification des d\u00e9penses, mise en place de remboursement, automatisation des process\u2026 Privil\u00e9giez les bonnes fonctionnalit\u00e9s !<\/p>\n<h3>Optez pour la mobilit\u00e9<\/h3>\n<p>Pour \u00eatre redoutable d\u2019efficacit\u00e9, une application de gestion de notes de frais doit favoriser la mobilit\u00e9. Il est imp\u00e9ratif d\u2019opter pour un syst\u00e8me connect\u00e9 et mobile afin de pouvoir l\u2019utiliser peu importe la localisation.<\/p>\n<p>La mobilit\u00e9 est cruciale : vos collaborateurs doivent pouvoir scanner instantan\u00e9ment un re\u00e7u depuis leur smartphone, m\u00eame sans connexion internet (mode hors ligne). Les meilleures applications permettent la synchronisation automatique d\u00e8s que la connexion est r\u00e9tablie.<\/p>\n<p>Ainsi, la gestion des notes de frais peut se faire en temps r\u00e9el et encore plus avec une d\u00e9clinaison pour les smartphones. Vos collaborateurs en d\u00e9placement pourront ajouter simplement leurs notes de frais et simplifier le processus de remboursement tout comme votre comptabilit\u00e9.<\/p>\n<h3>S\u00e9lectionnez une application param\u00e9trable<\/h3>\n<p>La meilleure fa\u00e7on d\u2019optimiser la gestion des frais de vos employ\u00e9s est de choisir une application flexible et param\u00e9trable. Son interface doit \u00eatre \u00e9volutive et doit pouvoir s\u2019adapter \u00e0 vous, \u00e0 votre entreprise et vos besoins.<\/p>\n<p>Chaque entreprise a ses propres politiques de frais : plafonds de remboursement, cat\u00e9gories de d\u00e9penses autoris\u00e9es, circuits de validation sp\u00e9cifiques. L&rsquo;application choisie doit permettre de configurer ces r\u00e8gles et de les faire respecter automatiquement.<\/p>\n<p>Un logiciel de notes de frais efficace est un outil qui vous permet de le customiser et d\u2019utiliser uniquement les fonctionnalit\u00e9s qui vous int\u00e9ressent. Chaque utilisateur doit pouvoir s\u2019y retrouver et agir rapidement dans le traitement de ses t\u00e2ches.<\/p>\n<h3>Choisissez un outil ergonomique<\/h3>\n<p>Afin de gagner du temps, l\u2019outil de gestion que vous choisirez doit \u00eatre le plus ergonomique possible. Une interface simple \u00e0 utiliser, une prise en main rapide, une lisibilit\u00e9 imm\u00e9diate\u2026 La solution retenue doit faciliter votre quotidien.<\/p>\n<p>L&rsquo;ergonomie est d\u00e9terminante pour l&rsquo;adoption : si l&rsquo;application est complexe, vos collaborateurs continueront \u00e0 utiliser leurs anciennes m\u00e9thodes. Privil\u00e9giez une interface intuitive avec un nombre de clics minimal pour accomplir les t\u00e2ches courantes.<\/p>\n<p>En effet, les informations recueillies doivent \u00eatre pr\u00e9sent\u00e9es de la meilleure des fa\u00e7ons pour que vous puissiez identifier et analyser celles qui sont importantes en un coup d\u2019\u0153il.<\/p>\n<h3>Utilisez une application conforme \u00e0 la l\u00e9gislation<\/h3>\n<p>Cela peut para\u00eetre une \u00e9vidence mais il est primordial d\u2019opter pour une application de notes de frais en conformit\u00e9 avec la l\u00e9gislation. Il faut absolument que cette derni\u00e8re vous permette d\u2019\u00eatre en r\u00e8gle, surtout si un contr\u00f4le de l\u2019URSSAF survient.<\/p>\n<p><strong>\ud83d\ude80 Factorial est certifi\u00e9 par l\u2019URSSAF en France ! Cela signifie que nos clients n\u2019ont plus besoin de conserver leurs re\u00e7us\/factures en version papier.<\/strong><\/p>\n<p><i>Les exigences de conformit\u00e9 incluent :<\/i><\/p>\n<ul>\n<li><i>Respect des plafonds d&rsquo;exon\u00e9ration URSSAF (remboursement au r\u00e9el ou au forfait)<\/i>\u00a0;<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li><i>Archivage \u00e0 valeur probante avec horodatage et signature \u00e9lectronique<\/i>\u00a0;<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li><i>Conservation des justificatifs pendant 5 ans (d\u00e9lai l\u00e9gal de prescription)<\/i>\u00a0;<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li><i>Conformit\u00e9 RGPD pour la protection des donn\u00e9es personnelles<\/i>\u00a0;<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li><i>Pr\u00e9paration aux nouvelles obligations 2026 (Plateformes de D\u00e9mat\u00e9rialisation Partenaires)<\/i>.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Un tel logiciel doit donc \u00eatre conforme \u00e0 la loi et au <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/rgpd-entreprise\/\">RGPD<\/a>. Il doit vous permettre de stocker les factures de mani\u00e8re informatis\u00e9e afin de les pr\u00e9senter en cas de contr\u00f4le URSSAF et doit pouvoir \u00eatre param\u00e9tr\u00e9 selon les r\u00e8gles en vigueur.<\/p>\n<h3>Faites attention au prix<\/h3>\n<p>Certains outils vous proposent des versions r\u00e9duites avec moins de fonctionnalit\u00e9s, ce qui peut parfois \u00eatre suffisant si votre entreprise est de petite taille ou si vos employ\u00e9s ne g\u00e9n\u00e8rent pas beaucoup de notes de frais.<\/p>\n<p>Mais ces logiciels offrent des fonctionnalit\u00e9s assez limit\u00e9es. S\u2019il est recommand\u00e9 de faire attention au prix de la solution que vous allez choisir, il faut absolument opter pour celui qui offre le meilleur rapport qualit\u00e9 \/ prix.<\/p>\n<p>N&rsquo;oubliez pas de calculer le ROI : une solution payante qui fait gagner 20 minutes par note de frais se rentabilise rapidement !<\/p>\n<p>En conclusion, choisir la bonne application de notes de frais est un investissement strat\u00e9gique qui peut transformer la productivit\u00e9 de votre entreprise. Avec l&rsquo;\u00e9volution r\u00e9glementaire vers la d\u00e9mat\u00e9rialisation obligatoire en 2026, il est temps d&rsquo;anticiper et de s&rsquo;\u00e9quiper d&rsquo;une solution conforme et performante.<\/p>\n<style>\r\n\t.text-width {\r\n\t\tmax-width: 26.5rem;\r\n\t}\r\n\t\r\n\t.gap-6 {\r\n\t\tgap: 24px;\r\n\t}\r\n\t\r\n\t.px-5 {\r\n\t\tpadding-right: 20px;\r\n\t\tpadding-left: 20px;\r\n\t}\r\n\t\r\n\t.demo-banner {\r\n\t\tdisplay: flex;\r\n\t\tflex-direction: column;\r\n\t\twidth: 100%;\r\n\t\tgap: 24px;\r\n\t\tpadding-right: 20px;\r\n\t\tpadding-left: 20px;\r\n\t\tborder-radius: 1rem;\r\n\t\tbox-shadow: 0 1px 3px 0 rgba(0, 0, 0, 0.1), 0 1px 2px 0 rgba(0, 0, 0, 0.06);\r\n\t\tjustify-content: space-between;\r\n\t\talign-items: center;\r\n\t\tmargin-top: 16px;\r\n\t\tmargin-bottom: 16px;\r\n\t}\r\n\r\n\t.demo-banner .demo-cta:hover{\r\n\t\tcolor: rgb(255,255,255);\r\n\t\tborder-color: rgb(255,53,94);\r\n\t\tbackground-color: rgb(255,53,94);\t\r\n\t}\r\n\t\r\n\t\/* Media Queries *\/\r\n\t@media (min-width: 768px) {\r\n\t\t.demo-banner {\r\n\t\t\tflex-direction: row;\r\n\t\t}\r\n\t}\r\n<\/style>\r\n\r\n<div class=\"demo-banner border\">\r\n\t<div class=\"text-lg font-bold text-width\">\r\n\t\tAutomatisez la gestion des notes de frais avec des informations en temps r\u00e9el pour gagner du temps et mieux contr\u00f4ler vos d\u00e9penses.\r\n\t<\/div>\r\n\t<a role='button' id=\"demo-cta-149977\"  data-cta=\"demo\" data-cta-position=\"pod-demo-banner-149977\" class=\"demo-cta btn btn--brand btn--medium btn--rounded w-full md:w-auto\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/demander-demo\">\r\n\t\tDemander une d\u00e9mo\t<\/a>\r\n<\/div>\r\n\r\n<script>\r\n(() => {\r\n  const demoCta = document.getElementById(\"demo-cta-149977\");\r\n  demoCta.addEventListener (\"click\", ()=>{\r\n    window.GoogleAnalytics.trackEvent({\r\n          action: 'banner_click',\r\n          category: 'blog_banner_inline_text',\r\n\t\t  label: demoCta.innerText,\r\n          isoCode: \"\",\r\n    })\r\n\t\r\n  })\r\n  \r\n  const options = {\t  \r\n\t  rootMargin: \"0px\",\r\n\t  threshold: 1.0,\r\n\t};\r\n\r\n\tconst observer = new IntersectionObserver((entries) => {\r\n\t\t entries.forEach((entry) => {\r\n\t\t\tif (entry.isIntersecting) {\r\n\t\t\t  \tobserver.disconnect();\r\n\t\t\t\twindow.GoogleAnalytics.trackEvent({\r\n\t\t\t\t\taction: 'banner_view',\r\n\t\t\t\t\tcategory: 'blog_banner_inline_text',\r\n\t\t\t\t\tlabel: demoCta.innerText,\r\n\t\t\t\t\tisoCode: \"\",\r\n\t\t\t\t});\r\n\t\t\t}\r\n\t\t  });\r\n\t}, options);\r\n\t\r\n\t\r\n\t\r\n\tobserver.observe(demoCta);\r\n})()\r\n<\/script>\n<h2>FAQ : Questions fr\u00e9quentes sur les applications de notes de frais<\/h2>\n<h3>Qu&rsquo;est-ce qui rend une note de frais conforme l\u00e9galement ?<\/h3>\n<p>Une note de frais conforme doit comporter : l&rsquo;identit\u00e9 du commer\u00e7ant, la date, la description pr\u00e9cise de la d\u00e9pense, le montant TTC, la TVA et le taux appliqu\u00e9. Le justificatif original (facture ou ticket) doit \u00eatre conserv\u00e9 5 ans.<\/p>\n<h3>Quels sont les plafonds URSSAF \u00e0 respecter ?<\/h3>\n<p>Les plafonds varient selon le type de frais : repas en mission, h\u00e9bergement, transport, etc. Ils sont r\u00e9\u00e9valu\u00e9s chaque ann\u00e9e. Le d\u00e9passement de ces plafonds entra\u00eene des cotisations sociales sur l&rsquo;exc\u00e9dent.<\/p>\n<h3>Comment scanner efficacement mes re\u00e7us ?<\/h3>\n<p>Utilisez l&rsquo;appareil photo de votre smartphone dans un endroit bien \u00e9clair\u00e9, posez le re\u00e7u sur une surface plane et contrast\u00e9e. Les meilleures applications utilisent l&rsquo;OCR pour extraire automatiquement les donn\u00e9es importantes.<\/p>\n<h3>Que se passe-t-il si je perds un justificatif ?<\/h3>\n<p>Sans justificatif, le remboursement peut \u00eatre refus\u00e9 ou consid\u00e9r\u00e9 comme un avantage en nature imposable. C&rsquo;est pourquoi la num\u00e9risation imm\u00e9diate avec les applications mobiles est recommand\u00e9e.<\/p>\n<h3>Puis-je utiliser une application de notes de frais en d\u00e9placement \u00e0 l&rsquo;\u00e9tranger ?<\/h3>\n<p>Oui, la plupart des applications fonctionnent \u00e0 l&rsquo;international. V\u00e9rifiez qu&rsquo;elles proposent la gestion multi-devises et le mode hors ligne pour les zones sans connexion.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>En France, plus de 8 cadres sur 10 d\u00e9clarent r\u00e9aliser des notes de frais, et un salari\u00e9 consacre en moyenne 30 minutes pour traiter une seule note de frais manuellement. Face \u00e0 ces enjeux de productivit\u00e9, 85% des entreprises ayant adopt\u00e9 une solution digitale observent un gain de productivit\u00e9 significatif. La gestion des frais des<a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/application-notes-frais\/\" class=\"read-more\"> [&#8230;]<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":47,"featured_media":132090,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[447,455],"tags":[],"class_list":["post-85985","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-finances-comptabilite","category-notes-de-frais"],"acf":{"topics":"finance-expenses"},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v21.5 (Yoast SEO v21.9.1) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Application note de frais : les meilleurs outils pour 2025 | Factorial<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"D\u00e9couvrez les meilleures applications de gestion des notes de frais qui vous permettront de mieux g\u00e9rer les d\u00e9penses 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