{"id":60490,"date":"2021-11-23T18:39:30","date_gmt":"2021-11-23T16:39:30","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=60490"},"modified":"2025-04-06T03:14:05","modified_gmt":"2025-04-06T01:14:05","slug":"dossier-personnel-rgpd","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dossier-personnel-rgpd\/","title":{"rendered":"Comment avoir un dossier du personnel conforme au RGPD ?"},"content":{"rendered":"<p><strong>RGPD et dossier du personnel<\/strong> sont intimement li\u00e9s. Depuis l&rsquo;av\u00e8nement du RGPD en entreprise, les <strong>donn\u00e9es personnelles<\/strong> jouissent aujourd&rsquo;hui d&rsquo;un statut particulier.<\/p>\n<p>Le <strong>RGPD en<\/strong> <strong>RH<\/strong> a permis d&rsquo;accro\u00eetre la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es qui transitent au sein de l&rsquo;entreprise comme le <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dossier-personnel\/\">dossier du personnel<\/a>. Dans le domaine des RH, prot\u00e9ger les donn\u00e9es de ses collaborateurs est une obligation tant morale que l\u00e9gale.<\/p>\n<p>Les donn\u00e9es sensibles sont nombreuses et les ressources humaines doivent mettre tout en \u0153uvre pour en garantir la s\u00e9curit\u00e9. Mais comment cr\u00e9er un <strong>dossier RH conforme au RGPD<\/strong> ? On vous l&rsquo;explique !<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/get-started\"><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-79433 size-full\" src=\"https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/21122035\/coffre-fort-numerique-min.jpg\" alt=\"coffre-fort num\u00e9rique\" width=\"900\" height=\"308\" srcset=\"https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/21122035\/coffre-fort-numerique-min.jpg 900w, https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/21122035\/coffre-fort-numerique-min-300x103.jpg 300w, https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/21122035\/coffre-fort-numerique-min-768x263.jpg 768w\" sizes=\"(max-width: 900px) 100vw, 900px\" \/><\/a><br \/>\n<div class=\"js-toc toc\">\n<p class=\"js-toc-title toc__title\">Table des mati\u00e8res<\/p>\n<nav id=\"fac_toc_nav\" class=\"js-toc-nav toc__nav\" aria-label=\"Table des mati\u00e8res\"><ol class=\"toc__list toc__list--level-1\"><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-1\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dossier-personnel-rgpd\/#le-dossier-du-personnel-c\u2019est-quoi\" title=\"Le dossier du personnel c\u2019est quoi ?\" data-target-id=\"le-dossier-du-personnel-c\u2019est-quoi\">Le dossier du personnel c\u2019est quoi ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-2\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dossier-personnel-rgpd\/#quel-est-le-lien-entre-la-cnil,-le-rgpd-et-le-dossier-du-personnel\" title=\"Quel est le lien entre la CNIL, le RGPD et le dossier du personnel ?\" data-target-id=\"quel-est-le-lien-entre-la-cnil,-le-rgpd-et-le-dossier-du-personnel\">Quel est le lien entre la CNIL, le RGPD et le dossier du personnel ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-3\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dossier-personnel-rgpd\/#rgpd-et-dossier-du-personnel-comment-respecter-les-donnees-salaries\" title=\"RGPD et dossier du personnel : comment respecter les donn\u00e9es salari\u00e9s ?\" data-target-id=\"rgpd-et-dossier-du-personnel-comment-respecter-les-donnees-salaries\">RGPD et dossier du personnel : comment respecter les donn\u00e9es salari\u00e9s ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-4\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dossier-personnel-rgpd\/#rgpd-et-dossier-du-personnel-quelles-donnees-peut-consulter-le-salarie\" title=\"RGPD et dossier du personnel : quelles donn\u00e9es peut consulter le salari\u00e9 ?\" data-target-id=\"rgpd-et-dossier-du-personnel-quelles-donnees-peut-consulter-le-salarie\">RGPD et dossier du personnel : quelles donn\u00e9es peut consulter le salari\u00e9 ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-5\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dossier-personnel-rgpd\/#qui-est-le-responsable-de-traitement-pour-la-gestion-du-dossier-professionnel-des-salaries\" title=\"Qui est le responsable de traitement pour la gestion du dossier professionnel des salari\u00e9s ?\" data-target-id=\"qui-est-le-responsable-de-traitement-pour-la-gestion-du-dossier-professionnel-des-salaries\">Qui est le responsable de traitement pour la gestion du dossier professionnel des salari\u00e9s ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-6\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dossier-personnel-rgpd\/#factorial,-la-plateforme-qui-combine-rgpd-et-dossier-du-personnel\" title=\"Factorial, la plateforme qui combine RGPD et dossier du personnel\" data-target-id=\"factorial,-la-plateforme-qui-combine-rgpd-et-dossier-du-personnel\">Factorial, la plateforme qui combine RGPD et dossier du personnel<\/a><\/li><\/ol><\/nav><\/div><\/p>\n<h2><strong>Le dossier du personnel c\u2019est quoi ?<\/strong><\/h2>\n<p>Le dossier du personnel est un outil utilis\u00e9 par les ressources humaines regroupant les informations des salari\u00e9s afin de r\u00e9aliser <strong>un suivi personnalis\u00e9 de qualit\u00e9<\/strong>.<\/p>\n<p>Confidentiel, il peut \u00eatre \u00e9dit\u00e9 sous forme papier ou num\u00e9rique.<\/p>\n<p>Il comprend g\u00e9n\u00e9ralement plusieurs donn\u00e9es comme les informations personnelles du collaborateur (nom, pr\u00e9nom(s), date de naissance, adresse&#8230;) et certains documents administratifs (titre de s\u00e9jour, permis de travail, dipl\u00f4me&#8230;).<\/p>\n<p>Aussi, on y retrouve des d\u00e9tails relatifs au suivi de l&#8217;employ\u00e9 comme :<\/p>\n<ul>\n<li>recrutement,<\/li>\n<li>formations,<\/li>\n<li>processus d\u2019onboarding et d\u2019offboarding,<\/li>\n<li>\u00e9valuation personnelle, notamment de ses comp\u00e9tences,<\/li>\n<li>r\u00e9mun\u00e9ration (d&rsquo;ailleurs, vous pouvez avoir recours \u00e0 un <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/coffre-fort-electronique-bulletin-de-paie\/\">coffre fort \u00e9lectronique pour bulletin de paie<\/a>. Il est pratique pour \u00e9viter les pertes de donn\u00e9es sensibles&#8230;9<\/li>\n<\/ul>\n<p>Comme son nom l&rsquo;indique, ce dossier est tr\u00e8s personnel. Cet outil est donc le moyen id\u00e9al pour garder une<strong> trace du parcours ou cycle de vie du salari\u00e9<\/strong> au sein de votre entreprise. Le tenir \u00e0 jour, surtout si vous avez beaucoup d&#8217;employ\u00e9s, deviendra indispensable.<\/p>\n<p style=\"text-align: left;\"><strong>\u00c0 NOTER<\/strong> : Le dossier du personnel doit relater uniquement des faits av\u00e9r\u00e9s, des agissements du salari\u00e9 au sein de la soci\u00e9t\u00e9 et ne pas \u00eatre calomnieux.<\/p>\n<h2 id=\"exacc_6SoCYsnFLrSBi-gPiOGq4AY5\" class=\"iDjcJe IX9Lgd wwB5gf\">Quel est le lien entre la CNIL, le RGPD et le dossier du personnel ?<\/h2>\n<h3><strong>Le RGPD c\u2019est quoi ?<\/strong><\/h3>\n<p>Vot\u00e9 en 2016 par la Commission Europ\u00e9enne, <strong>le RGPD (r\u00e8glement g\u00e9n\u00e9ral de la protection des donn\u00e9es) est une loi r\u00e9gissant l&rsquo;utilisation des donn\u00e9es personnelles pour une entreprise ou un site Internet<\/strong>.<\/p>\n<p>Instaur\u00e9 afin de garantir la <strong>protection des donn\u00e9es sensibles<\/strong> et d&rsquo;en contr\u00f4ler son usage, le RGPD s&rsquo;applique dans toute l&rsquo;Union Europ\u00e9enne ! Ce r\u00e8glement permet \u00e0 tout individu un <strong>acc\u00e8s direct \u00e0 ses donn\u00e9es personnelles<\/strong>. Il peut donc en disposer quand bon lui semble.<\/p>\n<p>Ainsi, tout salari\u00e9 a le droit d\u2019acc\u00e9der aux donn\u00e9es de son dossier professionnel. Il lui suffira d&rsquo;en effectuer la demande aupr\u00e8s du service RH. La protection des donn\u00e9es des salari\u00e9s et le RGPD sont dor\u00e9navant \u00e0 prendre en compte avant toute constitution de dossier du personnel.<\/p>\n<h3><strong>Le code du travail et la CNIL<\/strong><\/h3>\n<p>Le code du travail est un recueil juridique qui r\u00e9git tout un ensemble de <strong>r\u00e8gles relatives au droit du travail<\/strong>. Il est \u00e0 l&rsquo;origine de la cr\u00e9ation du dossier du personnel.<\/p>\n<p>La <strong>CNIL<\/strong> (Commission Nationale de l\u2019Informatique et des Libert\u00e9s) est une autorit\u00e9 administrative ind\u00e9pendante fran\u00e7aise charg\u00e9e de garantir le respect du <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/rgpd-entreprise\/\">RGPD en entreprise<\/a>.<\/p>\n<p>Avec la num\u00e9risation des processus et des documents, elle s&rsquo;assure que les <strong>droits et libert\u00e9s des salari\u00e9s<\/strong> soient respect\u00e9s, et notamment lorsque l&rsquo;entreprise choisit de mettre en place un dossier du personnel.<\/p>\n<p>L&rsquo;entreprise doit informer chaque employ\u00e9 sur la cr\u00e9ation du dossier de personnel et lui en donner l&rsquo;acc\u00e8s. <strong>Ses donn\u00e9es personnelles ne peuvent \u00eatre \u00e0 aucun moment divulgu\u00e9es<\/strong>. Si le salari\u00e9 consid\u00e8re que ses droits sont bafou\u00e9s, il pourra faire appel \u00e0 la CNIL pour atteinte \u00e0 sa vie priv\u00e9e.<\/p>\n<blockquote><p><em>Selon son dernier rapport pour 2020, la CNIL indique avoir re\u00e7u 13 585 plaintes concernant des organismes ne respectant pas le RGPD.<\/em><\/p><\/blockquote>\n<h2><strong>RGPD et dossier du personnel : comment respecter les donn\u00e9es salari\u00e9s ?<\/strong><\/h2>\n<p>Nous l\u2019avons vu, <strong>RH et RGPD sont dor\u00e9navant indissociables<\/strong>. Des institutions comme la CNIL mais \u00e9galement l\u2019inspection du travail veillent au grain. En tant qu\u2019employeur, il vous faudra \u00eatre vigilant et respecter certaines r\u00e8gles pour toujours \u00eatre conforme au RGPD.<\/p>\n<h3>Exposez les r\u00e8gles du RGPD<\/h3>\n<p>Afin d\u2019\u00e9viter tout quiproquo et dans un devoir d\u2019information, vous devez <strong>renseigner vos employ\u00e9s sur cette r\u00e9glementation<\/strong> et ce qu\u2019elle implique.<\/p>\n<p>En pr\u00e9parant votre organisation, vous pr\u00e9parez \u00e9galement vos salari\u00e9s. Le RGPD a pour objectif de prot\u00e9ger les donn\u00e9es personnelles des individus.<\/p>\n<p>Pr\u00e9sentez les exigences du r\u00e8glement g\u00e9n\u00e9ral de la protection des donn\u00e9es \u00e0 tous les responsables de votre organisation et n\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 <strong>organiser des formations<\/strong>.<\/p>\n<h3>Contr\u00f4lez vos donn\u00e9es<\/h3>\n<p>Comme nous l\u2019avons vu, les donn\u00e9es que vous avez entre vos mains sont sensibles. Vous devez savoir o\u00f9 se trouvent ces informations et o\u00f9 elles sont stock\u00e9es.<\/p>\n<p>V\u00e9rifiez qui y a acc\u00e8s y compris les prestataires tiers. D\u2019ailleurs, si vous partagez ces renseignements avec d\u2019autres organismes, <strong>pensez \u00e0 en informer vos employ\u00e9s<\/strong>. Leur consentement vous \u00e9vitera bien des probl\u00e8mes.<\/p>\n<h3>Respectez la conservation des donn\u00e9es personnelles<\/h3>\n<p>Pour r\u00e9diger un dossier du personnel, l\u2019employeur doit recenser des informations pr\u00e9cises sur ses salari\u00e9s. Ces donn\u00e9es dites sensibles, doivent \u00eatre en rapport avec la fonction exerc\u00e9e par l\u2019employ\u00e9. Elles doivent exclusivement rester dans le cadre du travail.<\/p>\n<p>Ces donn\u00e9es ne peuvent \u00eatre conserv\u00e9es <strong>ind\u00e9finiment<\/strong>. Cependant, elles peuvent \u00eatre gard\u00e9es durant tout le temps de leur pr\u00e9sence au sein de l\u2019entreprise. Lorsqu\u2019il quitte cette derni\u00e8re, ses donn\u00e9es personnelles peuvent \u00eatre stock\u00e9es <strong>5 ans maximum<\/strong>.<\/p>\n<p style=\"text-align: left;\"><strong>\u00c0 NOTER<\/strong> : Dans le cadre d\u2019un recrutement, la soci\u00e9t\u00e9 pourra conserver des donn\u00e9es durant <strong>2 ans maximum<\/strong> si le candidat n\u2019en demande pas la suppression.<\/p>\n<h3>S\u00e9curisez vos donn\u00e9es pour une conformit\u00e9 RGPD<\/h3>\n<p>Les donn\u00e9es personnelles sont pr\u00e9cieuses, tant pour vous que pour vos salari\u00e9s. Mais elles le sont aussi pour d\u2019autres entreprises et personnes malveillantes.<\/p>\n<p>Ainsi, il sera essentiel de <strong>prot\u00e9ger les donn\u00e9es<\/strong> que vous avez en votre possession. Mettez en place des <strong>syst\u00e8mes de s\u00e9curit\u00e9<\/strong> afin d\u2019\u00e9viter les cyber attaques et les fuites d\u2019informations. Vos employ\u00e9s vous font confiance, assurez-leur s\u00e9r\u00e9nit\u00e9 et tranquillit\u00e9.<\/p>\n<h3>Obtenez le consentement des salari\u00e9s<\/h3>\n<p>C\u2019est probablement la chose la plus importante avec le RGPD et le dossier du personnel. En tant qu\u2019employeur, vous devez absolument <strong>obtenir le consentement de vos employ\u00e9s<\/strong> pour entretenir leur donn\u00e9es personnelles.<\/p>\n<p>En effet, un dossier du personnel conforme au RGPD ne peut se constituer sans leur accord. Instaurez des proc\u00e9dures leur permettant d\u2019avoir acc\u00e8s quand ils le d\u00e9sirent \u00e0 leurs donn\u00e9es personnelles tout en leur garantissant un droit de modification et\/ou de suppression.<\/p>\n<h3>Garantissez l\u2019acc\u00e8s aux donn\u00e9es<\/h3>\n<p>En tant que salari\u00e9 de votre entreprise, tout individu peut <strong>consulter ses donn\u00e9es personnelles<\/strong>. Il peut y acc\u00e9der sur simple demande aupr\u00e8s des ressources humaines ou autres services concern\u00e9s.<\/p>\n<p>L\u2019employ\u00e9 poss\u00e8de aussi un <strong>droit de rectification<\/strong> en cas de donn\u00e9es personnelles erron\u00e9es, et d\u2019<strong>un droit \u00e0 l\u2019effacement<\/strong>.<\/p>\n<p>Il est impossible de refuser l\u2019acc\u00e8s aux informations professionnelles. Soyez attentif, les <strong>sanctions de la CNIL<\/strong> sont lourdes en cas d&rsquo;atteinte aux donn\u00e9es des salari\u00e9s.<\/p>\n<h2><strong>RGPD et dossier du personnel : quelles donn\u00e9es peut consulter le salari\u00e9 ?<\/strong><\/h2>\n<p>Si l\u2019employ\u00e9 b\u00e9n\u00e9ficie du droit d\u2019acc\u00e8s, il peut uniquement <strong>acc\u00e9der aux donn\u00e9es qui le concernent et respecter le droit des tiers<\/strong>. Par exemple, un salari\u00e9 d\u2019entreprise ne peut acc\u00e9der aux donn\u00e9es d\u2019un autre.<\/p>\n<p>Selon la <strong>CNIL<\/strong>, voici les informations auxquels il peut acc\u00e9der :<\/p>\n<ul>\n<li>Ses informations personnelles.<\/li>\n<li>Les informations concernant son recrutement.<\/li>\n<li>Son historique de carri\u00e8re.<\/li>\n<li>L\u2019\u00e9valuation de ses comp\u00e9tences professionnelles.<\/li>\n<li>Ses demandes de formations et celles d\u00e9j\u00e0 r\u00e9alis\u00e9es.<\/li>\n<li>Son dossier disciplinaire (si existant).<\/li>\n<li>Ses donn\u00e9es issues d\u2019un dispositif de g\u00e9olocalisation.<\/li>\n<li>Les \u00e9l\u00e9ments concernant sa carri\u00e8re : promotion, augmentation, changement d\u2019affectation, etc.<\/li>\n<\/ul>\n<p>En revanche, il ne peut pas acc\u00e9der :<\/p>\n<ul>\n<li>Aux donn\u00e9es concernant un tiers.<\/li>\n<li>Aux valeurs de classement annuel ou de potentiel de carri\u00e8re.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Un employ\u00e9 peut demander la consultation de ces infos personnelles quand il le d\u00e9sire. Si sa demande est faite sur place, vous devrez r\u00e9pondre<strong> imm\u00e9diatement<\/strong> \u00e0 sa requ\u00eate.<\/p>\n<p>Par \u00e9crit ou par voie \u00e9lectronique, vous disposez d\u2019un d\u00e9lai maximal de <strong>2 mois<\/strong> pour acc\u00e9der \u00e0 sa demande.<\/p>\n<h2>Qui est le responsable de traitement pour la gestion du dossier professionnel des salari\u00e9s ?<\/h2>\n<p>C&rsquo;est la personne d\u00e9sign\u00e9e et identifi\u00e9e par l&rsquo;entreprise. En somme, le responsable de traitement, c&rsquo;est la personne qui d\u00e9cide comment et pourquoi les donn\u00e9es personnelles sont utilis\u00e9es dans le cadre du dossier du personnel. C&rsquo;est lui qui veille \u00e0 ce que tout soit conforme aux r\u00e8gles du RGPD, garantissant ainsi le respect de la vie priv\u00e9e de vos collaborateurs.<\/p>\n<p>Cette personne est identifi\u00e9e par un nom et pr\u00e9nom. Elle est la m\u00eame pour tout le personnel et doit \u00eatre form\u00e9e \u00e0 la gestion des demandes de consultation des donn\u00e9es personnelles.<\/p>\n<h2>Factorial, la plateforme qui combine RGPD et dossier du personnel<\/h2>\n<p>Mettre en place un dossier du personnel conforme au RGPD requiert une attention de tous les instants. Des outils align\u00e9s sur les enjeux RGPD vous facilitent la vie.<\/p>\n<p>Vous pouvez d\u00e9mat\u00e9rialiser vos dossiers du personnel via le <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/coffre-fort-numerique\">coffre fort num\u00e9rique<\/a> Factorial, par exemple, pour s\u00e9curiser, sauvegarder et g\u00e9rer les donn\u00e9es personnelles de vos salari\u00e9s.<\/p>\n<p>Factorial propose notamment un <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/hr-software\">logiciel SIRH<\/a> sur-mesure id\u00e9al pour faciliter tous vos processus RH au m\u00eame endroit. Vous pourrez ainsi confectionner des dossiers du personnel en accord avec le RGPD en quelques clics.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>\u2705 <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/demander-demo\">R\u00e9servez une d\u00e9mo gratuite de Factorial avec un expert RH<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>RGPD et dossier du personnel sont intimement li\u00e9s. Depuis l&rsquo;av\u00e8nement du RGPD en entreprise, les donn\u00e9es personnelles jouissent aujourd&rsquo;hui d&rsquo;un statut particulier. Le RGPD en RH a permis d&rsquo;accro\u00eetre la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es qui transitent au sein de l&rsquo;entreprise comme le dossier du personnel. 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