{"id":142722,"date":"2024-10-21T12:47:59","date_gmt":"2024-10-21T10:47:59","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=142722"},"modified":"2025-04-06T02:13:54","modified_gmt":"2025-04-06T00:13:54","slug":"rgpd-sirh-obligations","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.fr\/blog\/rgpd-sirh-obligations\/","title":{"rendered":"RGPD et SIRH : quelles sont vos obligations ?"},"content":{"rendered":"<p>Depuis l&rsquo;entr\u00e9e en vigueur du RGPD, <strong>la gestion des donn\u00e9es personnelles est devenue un enjeu majeur pour les entreprises<\/strong>, en particulier dans le cadre des Syst\u00e8mes d\u2019Information des Ressources Humaines (SIRH). De la collecte \u00e0 la conservation des donn\u00e9es des collaborateurs, chaque \u00e9tape doit respecter des r\u00e8gles strictes pour garantir la conformit\u00e9.<\/p>\n<p>Connaissez-vous r\u00e9ellement toutes vos obligations en mati\u00e8re de RGPD ? Vous n\u2019en \u00eates pas certain(e) ? Alors, notre article est fait pour vous !<\/p>\n<p><strong>SOMMAIRE<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"#pourquoi\">RGPD et SIRH : pourquoi est-ce indispensable ?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#comment\">Comment garantir la conformit\u00e9 RGPD de votre SIRH ?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#designation\">La d\u00e9signation du D\u00e9l\u00e9gu\u00e9 \u00e0 la Protection des Donn\u00e9es (DPO) : un acteur cl\u00e9<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#conclure\">Pour conclure<\/a><\/li>\n<li>\ud83d\ude80 <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/hr-software\">Optimisez tous vos process RH avec un SIRH tout-en-un<\/a> !<\/li>\n<\/ul>\n<h2 id=\"pourquoi\">RGPD et SIRH : pourquoi est-ce indispensable ?<\/h2>\n<p>Le <a href=\"https:\/\/www.cnil.fr\/fr\/reglement-europeen-protection-donnees\">R\u00e8glement G\u00e9n\u00e9ral sur la Protection des Donn\u00e9es (RGPD)<\/a>, en vigueur depuis mai 2018, encadre la gestion des donn\u00e9es personnelles. <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/sirh-systeme-information-ressources-humaines\/\">Les Syst\u00e8mes d&rsquo;Information des Ressources Humaines (SIRH)<\/a>, qui manipulent des donn\u00e9es sensibles telles que la paie ou les informations de recrutement, doivent \u00eatre conformes \u00e0 cette r\u00e9glementation pour prot\u00e9ger les droits des collaborateurs.<\/p>\n<h3>Les principes fondamentaux du RGPD appliqu\u00e9s aux SIRH<\/h3>\n<p>Les entreprises doivent respecter plusieurs principes du RGPD dans la gestion de leurs SIRH, notamment :<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">La minimisation des donn\u00e9es : seules les informations n\u00e9cessaires \u00e0 la gestion RH doivent \u00eatre collect\u00e9es.<\/li>\n<li aria-level=\"1\">La transparence : informer les collaborateurs des finalit\u00e9s de la collecte et du traitement des donn\u00e9es.<\/li>\n<li aria-level=\"1\">La s\u00e9curit\u00e9 : mettre en place des mesures de protection techniques et organisationnelles pour garantir la confidentialit\u00e9 des informations sensibles.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Les enjeux du traitement des donn\u00e9es sensibles dans les SIRH<\/h3>\n<p>Les SIRH traitent des donn\u00e9es tr\u00e8s sensibles, comme les num\u00e9ros de s\u00e9curit\u00e9 sociale, les coordonn\u00e9es bancaires, ou encore les dossiers m\u00e9dicaux.<\/p>\n<p>Le RGPD impose des <strong>obligations strictes pour s\u00e9curiser ces informations<\/strong>, notamment en adoptant :<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">des mesures de chiffrement et d\u2019anonymisation,<\/li>\n<li aria-level=\"1\">ainsi qu\u2019un contr\u00f4le rigoureux des acc\u00e8s.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ces pr\u00e9cautions sont essentielles pour limiter le risque de fuite de donn\u00e9es et r\u00e9pondre aux exigences du RGPD.<\/p>\n<h3>Le r\u00e9f\u00e9rentiel de la CNIL pour la gestion des donn\u00e9es RH<\/h3>\n<p>Pour accompagner les entreprises dans la mise en conformit\u00e9 de leurs SIRH, la CNIL a publi\u00e9 un <a href=\"https:\/\/www.cnil.fr\/sites\/cnil\/files\/2023-09\/referentiel_gestion_des_ressources_humaines.pdf\">r\u00e9f\u00e9rentiel<\/a> sp\u00e9cifique. Ce document encadre les traitements courants des donn\u00e9es RH (recrutement, paie, gestion administrative) et <strong>pr\u00e9cise les cas n\u00e9cessitant une analyse d&rsquo;impact sur la protection des donn\u00e9es (AIPD)<\/strong>. Le r\u00e9f\u00e9rentiel sert de guide pratique pour garantir que chaque traitement respecte les principes du RGPD.<\/p>\n<h2 id=\"comment\">Comment garantir la conformit\u00e9 RGPD de votre SIRH ?<\/h2>\n<p>Pour qu&rsquo;un Syst\u00e8me d&rsquo;Information des Ressources Humaines (SIRH) respecte le RGPD, cela inclut diverses \u00e9tapes. Ces derni\u00e8res englobent l\u2019analyse des donn\u00e9es collect\u00e9es, la tenue d&rsquo;un registre des traitements, la s\u00e9curisation des informations sensibles et la mise en conformit\u00e9 de chaque module du SIRH. Voici comment proc\u00e9der efficacement.<\/p>\n<h3>1\ufe0f\u20e3 L\u2019analyse des donn\u00e9es collect\u00e9es<\/h3>\n<p>Le RGPD impose le principe de <strong>minimisation des donn\u00e9es<\/strong>. Cela signifie que seules les informations strictement n\u00e9cessaires doivent \u00eatre collect\u00e9es et trait\u00e9es via le SIRH. Pour ce faire, chaque entreprise doit r\u00e9aliser une cartographie des donn\u00e9es qui recense les types d\u2019informations collect\u00e9es, leur finalit\u00e9, ainsi que leur dur\u00e9e de conservation.<\/p>\n<p>\ud83d\udc4d Par exemple, pour un module de recrutement, il n\u2019est pas n\u00e9cessaire de conserver les dossiers de candidature dans votre <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/cvtheque\/\">CVth\u00e8que<\/a> plus de deux ans apr\u00e8s l\u2019inactivit\u00e9 du candidat, <strong>sauf en cas de consentement explicite pour une dur\u00e9e plus longue<\/strong>. De m\u00eame, pour les informations de paie, la dur\u00e9e de conservation de cinq ans doit \u00eatre respect\u00e9e, conform\u00e9ment \u00e0 la loi.<\/p>\n<h3>2\ufe0f\u20e3 La mise en place d\u2019un registre des traitements<\/h3>\n<p>Conform\u00e9ment \u00e0 l\u2019article 30 du RGPD, <strong>toute entreprise doit tenir un registre des activit\u00e9s de traitement des donn\u00e9es<\/strong>. Ce registre permet de recenser chaque traitement de donn\u00e9es personnelles effectu\u00e9 dans le cadre du SIRH. Il doit inclure :<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">Le type de donn\u00e9es collect\u00e9es (par exemple, donn\u00e9es d\u2019identification, informations sur la paie).<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Les finalit\u00e9s de ces traitements (gestion des salaires, gestion des absences, etc.).<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Les bases l\u00e9gales justifiant le traitement (contrat de travail, consentement, obligation l\u00e9gale).<\/li>\n<li aria-level=\"1\">La dur\u00e9e de conservation des donn\u00e9es.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ce registre est non seulement un outil de suivi, mais \u00e9galement un moyen de prouver la conformit\u00e9 en cas de contr\u00f4le par la CNIL.<\/p>\n<h3>4\ufe0f\u20e3 La s\u00e9curisation des donn\u00e9es dans le SIRH<\/h3>\n<p>Le RGPD impose aux entreprises de garantir la <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dossier-personnel-rgpd\/\">s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es personnelles<\/a>. Cela comprend la mise en place de mesures techniques et organisationnelles pour prot\u00e9ger les informations contre les risques d\u2019acc\u00e8s non autoris\u00e9, de perte ou de modification.<\/p>\n<p>Dans le cadre d\u2019un SIRH, plusieurs actions sont indispensables :<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\"><strong>Chiffrement des donn\u00e9es<\/strong> : les donn\u00e9es sensibles, telles que les informations bancaires des salari\u00e9(e)s, doivent \u00eatre chiffr\u00e9es \u00e0 la fois en transit et au repos.<\/li>\n<li aria-level=\"1\"><strong>Authentification renforc\u00e9e<\/strong> : l\u2019acc\u00e8s aux informations du SIRH doit \u00eatre strictement contr\u00f4l\u00e9, notamment via l\u2019authentification \u00e0 deux facteurs (2FA) pour les utilisateurs ayant acc\u00e8s \u00e0 des donn\u00e9es sensibles.<\/li>\n<li aria-level=\"1\"><strong>Contr\u00f4les d\u2019acc\u00e8s bas\u00e9s sur les r\u00f4les<\/strong> : seuls les collaborateurs ayant un besoin l\u00e9gitime doivent pouvoir acc\u00e9der \u00e0 certaines donn\u00e9es, comme les responsables RH pour la gestion des salaires ou des absences.<\/li>\n<\/ul>\n<p>En plus de ces mesures, un plan de gestion des violations de donn\u00e9es doit \u00eatre mis en place. Ce plan pr\u00e9voit une proc\u00e9dure de notification \u00e0 la CNIL et aux personnes concern\u00e9es en cas de fuite ou de compromission des donn\u00e9es, conform\u00e9ment \u00e0 l\u2019article 33 du RGPD.<\/p>\n<h3>5\ufe0f\u20e3 La conformit\u00e9 des diff\u00e9rents modules du SIRH<\/h3>\n<p>Chaque module du SIRH, qu\u2019il s\u2019agisse de la paie, du recrutement, de la gestion administrative ou de la formation, doit respecter les principes du RGPD. <strong>Il est essentiel de v\u00e9rifier que chaque traitement de donn\u00e9es est justifi\u00e9 par une base l\u00e9gale appropri\u00e9e<\/strong>, et que les informations trait\u00e9es sont pertinentes et \u00e0 jour.<\/p>\n<p>\ud83d\udc4d Prenons l&rsquo;exemple du module paie : vous devez vous assurer que les informations bancaires et fiscales des collaborateurs sont correctement prot\u00e9g\u00e9es et ne sont accessibles qu&rsquo;aux personnes autoris\u00e9es.<\/p>\n<h2 id=\"designation\">La d\u00e9signation du D\u00e9l\u00e9gu\u00e9 \u00e0 la Protection des Donn\u00e9es (DPO) : un acteur cl\u00e9<\/h2>\n<p>Le RGPD \u00e9tant complexe, la d\u00e9signation d\u2019un D\u00e9l\u00e9gu\u00e9 \u00e0 la Protection des Donn\u00e9es (DPO) peut parfois s\u2019av\u00e9rer n\u00e9cessaire.<\/p>\n<h3>LE DPO est-il obligatoire ?<\/h3>\n<p>Le RGPD impose aux entreprises la d\u00e9signation d&rsquo;un DPO lorsque :<\/p>\n<ol>\n<li aria-level=\"1\">Les traitements sont effectu\u00e9s par une autorit\u00e9 publique (hors juridictions).<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Les activit\u00e9s de base de l&rsquo;entreprise impliquent un suivi r\u00e9gulier et syst\u00e9matique des personnes \u00e0 grande \u00e9chelle, par exemple dans des secteurs comme les t\u00e9l\u00e9communications, les assurances ou les banques.<\/li>\n<li aria-level=\"1\">L\u2019entreprise traite des donn\u00e9es sensibles \u00e0 grande \u00e9chelle, comme les donn\u00e9es m\u00e9dicales ou les donn\u00e9es relatives \u00e0 la vie sexuelle, les opinions politiques, ou les condamnations p\u00e9nales.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Ces cas sont pr\u00e9cis\u00e9s dans l\u2019article 37 du RGPD. <strong>Dans d\u2019autres situations, la nomination d\u2019un DPO est encourag\u00e9e mais non obligatoire.<\/strong><\/p>\n<h3>La collaboration entre le DPO, les \u00e9quipes RH et la DSI<\/h3>\n<p>Pour assurer une mise en conformit\u00e9 efficace du SIRH, <strong>le DPO doit travailler en \u00e9troite collaboration avec les services RH et la direction des syst\u00e8mes d&rsquo;information (DSI)<\/strong>. Les \u00e9quipes RH sont les principales utilisatrices du SIRH et g\u00e8rent une grande partie des traitements de donn\u00e9es personnelles. La DSI, quant \u00e0 elle, est responsable des infrastructures techniques et de la s\u00e9curit\u00e9 des informations.<\/p>\n<p>Cette collaboration est cruciale, car le DPO doit veiller \u00e0 ce que les solutions mises en place pour prot\u00e9ger les donn\u00e9es (comme le chiffrement, les contr\u00f4les d&rsquo;acc\u00e8s, ou la gestion des permissions) soient conformes aux obligations l\u00e9gales et op\u00e9rationnelles. Le DPO doit \u00e9galement s\u2019assurer que toutes les actions et d\u00e9cisions concernant la gestion des donn\u00e9es sont document\u00e9es et justifi\u00e9es, pour \u00e9viter tout risque en cas de contr\u00f4le de la CNIL.<\/p>\n<h3>Peut-on externaliser la fonction de DPO ?<\/h3>\n<p>Certaines entreprises, notamment celles de petite ou moyenne taille, peuvent <strong>choisir d&rsquo;externaliser la fonction de DPO.<\/strong><\/p>\n<p>Cela peut s&rsquo;av\u00e9rer judicieux lorsque l&rsquo;entreprise ne dispose pas en interne des comp\u00e9tences n\u00e9cessaires pour assurer une gestion rigoureuse des donn\u00e9es personnelles.<\/p>\n<p>Un DPO externe apporte une expertise pointue sur la r\u00e9glementation RGPD, tout en restant neutre dans la gestion des traitements. Il est \u00e9galement moins expos\u00e9 aux \u00e9ventuels conflits d\u2019int\u00e9r\u00eats internes.<\/p>\n<p><strong>L\u2019externalisation permet ainsi de b\u00e9n\u00e9ficier d\u2019une vision objective et ind\u00e9pendante sur la conformit\u00e9 au RGPD, tout en assurant un suivi rigoureux des traitements de donn\u00e9es dans le SIRH.<\/strong> Toutefois, m\u00eame avec un DPO externalis\u00e9, il est essentiel que les \u00e9quipes RH et la DSI restent pleinement impliqu\u00e9es dans les processus de gestion des donn\u00e9es.<\/p>\n<p><strong>\u25b6\ufe0f G\u00e9rez les donn\u00e9es de SIRH en toute confiance avec Factorial, votre logiciel RH tout-en-un conforme au RGPD. <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/demander-demo\">R\u00e9servez votre d\u00e9mo offerte.<\/a><\/strong><\/p>\n<h2 id=\"conclure\">Pour conclure<\/h2>\n<p>La conformit\u00e9 de votre SIRH au RGPD est indispensable pour prot\u00e9ger les donn\u00e9es personnelles de vos collaborateurs et \u00e9viter des sanctions co\u00fbteuses. En suivant les bonnes pratiques d\u00e9crites dans cet article, vous garantirez la s\u00e9curit\u00e9, la transparence et la minimisation des donn\u00e9es, tout en respectant les obligations l\u00e9gales.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Depuis l&rsquo;entr\u00e9e en vigueur du RGPD, la gestion des donn\u00e9es personnelles est devenue un enjeu majeur pour les entreprises, en particulier dans le cadre des Syst\u00e8mes d\u2019Information des Ressources Humaines (SIRH). De la collecte \u00e0 la conservation des donn\u00e9es des collaborateurs, chaque \u00e9tape doit respecter des r\u00e8gles strictes pour garantir la conformit\u00e9. 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