{"id":37901,"date":"2021-02-15T14:24:48","date_gmt":"2021-02-15T12:24:48","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=37901"},"modified":"2025-11-19T12:40:11","modified_gmt":"2025-11-19T10:40:11","slug":"coffre-fort-numerique","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.fr\/blog\/coffre-fort-numerique\/","title":{"rendered":"Qu&rsquo;est-ce qu&rsquo;un coffre-fort num\u00e9rique ?"},"content":{"rendered":"<p>L\u2019utilisation d\u2019un <strong>coffre-fort num\u00e9rique<\/strong> est aujourd\u2019hui de plus en plus fr\u00e9quente en entreprise, notamment dans le cadre d\u2019un projet de d\u00e9mat\u00e9rialisation et de s\u00e9curisation des donn\u00e9es.<\/p>\n<p>L\u2019archivage num\u00e9rique \u00e9tant au c\u0153ur des strat\u00e9gies de digitalisation RH, les coffres forts num\u00e9riques se pr\u00e9sentent comme une excellente solution.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/get-started\"><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-79433 size-full\" src=\"https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/21122035\/coffre-fort-numerique-min.jpg\" alt=\"coffre-fort num\u00e9rique\" width=\"900\" height=\"308\" srcset=\"https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/21122035\/coffre-fort-numerique-min.jpg 900w, https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/21122035\/coffre-fort-numerique-min-300x103.jpg 300w, https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/21122035\/coffre-fort-numerique-min-768x263.jpg 768w\" sizes=\"(max-width: 900px) 100vw, 900px\" \/><\/a><br \/>\n<div class=\"js-toc toc\">\n<p class=\"js-toc-title toc__title\">Table des mati\u00e8res<\/p>\n<nav id=\"fac_toc_nav\" class=\"js-toc-nav toc__nav\" aria-label=\"Table des mati\u00e8res\"><ol class=\"toc__list toc__list--level-1\"><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-1\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/coffre-fort-numerique\/#le-coffre-fort-numerique-definition\" title=\"Le coffre-fort num\u00e9rique : d\u00e9finition\" data-target-id=\"le-coffre-fort-numerique-definition\">Le coffre-fort num\u00e9rique : d\u00e9finition<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-2\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/coffre-fort-numerique\/#difference-entre-un-coffre-fort-numerique-professionnel,-une-ged-et-un-sae\" title=\"Diff\u00e9rence entre un coffre-fort num\u00e9rique professionnel, une GED et un SAE\" data-target-id=\"difference-entre-un-coffre-fort-numerique-professionnel,-une-ged-et-un-sae\">Diff\u00e9rence entre un coffre-fort num\u00e9rique professionnel, une GED et un SAE<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-3\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/coffre-fort-numerique\/#quel-type-de-document-peut-on-integrer-dans-un-coffre-fort-numerique\" title=\"Quel type de document peut-on int\u00e9grer dans un coffre-fort num\u00e9rique ?\" data-target-id=\"quel-type-de-document-peut-on-integrer-dans-un-coffre-fort-numerique\">Quel type de document peut-on int\u00e9grer dans un coffre-fort num\u00e9rique ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-4\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/coffre-fort-numerique\/#le-coffre-fort-numerique-pour-le-bulletin-de-paie\" title=\"Le coffre-fort num\u00e9rique pour le bulletin de paie\" data-target-id=\"le-coffre-fort-numerique-pour-le-bulletin-de-paie\">Le coffre-fort num\u00e9rique pour le bulletin de paie<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-5\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/coffre-fort-numerique\/#les-avantages-du-coffre-fort-numerique\" title=\"Les avantages du coffre-fort num\u00e9rique\" data-target-id=\"les-avantages-du-coffre-fort-numerique\">Les avantages du coffre-fort num\u00e9rique<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-6\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/coffre-fort-numerique\/#&gt;&gt;&gt;-demandez-une-demo-sans-compromis-et-dematerialisez-vos-donnees-en-toute-securite\" title=\"&gt;&gt;&gt; Demandez une d\u00e9mo sans compromis et d\u00e9mat\u00e9rialisez vos donn\u00e9es en toute s\u00e9curit\u00e9\" data-target-id=\"&gt;&gt;&gt;-demandez-une-demo-sans-compromis-et-dematerialisez-vos-donnees-en-toute-securite\">&gt;&gt;&gt; Demandez une d\u00e9mo sans compromis et d\u00e9mat\u00e9rialisez vos donn\u00e9es en toute s\u00e9curit\u00e9<\/a><\/li><\/ol><\/nav><\/div><\/p>\n<h2>Le coffre-fort num\u00e9rique : d\u00e9finition<\/h2>\n<p>Le coffre-fort num\u00e9rique est aussi appel\u00e9 coffre-fort \u00e9lectronique ou E-coffre-fort.<\/p>\n<p>Il s\u2019agit d\u2019un espace de stockage en ligne qui permet aux entreprises d\u2019archiver des fichiers num\u00e9riques de haute importance, <strong>en toute s\u00e9curit\u00e9<\/strong>.<\/p>\n<p>Un <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/coffre-fort-numerique\">logiciel de coffre-fort num\u00e9rique<\/a> est d&rsquo;autant plus utile pour stocker les documents administratifs, les donn\u00e9es bancaires, les contrats ou encore les factures.<\/p>\n<h3>Les enjeux du coffre fort \u00e9lectronique<\/h3>\n<p>Les principaux enjeux d\u2019un coffre-fort num\u00e9rique sont la confidentialit\u00e9 et l\u2019int\u00e9grit\u00e9 des donn\u00e9es qui y sont entrepos\u00e9es.<\/p>\n<p>Comme ce service doit \u00eatre garant de la valeur probante de chaque document num\u00e9ris\u00e9 qu\u2019il conserve, il doit r\u00e9pondre \u00e0 des r\u00e8gles tr\u00e8s strictes en termes de conditions de r\u00e9cup\u00e9ration des documents stock\u00e9s et de mise en \u0153uvre du service en g\u00e9n\u00e9ral.<\/p>\n<p>L\u2019utilisation d\u2019un coffre-fort en ligne est bien encadr\u00e9e <a href=\"https:\/\/www.legifrance.gouv.fr\/codes\/article_lc\/LEGIARTI000037825515\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">par la loi en France.<\/a><\/p>\n<h3>Les fonctions d&rsquo;un coffre-fort RH<\/h3>\n<p>La diff\u00e9rence entre un stockage comme celui-ci d\u2019une version num\u00e9rique classique r\u00e9side dans le fait que les donn\u00e9es dans un coffre-fort num\u00e9rique ne sont pas accessibles \u00e0 l\u2019h\u00e9bergeur.<\/p>\n<p>Toutes les donn\u00e9es qui y sont inscrites doivent \u00eatre crypt\u00e9es et accessibles uniquement par le biais d\u2019une cl\u00e9 de d\u00e9chiffrement que seul le client utilisateur poss\u00e8de.<\/p>\n<p>Parmi les principales fonctions qu\u2019un coffre-fort num\u00e9rique doit proposer, on citera :<\/p>\n<ul>\n<li>D\u00e9p\u00f4t, destruction et lecture de donn\u00e9es ;<\/li>\n<li>Contr\u00f4le de l\u2019int\u00e9grit\u00e9 ;<\/li>\n<li>Lecture des m\u00e9tadonn\u00e9es techniques ;<\/li>\n<li>Listage du contenu du coffre-fort ;<\/li>\n<li>Lecture du journal des identifiants ;<\/li>\n<li>Information pr\u00e9cise sur l\u2019horodatage des versements ;<\/li>\n<li>Restitution des donn\u00e9es dans le cas d\u2019une destruction ou d\u2019une lecture, etc.<\/li>\n<\/ul>\n<p>\ud83d\udca1 <strong>Quel est le meilleur coffre-fort num\u00e9rique du march\u00e9\u00a0?<\/strong><br \/>\nRetrouvez notre article sur les <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/meilleurs-coffres-forts-numeriques\/\">meilleurs coffres-forts num\u00e9riques<\/a> du march\u00e9.<\/p>\n<h2>Diff\u00e9rence entre un coffre-fort num\u00e9rique professionnel, une GED et un SAE<\/h2>\n<p>Le coffre-fort num\u00e9rique professionnel, ou CFN, n\u2019est pas \u00e0 confondre avec l\u2019outil de gestion \u00e9lectronique de documents, ou GED (comme Google Drive), ou encore avec le syst\u00e8me d\u2019archivage num\u00e9rique, ou SAE.<br \/>\nCe coffre fort virtuel\u00a0n\u2019a pas \u00e9t\u00e9 con\u00e7u pour une gestion courante de vos documents, mais plut\u00f4t pour les prot\u00e9ger en offrant plusieurs garanties, comme :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>P\u00e9rennit\u00e9 :<\/strong> des contr\u00f4les p\u00e9riodiques et une duplication du stockage sont effectu\u00e9s afin de pr\u00e9venir toute perte de vos donn\u00e9es ;<\/li>\n<li><strong>Int\u00e9grit\u00e9 :<\/strong> lors du d\u00e9p\u00f4t, une empreinte num\u00e9rique du client sera cr\u00e9\u00e9e ;<\/li>\n<li><strong>Tra\u00e7abilit\u00e9 :<\/strong> l\u2019historique des utilisateurs permet de tracer toute modification ou autre \u00e9ventuelle anomalie ;<\/li>\n<li><strong>Confidentialit\u00e9 :<\/strong> le contr\u00f4le d\u2019acc\u00e8s et le cryptage des donn\u00e9es vous permettront de s\u00e9curiser au maximum vos donn\u00e9es les plus sensibles.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>La GED<\/h3>\n<p>La <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/ged-assurez-votre-conformite\/\">gestion \u00e9lectronique des documents<\/a> permet aux utilisateurs de miser sur une optimisation pointilleuse de la gestion de leurs documents, en les rendant accessibles et exploitables par le biais de divers moyens \u00e9lectroniques.<\/p>\n<p>L\u2019enjeu principal de la GED n\u2019est pas de garantir l\u2019int\u00e9grit\u00e9 des documents, mais surtout de faciliter et d\u2019am\u00e9liorer leur utilisation en entreprise.<\/p>\n<p>C\u2019est une sorte de syst\u00e8me informatique qui vous aidera \u00e0 am\u00e9liorer la gestion de vos documents \u00e9lectroniques au quotidien.<\/p>\n<h3>Le SAE<\/h3>\n<p>Le SAE, ou le syst\u00e8me d\u2019archivage num\u00e9rique, quant \u00e0 lui, permet aux utilisateurs de conserver des documents qui ont \u00e9t\u00e9 valid\u00e9s, et dont l\u2019\u00e9tat a \u00e9t\u00e9 fig\u00e9 au pr\u00e9alable.<\/p>\n<p>Une fois que vos donn\u00e9es sont int\u00e9gr\u00e9es dans un SAE, elles ne pourront plus \u00eatre modifi\u00e9es.<\/p>\n<p>Les enjeux principaux de ce syst\u00e8me sont la confidentialit\u00e9, la s\u00e9curit\u00e9, la p\u00e9rennit\u00e9 et l\u2019authenticit\u00e9 des documents qui y sont stock\u00e9s.<\/p>\n<p>D\u2019ailleurs, le coffre num\u00e9rique est un \u00e9l\u00e9ment compl\u00e9mentaire au syst\u00e8me d\u2019archivage num\u00e9rique. Ceci dit, le coffre-fort est beaucoup plus s\u00e9curis\u00e9.<\/p>\n<h2>Quel type de document peut-on int\u00e9grer dans un coffre-fort num\u00e9rique ?<\/h2>\n<p><strong>Tous vos documents importants pourront \u00eatre mis dans un coffre-fort \u00e9lectronique<\/strong>.<\/p>\n<p>Avec cette solution RH, vous serez en mesure de vous affranchir des risques de perte ou de d\u00e9gradation des documents.<\/p>\n<p>C&rsquo;est malheureusement quelque chose de courant pour les formats \u00ab papier \u00bb.<\/p>\n<p>Vous pourrez facilement y classer des :<\/p>\n<ul>\n<li>pi\u00e8ces comptables,<\/li>\n<li>documents relatifs \u00e0 la gestion du personnel ou des documents fiscaux,<\/li>\n<li>des documents commerciaux ou civils,<\/li>\n<li>des contrats\u2026<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il est \u00e0 pr\u00e9ciser que la dur\u00e9e l\u00e9gale de conservation des documents d\u00e9pend de leur type :<\/p>\n<ul>\n<li>5 ans pour un contrat de travail ;<\/li>\n<li>6 ans pour tous les \u00e9l\u00e9ments qui peuvent faire l\u2019objet d\u2019un contr\u00f4le de l\u2019administration fiscale ;<\/li>\n<li>10 ans pour le registre comptable (\u00e0 partir de la cl\u00f4ture de l\u2019exercice) et pour un contrat sup\u00e9rieur \u00e0 120 euros qui a \u00e9t\u00e9 conclu par voie \u00e9lectronique ;<\/li>\n<li>30 ans pour un contrat de cession ou d\u2019acquisition de biens fonciers ou immobiliers ;<\/li>\n<li>50 ans pour le bulletin de paie d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 d\u2019un salari\u00e9, etc.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Le coffre-fort num\u00e9rique pour le bulletin de paie<\/h2>\n<p>Avec la solution de <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dematerialisation-rh\/\">d\u00e9mat\u00e9rialisation des donn\u00e9es RH<\/a>, de plus en plus d\u2019entreprises optent pour le bulletin de salaire en ligne, ou BPE.<\/p>\n<p>Depuis la loi Travail de 2017, l\u2019entreprise peut communiquer les bulletins de paie par voie \u00e9lectronique sans forc\u00e9ment avoir l\u2019accord de ses collaborateurs.<\/p>\n<p>Toutefois, les salari\u00e9s se r\u00e9servent le droit de s\u2019y opposer \u00e0 n\u2019importe quel moment, m\u00eame s\u2019ils ont d\u00e9j\u00e0 pu recevoir de nombreux bulletins de paie d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s auparavant.<\/p>\n<p>Pour les \u00e9ventuels r\u00e9fractaires, il serait judicieux de maintenir la possibilit\u00e9 d\u2019une transmission sur papier, comme avant.<\/p>\n<p>Dans le cas d\u2019une opposition, la communication par papier devra \u00eatre r\u00e9alis\u00e9e dans la limite des 3 mois qui suivent le refus du salari\u00e9.<\/p>\n<p>Si le salari\u00e9 venait \u00e0 quitter l\u2019entreprise, et qu\u2019il n\u2019a pas r\u00e9agi aux invitations de son employeur pour l\u2019acc\u00e8s au <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/coffre-fort-electronique-bulletin-de-paie\/\">coffre fort \u00e9lectronique pour bulletin de paie<\/a>, il peut encore le faire dans les 5 ann\u00e9es suivant son d\u00e9part.<\/p>\n<p>Durant cette p\u00e9riode, il pourra r\u00e9cup\u00e9rer librement tous ses documents.<\/p>\n<p>Un salari\u00e9 qui a d\u00e9j\u00e0 re\u00e7u ses bulletins de paie au format num\u00e9rique dans le coffre-fort pourra y avoir acc\u00e8s \u00e0 vie, \u00e9tant donn\u00e9 que l\u2019acc\u00e8s lui appartient.<\/p>\n<p>Il pourra consulter tous ses bulletins de paie num\u00e9riques cumul\u00e9es durant toutes ses ann\u00e9es dans l\u2019entreprise. Il y aura acc\u00e8s via son espace personnel personnalis\u00e9.<\/p>\n<p>Par contre, ni l\u2019entreprise ni les autres salari\u00e9s ne pourront avoir acc\u00e8s aux documents et encore moins aux informations qui s\u2019y trouvent.<\/p>\n<h2>Les avantages du coffre-fort num\u00e9rique<\/h2>\n<p>Le coffre-fort num\u00e9rique est un service compl\u00e8tement modulable et ne poss\u00e8de pas de limite de stockage.<\/p>\n<p>Le client peut adapter la taille de sa capacit\u00e9 de stockage selon ses besoins. C\u2019est un de ses plus gros avantages sur le plan pratique, au quotidien.<\/p>\n<p>En dehors de ce point, nous vous pr\u00e9sentons ci-apr\u00e8s une liste non exhaustive des principaux avantages de l\u2019utilisation de l\u2019E-coffre-fort :<\/p>\n<h3>Respect des obligations l\u00e9gales<\/h3>\n<p>Cette solution n\u2019est pas obligatoire dans les entreprises.<\/p>\n<p>Mais pour \u00eatre en conformit\u00e9 avec la l\u00e9gislation concernant la protection des donn\u00e9es personnelles (RGPD) et de la loi Travail de 2016, L&#8217;employeur peut miser sur ce syst\u00e8me.<\/p>\n<h3>Confidentialit\u00e9 et s\u00e9curit\u00e9<\/h3>\n<p>Les donn\u00e9es stock\u00e9es dans un coffre-fort num\u00e9rique sont confidentielles, sans aucun risque de perte ou de piratage.<\/p>\n<p>Par ailleurs, vos documents ne seront accessibles que par vous via une cl\u00e9 num\u00e9rique unique.<\/p>\n<h3>Optimisation de la gestion des ressources humaines<\/h3>\n<p>Le <strong>coffre-fort num\u00e9rique<\/strong> facilite \u00e9norm\u00e9ment la vie RH. Nul besoin de distribuer les bulletins de paie dans tous les services tous les mois, tout se fera d\u00e9sormais par voie \u00e9lectronique, en seulement quelques clics.<\/p>\n<p>De plus, si un salari\u00e9 a besoin d\u2019un de ses bulletins de salaire, il pourra acc\u00e9der \u00e0 son espace personnel \u00e0 tout moment pour le r\u00e9cup\u00e9rer.<\/p>\n<h3>Am\u00e9lioration de l\u2019image de l\u2019entreprise<\/h3>\n<p>L\u2019utilisation d\u2019un coffre-fort num\u00e9rique offre un point positif non n\u00e9gligeable \u00e0 l\u2019image de l\u2019entreprise.<\/p>\n<p>Par le biais de la simplification de l\u2019acc\u00e8s aux documents \u00e0 tous les salari\u00e9s, vous valoriserez facilement votre image de marque.<\/p>\n<p>Vous serez une entreprise moderne aux yeux de tous vos collaborateurs.<\/p>\n<h3>\u00c9conomie<\/h3>\n<p>Selon la taille de votre entreprise, vous pourrez faire des \u00e9conomies plus ou moins importantes avec l\u2019adoption du coffre-fort num\u00e9rique.<\/p>\n<p>En effet, vous \u00e9conomiserez entre 10 et 30 centimes par document non imprim\u00e9, en moyenne, par mois.<\/p>\n<p>Ce qui repr\u00e9sente une \u00e9conomie notable sur une ann\u00e9e, en plus d\u2019un \u00e9norme gain de temps.<\/p>\n<h3>\u00c9cologie<\/h3>\n<p>Les solutions d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9es ont des r\u00e9percussions sur les processus m\u00e9tiers et sur la vie de l\u2019entreprise en g\u00e9n\u00e9ral.<\/p>\n<p>Opter pour une alternative au papier c\u2019est d\u00e9montrer que l\u2019on veut aller dans le sens des valeurs \u00e9cocitoyennes et environnementales.<\/p>\n<p>Dans toutes les entreprises, les d\u00e9penses en termes de papier pour le stockage et la conservation des archives, des documents et des fichiers en tout genre sont impressionnantes.<\/p>\n<p>En utilisant un coffre-fort num\u00e9rique, l\u2019entreprise pourra facilement r\u00e9duire son empreinte \u00e9cologique.<\/p>\n<p>Visez le \u00ab z\u00e9ro papier \u00bb !<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>En somme, un coffre fort num\u00e9rique vous permet de mieux g\u00e9rer les documents entre l\u2019entreprise et les collaborateurs en interne, d\u2019une part, et entre les collaborateurs externes et les clients, d\u2019autre part.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><strong>&gt;&gt;&gt;<\/strong> <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/demander-demo\"><span style=\"font-size: 18pt; color: #339966;\"><strong>Demandez une d\u00e9mo sans compromis et d\u00e9mat\u00e9rialisez vos donn\u00e9es en toute s\u00e9curit\u00e9<\/strong><\/span><\/a><\/h2>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>L\u2019utilisation d\u2019un coffre-fort num\u00e9rique est aujourd\u2019hui de plus en plus fr\u00e9quente en entreprise, notamment dans le cadre d\u2019un projet de d\u00e9mat\u00e9rialisation et de s\u00e9curisation des donn\u00e9es. L\u2019archivage num\u00e9rique \u00e9tant au c\u0153ur des strat\u00e9gies de digitalisation RH, les coffres forts num\u00e9riques se pr\u00e9sentent comme une excellente solution. 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