{"id":34304,"date":"2020-12-11T19:16:26","date_gmt":"2020-12-11T17:16:26","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=34304"},"modified":"2025-12-22T15:39:05","modified_gmt":"2025-12-22T13:39:05","slug":"gestion-notes-de-frais-guide","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.fr\/blog\/gestion-notes-de-frais-guide\/","title":{"rendered":"Gestion des notes de frais : comment faire ?"},"content":{"rendered":"<p><script type=\"application\/ld+json\">\n{\n  \"@context\": \"https:\/\/schema.org\",\n  \"@type\": \"FAQPage\",\n  \"mainEntity\": [{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Quelle est la diff\u00e9rence entre un remboursement au r\u00e9el et un remboursement au forfait ?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Le remboursement au r\u00e9el correspond \u00e0 la somme exacte d\u00e9pens\u00e9e par le salari\u00e9, sur pr\u00e9sentation de justificatifs.\nLe remboursement au forfait suit les plafonds fix\u00e9s par l\u2019URSSAF. Si le salari\u00e9 d\u00e9pense davantage, le surplus reste \u00e0 sa charge.\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Quelle est la dur\u00e9e l\u00e9gale de conservation des justificatifs ?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Les pi\u00e8ces comptables li\u00e9es aux notes de frais doivent \u00eatre conserv\u00e9es 10 ans, m\u00eame sous format num\u00e9rique. En cas de contr\u00f4le de l\u2019URSSAF ou de l\u2019administration fiscale, elles doivent pouvoir \u00eatre pr\u00e9sent\u00e9es.\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Comment \u00e9viter les erreurs et les fraudes dans la gestion des notes de frais ?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"D\u00e9finissez une politique de d\u00e9penses claire, fixez des plafonds de remboursement, centralisez les justificatifs et utilisez un logiciel d\u00e9di\u00e9 pour automatiser les validations et rep\u00e9rer les anomalies.\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Quel est le meilleur moyen de simplifier la gestion des notes de frais ?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"La solution la plus efficace reste la d\u00e9mat\u00e9rialisation via un logiciel RH ou SIRH. Elle permet de centraliser les justificatifs, d\u2019automatiser le remboursement et de rester conforme aux r\u00e8gles URSSAF.\"\n    }\n  }]\n}\n<\/script><\/p>\n<p>La <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/gestion-notes-frais\">gestion des notes de frais<\/a> semble simple sur le papier : un salari\u00e9 avance une d\u00e9pense, l\u2019entreprise rembourse. En pratique, c\u2019est souvent tout l\u2019inverse. Tickets \u00e9gar\u00e9s, montants discutables, validations qui tra\u00eenent\u2026 la confusion s\u2019installe vite. Derri\u00e8re ces petits d\u00e9tails se cachent pourtant des enjeux importants : rigueur comptable, conformit\u00e9 fiscale et climat de confiance entre collaborateurs.<\/p>\n<div class=\"js-toc toc\">\n<p class=\"js-toc-title toc__title\">Table des mati\u00e8res<\/p>\n<nav id=\"fac_toc_nav\" class=\"js-toc-nav toc__nav\" aria-label=\"Table des mati\u00e8res\"><ol class=\"toc__list toc__list--level-1\"><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-1\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/gestion-notes-de-frais-guide\/#qu\u2019est-ce-que-la-gestion-des-notes-de-frais\" title=\"Qu\u2019est ce que la gestion des notes de frais ?\" data-target-id=\"qu\u2019est-ce-que-la-gestion-des-notes-de-frais\">Qu\u2019est ce que la gestion des notes de frais ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-2\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/gestion-notes-de-frais-guide\/#quelles-sont-les-conditions-legales-a-respecter-pour-qu\u2019une-note-de-frais-soit-legale\" title=\"Quelles sont les conditions l\u00e9gales \u00e0 respecter pour qu\u2019une note de frais soit l\u00e9gale ?\" data-target-id=\"quelles-sont-les-conditions-legales-a-respecter-pour-qu\u2019une-note-de-frais-soit-legale\">Quelles sont les conditions l\u00e9gales \u00e0 respecter pour qu\u2019une note de frais soit l\u00e9gale ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-3\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/gestion-notes-de-frais-guide\/#quels-types-de-frais-professionnels-sont-concernes\" title=\"Quels types de frais professionnels sont concern\u00e9s ?\" data-target-id=\"quels-types-de-frais-professionnels-sont-concernes\">Quels types de frais professionnels sont concern\u00e9s ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-4\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/gestion-notes-de-frais-guide\/#qui-gere-les-notes-de-frais\" title=\"Qui g\u00e8re les notes de frais ?\" data-target-id=\"qui-gere-les-notes-de-frais\">Qui g\u00e8re les notes de frais ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-5\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/gestion-notes-de-frais-guide\/#gestion-des-notes-de-frais-quels-justificatifs\" title=\"Gestion des notes de frais : quels justificatifs ?\" data-target-id=\"gestion-des-notes-de-frais-quels-justificatifs\">Gestion des notes de frais : quels justificatifs ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-6\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/gestion-notes-de-frais-guide\/#le-traitement-comptable-des-notes-de-frais\" title=\"Le traitement comptable des notes de frais\" data-target-id=\"le-traitement-comptable-des-notes-de-frais\">Le traitement comptable des notes de frais<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-7\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/gestion-notes-de-frais-guide\/#les-cas-particuliers-de-la-gestion-de-note-de-frais\" title=\"Les cas particuliers de la gestion de note de frais\" data-target-id=\"les-cas-particuliers-de-la-gestion-de-note-de-frais\">Les cas particuliers de la gestion de note de frais<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-8\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/gestion-notes-de-frais-guide\/#comment-optimiser-la-gestion-de-notes-de-frais\" title=\"Comment optimiser la gestion de notes de frais ?\" data-target-id=\"comment-optimiser-la-gestion-de-notes-de-frais\">Comment optimiser la gestion de notes de frais ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-9\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/gestion-notes-de-frais-guide\/#le-logiciel-de-gestion-de-notes-de-frais-la-solution-qu\u2019il-vous-faut-!\" title=\"Le logiciel de gestion de notes de frais : la solution qu\u2019il vous faut !\" data-target-id=\"le-logiciel-de-gestion-de-notes-de-frais-la-solution-qu\u2019il-vous-faut-!\">Le logiciel de gestion de notes de frais : la solution qu\u2019il vous faut !<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-10\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/gestion-notes-de-frais-guide\/#vos-questions-frequentes-sur-les-notes-de-frais\" title=\"Vos questions fr\u00e9quentes sur les notes de frais\" data-target-id=\"vos-questions-frequentes-sur-les-notes-de-frais\">Vos questions fr\u00e9quentes sur les notes de frais<\/a><\/li><\/ol><\/nav><\/div>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-freebie category-finances-et-comptabilite\"\n    data-banner-id=\"173711\"\n    data-banner-type=\"freebie\"\n    data-category=\"Finances et comptabilit\u00e9\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Mod\u00e8le Excel de note de frais<\/h4>\n            \n                            <p>Retrouvez ce tableau simple et efficace pour centraliser et standardiser le suivi des d\u00e9penses professionnelles.<\/p>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/modeles\/modele-note-de-frais\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose freebie\" data-cta=\"freebie\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    T\u00e9l\u00e9charger gratuitement                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image has-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.com\/wp-content\/uploads\/2025\/11\/17135541\/freebie-note-de-frais.png\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h2>Qu\u2019est ce que la gestion des notes de frais ?<\/h2>\n<p>Les employ\u00e9(e)s peuvent \u00eatre amen\u00e9(e)s \u00e0 r\u00e9aliser certaines d\u00e9penses dans le cadre de leur activit\u00e9 professionnelle. C\u2019est l\u00e0 qu\u2019intervient la gestion des notes de frais, un processus indispensable pour suivre, contr\u00f4ler et rembourser ces d\u00e9penses.<\/p>\n<p>Avant d\u2019aller plus loin, rappelons la d\u00e9finition d\u2019une note de frais : c\u2019est un document r\u00e9dig\u00e9 par un salari\u00e9 pour justifier les frais engag\u00e9s dans le cadre de son activit\u00e9, afin d\u2019en obtenir le remboursement par l\u2019entreprise.<\/p>\n<p>La gestion des notes de frais en entreprise comprend les t\u00e2ches relatives \u00e0 la comptabilisation et au remboursement des frais professionnels des salari\u00e9(e)s. G\u00e9n\u00e9ralement, chaque structure poss\u00e8de sa politique de remboursement en termes de plafonds et de justificatifs accept\u00e9s.<\/p>\n<p>Cette gestion peut se faire manuellement par les services RH et\/ou comptables, ou \u00e0 l\u2019aide d\u2019un logiciel de gestion de notes de frais d\u00e9di\u00e9.<\/p>\n<h2>Quelles sont les conditions l\u00e9gales \u00e0 respecter pour qu\u2019une note de frais soit l\u00e9gale ?<\/h2>\n<p>Une note de frais doit pouvoir r\u00e9pondre \u00e0 plusieurs crit\u00e8res bien pr\u00e9cis pour pouvoir \u00eatre rembours\u00e9e en toute l\u00e9galit\u00e9. En effet, la loi encadre de mani\u00e8re tr\u00e8s stricte ce type de remboursement afin d\u2019\u00e9viter d\u2019\u00e9ventuels abus, et pour garantir une certaine transparence comptable.<\/p>\n<ol>\n<li>La d\u00e9pense doit avoir un caract\u00e8re professionnel. Autrement dit, elle doit \u00eatre engag\u00e9e dans l\u2019int\u00e9r\u00eat direct de l\u2019entreprise : d\u00e9placement client, mission ext\u00e9rieure, repas professionnel\u2026 Si la d\u00e9pense pr\u00e9sente un caract\u00e8re personnel, elle ne peut pas \u00eatre rembours\u00e9e.<\/li>\n<li>Le montant doit \u00eatre raisonnable et proportionn\u00e9. L\u2019administration fiscale veille \u00e0 ce que les d\u00e9penses restent coh\u00e9rentes avec le contexte professionnel. Par exemple, un d\u00e9jeuner dans un restaurant de prestige ou un billet d\u2019avion en classe affaires peuvent \u00eatre requalifi\u00e9s en avantage en nature s\u2019ils ne sont pas justifi\u00e9s.<\/li>\n<li>Chaque d\u00e9pense doit \u00eatre justifi\u00e9e par un document valide. Facture, re\u00e7u, ticket de caisse\u2026 Le justificatif doit comporter la date, le nom du fournisseur, le montant TTC et, le cas \u00e9ch\u00e9ant, la TVA. Sans ce document, la note de frais n\u2019a pas de valeur comptable et peut \u00eatre refus\u00e9e lors d\u2019un contr\u00f4le.<\/li>\n<\/ol>\n<h2>Quels types de frais professionnels sont concern\u00e9s ?<\/h2>\n<p>Les seules d\u00e9penses qui peuvent \u00eatre rembours\u00e9es au titre de frais professionnels sont celles qui sont n\u00e9cessaires \u00e0 l\u2019activit\u00e9, et justifi\u00e9es. Voici les principaux types de frais concern\u00e9s et leurs sp\u00e9cificit\u00e9s.<\/p>\n<h3>Les frais de bouche<\/h3>\n<p>Ils couvrent les d\u00e9penses de restauration lors d\u2019un d\u00e9placement professionnel, d\u2019un rendez-vous client ou d\u2019une mission emp\u00eachant le salari\u00e9 de rentrer chez lui. Pour \u00eatre rembours\u00e9s, ces frais doivent rester raisonnables et \u00eatre accompagn\u00e9s de la note du restaurant.<\/p>\n<h3>Les frais de d\u00e9placement<\/h3>\n<p>Ils concernent les trajets effectu\u00e9s dans le cadre du travail, que ce soit en train, en avion, en taxi ou en transport en commun. La d\u00e9pense est justifi\u00e9e d\u00e8s lors qu\u2019elle est limit\u00e9e au trajet n\u00e9cessaire \u00e0 la mission.<\/p>\n<h3>Les frais d\u2019h\u00e9bergement<\/h3>\n<p>Ces frais s\u2019appliquent lorsqu\u2019un salari\u00e9 ne peut pas regagner son domicile en raison de la distance (plus de 50 km) ou du temps de trajet (plus d\u20191h30 de transports). Dans ce cas, l\u2019entreprise rembourse les d\u00e9penses sur pr\u00e9sentation de la facture nominative.<\/p>\n<h3>Les frais kilom\u00e9triques<\/h3>\n<p>Les <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/note-de-frais-kilometriques\/\">frais kilom\u00e9triques<\/a> concernent les collaborateurs qui utilisent leur v\u00e9hicule personnel \u00e0 des fins professionnelles. Le remboursement se fait selon le bar\u00e8me kilom\u00e9trique de l\u2019administration fiscale, en prenant en compte le nombre de kilom\u00e8tres et la puissance du v\u00e9hicule.<\/p>\n<h3>Les frais d\u2019abonnement et de t\u00e9l\u00e9communication<\/h3>\n<p>Certains salari\u00e9s peuvent \u00eatre amen\u00e9s \u00e0 utiliser leur t\u00e9l\u00e9phone ou leur connexion internet \u00e0 des fins professionnelles. Une quote-part professionnelle peut alors \u00eatre rembours\u00e9e sur justificatif.<\/p>\n<h3>Les frais de fournitures et autres petits achats professionnels<\/h3>\n<p>Cela inclut les d\u00e9penses mineures n\u00e9cessaires \u00e0 l\u2019exercice du travail : papeterie, consommables informatiques, petits outils\u2026 Chaque achat doit \u00eatre justifi\u00e9 par une facture au nom du salari\u00e9 ou de l\u2019entreprise.<\/p>\n<h2>Qui g\u00e8re les notes de frais ?<\/h2>\n<p>Dans la majorit\u00e9 des entreprises, c\u2019est le service comptabilit\u00e9 qui s\u2019occupe de la gestion des notes de frais avec la participation des managers qui sont g\u00e9n\u00e9ralement la premi\u00e8re \u00e9tape de validation d\u2019une note de frais.<\/p>\n<p>La note de frais est tout d\u2019abord \u00e9mise par le salari\u00e9 qui devra donc la transmettre \u00e0 son manager ou au service d\u00e9di\u00e9 pour validation et donc remboursement, si cette derni\u00e8re est justifi\u00e9e.<\/p>\n<p>Les notes de frais concernent tout le monde au sein d\u2019une entreprise, qu\u2019il s\u2019agisse d\u2019un cadre ou non, de b\u00e9n\u00e9voles ou de dirigeants.<\/p>\n<p>Avec la <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/note-de-frais-dematerialisee\/\">d\u00e9mat\u00e9rialisation<\/a> et les avanc\u00e9es technologiques, la gestion de notes de frais est simplifi\u00e9e, notamment gr\u00e2ce aux logiciels SIRH qui permettent une automatisation des t\u00e2ches et des processus de validation.<\/p>\n<h2>Gestion des notes de frais : quels justificatifs ?<\/h2>\n<p>Pour obtenir un <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/remboursement-note-frais\/\">remboursement des notes de frais<\/a>, l\u2019employ\u00e9 doit fournir les justificatifs de chaque d\u00e9pense.<\/p>\n<p>Une pi\u00e8ce comptable, comme une facture, un re\u00e7u ou un <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/ticket-caisse-note-frais\/\">ticket de caisse<\/a>, est un justificatif. Il permet de v\u00e9rifier l\u2019exactitude de la d\u00e9pense et de b\u00e9n\u00e9ficier d\u2019une exon\u00e9ration fiscale pendant le remboursement de la note de frais. En cas de contr\u00f4le de l\u2019URSSAF, la pr\u00e9sentation du justificatif permet d\u2019\u00e9viter les sanctions.<\/p>\n<p>Le justificatif de la note de frais doit inclure des \u00e9l\u00e9ments sp\u00e9cifiques pour \u00eatre valid\u00e9. La date, le nom du fournisseur, le type et les d\u00e9tails de la d\u00e9pense, ainsi que la TVA s\u2019il y a lieu, sont inclus.<\/p>\n<p>Un justificatif de note de frais est pr\u00e9sent\u00e9 sous forme de document num\u00e9rique ou papier. Il peut s\u2019agir d\u2019une facture, d\u2019un ticket de carte bancaire ou d\u2019un re\u00e7u. Pour \u00eatre accept\u00e9 dans le cadre d\u2019une note de frais, il doit \u00eatre valid\u00e9 par les entit\u00e9s comp\u00e9tentes de l\u2019entreprise.<\/p>\n<p>\ud83d\ude80 Factorial est certifi\u00e9 par l\u2019URSSAF en France ! Cela signifie que nos clients n\u2019ont plus besoin de conserver leurs re\u00e7us\/factures en version papier.<\/p>\n<h2>Le traitement comptable des notes de frais<\/h2>\n<p>La gestion des notes de frais passe ind\u00e9niablement par son traitement comptable. 4 \u00e9tapes cl\u00e9s sont \u00e0 respecter :<\/p>\n<ul>\n<li>Enregistrement et saisie : une fois la note de frais \u00e9mise par le salari\u00e9, il convient de l\u2019enregistrer dans le logiciel d\u00e9di\u00e9 pour une meilleure tra\u00e7abilit\u00e9 ;<\/li>\n<li>V\u00e9rification : La note de frais doit \u00eatre \u00e9tudi\u00e9e afin de v\u00e9rifier sa conformit\u00e9. Nature, montant et date de la d\u00e9pense devront \u00eatre scrupuleusement analys\u00e9s ;<\/li>\n<li>Remboursement : Une fois la note de frais approuv\u00e9, le remboursement pourra \u00eatre effectu\u00e9 de la mani\u00e8re la plus rapide possible, surtout si l\u2019employ\u00e9 a avanc\u00e9 les frais ;<\/li>\n<li>Traitement comptable : La note de frais doit \u00eatre trait\u00e9e comptablement et int\u00e9gr\u00e9e dans les flux financiers de l\u2019entreprise.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Repas, h\u00e9bergements, carburant\u2026 Quelle TVA r\u00e9cup\u00e9rer et comment ?<br \/>\nPas de panique. Notre ebook vous guide pas \u00e0 pas avec des tableaux clairs, des exemples concrets et des conseils pratiques pour ne plus perdre un euro.<\/p>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-freebie category-finances-et-comptabilite\"\n    data-banner-id=\"173723\"\n    data-banner-type=\"freebie\"\n    data-category=\"Finances et comptabilit\u00e9\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>TVA &amp; notes de frais : le guide complet pour les PME<\/h4>\n            \n                            <p>Retrouver notre ebook PDF t\u00e9l\u00e9chargeable gratuitement pour mieux calculer la TVA et g\u00e9rer vos notes de frais sans perdre d\u2019argent.<\/p>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/ebooks\/guide-note-de-frais-tva\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose freebie\" data-cta=\"freebie\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    T\u00e9l\u00e9charger gratuitement                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image has-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.com\/wp-content\/uploads\/2025\/11\/17153118\/freebie-tva-notes-de-frais.png\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h2>Les cas particuliers de la gestion de note de frais<\/h2>\n<p>La plupart du temps, la gestion des notes de frais concerne les salari\u00e9s d\u2019une entreprise. Mais certaines situations particuli\u00e8res m\u00e9ritent d\u2019\u00eatre pr\u00e9cis\u00e9es. Dirigeants, b\u00e9n\u00e9voles ou travailleurs ind\u00e9pendants : les r\u00e8gles diff\u00e8rent selon le statut de la personne qui engage la d\u00e9pense.<\/p>\n<h3>Les dirigeants d\u2019entreprise<\/h3>\n<p>Un dirigeant peut parfaitement \u00e9tablir une note de frais lorsqu\u2019il avance des d\u00e9penses dans l\u2019int\u00e9r\u00eat de la soci\u00e9t\u00e9 : repas avec un client, d\u00e9placement professionnel, achat de mat\u00e9riel\u2026 Ces frais sont remboursables dans les m\u00eames conditions qu\u2019un salari\u00e9, \u00e0 condition d\u2019\u00eatre justifi\u00e9s et raisonnables.<\/p>\n<p>Par exemple, un g\u00e9rant de SARL qui r\u00e8gle son billet d\u2019avion pour une mission commerciale peut se le faire rembourser sur pr\u00e9sentation du justificatif.<\/p>\n<h3>Les b\u00e9n\u00e9voles d\u2019association<\/h3>\n<p>Les associations loi 1901 peuvent rembourser les frais engag\u00e9s par leurs b\u00e9n\u00e9voles (d\u00e9placements, repas, h\u00e9bergement) \u00e0 condition que ces d\u00e9penses soient li\u00e9es \u00e0 l\u2019activit\u00e9 associative. Il est conseill\u00e9 de suivre les bar\u00e8mes fiscaux en vigueur, notamment pour les kilom\u00e8tres parcourus, et de faire signer chaque note par le b\u00e9n\u00e9vole et le responsable de l\u2019association.<\/p>\n<p>Le b\u00e9n\u00e9vole peut aussi choisir de renoncer au remboursement pour b\u00e9n\u00e9ficier d\u2019une d\u00e9duction fiscale au titre du don.<\/p>\n<h3>Les auto-entrepreneurs<\/h3>\n<p>Le statut d\u2019auto-entrepreneur ne permet pas d\u2019utiliser les notes de frais. En effet, les micro-entreprises b\u00e9n\u00e9ficient d\u00e9j\u00e0 d\u2019un abattement forfaitaire sur leur chiffre d\u2019affaires cens\u00e9 couvrir leurs d\u00e9penses professionnelles. Ils ne peuvent donc pas d\u00e9duire ni se \u201crembourser\u201d leurs frais comme une soci\u00e9t\u00e9 classique.<\/p>\n<h2>Comment optimiser la gestion de notes de frais ?<\/h2>\n<p>Voici 6 bonnes pratiques pour une meilleure gestion des notes de frais.<\/p>\n<h3>Encadrez la proc\u00e9dure de remboursement des notes de frais<\/h3>\n<p>Pour \u00e9viter les d\u00e9rives, mieux vaut d\u00e9finir une politique de remboursement claire et d\u00e9taill\u00e9e. Chaque collaborateur doit conna\u00eetre les r\u00e8gles internes et savoir comment remplir, justifier et transmettre ses notes de frais au bon service.<\/p>\n<p>Vous pouvez par exemple mettre en place un document interne permettant de r\u00e9guler les d\u00e9penses des salari\u00e9s. L\u2019objectif est de cadrer au maximum les process autour des frais professionnels.<\/p>\n<h3>Fixez des plafonds pour les d\u00e9penses des salari\u00e9s<\/h3>\n<p>Certains salari\u00e9s pourraient \u00eatre tent\u00e9s d\u2019engager des d\u00e9penses trop \u00e9lev\u00e9es et mener un train de vie exorbitant. H\u00f6tel 5 \u00e9toiles, restaurant Michelin, voyage en classe business\u2026 Les abus sont l\u00e9gion !<\/p>\n<p>Pour \u00e9viter des d\u00e9penses disproportionn\u00e9es, \u00e9tablissez des montants maximum et r\u00e9alistes pour des d\u00e9penses r\u00e9currentes. Fixez des plafonds en fonction de chaque type de frais tout en respectant la loi en vigueur.<\/p>\n<h3>Centralisez les justificatifs au m\u00eame endroit<\/h3>\n<p>Une bonne gestion des notes de frais, c\u2019est avant tout de l\u2019organisation ! Chaque d\u00e9pense professionnelle doit s\u2019accompagner d\u2019un justificatif que doit produire le collaborateur.<\/p>\n<p>Il est ainsi important de centraliser toutes les notes de frais au m\u00eame endroit. Vous pouvez par exemple utiliser un <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/notes-frais-modele\/\">mod\u00e8le Excel de gestion de notes de frais personnalisable<\/a> mais le mieux reste d\u2019utiliser un outil num\u00e9rique. Il existe de nombreux logiciels qui vous permettent de gagner en temps et efficacit\u00e9. en moyenne 10 minutes par note de frais et d\u2019\u00e9viter toute erreur.<\/p>\n<h3>Automatisez les process<\/h3>\n<p>G\u00e9rer des notes de frais est une t\u00e2che qui peut tr\u00e8s vite s\u2019av\u00e9rer chronophage. Pour plus de performance, il est important d\u2019automatiser au maximum touts les process qui y sont li\u00e9s. Centralisation des notes de frais, comptabilisation, calcul des frais, versements des remboursements\u2026 en automatisant toutes ces t\u00e2ches, vous gagnez en productivit\u00e9 et \u00e9vitez les erreurs.<\/p>\n<p>Pour cela, un logiciel RH est id\u00e9al. Il vous permettra d\u2019optimiser la gestion des notes de frais.<\/p>\n<h3>Luttez contre la fraude<\/h3>\n<p>M\u00eame si cela concerne une minorit\u00e9 de salari\u00e9s, la fraude aux notes de frais reste une r\u00e9alit\u00e9. L\u2019entreprise doit mettre en place des contr\u00f4les efficaces pour pr\u00e9venir les abus et dissuader toute tentative de triche.<\/p>\n<p>Les cartes de frais professionnels, permettant \u00e0 chaque collaborateur de g\u00e9rer ses propres d\u00e9penses, peuvent \u00eatre une solution efficace. Pas d\u2019avance de frais, les d\u00e9penses sont automatiquement enregistr\u00e9es puis approuv\u00e9es ou non par un manager.<\/p>\n<h3>Utilisez un logiciel d\u00e9di\u00e9<\/h3>\n<p>La gestion des notes de frais sur Excel est une solution, mais n\u2019est pas la meilleure. Un logiciel de notes de frais est la meilleure alternative pour g\u00e9rer les frais professionnels de vos \u00e9quipes.<\/p>\n<p>Cette solution est plus rapide et plus efficace. Les salari\u00e9s peuvent facilement saisir leurs notes de frais et leurs justificatifs au sein d\u2019un seul et m\u00eame outil. L\u2019employeur est donc lib\u00e9r\u00e9 de cette t\u00e2che et devra juste v\u00e9rifier l\u2019exactitude des donn\u00e9es saisies et proc\u00e9der au remboursement.<\/p>\n<h2>Le logiciel de gestion de notes de frais : la solution qu\u2019il vous faut !<\/h2>\n<p>Le suivi manuel des notes de frais est aujourd\u2019hui clairement obsol\u00e8te et surtout inefficace. Il est facile de se retrouver d\u00e9bord\u00e9 avec un nombre cons\u00e9quent de d\u00e9penses \u00e0 suivre et \u00e0 archiver ce qui peut entra\u00eener des erreurs et des retards dans les processus d\u2019approbation et de remboursement.<\/p>\n<p>Qui plus, la gestion des notes de frais avec une solution comme celle d\u2019Excel est chronophage et fastidieuse. C\u2019est pour cela que l\u2019utilisation d\u2019un logiciel de gestion des notes de frais comme celui de Factorial est la solution idoine. Rapide, simple, efficace, c\u2019est un outil qui am\u00e9liorera consid\u00e9rablement votre quotidien.<\/p>\n<p>Suivi en temps r\u00e9el des d\u00e9penses et des remboursements, automatisation des process, groupement des notes de frais par types de d\u00e9penses, d\u00e9mat\u00e9rialisation, facilit\u00e9 d\u2019acc\u00e8s et d\u2019approbation\u2026 c\u2019est un logiciel indispensable pour la gestion des notes de frais.<\/p>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-demo category-finances-et-comptabilite\"\n    data-banner-id=\"173708\"\n    data-banner-type=\"demo\"\n    data-category=\"Finances et comptabilit\u00e9\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Factorial, le logiciel de notes de frais pour des d\u00e9penses parfaitement ma\u00eetris\u00e9es.<\/h4>\n            \n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/demander-demo\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose demo btn-brand\" data-cta=\"demo\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Demander une d\u00e9mo                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image has-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.com\/wp-content\/uploads\/2025\/11\/17134159\/note-de-frais.png\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h2>Vos questions fr\u00e9quentes sur les notes de frais<\/h2>\n<h3>Quelle est la diff\u00e9rence entre un remboursement au r\u00e9el et un remboursement au forfait ?<\/h3>\n<p>Le remboursement au r\u00e9el correspond \u00e0 la somme exacte d\u00e9pens\u00e9e par le salari\u00e9, sur pr\u00e9sentation de justificatifs.<\/p>\n<p>Le remboursement au forfait suit les plafonds fix\u00e9s par l\u2019URSSAF. Si le salari\u00e9 d\u00e9pense davantage, le surplus reste \u00e0 sa charge.<\/p>\n<h3>Quelle est la dur\u00e9e l\u00e9gale de conservation des justificatifs ?<\/h3>\n<p>Les pi\u00e8ces comptables li\u00e9es aux notes de frais doivent \u00eatre conserv\u00e9es 10 ans, m\u00eame sous format num\u00e9rique. En cas de contr\u00f4le de l\u2019URSSAF ou de l\u2019administration fiscale, elles doivent pouvoir \u00eatre pr\u00e9sent\u00e9es.<\/p>\n<h3>Comment \u00e9viter les erreurs et les fraudes dans la gestion des notes de frais ?<\/h3>\n<p>D\u00e9finissez une politique de d\u00e9penses claire, fixez des plafonds de remboursement, centralisez les justificatifs et utilisez un logiciel d\u00e9di\u00e9 pour automatiser les validations et rep\u00e9rer les anomalies.<\/p>\n<h3>Quel est le meilleur moyen de simplifier la gestion des notes de frais ?<\/h3>\n<p>La solution la plus efficace reste la d\u00e9mat\u00e9rialisation via un logiciel RH ou SIRH. Elle permet de centraliser les justificatifs, d\u2019automatiser le remboursement et de rester conforme aux r\u00e8gles URSSAF.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La gestion des notes de frais semble simple sur le papier : un salari\u00e9 avance une d\u00e9pense, l\u2019entreprise rembourse. En pratique, c\u2019est souvent tout l\u2019inverse. Tickets \u00e9gar\u00e9s, montants discutables, validations qui tra\u00eenent\u2026 la confusion s\u2019installe vite. Derri\u00e8re ces petits d\u00e9tails se cachent pourtant des enjeux importants : rigueur comptable, conformit\u00e9 fiscale et climat de confiance<a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/gestion-notes-de-frais-guide\/\" class=\"read-more\"> [&#8230;]<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":329,"featured_media":76963,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[447,455],"tags":[],"class_list":["post-34304","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-finances-comptabilite","category-notes-de-frais"],"acf":{"topics":"finance-expenses"},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v21.5 (Yoast SEO v21.9.1) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Gestion des notes de frais : guide 2023 + mod\u00e8le | Factorial<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"D\u00e9couvrez comment 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