{"id":26832,"date":"2020-08-06T14:06:39","date_gmt":"2020-08-06T12:06:39","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=26832"},"modified":"2025-12-10T15:19:18","modified_gmt":"2025-12-10T13:19:18","slug":"dossier-personnel","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dossier-personnel\/","title":{"rendered":"Dossier du personnel : (r\u00e9)organiser les documents de vos employ\u00e9s de la meillleure fa\u00e7on"},"content":{"rendered":"<p>Le <strong>dossier du personnel<\/strong> est un bon moyen de suivre le fonctionnement de votre processus d&#8217;embauche, de la phase de recrutement au d\u00e9veloppement de votre nouvelle recrue au sein de l&rsquo;entreprise, en passant par son int\u00e9gration ou encore sa formation.<\/p>\n<p>Si le dossier du personnel n&rsquo;est pas une obligation l\u00e9gale, il n&rsquo;en demeure pas moins fondamental dans votre structuration interne.<\/p>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-demo 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mati\u00e8res<\/p>\n<nav id=\"fac_toc_nav\" class=\"js-toc-nav toc__nav\" aria-label=\"Table des mati\u00e8res\"><ol class=\"toc__list toc__list--level-1\"><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-1\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dossier-personnel\/#le-dossier-du-personnel-definition-et-explications\" title=\"Le dossier du personnel : d\u00e9finition et explications\" data-target-id=\"le-dossier-du-personnel-definition-et-explications\">Le dossier du personnel : d\u00e9finition et explications<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-2\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dossier-personnel\/#contenu-du-dossier-personnel\" title=\"Contenu du dossier personnel\" data-target-id=\"contenu-du-dossier-personnel\">Contenu du dossier personnel<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-3\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dossier-personnel\/#gerer-les-documents-du-personnel-avec-un-logiciel-sirh\" title=\"G\u00e9rer les documents du personnel avec un logiciel SIRH\" data-target-id=\"gerer-les-documents-du-personnel-avec-un-logiciel-sirh\">G\u00e9rer les documents du personnel avec un logiciel SIRH<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-4\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dossier-personnel\/#utilites-du-dossier-du-personnel-pour-des-organismes-exterieurs\" title=\"Utilit\u00e9s du dossier du personnel pour des organismes ext\u00e9rieurs\" data-target-id=\"utilites-du-dossier-du-personnel-pour-des-organismes-exterieurs\">Utilit\u00e9s du dossier du personnel pour des organismes ext\u00e9rieurs<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-5\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dossier-personnel\/#en-conclusion\" title=\"En conclusion\" data-target-id=\"en-conclusion\">En conclusion<\/a><\/li><\/ol><\/nav><\/div>\n<h2>Le dossier du personnel : d\u00e9finition et explications<\/h2>\n<p>Le dossier du personnel permet de mettre en place un suivi du salari\u00e9.<\/p>\n<p><strong>Celui-ci peut comprendre :\u00a0<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Son recrutement<\/li>\n<li>Ses formations<\/li>\n<li>Son processus d&rsquo;onboarding et d&rsquo;offboarding<\/li>\n<li>Son \u00e9valuation personnelle, notamment de ses comp\u00e9tences<\/li>\n<li>La r\u00e9mun\u00e9ration<\/li>\n<\/ul>\n<p>\ud83d\udc49 Si vous souhaitez en savoir plus sur tous ces sujets, je vous invite \u00e0 consulter notre article sur <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/integration-nouveau-salarie\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">l&rsquo;onboarding<\/a> et celui sur <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/offboarding-depart-collaborateur\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">l&rsquo;offboarding<\/a>, qui sont de bonnes bases pour comprendre l&rsquo;int\u00e9r\u00eat de mettre en place un parcours du salari\u00e9.<\/p>\n<p>Le dossier personnel facilite la <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/gestion-administrative-personnel\/\">gestion administrative du personnel<\/a>. Il est donc le moyen de tenir \u00e0 jour, les \u00e9v\u00e9nements marquants de la vie du salari\u00e9 dans l&rsquo;entreprise.<\/p>\n<p><strong>Il peut \u00eatre :\u00a0<\/strong><\/p>\n<ol>\n<li>sous format papier.<\/li>\n<li>sous format num\u00e9rique.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Mais d\u00e9sormais, les entreprises optent pour un format num\u00e9rique.<\/p>\n<p>Pourquoi ?<\/p>\n<p>Car il faut faire tr\u00e8s attention avec ce que l&rsquo;on met dans ce dossier. En effet, les lois encadrent la diffusion d&rsquo;informations \u00e0 caract\u00e8re personnelles. Notamment, il est interdit de tenir des informations relatives aux origines raciales, opinions politiques ou religieuses par exemple.<\/p>\n<p><strong>Utiliser un outil d\u00e9di\u00e9, comme celui de Factorial, pour tenir ce dossier est donc tout \u00e0 la fois plus pratique pour le RH, s\u00fbr pour le salari\u00e9 et \u00e9vite de se mettre hors la loi.<\/strong><\/p>\n<p>Si des restrictions d&rsquo;informations d&rsquo;ordre g\u00e9n\u00e9rales existent, il n&rsquo;y a pas en r\u00e9alit\u00e9 de lois sp\u00e9cifiques sur ce sujet : le dossier du personnel n&rsquo;est pas une obligation l\u00e9gale.<\/p>\n<p>Plus concr\u00e8tement, la loi n&rsquo;oblige donc pas les entreprises \u00e0 en tenir un et ne l&rsquo;encadre pas formellement. Cependant, cela est quasiment indispensable \u00e0 partir du moment o\u00f9 vous avez beaucoup de salari\u00e9s \u00e0 g\u00e9rer.<\/p>\n<p>Que ce soit un niveau des titres restaurants, des formations et des r\u00e9unions individualis\u00e9es, des probl\u00e8mes entre salari\u00e9s \u00e0 g\u00e9rer, des fiches de paie \u00e0 \u00e9dicter, des promesses de promotions \u00e0 respecter, etc.<\/p>\n<h2>Contenu du dossier personnel<\/h2>\n<p>Un <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dossier-personnel-rgpd\/\">dossier du personnel conforme au RGPD<\/a> peut contenir un grand nombre de donn\u00e9es.<\/p>\n<h3>Documents personnels et professionnels du salari\u00e9<\/h3>\n<p>Outre les moyens d&rsquo;identifier la personne (nom, pr\u00e9nom, \u00e2ge, sexe, adresse et t\u00e9l\u00e9phone), <strong>il peut \u00e9galement contenir des copies de\u00a0 documents administratifs justifiant de sa capacit\u00e9 \u00e0 travailler :<\/strong><\/p>\n<ol>\n<li>Titre de s\u00e9jour<\/li>\n<li>Permis de travail<\/li>\n<li>Dipl\u00f4mes<\/li>\n<\/ol>\n<p><strong>Ce dossier peut \u00e9galement contenir les documents qui permettent d\u2019effectuer le paiement du travail accompli :\u00a0<\/strong><\/p>\n<ol>\n<li>RIB<\/li>\n<li>Copie de la carte de s\u00e9curit\u00e9 sociale<\/li>\n<li>Les r\u00e9gimes d&rsquo;assurances, de compl\u00e9mentaires ou de mutuelles auxquels il est affili\u00e9<\/li>\n<li>Le contrat de travail, l&rsquo;ordre de mission, les fiches de paie et les heures effectu\u00e9es<\/li>\n<\/ol>\n<p><strong>Le dossier du personnel peut \u00e9galement comprendre des documents qui permettront au prochain employeur de comprendre rapidement comment s&rsquo;est d\u00e9roul\u00e9 son pass\u00e9e en entreprise :<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>La <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dpae\/\">DPAE<\/a> (la D\u00e9claration Pr\u00e9alable A l&rsquo;Embauche)<\/li>\n<li>Des comptes rendus des formations suivies<\/li>\n<li>Le point sur les r\u00e9unions annuelles et les objectifs fix\u00e9s<\/li>\n<\/ul>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-46145 size-full\" src=\"https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/29160627\/dossier-personnel.jpg\" alt=\"Dossier du personnel exemple\" width=\"830\" height=\"400\" srcset=\"https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/29160627\/dossier-personnel.jpg 830w, https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/29160627\/dossier-personnel-300x145.jpg 300w, https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/29160627\/dossier-personnel-768x370.jpg 768w\" sizes=\"(max-width: 830px) 100vw, 830px\" \/><\/p>\n<p>Ce dossier peut contenir des informations importantes pour comprendre, \u00e0 la fois son parcours avant d&rsquo;int\u00e9grer l&rsquo;entreprise et ce qu&rsquo;il y a fait pendant !<\/p>\n<p>C&rsquo;est pourquoi, il faut ajouter \u00e0 ce dossier tous les documents li\u00e9s \u00e0 la vie du salari\u00e9 dans l\u2019entreprise (les <a href=\"https:\/\/www.capital.fr\/votre-carriere\/arret-de-travail-1405222\">arr\u00eats de travail<\/a>, les demandes d&rsquo;acompte, les demandes de cong\u00e9s, etc.)<\/p>\n<h3>Documents relatifs au d\u00e9part du collaborateur<\/h3>\n<p>Toutes les informations sur le d\u00e9part du salari\u00e9 en entreprise peuvent \u00e9galement \u00eatre mis :<\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/solde-tout-compte\/\">Solde de tout compte<\/a>,<\/li>\n<li>attestation p\u00f4le emploi,<\/li>\n<li>lettre de d\u00e9mission ou de licenciement,<\/li>\n<li>etc.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Les registres \u00e0 conserver dans le dossier du personnel<\/h3>\n<p>Vous n&rsquo;\u00eates pas oblig\u00e9 de les avoir dans le dossier du personnel mais je vous le recommande fortement pour une meilleure gestion.<\/p>\n<p>Parmi les registres les plus importants, il y a les suivants :<\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/registre-unique-personnel\/\">Registre unique du personnel<\/a><\/li>\n<li>Registre des d\u00e9l\u00e9gu\u00e9s du personnel<\/li>\n<\/ul>\n<p>\ud83d\udc49 D\u00e9couvrez-en plus sur <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/registres-du-personnel-obligatoires\/\">les registres du personnel obligatoires<\/a><\/p>\n<h3>Quelles sont les informations qui ne peuvent pas appara\u00eetre dans le dossier du personnel ?<\/h3>\n<p><strong>Attention ! Tout ce qui est dans ce dossier doit concerner :<\/strong><\/p>\n<ol>\n<li>Des faits, et uniquement des faits<\/li>\n<li>Ce que fait le salari\u00e9 en entreprise, et non pas en dehors<\/li>\n<li>Ne doit pas \u00eatre rabaissant ou insultant pour l&rsquo;individu<\/li>\n<\/ol>\n<p>L&rsquo;int\u00e9gralit\u00e9 du dossier est ensuite transf\u00e9r\u00e9 aux diff\u00e9rents acteurs en ayant besoin, et peut \u00eatre enrichi si le salari\u00e9 int\u00e8gre une nouvelle structure.<\/p>\n<h2><span style=\"color: #339966;\"><strong><a name=\"LogicielGestionDocument\"><\/a>G\u00e9rer les documents du personnel avec un logiciel SIRH<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Un <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/hr-software\">logiciel SIRH<\/a> est un logiciel de gestion des ressources humaines qui vous assiste lors de toutes vos t\u00e2ches RH.<\/p>\n<p>L&rsquo;une des fonctions qu&rsquo;offre le logiciel SIRH <strong>Factorial <\/strong>est la d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents : vous pourrez t\u00e9l\u00e9charger au format num\u00e9rique les diff\u00e9rents documents de vos employ\u00e9s dans le <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/gestion-documents\">logiciel GED<\/a>.<\/p>\n<p>Ils pourront ainsi facilement \u00eatre class\u00e9s, recherch\u00e9s, partag\u00e9s ou m\u00eame sign\u00e9s gr\u00e2ce \u00e0 la fonctionnalit\u00e9 de <strong><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/signature-electronique\">signature \u00e9lectronique<\/a><\/strong>.<\/p>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-demo category-gestion-des-documents\"\n    data-banner-id=\"174243\"\n    data-banner-type=\"demo\"\n    data-category=\"Gestion des documents\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Centralisez tous vos documents RH pour une gestion simplifi\u00e9e avec Factorial.<\/h4>\n            \n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/demander-demo\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose demo btn-brand\" data-cta=\"demo\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Demander une d\u00e9mo                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image has-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.com\/wp-content\/uploads\/2025\/11\/26182231\/documents-1.png\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h2>Utilit\u00e9s du dossier du personnel pour des organismes ext\u00e9rieurs<\/h2>\n<p>Comme nous avons bri\u00e8vement commenc\u00e9 \u00e0 l&rsquo;\u00e9voquer, le dossier personnel permet de faire plusieurs choses. Certains \u00e9l\u00e9ments peuvent \u00eatre communiqu\u00e9s \u00e0 P\u00f4le emploi afin de cr\u00e9er plus facilement et rapidement son dossier.<\/p>\n<p>Certains \u00e9l\u00e9ments, comme les r\u00e9f\u00e9rences, peuvent \u00e9galement \u00eatre communiqu\u00e9 \u00e0 son nouvel employeur. Mais la majeure partie des documents de ce dossier reste priv\u00e9. Avec ces simples informations, le nouvel employeur peut contacter l&rsquo;ancien et obtenir des informations tr\u00e8s int\u00e9ressantes.<\/p>\n<p><strong>Par exemple :\u00a0<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Si le salari\u00e9 est consid\u00e9r\u00e9 comme quelqu&rsquo;un d&rsquo;ind\u00e9pendant, cela peut \u00eatre tr\u00e8s utile de lui donner une certaine autonomie d\u00e8s le d\u00e9but.<\/li>\n<li>De m\u00eame, s&rsquo;il a d\u00e9j\u00e0 suivi une formation sur l&rsquo;ERP utilis\u00e9 en entreprise r\u00e9cemment, il n&rsquo;est pas n\u00e9cessaire de lui en refaire une.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Mais ce dossier est <strong>principalement utilis\u00e9 comme un moyen de gestion et d&rsquo;archivage<\/strong> et offre la possibilit\u00e9 d&rsquo;un suivi individualis\u00e9 du salari\u00e9, afin de lui proposer les meilleures formations pour lui, ou de suivre l&rsquo;\u00e9volution d&rsquo;un probl\u00e8me d&rsquo;ordre professionnel et des solutions envisag\u00e9es avec lui.<\/p>\n<p>Ce choix est \u00e0 double tranchant :<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Avoir autant de documents et d&rsquo;informations personnelles peut inqui\u00e9ter,<\/strong> \u00e0 juste titre, le salari\u00e9.<\/li>\n<li>Si le dossier du personnel est un outil puissant dans le processus de suivi du salari\u00e9, <strong>il peut \u00e9galement \u00eatre source d&rsquo;angoisse<\/strong> en raison d&rsquo;une peur de perte des donn\u00e9es.<\/li>\n<li>Enfin,<strong> il n&rsquo;est pas rare de voir des entreprises tenir des propos \u00ab\u00a0douteux\u00a0\u00bb,<\/strong> voire franchement insultants sur leurs employ\u00e9s.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Soyez attentif \u00e0 respecter le r\u00e8glement g\u00e9n\u00e9ral relatif \u00e0 la protection des donn\u00e9es (RGPD), sous peine de sanctions. Vous devez par exemple \u00eatre capable de montrer le dossier de mani\u00e8re imm\u00e9diate, sous simple demande du salari\u00e9 !<\/p>\n<h2>En conclusion<\/h2>\n<p>En tant que RH, en mettant en place ce dossier du personnel, vous avez peut-\u00eatre voulu assurer un suivi honn\u00eate afin d&rsquo;assurer une reconnaissance au salari\u00e9. <strong>Mais un manque de transparence peut vite se retourner contre vous !<\/strong><\/p>\n<p>Utiliser un outil de RH performant comme celui de Factorial, permet de montrer au salari\u00e9 l&rsquo;int\u00e9gralit\u00e9 des documents et des informations recueillies sur lui.<\/p>\n<p>Essayez de construire ce dossier professionnel avec lui et non pas sur lui. C&rsquo;est en co-construisant son parcours au sein de votre structure, que votre salari\u00e9 se sentira valoris\u00e9.<\/p>\n<p>Expliquez-lui qu&rsquo;il aura toujours acc\u00e8s \u00e0 ce dossier, m\u00eame apr\u00e8s son d\u00e9part de l&rsquo;entreprise. Il verra alors le dossier du personnel comme une bonne chose !<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><span style=\"font-size: 18pt; color: #339966;\">G\u00e9rez efficacement tous les documents de vos employ\u00e9s et assurez la transparence dans votre entreprise. <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/demander-demo\">Prenez 30 min pour faire une d\u00e9mo de Factorial gratuitement<\/a><\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Le dossier du personnel est un bon moyen de suivre le fonctionnement de votre processus d&#8217;embauche, de la phase de recrutement au d\u00e9veloppement de votre nouvelle recrue au sein de l&rsquo;entreprise, en passant par son int\u00e9gration ou encore sa formation. 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