{"id":60241,"date":"2021-11-19T13:52:45","date_gmt":"2021-11-19T11:52:45","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=60241"},"modified":"2024-11-29T14:46:29","modified_gmt":"2024-11-29T12:46:29","slug":"registres-du-personnel-obligatoires","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.fr\/blog\/registres-du-personnel-obligatoires\/","title":{"rendered":"Les registres du personnel obligatoires : des documents indispensables !"},"content":{"rendered":"<p>En tant qu\u2019entreprise qui emploie des salari\u00e9s, vous devez d\u00e9tenir certains documents juridiques. Parmi ceux-ci, les <strong>registres du personnel obligatoires<\/strong> sont essentiels \u00e0 toute soci\u00e9t\u00e9 respectueuse du code du travail.<\/p>\n<p><em>Selon une \u00e9tude du Conseil d&rsquo;orientation pour l&#8217;emploi parue en 2019, 2,5 millions de Fran\u00e7ais pratiquaient du travail non d\u00e9clar\u00e9.<\/em><\/p>\n<p>Ces registres sont nombreux et peuvent \u00eatre r\u00e9clam\u00e9s par les instances l\u00e9gales. Ne pas les poss\u00e9der peut mener \u00e0 des <strong>sanctions p\u00e9nales<\/strong> d\u00e9passant souvent les milliers d\u2019euros.<\/p>\n<p>Dans notre article, d\u00e9couvrez quels sont ces registres du personnel obligatoires et ce qu\u2019ils doivent contenir.<\/p>\n<div class=\"js-toc toc\">\n<p class=\"js-toc-title toc__title\">Table des mati\u00e8res<\/p>\n<nav id=\"fac_toc_nav\" class=\"js-toc-nav toc__nav\" aria-label=\"Table des mati\u00e8res\"><ol class=\"toc__list toc__list--level-1\"><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-1\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/registres-du-personnel-obligatoires\/#les-registres-du-personnel,-c\u2019est-quoi-exactement\" title=\"Les registres du personnel, c\u2019est quoi exactement ?\" data-target-id=\"les-registres-du-personnel,-c\u2019est-quoi-exactement\">Les registres du personnel, c\u2019est quoi exactement ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-2\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/registres-du-personnel-obligatoires\/#quels-sont-les-registres-du-personnel-obligatoires\" title=\"Quels sont les registres du personnel obligatoires ?\" data-target-id=\"quels-sont-les-registres-du-personnel-obligatoires\">Quels sont les registres du personnel obligatoires ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-3\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/registres-du-personnel-obligatoires\/#redigez-vos-registres-du-personnel-facilement-!\" title=\"R\u00e9digez vos registres du personnel facilement !\" data-target-id=\"redigez-vos-registres-du-personnel-facilement-!\">R\u00e9digez vos registres du personnel facilement !<\/a><\/li><\/ol><\/nav><\/div>\n<h2>Les registres du personnel, c\u2019est quoi exactement ?<\/h2>\n<p>Les <strong>registres obligatoires en entreprise<\/strong> sont des documents relatifs au personnel de votre entreprise.<\/p>\n<p>Ils contiennent les donn\u00e9es et informations des personnes travaillant au sein de votre organisation. Ils doivent \u00eatre constamment <strong>mis \u00e0 jour et \u00eatre conformes au Code du travail.<\/strong><\/p>\n<p>Outre leur fonction de recensement, les registres du personnel obligatoires permettent une meilleure gestion en mati\u00e8re de <strong>personnel, d&rsquo;hygi\u00e8ne de sant\u00e9 et de s\u00e9curit\u00e9<\/strong>.<\/p>\n<p>Surtout, ces documents peuvent \u00eatre r\u00e9clam\u00e9s lors d\u2019un contr\u00f4le de l&rsquo;inspection du travail ou de l&rsquo;Urssaf. En effet, ces registres sont une obligation l\u00e9gale. Ainsi, en cas de manquements, vous allez au-devant de sanctions et d\u2019amendes parfois sal\u00e9es.<\/p>\n<h2>Quels sont les registres du personnel obligatoires ?<\/h2>\n<p>Il existe plusieurs registres obligatoires en entreprise. Chacun d\u2019entre eux poss\u00e8de ses propres caract\u00e9ristiques et modalit\u00e9s.<\/p>\n<h3>Le registre unique du personnel<\/h3>\n<p>Le <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/registre-unique-personnel\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">registre unique du personnel<\/a> recense l\u2019ensemble des employeurs d\u2019une m\u00eame entreprise.<\/p>\n<p>C\u2019est un document ou fichier num\u00e9rique qui doit \u00eatre tenu et mis \u00e0 jour par l\u2019employeur d\u00e8s l&#8217;embauche du 1er salari\u00e9.<\/p>\n<p>Il doit contenir les informations suivantes, toujours dans l&rsquo;ordre chronologique des embauches :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Identit\u00e9 de l\u2019employ\u00e9 :<\/strong> nom, pr\u00e9nom(s), date de naissance, sexe, nationalit\u00e9.<\/li>\n<li><strong>Poste occup\u00e9 :<\/strong> emploi, qualification, date d&rsquo;entr\u00e9e et de sortie de l&rsquo;entreprise.<\/li>\n<li><strong>Type de contrat :<\/strong> CDI, contrat d&rsquo;apprentissage, contrat d&rsquo;insertion professionnelle, CDD, Int\u00e9rim&#8230;<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il existe \u00e9galement certaines sp\u00e9cificit\u00e9s \u00e0 indiquer dans le registre unique du personnel selon le type de collaborateur :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Travailleurs \u00e9trangers avec titre de travail<\/strong> : indiquez le type et le num\u00e9ro d&rsquo;ordre du titre.<\/li>\n<li><strong>Travailleurs \u00e0 temps partiel<\/strong> : inscrivez \u201c salari\u00e9 \u00e0 temps partiel \u201c dans le registre.<\/li>\n<li><strong>Int\u00e9rimaires<\/strong> : indiquez les d\u00e9tails de l\u2019entreprise de travail temporaire et ajoutez la mention \u201c salari\u00e9 temporaire \u201c.<\/li>\n<li><strong>Travailleurs avec contrat d\u2019apprentissage ou de professionnalisation<\/strong> : renseignez \u201c contrat \u00e0 dur\u00e9e d\u00e9termin\u00e9e \u201c.<\/li>\n<li><strong>Stagiaires<\/strong> : d\u00e9taillez nom et pr\u00e9nom(s) du stagiaire, dates de d\u00e9but et de fin du stage, nom du tuteur, lieu de pr\u00e9sence du stagiaire.<\/li>\n<li><strong>Travailleurs dont l&rsquo;autorisation d&#8217;embauche ou de licenciement est requise<\/strong> : Sp\u00e9cifiez la date de cette autorisation ou la date de la demande d&rsquo;autorisation.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>\u00c0 noter :<\/strong> si un collaborateur est embauch\u00e9 avec plusieurs contrats successifs, il conviendra d\u2019indiquer sur une nouvelle ligne du registre la date d&rsquo;entr\u00e9e et de sortie correspondantes \u00e0 chaque contrat. Aussi, les informations sur le registre unique du personnel seront conserv\u00e9es <strong>pendant 5 ans<\/strong> \u00e0 partir du d\u00e9part du salari\u00e9 ou du stagiaire de l\u2019\u00e9tablissement.<\/p>\n<p><strong>Quelles sanctions ?<\/strong> Si vous n\u2019avez pas de registre unique du personnel ou si ce dernier n\u2019est pas \u00e0 jour ou incomplet, vous pouvez encourir jusqu\u2019\u00e0 <strong>750 \u20ac<\/strong> d\u2019amende par salari\u00e9 concern\u00e9.<\/p>\n<p><strong><span style=\"color: #339966;\">\u2705<\/span><\/strong><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/modeles\/modele-gratuit-registre-unique-du-personnel\"><strong> T\u00e9l\u00e9chargez votre mod\u00e8le de registre unique du personnel Excel<\/strong><\/a><\/p>\n<h3>Le registre du comit\u00e9 social et \u00e9conomique (CSE)<\/h3>\n<p>Le <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/registre-delegues-du-personnel\/\">registre des d\u00e9l\u00e9gu\u00e9s du personnel<\/a> fait partie des registres du personnel obligatoire et concerne notamment les entreprises de <strong>11 \u00e0 moins de 50 salari\u00e9s<\/strong> qui ont mis en place un comit\u00e9 social et \u00e9conomique.<\/p>\n<p>Un<strong> registre CSE<\/strong> est un document l\u00e9gal qui consigne l\u2019ensemble des r\u00e9clamations et des plaintes des salari\u00e9s via les d\u00e9l\u00e9gu\u00e9s du personnel ainsi que les r\u00e9ponses de l\u2019employeur.<\/p>\n<p>Tenu \u00e0 la disposition de tous les employ\u00e9s comme \u00e0 celle des inspecteurs du travail, vous ne pouvez pas interdire sa consultation.<\/p>\n<p>Quelles sanctions ? L\u2019absence de registre est consid\u00e9r\u00e9e comme un d\u00e9lit d\u2019entrave et peut donc entra\u00eener des sanctions financi\u00e8res allant jusqu\u2019\u00e0 7 500 \u20ac.<\/p>\n<p>Si vous refusez de le pr\u00e9senter \u00e0 l&rsquo;URSSAF ou \u00e0 un inspecteur du travail, vous encourez une amende de 450 \u20ac.<\/p>\n<h3>Document unique d&rsquo;\u00e9valuation des risques (DUER)<\/h3>\n<p>Le <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/document-devaluation-risques-professionnels\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Document unique d&rsquo;\u00e9valuation des risques<\/a> commun\u00e9ment appel\u00e9 <strong>DUER<\/strong> est un registre obligatoire en entreprise d\u00e8s l&#8217;embauche du premier salari\u00e9.<\/p>\n<p>Il doit lister les risques auxquels s\u2019exposent les employ\u00e9s sur leur lieu de travail. Toutes les actions de pr\u00e9vention et de protection mises en place pour les prot\u00e9ger doivent y figurer.<\/p>\n<p>Il est utile tant pour l\u2019employeur que pour le travailleur. Ce document a clairement la vocation d&rsquo;<strong>assurer la s\u00e9curit\u00e9 et de prot\u00e9ger la sant\u00e9 de tous.<\/strong><\/p>\n<p>Accessible \u00e0 l\u2019ensemble des employ\u00e9s d\u2019une m\u00eame entreprise, il doit comporter plusieurs mentions obligatoires. Celles-ci sont li\u00e9es aux r\u00e9sultats de l&rsquo;\u00e9valuation des risques et aux mesures d\u00e9ploy\u00e9es pour les pr\u00e9venir.<\/p>\n<p>Ce registre doit \u00eatre mis \u00e0 jour <strong>au moins 1 fois par an<\/strong>. Vous devez aussi l&rsquo;actualiser en cas de modification des conditions de travail pouvant impacter la sant\u00e9 ou la s\u00e9curit\u00e9 des salari\u00e9s.<\/p>\n<p>D\u2019ailleurs, l&rsquo;\u00e9pid\u00e9mie de Covid-19 a motiv\u00e9 certains ajustements du DUER avec l\u2019\u00e9mergence de nouvelles consignes sanitaires.<\/p>\n<p><strong>Quelles sanctions ?<\/strong> L&rsquo;absence de mise \u00e0 jour du DUER peut g\u00e9n\u00e9rer une contravention de <strong>1 500 \u20ac<\/strong>. Elle\u00a0peut atteindre <strong>3 000 \u20ac<\/strong> en cas de r\u00e9cidive. Si vous refusez de le pr\u00e9senter \u00e0 l&rsquo;inspection du travail, vous serez puni d\u2019une amende de <strong>450 \u20ac<\/strong>.<\/p>\n<h3>Registre des alertes en mati\u00e8re de sant\u00e9 publique et d&rsquo;environnement<\/h3>\n<p>Ce registre concernant les conditions de travail est aussi obligatoire pour toutes les entreprises.<\/p>\n<p>Il doit permettre \u00e0 un salari\u00e9 ou un membre du CSE de <strong>donner l\u2019alerte<\/strong> s\u2018il estime que la soci\u00e9t\u00e9 qui l\u2019emploie utilise des produits ou des proc\u00e9d\u00e9s pr\u00e9sentant un <strong>risque grave pour la sant\u00e9 publique ou l&rsquo;environnement.<\/strong><\/p>\n<p>L&rsquo;alerte devra ainsi \u00eatre consign\u00e9e par \u00e9crit, dat\u00e9e, sign\u00e9e et ajout\u00e9e au registre des alertes en mati\u00e8re de sant\u00e9 publique et d&rsquo;environnement.<\/p>\n<p>Le salari\u00e9 ou repr\u00e9sentant du comit\u00e9 social et \u00e9conomique sera dans l\u2019obligation de pr\u00e9ciser les produits ou proc\u00e9d\u00e9s de fabrication utilis\u00e9s, les cons\u00e9quences potentielles et toute autre information utile.<\/p>\n<p>D\u00e8s lors qu&rsquo;il est de bonne foi, le travailleur qui lance une alerte b\u00e9n\u00e9ficie d\u2019une protection p\u00e9nale telle que la <a href=\"https:\/\/www.vie-publique.fr\/loi\/20762-loi-sapin-2-du-9-decembre-2016-transparence-lutte-contre-la-corruption\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">loi Sapin II<\/a> ou plus r\u00e9cemment, la <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/lanceur-dalerte-directive-europeenne\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Whistleblower Protection Act.<\/a><\/p>\n<p>Le but est de prot\u00e9ger les lanceurs d\u2019alerte contre les repr\u00e9sailles, notamment d\u2019un point de vue juridique.<\/p>\n<p><strong>Quelles sanctions ?<\/strong> Ici, c\u2019est le salari\u00e9 qui encourt une sanction lourde s\u2019il est coupable de d\u00e9nonciation calomnieuse. En effet, il peut \u00eatre puni de <strong>5 ans d&#8217;emprisonnement<\/strong> et de <strong>45 000 \u20ac<\/strong> d&rsquo;amende.<\/p>\n<h3>Registres sp\u00e9cifiques \u00e0 la dur\u00e9e du travail<\/h3>\n<p>Il existe deux registres distincts concernant la dur\u00e9e du travail :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Registre sp\u00e9cial du repos hebdomadaire :<\/strong> il s\u2019adresse aux salari\u00e9s soumis \u00e0 un r\u00e9gime particulier de repos comme cela peut \u00eatre le cas dans l\u2019h\u00f4tellerie. Ce registre obligatoire indique le nom des salari\u00e9s concern\u00e9s et leur jour de repos hebdomadaire. Tout changement du repos hebdomadaire doit y \u00eatre sp\u00e9cifi\u00e9 et peut \u00eatre consult\u00e9 par les salari\u00e9s et l\u2019inspection du travail.<\/li>\n<li><strong>Registre ou tableau organisant le travail en \u00e9quipe :<\/strong> si le poste occup\u00e9 requiert du travail par relais, par roulement ou par \u00e9quipes successives, ce registre devra r\u00e9pertorier la composition nominative de chaque \u00e9quipe. Ce registre ou tableau devra \u00eatre constamment \u00e0 jour et mis \u00e0 la disposition des employ\u00e9s, des membres du CSE et des inspecteurs du travail.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Les registres de s\u00e9curit\u00e9<\/h3>\n<p>L\u00e0 aussi, on recense deux types de registres de s\u00e9curit\u00e9 obligatoires :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Registre de s\u00e9curit\u00e9 incendie :<\/strong> d\u2019une importance capitale, ce registre indique la conduite \u00e0 tenir pour votre personnel ou le public s\u2019y trouvant en cas d&rsquo;incendie ou d&rsquo;\u00e9vacuation. Il doit \u00e9noncer les r\u00e8gles de s\u00e9curit\u00e9 \u00e0 suivre et l&rsquo;ensemble du mat\u00e9riel de lutte contre l&rsquo;incendie pr\u00e9sent dans l&rsquo;\u00e9tablissement.<\/li>\n<li><strong>Registre des v\u00e9rifications \u00e9lectriques :<\/strong> ce document reprend les r\u00e9sultats des v\u00e9rifications \u00e9lectriques ainsi que les travaux et modifications r\u00e9alis\u00e9es en cas de d\u00e9fauts constat\u00e9s. Il est important de pr\u00e9ciser que les v\u00e9rifications doivent imp\u00e9rativement \u00eatre r\u00e9alis\u00e9es par un organisme accr\u00e9dit\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>R\u00e9digez vos registres du personnel facilement !<\/h2>\n<p>Les registres du personnel obligatoires sont l\u00e9gion et il est ais\u00e9 de se perdre dans la jungle administrative fran\u00e7aise.<\/p>\n<p>Ne pas \u00eatre conforme aux lois du travail pourrait vous causer des ennuis, qu\u2019ils soient financiers ou juridiques.<\/p>\n<p>C\u2019est pour cela que Factorial propose des mod\u00e8les de registre adapt\u00e9s \u00e0 tous vos besoins. 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