{"id":34436,"date":"2020-12-07T16:08:49","date_gmt":"2020-12-07T14:08:49","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=34436"},"modified":"2026-07-07T10:56:42","modified_gmt":"2026-07-07T08:56:42","slug":"dematerialisation-rh","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dematerialisation-rh\/","title":{"rendered":"Tout savoir sur la d\u00e9mat\u00e9rialisation RH au sein d\u2019une entreprise"},"content":{"rendered":"<p><script type=\"application\/ld+json\"><span data-mce-type=\"bookmark\" style=\"display: inline-block; width: 0px; overflow: hidden; line-height: 0;\" class=\"mce_SELRES_start\">\ufeff<\/span>\n{\n  \"@context\": \"https:\/\/schema.org\",\n  \"@type\": \"FAQPage\",\n  \"mainEntity\": [{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Qu'est-ce que la d\u00e9mat\u00e9rialisation du travail ?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"La d\u00e9mat\u00e9rialisation du travail consiste \u00e0 num\u00e9riser les documents et supports d'information, \u00e0 automatiser des t\u00e2ches complexes et \u00e0 permettre le travail \u00e0 distance. Elle transforme les processus traditionnels bas\u00e9s sur le papier en flux de travail num\u00e9riques, optimisant ainsi l'efficacit\u00e9 et la collaboration.\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"C'est quoi la digitalisation RH ?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"La digitalisation RH est le processus de conversion des documents et proc\u00e9dures papier des ressources humaines en formats num\u00e9riques. Cela inclut la gestion des bulletins de paie, des contrats et des demandes d'absence, ce qui simplifie les t\u00e2ches administratives et am\u00e9liore l'efficacit\u00e9 globale de l'entreprise.\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Est-ce que la d\u00e9mat\u00e9rialisation est obligatoire ?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Bien que la d\u00e9mat\u00e9rialisation de tous les documents RH ne soit pas une obligation g\u00e9n\u00e9rale, la loi l'encadre et l'encourage, notamment pour les bulletins de paie. Utiliser un logiciel de gestion d\u2019entreprise tout-en-un comme Factorial assure la conformit\u00e9 l\u00e9gale pour la conservation et la distribution s\u00e9curis\u00e9e de ces documents.\"\n    }\n  }]\n}\n<\/script><br \/>\nDe plus en plus d\u2019entreprises se lancent dans la <strong>d\u00e9mat\u00e9rialisation RH<\/strong>. Cette technique permet de gagner en efficacit\u00e9 et en rapidit\u00e9, en simplifiant et en fluidifiant tous les processus administratifs ainsi que la gestion des diff\u00e9rents documents en rapport avec l\u2019activit\u00e9 des ressources humaines au sein de l\u2019entreprise.<\/p>\n<p>Dans cet article, nous vous exposons tout ce qu\u2019il faut savoir sur le sujet.<\/p>\n<h2>Table des mati\u00e8res<\/h2>\n<ol>\n<li>Qu&rsquo;est ce que la d\u00b4mat\u00e9rialisation RH ?<\/li>\n<li>Quelles sont les obligations l\u00e9gales en mati\u00e8re de d\u00e9mat\u00e9rialisation RH ?<\/li>\n<li>Quels sont les avantages de la d\u00e9mat\u00e9rialisation RH ?<\/li>\n<li>Comment mener \u00e0 bien un projet de d\u00e9mat\u00e9rialisation RH ?<\/li>\n<li>Comment d\u00e9mat\u00e9rialiser le processus de recrutement ?<\/li>\n<li>Dossier du personnel d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9<\/li>\n<li>La d\u00e9mat\u00e9rialisation de tous les documents RH<\/li>\n<li>Questions fr\u00e9quentes : d\u00e9mat\u00e9rialisation RH<\/li>\n<\/ol>\n<p><div class=\"factorial-banner inline-banner banner-demo category-technologie-rh\"\n    data-banner-id=\"174243\"\n    data-banner-type=\"demo\"\n    data-category=\"Technologie RH\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Centralisez tous vos documents RH pour une gestion simplifi\u00e9e avec Factorial.<\/h4>\n            \n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/demander-demo\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose demo btn-brand\" data-cta=\"demo\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Demander une d\u00e9mo                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image has-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.com\/wp-content\/uploads\/2025\/11\/26182231\/documents-1.png\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div><br \/>\n<div class=\"js-toc toc\">\n<p class=\"js-toc-title toc__title\">Table des mati\u00e8res<\/p>\n<nav id=\"fac_toc_nav\" class=\"js-toc-nav toc__nav\" aria-label=\"Table des mati\u00e8res\"><ol class=\"toc__list toc__list--level-1\"><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-1\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dematerialisation-rh\/#table-des-matieres\" title=\"Table des mati\u00e8res\" data-target-id=\"table-des-matieres\">Table des mati\u00e8res<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-2\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dematerialisation-rh\/#qu\u2019est-ce-que-la-dematerialisation-rh\u2009\" title=\"Qu\u2019est-ce que la d\u00e9mat\u00e9rialisation RH\u2009?\" data-target-id=\"qu\u2019est-ce-que-la-dematerialisation-rh\u2009\">Qu\u2019est-ce que la d\u00e9mat\u00e9rialisation RH\u2009?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-3\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dematerialisation-rh\/#quelles-sont-les-obligations-legales-en-matiere-de-dematerialisation\" title=\"Quelles sont les obligations l\u00e9gales en mati\u00e8re de d\u00e9mat\u00e9rialisation ?\u00a0\" data-target-id=\"quelles-sont-les-obligations-legales-en-matiere-de-dematerialisation\">Quelles sont les obligations l\u00e9gales en mati\u00e8re de d\u00e9mat\u00e9rialisation ?\u00a0<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-4\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dematerialisation-rh\/#quels-sont-les-avantages-de-la-dematerialisation-rh\" title=\"Quels sont les avantages de la d\u00e9mat\u00e9rialisation RH ?\" data-target-id=\"quels-sont-les-avantages-de-la-dematerialisation-rh\">Quels sont les avantages de la d\u00e9mat\u00e9rialisation RH ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-5\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dematerialisation-rh\/#comment-mener-a-bien-un-projet-de-dematerialisation-rh\" title=\"Comment mener \u00e0 bien un projet de d\u00e9mat\u00e9rialisation RH ?\" data-target-id=\"comment-mener-a-bien-un-projet-de-dematerialisation-rh\">Comment mener \u00e0 bien un projet de d\u00e9mat\u00e9rialisation RH ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-6\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dematerialisation-rh\/#comment-dematerialiser-le-processus-de-recrutement\" title=\"Comment d\u00e9mat\u00e9rialiser le processus de recrutement ?\" data-target-id=\"comment-dematerialiser-le-processus-de-recrutement\">Comment d\u00e9mat\u00e9rialiser le processus de recrutement ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-7\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dematerialisation-rh\/#dossier-du-personnel-dematerialise\" title=\"Dossier du personnel d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9\" data-target-id=\"dossier-du-personnel-dematerialise\">Dossier du personnel d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-8\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dematerialisation-rh\/#la-dematerialisation-de-tous-les-documents-rh\" title=\"La d\u00e9mat\u00e9rialisation de tous les documents RH\" data-target-id=\"la-dematerialisation-de-tous-les-documents-rh\">La d\u00e9mat\u00e9rialisation de tous les documents RH<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-9\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dematerialisation-rh\/#questions-frequentes-dematerialisation-rh\" title=\"Questions fr\u00e9quentes : d\u00e9mat\u00e9rialisation RH\" data-target-id=\"questions-frequentes-dematerialisation-rh\">Questions fr\u00e9quentes : d\u00e9mat\u00e9rialisation RH<\/a><\/li><\/ol><\/nav><\/div><\/p>\n<h2><span style=\"color: #000000;\"><strong>Qu\u2019est-ce que la d\u00e9mat\u00e9rialisation RH\u2009?<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>La <strong>d\u00e9mat\u00e9rialisation RH<\/strong> consiste \u00e0 remplacer les documents papier par des fichiers num\u00e9riques conserv\u00e9s sur des supports informatiques s\u00e9curis\u00e9s. \u00c0 ne pas confondre avec la simple num\u00e9risation: scanner un document produit une copie num\u00e9rique, tandis que la d\u00e9mat\u00e9rialisation native g\u00e9n\u00e8re un document original sous forme \u00e9lectronique depuis un syst\u00e8me d&rsquo;information.<\/p>\n<p>Les ressources humaines font partie des services les plus consommateurs de papier au sein d\u2019une entreprise. La d\u00e9mat\u00e9rialisation repr\u00e9sente donc la meilleure solution afin de r\u00e9duire les d\u00e9penses, tout en gagnant du temps.<\/p>\n<p>Deux approches sont possibles :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>La d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents<\/strong><br \/>\nIl s\u2019agit ici de transformer tous les documents papier des employ\u00e9s et de l\u2019entreprise en supports num\u00e9riques : bulletins de salaire, demandes d\u2019absence, contrats de travail, r\u00e8glement int\u00e9rieur\u2026<\/li>\n<li><strong>La d\u00e9mat\u00e9rialisation des processus<\/strong><br \/>\nCette approche consiste en la <strong>digitalisation RH des processus<\/strong>, c\u2019est-\u00e0-dire, le traitement et la gestion de certaines t\u00e2ches en mettant en place une plateforme collaborative, permettant ainsi de <strong>faciliter les \u00e9changes<\/strong> entre les diff\u00e9rentes parties prenantes.<\/li>\n<\/ul>\n<p>On distingue donc deux types de d\u00e9mat\u00e9rialisation RH :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>La d\u00e9mat\u00e9rialisation native <\/strong>: on parle de d\u00e9mat\u00e9rialisation native lorsqu\u2019un document n\u2019a pas besoin d\u2019\u00eatre num\u00e9ris\u00e9, mais est produit tout de suite en version \u00e9lectronique.<\/li>\n<li><strong>La d\u00e9mat\u00e9rialisation a posteriori <\/strong>: il s\u2019agit ici de la transformation des documents papier en format \u00e9lectronique.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><span style=\"color: #000000;\"><strong>Quelles sont les obligations l\u00e9gales en mati\u00e8re de d\u00e9mat\u00e9rialisation ?\u00a0<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Selon l&rsquo;article L3243-2 du Code du travail, l&#8217;employeur peut remettre le bulletin de paie sous forme \u00e9lectronique, sauf opposition du salari\u00e9, dans des conditions garantissant l&rsquo;int\u00e9grit\u00e9, la disponibilit\u00e9 et la confidentialit\u00e9 des donn\u00e9es. Cette facult\u00e9 est ouverte depuis la loi du 12 mai 2009 et a \u00e9t\u00e9 \u00e9largie par la loi Travail du 8 ao\u00fbt 2016 (loi El Khomri, art. 54), qui a supprim\u00e9 l&rsquo;obligation d&rsquo;obtenir l&rsquo;accord pr\u00e9alable du salari\u00e9.<\/p>\n<p>La loi Travail du 8 ao\u00fbt 2016 (loi El Khomri) a simplifi\u00e9 le d\u00e9ploiement du bulletin de paie num\u00e9rique en supprimant l&rsquo;accord pr\u00e9alable du salari\u00e9, qui conserve toutefois un droit d&rsquo;opposition \u00e0 tout moment. Pour stocker ces documents en toute s\u00e9curit\u00e9, vous pouvez utiliser un\u00a0<a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/coffre-fort-electronique-bulletin-de-paie\/\">coffre-fort \u00e9lectronique pour bulletin de paie<\/a>.<\/p>\n<p>Le respect de l\u2019horodatage \u00e9lectronique des diff\u00e9rents documents est \u00e9galement exig\u00e9 par la loi. Le bulletin de salaire doit contenir des signatures \u00e9lectroniques certifi\u00e9es afin de prot\u00e9ger leur int\u00e9grit\u00e9 et doit \u00eatre conserv\u00e9 dans un coffre-fort li\u00e9 au CPA. Ce dernier doit \u00eatre accessible \u00e0 l\u2019employ\u00e9.<\/p>\n<p>La dur\u00e9e de conservation du bulletin de paie \u00e9lectronique est encadr\u00e9e par l&rsquo;article L3243-2 du Code du travail et son d\u00e9cret d&rsquo;application. Le document doit rester disponible pendant 50 ans ou jusqu&rsquo;\u00e0 l&rsquo;\u00e2ge de 75 ans du salari\u00e9 (soit l&rsquo;\u00e2ge l\u00e9gal de la retraite major\u00e9 de six ans), selon la dur\u00e9e la plus longue. C&rsquo;est l&#8217;employeur qui garantit cette disponibilit\u00e9, dans les conditions fix\u00e9es par d\u00e9cret en Conseil d&rsquo;\u00c9tat.<\/p>\n<h2><span style=\"color: #000000;\"><strong>Quels sont les avantages de la d\u00e9mat\u00e9rialisation RH ?<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Les chiffres confirment l&rsquo;impact concret de cette transition. Selon le Barom\u00e8tre Digiposte\/OpinionWay de 2026 (6e vague), 68 % des salari\u00e9s fran\u00e7ais re\u00e7oivent d\u00e9sormais leur bulletin de paie au format num\u00e9rique, contre 42 % en 2026. Par ailleurs, 94 % des professionnels RH se d\u00e9clarent favorables \u00e0 la digitalisation des documents administratifs, et 91 % citent le gain de temps comme avantage principal.<\/p>\n<p>Les avantages principaux du processus de d\u00e9mat\u00e9rialisation sont le\u00a0<strong>gain de temps et de productivit\u00e9<\/strong>, mais aussi la\u00a0<strong>protection renforc\u00e9e des donn\u00e9es confidentielles<\/strong>\u00a0de l\u2019entreprise.<\/p>\n<p>Une plateforme num\u00e9rique permet la <strong>tra\u00e7abilit\u00e9 de tous les documents<\/strong> de l\u2019entreprise en cas de litige. Contrairement aux versions papier, les documents \u00e9lectroniques ont tr\u00e8s peu de risque de se perdre.<\/p>\n<p>Toutes les donn\u00e9es sont en effet stock\u00e9es et s\u00e9curis\u00e9es. Les utilisateurs pourront alors interagir via la plateforme \u00e0 l\u2019aide d\u2019un mot de passe. La date et l\u2019heure, ainsi que les adresses IP et les diff\u00e9rentes modifications effectu\u00e9es sont tra\u00e7ables.<\/p>\n<p>Cette technique permet notamment de :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Mieux traiter les flux de documents<\/strong>, tout en facilitant leur diffusion.<\/li>\n<li><strong>R\u00e9aliser des \u00e9conomies<\/strong> sur les fournitures papier et respecter l&rsquo;environnement.<\/li>\n<li><strong>Renforcer l\u2019exp\u00e9rience collaborateur<\/strong>, en rendant le salari\u00e9 plus autonome et responsable.<\/li>\n<li>Mettre en lumi\u00e8re la <strong>performance du service RH<\/strong> en mati\u00e8re d\u2019organisation.<\/li>\n<li>Offrir aux collaborateurs un <strong>outil de travail innovant et performant<\/strong>.<\/li>\n<li><strong>Garantir les obligations l\u00e9gales<\/strong> li\u00e9es \u00e0 la dur\u00e9e de conservation des donn\u00e9es.<\/li>\n<li>B\u00e9n\u00e9ficier d\u2019une <strong>actualisation instantan\u00e9e<\/strong> <strong>des documents<\/strong>.<\/li>\n<li>Diminuer les imp\u00e9ratifs li\u00e9s \u00e0 la distance gr\u00e2ce \u00e0 l&rsquo;accessibilit\u00e9 via un mobile\u2026<\/li>\n<\/ul>\n<h2><span style=\"color: #000000;\"><strong>Comment mener \u00e0 bien un projet de d\u00e9mat\u00e9rialisation RH ?<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Passer \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation RH est un projet structurant qui n\u00e9cessite une pr\u00e9paration rigoureuse. Une cartographie pr\u00e9alable des flux documentaires existants, volumes, circuits de validation, points de friction, permet de mesurer les changements \u00e0 venir et d&rsquo;en \u00e9valuer l&rsquo;impact sur les \u00e9quipes. Cette phase de diagnostic est aussi l&rsquo;occasion de quantifier les co\u00fbts actuels (impression, affranchissement, archivage physique) afin d&rsquo;objectiver le retour sur investissement attendu.<\/p>\n<h3><strong>Anticipation de la transition num\u00e9rique<\/strong><\/h3>\n<p>Passer \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation RH est un projet tr\u00e8s important qui n\u00e9cessite une bonne pr\u00e9paration. Une \u00e9tude prospective au pr\u00e9alable est alors obligatoire. Cette \u00e9tude permet de mesurer les diff\u00e9rents changements et d\u2019en \u00e9valuer les impacts.<\/p>\n<p>L\u2019anticipation permet ainsi de faire une \u00e9valuation et une analyse du futur environnement et des conditions de travail des collaborateurs. Cette \u00e9tape permet \u00e9galement de s\u2019assurer de la bonne conduite du projet entre les d\u00e9partements internes de la soci\u00e9t\u00e9.<\/p>\n<h3><strong>Construction d\u2019une gestion de fonds documentaire<\/strong><\/h3>\n<p>En vue d\u2019un d\u00e9ploiement d\u2019un projet de d\u00e9mat\u00e9rialisation, il est important de passer par la normalisation documentaire. Chaque entreprise doit se lancer dans la construction d\u2019une bonne gestion de fonds documentaire (informatis\u00e9).<\/p>\n<p>Il y a quelques petites \u00e9tapes \u00e0 suivre pour ce processus :<\/p>\n<ul>\n<li>Le typage (identifier les documents : titre, cat\u00e9gorie\u2026).<\/li>\n<li>L\u2019actualisation du fonds documentaire (mise \u00e0 jour des informations s\u00e9curis\u00e9es avec une facilitation de leur acc\u00e8s).<\/li>\n<li>La mise en place d\u2019un plan de classement de gestion de l\u2019information.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Avec cette derni\u00e8re, il vous sera possible de classer tous les documents de l\u2019entreprise par cat\u00e9gorie en utilisant la gestion \u00e9lectronique de documents.<\/p>\n<p>Une fois cette phase r\u00e9alis\u00e9e, l\u2019anticipation des changements de processus qu\u2019a engendr\u00e9s la d\u00e9mat\u00e9rialisation sera plus facile. Apr\u00e8s cette \u00e9tape, vous pourrez conserver vos donn\u00e9es en toute s\u00e9curit\u00e9, caract\u00e9riser vos documents et vous aurez un acc\u00e8s rapide et simple pour leur consultation.<\/p>\n<h3><strong>Respect de la dur\u00e9e de conservation des documents<\/strong><\/h3>\n<p>La dur\u00e9e de conservation des documents peut varier, selon le cas, entre quelques mois et 90 ans. Dans un <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/coffre-fort-numerique\/\">coffre fort num\u00e9rique<\/a>, vous pouvez conserver toute documentation documentation \u00e0 votre entreprise et vos salari\u00e9s, en toute s\u00e9curit\u00e9 et \u00e0 port\u00e9e de main.<\/p>\n<p>Pour conna\u00eetre la dur\u00e9e de conservation de chaque document, il est primordial de s\u2019informer sur la l\u00e9gislation qui y est relative. Il s\u2019agit ici d\u2019un grand projet de r\u00e9forme qui d\u00e9pend de la densit\u00e9 du fonds \u00e9ditorial qu\u2019il va falloir traiter.<\/p>\n<h3><strong>Suspension de la combinaison de la version papier et \u00e9lectronique<\/strong><\/h3>\n<p>Pour un r\u00e9sultat abouti et imm\u00e9diat, il est fortement conseill\u00e9 de se lancer dans la sensibilisation et l\u2019\u00e9ducation des collaborateurs concernant le passage \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation.<\/p>\n<p>Faire dispara\u00eetre ce que l\u2019on peut appeler la \u00ab\u2009cohabitation\u2009\u00bb entre le papier et l\u2019\u00e9lectronique serait l\u2019id\u00e9al. Cependant, l\u2019emploi du papier peut \u00eatre sollicit\u00e9 dans certains cas exceptionnels.<\/p>\n<h3><strong>Gestion m\u00e9ticuleuse de la cha\u00eene logistique<\/strong><\/h3>\n<p>Dans un processus de d\u00e9mat\u00e9rialisation, les enjeux qui sont li\u00e9s \u00e0 la cha\u00eene logistique sont tr\u00e8s importants, notamment la num\u00e9risation de l\u2019historique. Pour cette phase, diverses solutions pourront s\u2019offrir \u00e0 vous :<\/p>\n<ul>\n<li>L\u2019externalisation de la politique de num\u00e9risation.<\/li>\n<li>La conversion au format \u00e9lectronique du stockage \u00e0 l\u2019aide d\u2019un syst\u00e8me d\u2019unit\u00e9s mobiles de num\u00e9risation.<\/li>\n<li>La gestion de la strat\u00e9gie de num\u00e9risation en interne.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Conformit\u00e9 RGPD et valeur juridique des documents<\/h3>\n<p>Un projet de d\u00e9mat\u00e9rialisation RH ne se limite pas \u00e0 la conversion de fichiers. Il doit garantir la valeur juridique et probante des documents produits. Plusieurs points de vigilance s&rsquo;imposent :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Choisir un tiers de confiance qualifi\u00e9<\/strong> pour l&rsquo;archivage, afin de garantir l&rsquo;opposabilit\u00e9 des documents en cas de litige.<\/li>\n<li><strong>Respecter le RGPD <\/strong>: informer le personnel sur le traitement de ses donn\u00e9es, limiter la collecte au strict n\u00e9cessaire et s\u00e9curiser les acc\u00e8s conform\u00e9ment aux recommandations de la CNIL.<\/li>\n<li><strong>Appliquer les dur\u00e9es de conservation l\u00e9gales <\/strong>: 50 ans pour les bulletins de paie \u00e9lectroniques, selon l&rsquo;article L3243-2 du Code du travail.<\/li>\n<li><strong>Respecter le droit d&rsquo;opposition du salari\u00e9<\/strong> : celui-ci peut refuser la remise \u00e9lectronique \u00e0 tout moment, sans justification.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><span style=\"color: #000000;\"><strong>Comment d\u00e9mat\u00e9rialiser le processus de recrutement ?<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>La d\u00e9mat\u00e9rialisation du recrutement couvre l&rsquo;ensemble du processus: candidatures en ligne, entretiens vid\u00e9o, tests d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s et propositions d&#8217;embauche sign\u00e9es \u00e9lectroniquement. Avec les bons outils, le tri des candidatures est plus rapide et la constitution d&rsquo;un vivier de talents plus structur\u00e9e.<\/p>\n<p>En plus d\u2019offrir un gain de temps consid\u00e9rable au service des ressources humaines, les outils sont aussi d\u2019une grande aide concernant la s\u00e9lection et la cr\u00e9ation d\u2019une base de donn\u00e9es solide pour les futures s\u00e9lections.<\/p>\n<p>Les r\u00e9seaux sociaux professionnels ont aussi facilit\u00e9 la d\u00e9mat\u00e9rialisation des recrutements, une aubaine pour les g\u00e9n\u00e9rations futures dans l\u2019univers du travail.<\/p>\n<p>\ud83d\udca1\u00a0<strong>Avec Factorial<\/strong>, la gestion des candidatures, l&rsquo;envoi des contrats et la collecte des documents d&rsquo;onboarding s&rsquo;effectuent depuis une seule plateforme. Le dossier du personnel est constitu\u00e9 automatiquement d\u00e8s la signature du contrat, sans ressaisie manuelle.<\/p>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-demo category-technologie-rh\"\n    data-banner-id=\"174243\"\n    data-banner-type=\"demo\"\n    data-category=\"Technologie RH\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Centralisez tous vos documents RH pour une gestion simplifi\u00e9e avec Factorial.<\/h4>\n            \n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/demander-demo\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose demo btn-brand\" data-cta=\"demo\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Demander une d\u00e9mo                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image has-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.com\/wp-content\/uploads\/2025\/11\/26182231\/documents-1.png\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h2><span style=\"color: #000000;\"><strong>Dossier du personnel d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Avec un logiciel adapt\u00e9, il sera plus facile d\u2019archiver, de g\u00e9rer, de consulter et de classer en quelques clics les documents de chaque salari\u00e9 au sein d\u2019une entreprise, le tout de mani\u00e8re s\u00e9curis\u00e9e.<\/p>\n<p>Comme dans tous les processus de d\u00e9mat\u00e9rialisation, il faudra passer par 3 \u00e9tapes pour d\u00e9mat\u00e9rialiser le dossier du personnel \u00e0 l\u2019aide d\u2019un <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/hr-software\">logiciel RH<\/a> d\u00e9di\u00e9 :<\/p>\n<ul>\n<li>L\u2019int\u00e9gration des documents n\u00e9cessaires dans un format \u00e9lectronique (PDF, Word, Excel\u2026), des flux documentaires et des documents en format papier (apr\u00e8s num\u00e9risation).<\/li>\n<li>Le classement des dossiers avec leur indexation par m\u00e9tadonn\u00e9e et par mot-cl\u00e9 pour mieux faciliter les recherches.<\/li>\n<li>L\u2019archivage avec la conformit\u00e9 r\u00e9glementaire et fiscale ainsi que le respect de toutes les normes d\u2019archivage, de certification et d\u2019horodatage.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><span style=\"color: #000000;\"><strong>La d\u00e9mat\u00e9rialisation de tous les documents RH<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Comme on l\u2019a pr\u00e9cis\u00e9 un peu plus t\u00f4t dans cet article, tous les documents relatifs aux ressources humaines peuvent \u00eatre d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s, en plus du dossier du personnel.<\/p>\n<p>Vous pouvez automatiser la disffusion du bulletin de paie ou faciliter la signature du contrat de travail. Voici une liste non exhaustive des documents que vous pourrez int\u00e9grer dans le processus de d\u00e9mat\u00e9rialisation :<\/p>\n<ul>\n<li>Attestations de formation.<\/li>\n<li>R\u00e8glement int\u00e9rieur de l\u2019entreprise.<\/li>\n<li>Bilan social individuel.<\/li>\n<li>Lettres d\u2019information.<\/li>\n<li>Notices de mutuelle.<\/li>\n<li>Mots du directeur ou du service.<\/li>\n<li>Solde de tout compte.<\/li>\n<li>Primes d\u2019int\u00e9ressement, etc.<\/li>\n<\/ul>\n<p>\u00c0 noter que certains documents sont d\u00e9j\u00e0 int\u00e9gralement d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s par obligation l\u00e9gale. C&rsquo;est le cas de la\u00a0<strong>D\u00e9claration Sociale Nominative (DSN)<\/strong>, qui est 100 % num\u00e9rique depuis 2017 et constitue le canal unique de transmission des donn\u00e9es sociales \u00e0 l&rsquo;administration. Sa mise en place dans un logiciel de paie est souvent le premier pas vers une d\u00e9mat\u00e9rialisation RH plus globale.<\/p>\n<p>Parmi tous les documents en lien avec les ressources humaines \u00e0 d\u00e9mat\u00e9rialiser, il est conseill\u00e9 de prioriser ceux qui pourront vous faire \u00e9conomiser du temps, de l\u2019espace et de l\u2019argent. Avec un processus progressif, vous pourrez mieux vous concentrer sur la gestion des documents par la suite.<\/p>\n<p>Il est temps d&rsquo;assurer une transformation digitale qui profite \u00e0 votre entreprise.<\/p>\n<p><span style=\"color: #000000;\"><strong><span style=\"font-size: 18pt;\">Passez \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation RH avec Factorial<\/span><\/strong><\/span><\/p>\n<p>Enti\u00e8rement bas\u00e9e sur le Cloud, la solution de Factorial simplifie la gestion des documents RH \u00e0 tous les niveaux de l&rsquo;entreprise.<\/p>\n<h3>Coffre num\u00e9rique RH<\/h3>\n<p><strong>Pour les salari\u00e9s<\/strong> : Plus de paperasse et de recherche fastidieuse. Les employ\u00e9s peuvent d\u00e9sormais acc\u00e9der facilement et rapidement \u00e0 leurs documents RH. C&rsquo;est gratuit pour les salari\u00e9s et disponible pendant 50 ans.<\/p>\n<p><strong>Pour les employeurs<\/strong> : Centralisez et archivez en toute s\u00e9curit\u00e9 les bulletins de salaire de vos collaborateurs, et les documents d&rsquo;entreprise.<\/p>\n<p>\ud83d\udca1 <strong>Quel est le meilleur coffre-fort num\u00e9rique du march\u00e9\u00a0?<\/strong><br \/>\nRetrouvez notre article sur les <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/meilleurs-coffres-forts-numeriques\/\">meilleurs coffres-forts num\u00e9riques<\/a> du march\u00e9.<\/p>\n<h3>Gestion documentaire RH<\/h3>\n<p>Le dossier salari\u00e9 est d\u00e9sormais unifi\u00e9, accessible en tout temps et partag\u00e9 en toute s\u00e9curit\u00e9. Plus besoin de vous soucier de la limitation d&rsquo;archivage de documents, car nous avons pens\u00e9 \u00e0 tout.<\/p>\n<h3>Signature \u00e9lectronique RH<\/h3>\n<p>Simplifiez le processus de signature des contrats, des avenants, clause de confidentialit\u00e9 ou de non-concurrence&#8230; Quelques clics suffisent pour finaliser ces transactions cruciales.<\/p>\n<p>Avec Factorial, la d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents RH devient une r\u00e9alit\u00e9, vous permettant de gagner du temps, de r\u00e9duire les co\u00fbts et d&rsquo;offrir une exp\u00e9rience plus fluide \u00e0 vos employ\u00e9s. D\u00e9couvrez d\u00e8s maintenant comment notre solution r\u00e9volutionne la gestion des ressources humaines pour les entreprises modernes.<\/p>\n<h2>Questions fr\u00e9quentes : d\u00e9mat\u00e9rialisation RH<\/h2>\n<h3>Qu&rsquo;est-ce que la d\u00e9mat\u00e9rialisation du travail ?<\/h3>\n<p>La d\u00e9mat\u00e9rialisation du travail consiste \u00e0 num\u00e9riser les documents et supports d&rsquo;information, \u00e0 automatiser des t\u00e2ches complexes et \u00e0 permettre le travail \u00e0 distance. Elle transforme les processus traditionnels bas\u00e9s sur le papier en flux de travail num\u00e9riques, optimisant ainsi l&rsquo;efficacit\u00e9 et la collaboration.<\/p>\n<h3>C&rsquo;est quoi la digitalisation RH ?<\/h3>\n<p>La digitalisation RH est le processus de conversion des documents et proc\u00e9dures papier des ressources humaines en formats num\u00e9riques. Cela inclut la gestion des bulletins de paie, des contrats et des demandes d&rsquo;absence, ce qui simplifie les t\u00e2ches administratives et am\u00e9liore l&rsquo;efficacit\u00e9 globale de l&rsquo;entreprise.<\/p>\n<h3>Est-ce que la d\u00e9mat\u00e9rialisation est obligatoire ?<\/h3>\n<p>Bien que la d\u00e9mat\u00e9rialisation de tous les documents RH ne soit pas une obligation g\u00e9n\u00e9rale, la loi l&rsquo;encadre et l&rsquo;encourage, notamment pour les bulletins de paie. Utiliser un logiciel de gestion d\u2019entreprise tout-en-un comme Factorial assure la conformit\u00e9 l\u00e9gale pour la conservation et la distribution s\u00e9curis\u00e9e de ces documents.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>De plus en plus d\u2019entreprises se lancent dans la d\u00e9mat\u00e9rialisation RH. Cette technique permet de gagner en efficacit\u00e9 et en rapidit\u00e9, en simplifiant et en fluidifiant tous les processus administratifs ainsi que la gestion des diff\u00e9rents documents en rapport avec l\u2019activit\u00e9 des ressources humaines au sein de l\u2019entreprise. 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