{"id":62036,"date":"2021-12-08T17:26:07","date_gmt":"2021-12-08T15:26:07","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=62036"},"modified":"2025-06-19T11:50:29","modified_gmt":"2025-06-19T09:50:29","slug":"frais-professionnels","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.fr\/blog\/frais-professionnels\/","title":{"rendered":"Comment g\u00e9rer les frais professionnels ?"},"content":{"rendered":"<p>Dans le cadre de leurs fonctions, les employ\u00e9s sont souvent amen\u00e9s \u00e0 engendrer des <strong>frais professionnels<\/strong>. Frais de transport, de grand d\u00e9placement ou de nourriture, les d\u00e9penses d\u2019un salari\u00e9 peuvent \u00eatre nombreuses dans l\u2019exercice de sa mission.<\/p>\n<p>Mais quels sont ces frais ? Quels sont ceux \u00e0 votre charge ? Comment g\u00e9rer au mieux les notes de frais de vos collaborateurs ?<\/p>\n<p>Factorial vous dit tout, sans compter !<\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14pt;\"><strong>\ud83d\ude80 <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/ebooks\/gestion-frais-professionnels\">T\u00e9l\u00e9chargez notre eBook gratuit sur la gestion des notes de frais et gagnez du temps !<\/a><\/strong><\/span><\/p>\n<div class=\"js-toc toc\">\n<p class=\"js-toc-title toc__title\">Table des mati\u00e8res<\/p>\n<nav id=\"fac_toc_nav\" class=\"js-toc-nav toc__nav\" aria-label=\"Table des mati\u00e8res\"><ol class=\"toc__list toc__list--level-1\"><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-1\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/frais-professionnels\/#qu\u2019est-ce-que-les-notes-de-frais-professionnels\" title=\"Qu\u2019est-ce que les notes de frais professionnels ?\" data-target-id=\"qu\u2019est-ce-que-les-notes-de-frais-professionnels\">Qu\u2019est-ce que les notes de frais professionnels ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-2\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/frais-professionnels\/#quels-types-de-frais-a-charge-de-l\u2019employeur\" title=\"Quels types de frais \u00e0 charge de l\u2019employeur ?\" data-target-id=\"quels-types-de-frais-a-charge-de-l\u2019employeur\">Quels types de frais \u00e0 charge de l\u2019employeur ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-3\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/frais-professionnels\/#comment-gerer-les-frais-professionnels-de-vos-collaborateurs\" title=\"Comment g\u00e9rer les frais professionnels de vos collaborateurs ?\" data-target-id=\"comment-gerer-les-frais-professionnels-de-vos-collaborateurs\">Comment g\u00e9rer les frais professionnels de vos collaborateurs ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-4\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/frais-professionnels\/#\ud83d\ude80-demandez-votre-demo-gratuite-de-factorial-pour-decouvrir-comment-optimiser-la-gestion-des-depenses-de-vos-collaborateurs\" title=\"\ud83d\ude80 Demandez votre d\u00e9mo gratuite de Factorial pour d\u00e9couvrir comment optimiser la gestion des d\u00e9penses de vos collaborateurs.\u00a0\" data-target-id=\"\ud83d\ude80-demandez-votre-demo-gratuite-de-factorial-pour-decouvrir-comment-optimiser-la-gestion-des-depenses-de-vos-collaborateurs\">\ud83d\ude80 Demandez votre d\u00e9mo gratuite de Factorial pour d\u00e9couvrir comment optimiser la gestion des d\u00e9penses de vos collaborateurs.\u00a0<\/a><\/li><\/ol><\/nav><\/div>\n<h2>Qu\u2019est-ce que les notes de frais professionnels ?<\/h2>\n<p>Selon l&rsquo;<a href=\"https:\/\/www.urssaf.fr\/portail\/home\/employeur\/calculer-les-cotisations\/les-elements-a-prendre-en-compte\/les-frais-professionnels.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">URSSAF<\/a>, les frais professionnels correspondent aux \u00ab\u00a0d\u00e9penses engag\u00e9es par le salari\u00e9 pour les besoins de son activit\u00e9 professionnelle\u00a0\u00bb. Ces sommes d\u00e9bours\u00e9es doivent \u00eatre, pour la plupart, <strong>rembours\u00e9es par l\u2019employeur<\/strong>.<\/p>\n<p>Dans la majeure partie des cas, ces montants sont avanc\u00e9s par l\u2019employ\u00e9 puis d\u00e9fray\u00e9s par l\u2019entreprise sur pr\u00e9sentation d\u2019un <strong>justificatif<\/strong>. Aussi, ils peuvent \u00eatre rembours\u00e9s aux <strong>frais r\u00e9els<\/strong> ou <strong>au forfait<\/strong>.<\/p>\n<p>Notons \u00e9galement que les frais professionnels ne sont pas soumis aux cotisations de la S\u00e9curit\u00e9 sociale, de la CSG (contribution sociale g\u00e9n\u00e9ralis\u00e9e) et de la CRDS (contribution au remboursement de la dette sociale).<\/p>\n \n <!--HubSpot Call-to-Action Code -->\n    <span class=\"hs-cta-wrapper\" id=\"hs-cta-wrapper-b2356b0e-8aff-4e6a-b2b8-dd054db6efd6\">\n        <span class=\"hs-cta-node hs-cta-b2356b0e-8aff-4e6a-b2b8-dd054db6efd6\" id=\"b2356b0e-8aff-4e6a-b2b8-dd054db6efd6\">\n            <a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/b2356b0e-8aff-4e6a-b2b8-dd054db6efd6\">\n                <img decoding=\"async\" class=\"lazyload hs-cta-img\" id=\"hs-cta-img-b2356b0e-8aff-4e6a-b2b8-dd054db6efd6\" style=\"border-width:0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/b2356b0e-8aff-4e6a-b2b8-dd054db6efd6.png\"  alt=\"rapport etonnement\" width=\"900\" height=\"100\" \/>\n            <\/a>\n        <\/span>\n        <script type=\"text\/javascript\">\n            function loadCTA(){\n                window.hbspt.cta.load(4960096, 'b2356b0e-8aff-4e6a-b2b8-dd054db6efd6', {'region': 'eu1'})\n            }\n            if(window.hbspt){\n                loadCTA()\n            }else{\n                Defer.js(\n                    'https:\/\/js.hubspot.com\/cta\/current.js',\n                    'hubspotCTA', \n                    0, \n                    loadCTA\n                );\n            }\n        <\/script>\n    <\/span>\n<!-- end HubSpot Call-to-Action Code -->\n\n<h2>Quels types de frais \u00e0 charge de l\u2019employeur ?<\/h2>\n<p>Ainsi, un salari\u00e9 peut, dans la r\u00e9alisation de ses t\u00e2ches quotidiennes, g\u00e9n\u00e9rer des frais professionnels. Si vous \u00eates tenu, en tant qu\u2019employeur, de r\u00e9aliser le remboursement de ces d\u00e9penses, toutes ne sont pas \u00e0 votre charge.<\/p>\n<p>Voici la plupart des frais professionnels remboursables :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Frais de transport :<\/strong> taxi, train, navette et\/ou m\u00eame location de v\u00e9lo ;<\/li>\n<li><strong>Frais d\u2019alimentation :<\/strong> tous les repas pris dans l\u2019exercice de la fonction doivent \u00eatre rembours\u00e9s (rendez-vous clients, d\u00e9placement\u2026) selon des bar\u00e8mes d\u00e9finis ;<\/li>\n<li><strong><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/note-de-frais-kilometriques\/\">Frais kilom\u00e9triques<\/a> :<\/strong> utilisation du v\u00e9hicule personnel pour des d\u00e9placements pros ;<\/li>\n<li><strong>Frais de grand d\u00e9placement :<\/strong> frais g\u00e9n\u00e9r\u00e9s par un d\u00e9placement \u00e0 plus de 50 km (transports, nuits d\u2019h\u00f4tel, restauration\u2026)<\/li>\n<li><strong>Frais de d\u00e9m\u00e9nagement :<\/strong> d\u00e9penses engendr\u00e9es lors d\u2019un d\u00e9m\u00e9nagement pour raison professionnelle ;<\/li>\n<li><strong>Frais de t\u00e9l\u00e9travail :<\/strong> le travail \u00e0 la maison se paie ! Fournitures, \u00e9lectricit\u00e9, chauffage, mat\u00e9riel&#8230;<\/li>\n<li><strong>Frais pour l&rsquo;utilisation professionnelle d&rsquo;outils issus des NTIC :<\/strong> les frais motiv\u00e9s par l\u2019achat de mat\u00e9riel informatique essentiel au travail du salari\u00e9 ;<\/li>\n<li><strong>Frais d&rsquo;habillage :<\/strong> certains m\u00e9tiers requi\u00e8rent une tenue vestimentaire particuli\u00e8re.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il existe d\u2019autres frais professionnels qui peuvent surgir en fonction du secteur d\u2019activit\u00e9 de chaque entreprise. Il conviendra d\u2019en conna\u00eetre les sp\u00e9cificit\u00e9s avec les services RH et juridique.<\/p>\n<h2>Comment g\u00e9rer les frais professionnels de vos collaborateurs ?<\/h2>\n<p>La gestion des notes de frais de vos salari\u00e9s est un enjeu crucial. Surtout, si vous manquez \u00e0 vos obligations, les sanctions existent.<\/p>\n<h3>Remboursement aux frais r\u00e9els ou forfaitaires ?<\/h3>\n<p>Le remboursement des frais professionnels peut prendre deux formes :<\/p>\n<ul>\n<li>Le<strong> remboursement forfaitaire<\/strong>. Le salari\u00e9 est indemnis\u00e9 sous formes de primes r\u00e9guli\u00e8res et bien souvent mensuelles. Elles sont g\u00e9n\u00e9ralement indiqu\u00e9es dans le <strong>contrat de travail<\/strong> ou la <strong>convention collective<\/strong> et sont act\u00e9es en amont. Le versement de ces allocations est <strong>automatique<\/strong>. Il peut s&rsquo;agir des frais de repas, des frais kilom\u00e9triques ou encore d\u2019h\u00e9bergement. Dans ce cas, le remboursement des frais est d\u00fb, et aucun justificatif n&rsquo;est demand\u00e9.<\/li>\n<li>Le <strong>remboursement aux frais r\u00e9els<\/strong>. Dans ce cas de figure, l\u2019employ\u00e9 doit pr\u00e9senter un <strong>justificatif<\/strong> des paiements r\u00e9alis\u00e9s dans l\u2019exercice de ses fonctions. Ainsi, l&#8217;employeur rembourse le salari\u00e9 sur la base des d\u00e9penses engag\u00e9es par ce dernier. Ces frais professionnels ne sont <strong>pas inclus dans le salaire<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il conviendra de choisir la solution la plus adapt\u00e9e au fonctionnement de votre entreprise et votre secteur d\u2019activit\u00e9. Le remboursement aux frais r\u00e9els \u00e9vite bien souvent les <a href=\"https:\/\/www.ladepeche.fr\/2021\/11\/09\/les-fraudes-des-salaries-sur-leurs-notes-de-frais-couteraient-jusqua-13-709-euros-par-an-aux-entreprises-9917910.php\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">abus<\/a> !<\/p>\n<p><em>Deux salari\u00e9s sur trois tricheraient sur leurs notes de frais au travail (Rapport SAP-Concur, 2021)<\/em><\/p>\n<h3>Encadrez les notes de frais<\/h3>\n<p>Afin d\u2019\u00e9viter les exc\u00e8s, il conviendra de fixer certaines r\u00e8gles pour g\u00e9rer <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/gestion-notes-de-frais-guide\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">les notes de frais<\/a>. Si la loi vous oblige \u00e0 rembourser ce type de d\u00e9penses, vous disposez cependant d\u2019une certaine marge de man\u0153uvre et pouvez <strong>encadrer ce poste budg\u00e9taire lourd.<\/strong><\/p>\n<p>Par exemple, vous avez la possibilit\u00e9 de <strong>fixer un plafond<\/strong> par types de frais et ce, dans la limite d\u2019un montant raisonnable. Aussi, vous pouvez<strong> imposer certaines bonnes pratiques<\/strong> <strong>\u00e9conomiques<\/strong> comme l\u2019usage des transports en commun ou le choix d\u2019h\u00f4tels modestes. Enfin, <strong>limitez le remboursement dans le temps<\/strong>, cela \u00e9vitera l&rsquo;accumulation de notes (sal\u00e9es).<\/p>\n<p><strong>\u00c0 noter :<\/strong> Il n\u2019est pas permis de refuser un remboursement de frais professionnels justifi\u00e9s et proportionn\u00e9s.<\/p>\n \n <!--HubSpot Call-to-Action Code -->\n    <span class=\"hs-cta-wrapper\" id=\"hs-cta-wrapper-7df7b2dd-9b1d-41e2-bdec-f8cfa9853a4e\">\n        <span class=\"hs-cta-node hs-cta-7df7b2dd-9b1d-41e2-bdec-f8cfa9853a4e\" id=\"7df7b2dd-9b1d-41e2-bdec-f8cfa9853a4e\">\n            <a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/7df7b2dd-9b1d-41e2-bdec-f8cfa9853a4e\">\n                <img decoding=\"async\" class=\"lazyload hs-cta-img\" id=\"hs-cta-img-7df7b2dd-9b1d-41e2-bdec-f8cfa9853a4e\" style=\"border-width:0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/7df7b2dd-9b1d-41e2-bdec-f8cfa9853a4e.png\"  alt=\"banner conges\" width=\"900\" height=\"308\" \/>\n            <\/a>\n        <\/span>\n        <script type=\"text\/javascript\">\n            function loadCTA(){\n                window.hbspt.cta.load(4960096, '7df7b2dd-9b1d-41e2-bdec-f8cfa9853a4e', {'region': 'eu1'})\n            }\n            if(window.hbspt){\n                loadCTA()\n            }else{\n                Defer.js(\n                    'https:\/\/js.hubspot.com\/cta\/current.js',\n                    'hubspotCTA', \n                    0, \n                    loadCTA\n                );\n            }\n        <\/script>\n    <\/span>\n<!-- end HubSpot Call-to-Action Code -->\n\n<h3>Les avances sur note de frais<\/h3>\n<p>Certaines entreprises optent pour une solution alternative : celle de l\u2019<a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/avance-des-frais-professionnels\/\">avance sur frais professionnels<\/a>. L\u2019objectif ici, est d\u2019<strong>anticiper les d\u00e9penses<\/strong> du salari\u00e9 \u00e0 venir et de lui verser une somme d\u2019argent correspondante.<\/p>\n<p>Ces avances peuvent \u00eatre :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Permanentes<\/strong> : l\u2019employ\u00e9 re\u00e7oit en amont une somme correspondante au montant approximatif de ses frais mensuels. Ce dernier devra restituer le trop per\u00e7u \u00e0 la fin de son contrat de travail.<\/li>\n<li><strong>Ponctuelles<\/strong> : les fonds sont vers\u00e9s au salari\u00e9 avant la r\u00e9alisation d\u2019une mission ou d\u2019un d\u00e9placement. C\u2019est en quelque sorte une \u201c enveloppe \u201c qui sera d\u00e9duite du remboursement de ses notes de frais ult\u00e9rieures.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Nous ne conseillons pas l\u2019utilisation de ces proc\u00e9d\u00e9s. En effet, en termes de<strong> tra\u00e7abilit\u00e9 et gestion comptable<\/strong>, les avances sur frais professionnels sont \u00e0 proscrire.<\/p>\n<h3>Frais professionnels et cotisations sociales<\/h3>\n<p>Comme nous le pr\u00e9cisions plus haut, les frais professionnels sont exclus de la base de calcul des cotisations de S\u00e9curit\u00e9 sociale et de la base CSG-CRDS.<\/p>\n<p>Lorsqu\u2019elles sont rembours\u00e9es au r\u00e9el, <strong>elles ne sont pas exon\u00e9r\u00e9es<\/strong>. Cependant, elles peuvent l\u2019\u00eatre quand elles sont au forfait selon un bar\u00e8me fix\u00e9 par <a href=\"https:\/\/www.urssaf.fr\/portail\/home\/employeur\/calculer-les-cotisations\/les-elements-a-prendre-en-compte\/les-frais-professionnels\/les-indemnites-forfaitaires-peti\/les-limites-dexoneration.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">l\u2019URSSAF<\/a>.<\/p>\n<p>Les tickets-restaurant ou les frais engag\u00e9s dans le cadre d\u2019une mobilit\u00e9 professionnelle par exemple peuvent \u00eatre exon\u00e9r\u00e9s de charges sociales s\u2019ils ne d\u00e9passent pas un certain montant.<\/p>\n<h3>Peut-on refuser de payer une note de frais ?<\/h3>\n<p>Dans les faits, il n\u2019est pas possible de refuser le remboursement d\u2019une note de frais. En revanche, l\u2019employeur peut ne pas d\u00e9frayer le salari\u00e9 s\u2019il n\u2019a pas respect\u00e9 certaines r\u00e8gles inh\u00e9rentes \u00e0 l&rsquo;entreprise. Par exemple :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Le non-respect de la politique des d\u00e9penses :<\/strong> le collaborateur a soumis une note de frais ne respectant pas votre politique de frais professionnels ;<\/li>\n<li><strong>L&rsquo;absence de justificatif des d\u00e9penses :<\/strong> la facture ou le justificatif attestant de la somme d\u00e9pens\u00e9e n\u2019a pas \u00e9t\u00e9 fourni ;<\/li>\n<li><strong>Le non-respect des d\u00e9lais de soumission :<\/strong> les notes de frais n\u2019ont pas \u00e9t\u00e9 transmises dans les d\u00e9lais impartis ;<\/li>\n<li><strong>La note de frais d\u00e9passe le montant autoris\u00e9 :<\/strong> le salari\u00e9 a g\u00e9n\u00e9r\u00e9 des frais professionnels plus \u00e9lev\u00e9s que ceux autoris\u00e9s par votre soci\u00e9t\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Pensez au logiciel SIRH<\/h3>\n<p>Facilitez-vous la vie avec le logiciel SIRH de Factorial !<\/p>\n<p>G\u00e9rez les notes de frais de vos employ\u00e9s en quelques clics et gagnez du temps dans vos process. R\u00e9pertoriez les <strong>frais professionnels<\/strong>, approuvez ou refusez-les, faites votre comptabilit\u00e9 et recevez des notifications automatiques. Plus d\u2019erreur possible : vos salari\u00e9s n\u2019ont feront plus les frais !<\/p>\n<p><strong>\ud83d\udc49\ud83c\udffb Factorial est certifi\u00e9 par l&rsquo;URSSAF en France ! Cela signifie que nos clients n&rsquo;ont plus besoin de conserver leurs re\u00e7us\/factures en version papier.<\/strong><\/p>\n<h2 id=\"mciapp-exclusion-container\"><strong>\ud83d\ude80 <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/demander-demo\">Demandez votre d\u00e9mo gratuite de Factorial pour d\u00e9couvrir comment optimiser la gestion des d\u00e9penses de vos collaborateurs.<\/a>\u00a0<\/strong><\/h2>\n<div id=\"mciapp-exclusion-container\"><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Dans le cadre de leurs fonctions, les employ\u00e9s sont souvent amen\u00e9s \u00e0 engendrer des frais professionnels. Frais de transport, de grand d\u00e9placement ou de nourriture, les d\u00e9penses d\u2019un salari\u00e9 peuvent \u00eatre nombreuses dans l\u2019exercice de sa mission. Mais quels sont ces frais ? Quels sont ceux \u00e0 votre charge ? 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