{"id":77141,"date":"2022-06-23T17:58:09","date_gmt":"2022-06-23T15:58:09","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=77141"},"modified":"2026-01-19T12:36:58","modified_gmt":"2026-01-19T10:36:58","slug":"comptabilisation-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.fr\/blog\/comptabilisation-notes-de-frais\/","title":{"rendered":"Comptabilisation de notes de frais : comment faciliter cet exercice ?"},"content":{"rendered":"<p>Toute entreprise doit faire face \u00e0 diff\u00e9rentes d\u00e9penses, notamment celles engag\u00e9es par ses salari\u00e9s. La <strong>comptabilisation de notes de frais<\/strong> est ainsi un enjeu de taille en mati\u00e8re de comptabilit\u00e9.<\/p>\n<p>Les frais engendr\u00e9s par vos employ\u00e9s sont \u00e0 prendre en compte dans les exercices comptables de votre soci\u00e9t\u00e9. D\u00e9couvrez comment comptabiliser une note de frais.<\/p>\n<p>\ud83d\ude80 <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/ebooks\/gestion-frais-professionnels\">T\u00e9l\u00e9chargez notre eBook gratuit sur la gestion des notes de frais et gagnez du temps<\/a><\/p>\n<p>Continuez \u00e0 lire et\/ou regardez cette courte vid\u00e9o sur les notes de frais et leur comptabilisation.<\/p>\n<p><iframe title=\"Note de frais : explication, remboursement et mod\u00e8le excel\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/SxfJ3qXFG9k?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<div class=\"js-toc toc\">\n<p class=\"js-toc-title toc__title\">Table des mati\u00e8res<\/p>\n<nav id=\"fac_toc_nav\" class=\"js-toc-nav toc__nav\" aria-label=\"Table des mati\u00e8res\"><ol class=\"toc__list toc__list--level-1\"><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-1\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/comptabilisation-notes-de-frais\/#la-note-de-frais,-c\u2019est-quoi\" title=\"La note de frais, c\u2019est quoi ?\" data-target-id=\"la-note-de-frais,-c\u2019est-quoi\">La note de frais, c\u2019est quoi ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-2\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/comptabilisation-notes-de-frais\/#les-frais-concernes\" title=\"Les frais concern\u00e9s\" data-target-id=\"les-frais-concernes\">Les frais concern\u00e9s<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-3\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/comptabilisation-notes-de-frais\/#comment-comptabiliser-une-note-de-frais\" title=\"Comment comptabiliser une note de frais ?\" data-target-id=\"comment-comptabiliser-une-note-de-frais\">Comment comptabiliser une note de frais ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-4\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/comptabilisation-notes-de-frais\/#les-pieges-a-eviter\" title=\"Les pi\u00e8ges \u00e0 \u00e9viter\" data-target-id=\"les-pieges-a-eviter\">Les pi\u00e8ges \u00e0 \u00e9viter<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-5\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/comptabilisation-notes-de-frais\/#peut-on-deduire-la-tva-sur-les-notes-de-frais\" title=\"Peut-on d\u00e9duire la TVA sur les notes de frais ?\" data-target-id=\"peut-on-deduire-la-tva-sur-les-notes-de-frais\">Peut-on d\u00e9duire la TVA sur les notes de frais ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-6\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/comptabilisation-notes-de-frais\/#\u2705-logiciel-de-notes-de-frais\" title=\"\u2705 Logiciel de notes de frais\" data-target-id=\"\u2705-logiciel-de-notes-de-frais\">\u2705 Logiciel de notes de frais<\/a><\/li><\/ol><\/nav><\/div>\n<h2>La note de frais, c\u2019est quoi ?<\/h2>\n<p>Une <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/gestion-notes-de-frais-guide\/\">note de frais<\/a> est un document rempli par le salari\u00e9 ou un dirigeant correspondant aux frais engag\u00e9s dans le cadre de l\u2019activit\u00e9 professionnelle. Concr\u00e8tement, elles concernent les d\u00e9penses d\u2019un employ\u00e9 lors d&rsquo;un d\u00e9placement professionnel ou lors d\u2019un rendez-vous client.<\/p>\n<p>Elles doivent s\u2019accompagner d\u2019un justificatif afin que l\u2019employeur puisse proc\u00e9der au remboursement. Si ces frais sont justifi\u00e9s, l\u2019entreprise est dans l\u2019obligation de proc\u00e9der au remboursement.<\/p>\n<p>La r\u00e9glementation encadrant l\u2019<a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/remboursements-frais-professionnels-impots\/\">imposition des notes de frais<\/a> pr\u00e9cise qu\u2019elles sont exon\u00e9r\u00e9es d\u2019imp\u00f4t sur le revenu et de charges sociales, sous certaines conditions.<\/p>\n<h2>Les frais concern\u00e9s<\/h2>\n<p>Dans le cadre de son activit\u00e9 professionnelle, un collaborateur peut \u00eatre amen\u00e9 \u00e0 <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/avance-des-frais-professionnels\/\">avancer certaines d\u00e9penses<\/a>. Les frais concern\u00e9s sont notamment :<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\"><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/frais-deplacement\/#les-types-de-frais-de-deplacement\">Frais de d\u00e9placement<\/a> : h\u00f4tel, restaurant, taxi\u2026 ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Train, avion ou location de voiture ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Invitations de clients au restaurant ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Cadeaux offerts \u00e0 des clients, fournisseurs ou autres prospect.. ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Achat de documentation et de fournitures.<\/li>\n<\/ul>\n<p>En r\u00e9sum\u00e9, la note de frais concerne l\u2019ensemble des d\u00e9penses effectu\u00e9es dans l\u2019exercice d\u2019une activit\u00e9 professionnelle.<\/p>\n<h2>Comment comptabiliser une note de frais ?<\/h2>\n<p>La comptabilisation d\u2019une note de frais est une op\u00e9ration comptable qui peut s\u2019av\u00e9rer fastidieuse.<\/p>\n<h3>Comment enregistrer une note de frais ?<\/h3>\n<p>Pour comptabiliser une note de frais, il existe un sch\u00e9ma \u00e0 suivre et \u00e0 r\u00e9p\u00e9ter \u00e0 savoir :<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">Saisir la note de frais dans le journal des achats ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">D\u00e9biter les comptes de charges ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">D\u00e9biter le compte de TVA d\u00e9ductible, si besoin ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Cr\u00e9diter le compte de dettes du salari\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Repas, h\u00e9bergements, carburant\u2026 Quelle TVA r\u00e9cup\u00e9rer et comment ?<\/strong><br \/>\nPas de panique. Notre ebook vous guide pas \u00e0 pas avec des tableaux clairs, des exemples concrets et des conseils pratiques pour ne plus perdre un euro.<\/p>\n<style>\r\n    .image-wrapper .image-container {\r\n        position: relative;\r\n        overflow: hidden;\r\n    }\r\n    .image-wrapper .image-container img {\r\n\t\tborder-radius: 0;\r\n        width: 100%;\r\n        height: 100%;\r\n        object-fit: cover; \/* maintains aspect ratio *\/\r\n\t\tmargin: 0;\r\n    }\r\n\t\r\n\t.image-wrapper{\r\n\t\tdisplay: block;\r\n\t}\r\n\t\r\n\r\n\t.rounded-2xl {\r\n        border-radius: 1rem;\r\n    }\r\n\t\r\n\t.image-inner-container {\r\n\t\twidth: 100%;\r\n\t\tborder-radius: 1rem;\r\n\t\tdisplay: flex;\r\n\t\toverflow: hidden;\r\n\t\tbox-shadow: 0 1px 3px 0 rgba(0, 0, 0, 0.1), 0 1px 2px 0 rgba(0, 0, 0, 0.06);\r\n\t}\r\n\r\n\t\/* Media Queries *\/\r\n\t@media (min-width: 768px) {\r\n\t\t.image-container {\r\n\t\t\tdisplay: block;\r\n\t\t}\r\n\t}\r\n<\/style>\r\n\r\n<a role='button' id='image-banner-166866' class='image-wrapper' href=\"https:\/\/factorial.fr\/ebooks\/guide-note-de-frais-tva\">\r\n<div class=\"image-inner-container\">\r\n    <div class=\"bg-gray-200 image-container\">\r\n        <img decoding=\"async\" id=\"bannerImage\" src=\"https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/27172326\/ebook-tva-notes-frais.webp\">\r\n    <\/div>\r\n<\/div>\r\n<\/a>\r\n<script>\r\n(() => {\r\n  const banner = document.getElementById(\"image-banner-166866\"); \r\n    if (banner) {\r\n      banner.addEventListener(\"click\", () => {\r\n        window.GoogleAnalytics.trackEvent({\r\n          action: \"banner_click\",\r\n          category: \"blog_banner_inline_image\",\r\n          isoCode: \"\",\r\n        });\r\n      });\r\n\t  \r\n\t  const options = {\t  \r\n\t\t  rootMargin: \"0px\",\r\n\t\t  threshold: 1.0,\r\n\t\t};\r\n\r\n\t\tconst observer = new IntersectionObserver((entries) => {\r\n\t\t\t entries.forEach((entry) => {\r\n\t\t\t\tif (entry.isIntersecting) {\r\n\t\t\t\t\tobserver.disconnect();\r\n\t\t\t\t\twindow.GoogleAnalytics.trackEvent({\r\n\t\t\t\t\t\taction: 'banner_view',\r\n\t\t\t\t\t\tcategory: \"blog_banner_inline_image\",\r\n          \t\t\t\tisoCode: \"\",\r\n\t\t\t\t\t});\r\n\t\t\t\t}\r\n\t\t\t  });\r\n\t\t}, options);\r\n\r\n\r\n\r\n\t\tobserver.observe(banner);\r\n    }\r\n\t\r\n})()\r\n\t\r\n<\/script>\n<h3>Quelle m\u00e9thode de comptabilisation des notes de frais ?<\/h3>\n<p>Il existe deux me\u0301thodes de comptabilisation d\u2019une note de frais pour rembourser vos salari\u00e9s : le remboursement au r\u00e9el ou le remboursement au forfait.<\/p>\n<h4>Le remboursement au r\u00e9el<\/h4>\n<p>En optant pour ce type de remboursement, l\u2019employeur choisit de rembourser les frais r\u00e9ellement engag\u00e9s par le salari\u00e9. Ainsi, la comptabilisation de la note de frais sera li\u00e9e aux pie\u0300ces justificatives fournies.<\/p>\n<p>Par exemple, si la d\u00e9pense concerne un repas, une facture sera exig\u00e9e. Pour un d\u00e9placement, le titre de transport ou la facture d\u2019un billet (avion, train\u2026) devra \u00eatre fourni. Idem pour les frais d\u2019h\u00e9bergement qui devront s&rsquo;accompagner d\u2019un justificatif.<\/p>\n<p>\u00c0 noter : sans justificatif de paiement, la comptabilisation des notes de frais n&rsquo;est pas possible et l\u2019employ\u00e9 ne peut b\u00e9n\u00e9ficier d\u2019un <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/defraiement-obligations-calcul-employeur\/\">d\u00e9fraiement<\/a>.<\/p>\n<h4>Le remboursement au forfait<\/h4>\n<p>Dans ce cas de figure, l\u2019entreprise attribue \u00e0 chaque type de frais un montant fixe. Ce forfait allou\u00e9 par l\u2019employeur est mobilis\u00e9 pour couvrir les d\u00e9penses professionnelles du salari\u00e9. Si elles d\u00e9passent le montant de l\u2019allocation forfaitaire, seul le montant fix\u00e9 lui sera rembours\u00e9, la diff\u00e9rence sera \u00e0 sa charge.<\/p>\n<p>Pour comptabiliser les notes de frais dans le cadre d\u2019un remboursement au forfait, il est n\u00e9cessaire de fournir \u00e9galement des justificatifs.<\/p>\n<p>\u00c0 NOTER : La comptabilisation de la note de frais d&rsquo;un g\u00e9rant minoritaire de SARL ou d&rsquo;un dirigeant non-salari\u00e9 ne peut pas se faire forfaitairement.<\/p>\n<h3>O\u00f9 comptabiliser les notes de frais ?<\/h3>\n<p>Il est n\u00e9cessaire de proc\u00e9der \u00e0 plusieurs \u00e9critures comptables pour comptabiliser une note de frais. Il faut savoir qu\u2019elle s\u2019enregistre comme une facture fournisseur en utilisant les diff\u00e9rents comptes de charge de l\u2019entreprise (<a href=\"https:\/\/www.l-expert-comptable.com\/plan-comptable\/classe-6-comptes-de-charges\">comptes de la classe 6<\/a>).<\/p>\n<p>Les comptes de charge concern\u00e9s sont g\u00e9n\u00e9ralement les suivants :<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">Le compte 6251 \u201c Voyages et d\u00e9placements \u00a0\u00bb : Frais de billets de trains et d\u2019avions ainsi que les frais de stationnement ponctuels ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Le compte 6256 \u00a0\u00bb Missions \u00a0\u00bb : Autres frais de d\u00e9placement comme les restaurants et les h\u00f4tels ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Le compte 6257 \u00a0\u00bb R\u00e9ceptions \u00a0\u00bb : Les invitations au restaurant de partenaires ou de clients dans le cadre de l\u2019activit\u00e9 professionnelle ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Le compte 6135 \u00a0\u00bb Locations mobili\u00e8res \u00a0\u00bb : La location de v\u00e9hicule pour d\u00e9placement professionnel ainsi que les frais de stationnement sur un espace r\u00e9guli\u00e8rement lou\u00e9 par l\u2019entreprise ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Le compte 6234 \u00a0\u00bb Cadeaux \u00a0\u00bb :\u00a0 Les cadeaux faits aux clients toujours dans le cadre de l\u2019activit\u00e9 professionnelle ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Le compte 6181 \u00a0\u00bb Documentation g\u00e9n\u00e9rale \u00a0\u00bb : Les achats de documentation, de magazines, de livres\u2026 ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Le compte 6183 \u00a0\u00bb Documentation technique \u00a0\u00bb : Les revues professionnelles,<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Le compte 6063 \u00a0\u00bb Produits d\u2019entretien et de petit \u00e9quipement \u00a0\u00bb : Le remboursement du petit mat\u00e9riel ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Le compte 6064 \u00a0\u00bb Fournitures administratives \u00a0\u00bb : Les achats de petites fournitures ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Le compte 626 \u00a0\u00bb Frais postaux et de t\u00e9l\u00e9communication \u00a0\u00bb : Le remboursement des notes de t\u00e9l\u00e9phones, des frais d\u2019envoi\u2026<\/li>\n<\/ul>\n<p>Tous ces comptes sont pr\u00e9cis\u00e9s dans le Plan Comptable G\u00e9n\u00e9ral, mais il est possible de cr\u00e9er autant de subdivisions que d\u00e9sir\u00e9es afin de simplifier vos op\u00e9rations de comptabilisation de notes de frais.<\/p>\n<p>\u00c0 NOTER : La comptabilisation des notes de frais est obligatoire.<\/p>\n<h2>Les pi\u00e8ges \u00e0 \u00e9viter<\/h2>\n<p>Comptabiliser les notes de frais peut s\u2019av\u00e9rer un exercice p\u00e9rilleux et il est primordial d\u2019\u00e9viter certaines erreurs.<\/p>\n<h3>L\u2019absence de justificatifs<\/h3>\n<p>Comme nous l&rsquo;avons d\u00e9j\u00e0 pr\u00e9cis\u00e9, la comptabilisation des notes de frais ne peut se faire sans de v\u00e9ritables justificatifs. La loi est formelle \u00e0 ce sujet : aucun remboursement ne peut intervenir sans preuve concr\u00e8te de d\u00e9pense professionnelle.<\/p>\n<p>Ne pas respecter cette obligation peut avoir de graves cons\u00e9quences commes des amendes et m\u00eame un redressement fiscal de la part de l\u2019URSSAF.<\/p>\n<p>S\u2019il vous manque certains justificatifs, essayez d\u2019obtenir des duplicatas, d\u2019opter pour le remboursement forfaitaire\u2009ou demander une attestation sur l\u2019honneur de perte de justificatifs au salari\u00e9.<\/p>\n<p>\u00c0 noter : Les justificatifs de d\u00e9penses doivent \u00eatre conserv\u00e9s pendant une dur\u00e9e de 10 ans sous leur forme papier ou num\u00e9rique.<\/p>\n<p><strong>\ud83d\ude80 Factorial est certifi\u00e9 par l&rsquo;URSSAF en France ! Cela signifie que nos clients n&rsquo;ont plus besoin de conserver leurs re\u00e7us\/factures en version papier.<\/strong><\/p>\n<h3>L\u2019application erron\u00e9e de l\u2019allocation forfaitaire<\/h3>\n<p>Nous l\u2019\u00e9voquions plus haut \u00e9galement mais l\u2019allocation forfaitaire ne s\u2019applique qu\u2019aux salari\u00e9s de l\u2019entreprise, sauf accord de branche ou convention collective.<\/p>\n<p>Ainsi, vous ne pouvez pas opter pour le remboursement forfaitaire pour les dirigeants non salari\u00e9s rattach\u00e9s au r\u00e9gime des travailleurs non salari\u00e9s (TNS), aux dirigeants de SAS, aux g\u00e9rants minoritaires de SARL ou encore aux pr\u00e9sidents et directeurs g\u00e9n\u00e9raux de SA.<\/p>\n<p>Une nouvelle fois, cette erreur peut g\u00e9n\u00e9rer des sanctions et \u00eatre apparent\u00e9e \u00e0 de la fraude.<\/p>\n<h3>Les notes de frais excessives<\/h3>\n<p>La note de frais est bien souvent la petite pr\u00e9f\u00e9r\u00e9e des salari\u00e9s. Parfois, elle favorise les exc\u00e8s et les d\u00e9penses professionnelles repr\u00e9sentent d\u2019ailleurs une source majeure de fraude.<\/p>\n<p>Il est important de veiller aux montants rembours\u00e9s et aux d\u00e9penses r\u00e9alis\u00e9es, surtout lors de la comptabilisation des notes de frais. On note ici l\u2019importance des justificatifs qui permettent de r\u00e9aliser un suivi plus pr\u00e9cis.<\/p>\n<p>Pour r\u00e9duire les risques de notes de frais excessives, l\u2019entreprise peut <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/note-de-frais-dematerialisee\/\">d\u00e9mat\u00e9rialiser ses justificatifs de note de frais<\/a>. Gr\u00e2ce \u00e0 une bonne gestion des <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/frais-professionnels\/\">frais professionnels<\/a>, elle pourra instaurer une politique financi\u00e8re adapt\u00e9e en r\u00e9gulant les d\u00e9penses ou en allouant une <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/carte-corporate\/\">carte corporate<\/a> plafonn\u00e9e.<\/p>\n<h2>Peut-on d\u00e9duire la TVA sur les notes de frais ?<\/h2>\n<p>Lors de la comptabilisation de notes de frais, la TVA peut \u00eatre d\u00e9duite de certains frais rembours\u00e9s. Pour ce faire, il faut respecter certaines conditions :<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">La facture de la d\u00e9pense doit \u00eatre annex\u00e9e \u00e0 la note de frais en format original ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Elle doit \u00eatre au nom de la soci\u00e9t\u00e9 avec toutes les mentions obligatoires dont celle d\u00e9ductible de la TVA ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">La d\u00e9pense doit rentrer dans le champ d\u2019application de la <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/tva-recuperable\/\">TVA d\u00e9ductible<\/a>.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Si toutes ces conditions sont r\u00e9unies, vous pourrez comptabiliser la note de frais.<\/p>\n<p>Pour g\u00e9rer au mieux votre comptabilit\u00e9, il est essentiel de faire appel \u00e0 une solution comptable comme le<\/p>\n<h2>\u2705 <a id=\"logiciel-de-note-de-frais\"><\/a><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/gestion-notes-frais\">Logiciel de notes de frais<\/a><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Gr\u00e2ce \u00e0 une automatisation de la gestion des d\u00e9penses, il sera beaucoup plus facile et rapide de r\u00e9aliser la comptabilisation de vos notes de frais.<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Toute entreprise doit faire face \u00e0 diff\u00e9rentes d\u00e9penses, notamment celles engag\u00e9es par ses salari\u00e9s. La comptabilisation de notes de frais est ainsi un enjeu de taille en mati\u00e8re de comptabilit\u00e9. Les frais engendr\u00e9s par vos employ\u00e9s sont \u00e0 prendre en compte dans les exercices comptables de votre soci\u00e9t\u00e9. 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